Abläufe sind festgelegt

Präsentation zum Thema: "Abläufe sind festgelegt"—  Präsentation transkript:

1 Abläufe sind festgelegt
Warum Dokumentation ??? Abläufe sind festgelegt Übersichtlichkeit Missverständnisse werden vermieden Nachweisbarkeit Doppelarbeit wird vermieden Produkthaftung Ziel der Schulung: Mitarbeiter mit Dokumentationsaufgaben sollen über die Dokumentenlenkung informiert werden Zielgruppe: eigene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen Inhalt: Sinn und Zweck von Dokumenten, Aufbau, Beispiele, Lenkung, Kennzeichnung, Verfahrensbeschreibung Der Sinn und Zweck von Dokumenten stellt sich ganz einfach dar: Abläufe sind festgelegt: jeder Bereich weiß, was er zu tun hat; eindeutige Aufgabenbeschreibungen sind vorhanden Missverständnisse werden vermieden: durch die klare Dokumentation eines Telefonanrufes (Name, Datum, Betreff, Tel-Nr.) kann die Nachricht nicht verwechselt werden. Doppelarbeit und Versäumnisse: siehe oben Know-How-Transfer: Erfahrungen, die sich über Jahre angesammelt haben, werden für weitere Mitarbeiter zugänglich gemacht Aufsichtspflichten und Zuständigkeiten sind klar geregelt. Die Erfüllung der Sorgfaltspflicht im Sinne der Produkthaftung kann nachge-wiesen werden. Übersichtlichkeit: Prozesse sind festgehalten und dadurch sind die Schnitt-stellen definiert Versäumnisse werden vermieden Zuständigkeiten Know how-Transfer ist sichergestellt Aufsichtspflichten

2 Aufbau eines QM-Systems
Prozesse der Organisation Dokumentation QM-Sytem Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Prozesslandkarte Seite 59/60 & 68 Dokumentation Seite ; 107 Dokumente Seite Aufzeichnungen Seite - Prozesslandkarte - QM Handbuch - Prozessbesch. - Verfahrensanw. - Arbeitsanweisungen - Vorgabecharakter - interen & externe - Dok.matrix - Nachweischarakter - Ist-Zustand - Auf.matrix für ISO 9001 zumindest 5 dokumentierte Verfahren: Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Lenkung von fehlerhaften Produkten Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen

3 Prozesse der Organisation

4 Produktion - Dienstleistungsprozesse
Prozesslandkarte Führungs- prozesse Produktion - Dienstleistungsprozesse Support- prozesse bewertende Prozesse

5 Dokumentation des QM-System

6 Dokumentationspyramide
Geschäfts- leitung Führungs- ebene operative Ebene Inhalt Zweck Politik & Ziele Aufbau - & Ablauforgan-isation, Zuständigkeiten Qualitätsfähigkeit des Unternehmens sicher-stellen, externe Vertragsgrundlage Ablauforganisation mit Prozessbeschreibung & Verfahrensanweisungen Qualitätsorientiertes Verhalten der Mitarbeiter in Prozessen festhalten; organ. & fachl. Know-how für Wertschöpfung sichern Arbeitsplatz bezogene Regelungen, Detailanweisungen Qualitätsorientiertes Verhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz sichern extern QM Handbuch Prozess- beschreibungen Verfahrens- anweisungen intern Prüf- & Arbeits- anweisungen Formblätter sonstige Dokumente

