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NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung Günter Weiland Hessische Staatskanzlei Speyer, 10.09.2002.

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Präsentation zum Thema: "NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung Günter Weiland Hessische Staatskanzlei Speyer, 10.09.2002."—  Präsentation transkript:

1 NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung Günter Weiland Hessische Staatskanzlei Speyer,

2 © HMdF Agenda Inhalte des Projektes Neue Verwaltungssteuerung (NVS) Zeitplanung (Staffelplanung) Vorgehensweise im Gesamtprojekt Vorgehensweise im Umsetzungsprojekt Fazit

3 © HMdF Die gesamte hessische Landesverwaltung soll bis 2008 grundlegend modernisiert werden. Ziel dabei ist es, die Wirtschaftlichkeit der Landesbehörden zu verbessern. qdezentrale Ressourcenverantwortung; Zusammenführung von Aufgaben- und Ergebnisverantwortung qProdukt-/ Programmhaushalte qproduktorientierte Aufbau- und Ablauforganisation qSteuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung (Kontraktmanagement) qEinführung einer mittelfristigen Entwicklungs- und Finanzplanung qEinführung eines neuen Rechnungswesen qBeschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß Was ist das Projekt NVS?

4 © HMdF qEinführung eines neuen Rechnungswesen mit:doppelter Buchführung Kosten- und Leistungsrechnung Controlling auf der Basis der Standardsoftware SAP R/3 qSteuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung qEnormer Umfang der Umsetzung : landesweite Einführung 9 Ressorts 800 Dienststellen ca Anwender qBeschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß Haushaltsgrundsätzegesetz Besonderheiten des hessischen Ansatzes

5 © HMdF Zeitplanung (Staffelplanung) Überblick von 2001 bis 2008 Entwicklung LRM1 LRM 1 und 2 (Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung) Die Einführung des LRM 1 wird bis abgeschlossen und danach durch das LRM 2 ersetzt LRM 1 LRM 2 Produktivstart Piloten Produktivstart Staffel 1b Produktivstart Staffel 1a Produktivstart Staffel 3b Produktivstart Staffel 3a Produktivstart Staffel 2b Produktivstart Staffel 2a Entwicklung LRM 2 Einführung LRM 2 Einführung Landes- referenzmodell (LRM) Entwicklung Produkthaushalt Einführung Produkthaushalt

6 © HMdF Vorgehensweise im Gesamtprojekt Phase IV: Produktiv- betrieb Technische Infrastruktur Informations- und Akzeptanzmanagement Projektmanagement und Qualitätssicherung Planung und Vorbereitung Delta-Analyse Anpassung Test und Datenübern. Migration Systemausprägung Aufbauorganisation Prozess- entwicklung Schulung Unterstützung Produktiv- betrieb Übergabe Nutzen- realisierung Phase III: Einführung/ Umsetzung Phase II: Detaillierung& Entwicklung Phase I: Planung & Konzeption Plan- ung und Stra- tegie- entwik- klung SAP- Archi- tektur Betriebs- wirtschaft. Konzeption Qualitätsprüfung

7 © HMdF Geschäftsprozess- analyse als Grundlage Phase II: Detaillierung& Entwicklung

8 © HMdF Basis für die Umsetzung ist das Landesreferenzmodell (LRM) Personalwesen Rechnungswesen Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n Personalwesen Rechnungswesen Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n Personalwesen Rechnungswesen Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n Personalwesen Rechnungswesen Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n Umsetzungs- projekt n Umsetzungs- projekt 3 Umsetzungs- projekt 2 Umsetzungs- projekt 1 Rechnungswesen Landesreferenz- modell Entwicklungsprojekt 1 Entwicklungsprojekt 2 Entwicklungsprojekt 3 Entwicklungsprojekt n Personalwesen Das Landesreferenzmodell bildet einheitliche, landesweit gültige Verwaltungsprozesse ab. Im Rahmen der Einführung wird das LRM den Ressortspezifika angepasst. Phase II: Detaillierung& Entwicklung