7 Dokumentationsebenen
Geschäfts- führung Einkauf Verkauf Werkstatt/ Qualitäts- managament Marketing - Qualitätspolitik - Qualitätsziele - Qualitätsmanagement-System 1. Geschäfts- leitungs- ebene START Allg. Infomaterial schicken? Kundenanfrage (OMRON, direkt, Stamm- oder Neukunde) Projekt? JA NEIN GF entscheidet über weiteres Vorgehen VA 4041 Katalog und Preisliste schicken Projektdeckblatt FO 4041 Abwei- chungen vom Knd.- wunsch? Abstimmung mit Kunden Abweichung genehmigt? INPUT Entwicklungs- aufträge Test- und Prüfpläne Neuplanung des Detail-Entwurfes fließen ein 2. Führungs-/ Sachbearbeiter- ebene - Verfahrensbeschreibungen Beispiele der Dokumentation sind: Auf der Geschäftsleitungsebene: Organigramm, Qualitätskreis der Prozesse, Qualitätspolitik des Unternehmens, definierte Ziele mit Zeitvorgabe und verantwortlicher(n) Person(en) Auf der Führungs- bzw. Sacharbeiterebene: Verfahrenbeschreibung Einkauf, VB Entwicklung, VB Reklamation, VB Tourenplanung, VB Dokumentenlenkung etc. Auf der Sacharbeiter- bzw. Werkerebene: Arbeitsbeschreibung Mischvorgang aromatisierter Tee, AB Bandreinigung, AB Personalhygiene, AB Warenkennzeichnung, PB Gewichtstest, PB Wasserbestimmung (Diese Aufzählung ist nur beispielhaft und hat kein Anrecht auf Vollständig-keit.) §§ 138, 242 DIN 5276 - Arbeitsbe- schreibungen - Normen - Prüfbe- 3. Sachbear- beiter-/Werker- ebene 33

8 Prozessbeschreibung Verfahrenanweisung Arbeitsanweisung
abteilungsübergreifend wiederholt ablaufende Aktivitäten die Eingaben in Ergebnisse umwandeln Zuständigkeiten, Ziel und Messpunkt ersichtlich Verfahrenanweisung auf eine Abteilung beschränkt beschreibt WIE Tätigkeiten ausgeführt werden legt Kompetenzen und Aufgaben des Personals fest Arbeitsanweisung detaillierte Beschreibung eines Arbeitsablaufes legt Kompetenz und Aufgaben des Mitarbeiters fest

9 Prozessbeschreibung: Gliederung des Inhalts
Zweck und Geltungsbereich Mitgeltende Dokumente Verwendete Abkürzungen Begriffe Ablaufbeschreibung (WAS wird WIE von WEM ausgeführt werden) Erläuterungen Prozessziel Änderungsdienst

10 Prozessbeschreibung: Formale Gestaltung
Änderungsstand (Versionsnummer) Ausgabedatum Titel Freigabe und Prüfervermerk üblich zusätzlich Datum der Erstellung Titel Logo Datei: Seite: 1 von x Stand: Version: 01 Bewertung von Unterauf- tragnehmern Mühle Datei: Name.doc Seite: 1 von x Stand: Version: 01 Ndje8fjkldm, snufowkf .fmooü.ö mdfhiklsm,cv,lroriews-s sndheufmf,goor9ls fmit8toaöv fmgjtutofm dnheuqks fmruttkb dmgitith slfitihzlgh d,gjtikh g,froe.döwäe fmfii5l dmdkföf mdkleim fnrhudj aldeimfg djdrnmd g,gkgogh fdlepasäa fmfigitog gfmdlfosöf fkghfit, Ndje8fjkldm, snufowkf .fmooü.ö mdfhiklsm,cv,lroriews-s sndheufmf,goor9ls fmit8toaöv fmgjtutofm dnheuqks fmruttkb dmgitith slfitihzlgh d,gjtikh g,froe.döwäe fmfii5l dmdkföf mdkleim fnrhudj aldeimfg djdrnmd g,gkgogh fdlepasäa fmfigitog gfmdlfosöf fkghfit, Ersteller Ndje8fjkldm, snufowkf .fmooü.ö mdfhiklsm,cv,lroriews-s sndheufmf,goor9ls fmit8toaöv fmgjtutofm dnheuqks fmruttkb dmgitith slfitihzlgh d,gjtikh g,froe.döwäe fmfii5l dmdkföf mdkleim fnrhudj aldeimfg djdrnmd g,gkgogh fdlepasäa fmfigitog gfmdlfosöf fkghfit, Freigabedatum und Freigebender Freigabe am/durch: /FG