9 © HMdF Ablauf eines Einführungsprojektes Monate vor Produktivstart Verifikation der BWL- Vorarbeiten Durchführung Umsetzungsprojekt (UP) Produktivstart Start Umsetzungsprojekt Vorarbeiten in den Ressorts / Dienststellen SAP- Schulung: UP-Team, Grundlagen- schulung: SAP-Anwend. SAP Schulung: SAP-Anwend. Start Einführungsprojekt Grundlagen- schulung UP-Mitarbeiter Schulung: Führungs- kräfte Phase III: Einführung/ Umsetzung

10 © HMdF Vorarbeiten in den Ressorts/Dienststellen Für eine effiziente und termingerechte Einführung ist eine detaillierte Planung und Vorbereitung bis zur Produktivsetzung erforderlich. Monate vor Produktivstart Start Umsetzungsprojekt Gen. organisatorische Vorbereitungen Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan Materialwirtschaft-Logistik Vorbereitungen im Bereich Organisation-Aufbau Vorbereitungen im Bereich Organisation-Ablauf IT-Systeme Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2) Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung -7 Vorbereitungen im Bereich IBLV Phase III: Einführung/ Umsetzung

11 © HMdF Organisation des Umsetzungsprojektes Lokale IT Finanz-/ Anlagen- buchhaltung (FI/AA) Material- wirtschaft/ Vertrieb (MM/SD) Controlling (CO) Finanz- management (FM) Umsetzungsprojektleitung Vertretung Organisation Projekt- controlling Projekt- controlling Infomanagement Nach Bedarf: weitere Fach- spezialisten Nach Bedarf: weitere Fach- spezialisten KLR Projektbegleitung Phase III: Einführung/ Umsetzung

12 © HMdF Checkliste - Kostenstellendefinition Phase III: Einführung/ Umsetzung

13 © HMdF Checkliste - Kostenträgerdefinition Phase III: Einführung/ Umsetzung

14 © HMdF Bsp. – Kostenstellen- struktur (1) Top-Knoten Lande Hessen Phase III: Einführung/ Umsetzung

15 © HMdF Bsp. – Kostenstellen- struktur (2) Phase III: Einführung/ Umsetzung

16 © HMdF Bsp.- Kosten- trägerstruktur SAP-Innenauftrag Produkt Leistung Phase III: Einführung/ Umsetzung

17 © HMdF Produktiv- unterstützung Delta-Analyse Migration / Datenübernahme in SAP Anpassung LRM Produktivtest SAP-Schulung Anwender Schulungen Führungskräfte SAP-Schulung Umsetzungsprojekt- mitarbeiter Monat Planung Vorbereitung Grundlagenschulungen Anwender Servicevereinbarung HCC Grundlagenschulung Umsetzungsprojekt- mitarbeiter Produktivstart Durchführung Umsetzungsprojekt Akzeptanz- und Informationsmanagement Technische Vorbereitung 12 Monate vor Produktivstart Phase III: Einführung/ Umsetzung

18 © HMdF Vorbereitung Schulungen Die Schulung der Umsetzungsprojektmitarbeiter sowie der zukünftigen SAP- Anwender soll unter Berücksichtigung der Aufgaben bei der Umsetzung den Vorkenntnissen und Verfügbarkeiten entsprechend erfolgen. Monat Produktivstart Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter Schulung Anwender/ Führungskräfte Anwender: Grundlagenschulung, SAP-Schulung Führungskräfte (Informationsnutzer): SAP-Schulung Grundlagenschulung SAP-Schulung Datenübernahme in SAP-System (Migration ) Planung Delta-Analyse Anpassung LRM Produktivtest Unterstützung Produktivbet

19 © HMdF Für eine effiziente und termingerechte Umsetzung in den Dienststellen ist eine detaillierte Planung aller Arbeitsschritte bis zur Produktivsetzung erforderlich Produktivstart Planung/ Umsetzung Monate vor Produktivstart 0+1 Start Umsetzungsprojekt Arbeitsschritte: Detailarbeitsplan, Detailterminplan und Meilensteine erstellen Mitarbeiterzuordnung zu Aufgaben, Projektorganisation, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt Kommunikationsstruktur festlegen und Projektberichtswesen definieren Projekt Kick-Off durchführen Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen -9 Kick Off Durchführung Umsetzungsprojekt: Planung

20 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Arbeitsschritte: Bestandsaufnahme und Fortschrittskontrolle der Vorarbeiten anhand von Checklisten Stammdaten aufbereiten Migrationspläne detaillieren Innerbetriebliche Leistungsverrechnung festlegen Bewertung des Anlagevermögens Aufbauorganisation festlegen / Ablauforganisation analysieren und festlegen Kick Off Vorbereitung Umsetzung Wichtige Vorbereitungsarbeiten müssen durchgeführt werden. Durchführung Umsetzungs- projekt: Vorbereitung

21 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Kick Off Delta-Analyse Arbeitsschritte: spezielle Anforderungen der Dienststellen aufnehmen Organisationsstrukturen (z.B. Kostenstellenstruktur) abgleichen Prozesse abgleichen Konfiguration abgleichen Analyse und Design der Schnittstellen, Berichte, Formulare und Zusatzentwicklungen Infrastruktur prüfen Berechtigungen abgleichen Ziel der Delta-Analyse ist es, die neuen Prozesse in geeigneter Weise in die Organisation der Dienststellen zu integrieren und Anpassungsanforderungen des LRM zu identifizieren und zu spezifizieren. Vorbereitung Umsetzung Durchführung Umsetzungs- projekt: Delta-Analyse

22 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Kick Off Anpassung LRM Arbeitsschritte: Funktionale Anpassungs- erfordernisse an das LRM- Entwicklungsteam weiterleiten Technische Anpassungs- erfordernisse an das HCC weiterleiten Koordination und Bereitstellung von Fertigmeldungen Die erforderlichen Anpassungen aus der Delta-Analyse werden durch das Umsetzungsteam kommuniziert und koordiniert. Die Durchführung der Anpassung erfolgt durch die Entwicklungsteams (LRM, HCC, etc.). Delta-Analyse Vorbereitung Umsetzung Durchführung Umsetzungs- projekt: Anpassung LRM

23 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Kick Off Nach dem die Anpassungen durchgeführt und im Entwicklungsteam bereits modular und integrativ getestet wurden, wird unter Produktivbedingungen getestet. Produktivtest Arbeitsschritte: Testplan aufstellen Testumgebung vorbereiten Test durchführen Fehler verfolgen und beheben Anpassung LRM Delta-Analyse Vorbereitung Umsetzung Durchführung Umsetzungs- projekt: Produktivtest

24 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Kick Off Produktivtest Migration / Datenübernahme in SAP Arbeitsschritte: Migrationsplan detaillieren Altdaten übernehmen übernommene Daten testen und abnehmen (Test- und Produktiv- migration) Die Migration beinhaltet die vollständige Datenübernahme, sowie die Bereitstellung und Fertigmeldung des Systems für den Produktiveinsatz. Anpassung LRM Delta-Analyse Vorbereitung Umsetzung Durchführung Umsetzungsprojekt: Migration / Datenübernahme in SAP

25 © HMdF Monate vor Produktivstart Produktivstart Planung/ Umsetzung 0+1 Start Umsetzungsprojekt -9 Kick Off Produktivtest Migration / Datenübernahme in SAP Nach Freigabe des Systems und der Produktivsetzung für die Dienststellen erfolgt die Betreuung des Produktivbetriebs. Produktiv- unter- stützung Arbeitsschritte: Vor-Ort-Unterstützung durch das Projektteam Anwenderunterstützung bei der Systembedienung durch Key-User und User- Helpdesk Bearbeitung und Dokumentation aufgelaufener Problemfälle Anpassung LRM Delta-Analyse Vorbereitung Umsetzung Durchführung Umsetzungs- projekt: Produktivunterstützung

26 © HMdF Fazit: Kritische Erfolgsfaktoren Detaillierte Einführungsplanung Intensive Mitarbeit der Ressorts und Dienststellen (Freistellung von Mitarbeitern) Rechtzeitige Schulung der Anwendergruppen Frühzeitige Information und Einbeziehung der Betroffenen Beibehaltung der Referenzfunktion des Landesreferenzmodells Fachliche und organisatorische Beratung der Dienststellen Direkte und schnelle Lösung von Problemen Definition von Abnahmekriterien Für eine erfolgreiche und schnelle Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung in der Landesverwaltung Hessen ist die Beachtung von Erfolgsfaktoren unerlässlich.


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