11 Symbole für Flowcharts
Start/Ende Allgem. Tätigkeit Maßnahme/Prüfung Verzweigung Ja/Nein Dokumente Verbindung

12 Verantwortungsbereich
D Durchführung E Entscheidung M Mitarbeit bei Bedarf I zwingend Informieren Z zwingend Zustimmen

13 Lenkung von Dokumenten
Lenkung von Aufzeichnungen

14 Lenkung von Dokumenten & Aufzeichnungen
Charakter einer Vorgabe über längere Zeit gültig muss gelenkt werden kann geändert werden z.B. Prozessbeschreibungen Stellenbeschreibungen Normen Gesetze Kundenzeichnungen Aufzeichnungen hält IST-Zustand fest darf nicht verändert werden müssen gelenkt werden z.B. ausgefüllte Checklisten Berichte Protokolle Auditberichte Statistiken

15 Lenkung von Dokumenten
Identifizieren durch Kennzeichnung Zuordnen Registrieren XYZ Verantwortung Inkrafttreten Verteilung Aktualität Die Grundsätze der Dokumentenlenkung liegen im Identifizieren, im Zuordnen und Registrieren. Das Identifizieren durch Kennzeichnung sichert das Auffinden und die Aktua-lität der Dokumente. Die Kennzeichnungselemente bzw. das System kann sich jedes Unternehmen selber erstellen. Ein Hilfsmittel stellt die Zuordnung zu den Geschäftsleitungsprozessen, QM-Prozessen, Wertschöpfungspro-zessen und unterstützende Prozessen dar, die im QM-Handbuch übersichts-weise dargestellt werden. Zum Zuordnen und Registrieren gehören die Regeln der Ablage und der Ver-antwortlichkeiten. Grundforderungen für die Ablage-Regeln stellen die Pflege (regelmäßige Aktualisierung/Anpassung der Dokumente), die Lesbarkeit (keine Kopie der Kopie der Kopie ...), die Haltbarkeit (welche Datenträger sind auch nach der Archivierungsfrist noch lesbar), die Zugänglichkeit (kommen alle Mitarbeiter an die für sie wichtigen Dokumente) und die Archivierungsfristen (wie lange müssen die einzelnen Dokumente und Aufzeichnungen aufbewahrt werden). Im Unternehmen muss ein Verantwortlicher für die Erstellung, die Verteilung und die Aktualität der Dokumente benannt werden. Um die Inhalte der Dokumente mit der Strategie des Unternehmens abzugleichen, muss ein Freigebender die Dokumente prüfen und freigeben. In der Regel autorisiert dieser dann auch Änderungen bei den Dokumenten. Ablage Pflege Lesbarkeit Haltbarkeit Zugänglichkeit Archivierungsfristen

16 Lenkung von Dokumenten
QMH QMH Archiv Referenzordner enthält alle aktuellen, freige- gebenen Dokumente mit Ori- ginalunterschrift Archivordner enthält alle über- holten Dokumente mit Originalunter- schrift etc. Die Verteilung der Dokumente kann über zwei Wege erfolgen: 1. Jede Abteilung erhält einen vollständigen Ordner, in dem alles enthalten ist. Vorteil: die Mitarbeiter könnten sich auch über Bereiche informieren, die nicht unmittelbar zu ihren Tagesgeschäft gehören, Aktualität der Dokumente ist einfach zu händeln. Nachteil: geänderte Dokumente müssen überall ausgetauscht werden, die Mitarbeiter finden sich nicht so schnell zurecht 2. Jede Abteilung erhält die für sie relevanten Dokumente. Die Vor- und Nachteile von oben erhalten andere Vorzeichen. QMH Ver- trieb QMH Pro- duk- tion QMH Fuhr- park Abteilungen, Etagen Abteilungsordner enthalten alle aktuellen, freigegebenen Doku- mente mit eingedruckter Fußzeile