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1 Projektsteuerung  Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken  Durchführung: Lehrgespräch, Gruppendiskussion  Ergebniserwartung:

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1 1 Projektsteuerung  Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken  Durchführung: Lehrgespräch, Gruppendiskussion  Ergebniserwartung: Vertiefung der bisher erworbenen Kenntnisse, Training der Auswahl geeigneter Analysetechniken Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

2 2 Leitsätze der Projektsteuerung „Vertraue, aber prüfe nach.“ „Die Stärke des Managements liegt im intelligenten Reagieren auf Veränderungen.“ (Robert McNamara) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

3 3 Planung der Projektsteuerung Planung ohne Überwachung ist sinnlos, Überwachung ohne Planung aber unmöglich! Planung / Steuerung Berichtswesen Vergleich / Analyse Risikoanalyse ? Projektsteuerung muß geplant werden ! Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

4 4 Projektsteuerung: Begriffe l Projekt-Controlling l Project-Control l Projektkontrolle l Projektüberwachung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

5 5 Projektsteuerung: Aufgabe und Ziel Mit dem Abschluß des Planungsprozesses und dem Start der Realisierungsphase beginnt die Notwendigkeit, den Projektverlauf zu steuern, d.h. die geplanten Aktivitäten müssen kontrolliert und realisiert werden. Aufgabe und Ziel der Projektsteuerung ist, die Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf und der Projektplanung auszugleichen bzw. frühzeitig derart gegenzusteuern, daß es gar nicht erst zu den prognostizierten Abweichungen kommt. Es ist wichtig, drohende Abweichungen möglichst frühzeitig zu erkennen, um agieren zu können und nicht reagieren zu müssen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

6 6 Wesen der Projektsteuerung Kontrolle / Überwachung Projektsteuerung Die Projektsteuerung umfaßt die Kontrolle/ Überwachung. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

7 7 Wesen der Projektsteuerung Überwachung Steuerung Kosten Überwachung Steuerung Termine Überwachung Steuerung Leistung Integrierte Projekt- steuerung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

8 8 Integrierte Projektsteuerung Die Integrierte Projektsteuerung vereinigt die Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollfunktionen für die technisch-terminlichen Vorgänge im Projekt und die für die Projektrealisierung anfallenden Kosten. Sie verlangt, daß Termine, Kosten, Leistung und Qualität nicht isoliert, sondern in ihrem Wirkungszusammenhang betrachtet werden. Integrierte Projektsteuerung wird synonym mit dem englischen Begriff „Project Control“ verwendet. l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

9 9 Wichtige Aspekte einer erfolgreiche Projektsteuerung Realitätsbezogene, aktuelle, vollständige und überprüfbare Planvorgaben Die aktuellen Ist-Daten müssen mit den Plan-Daten korrespondieren, d.h. sie müssen vergleichbar sein Kurze Zeitdauer der Überwachung und kurze Reaktionszeiten Kontinuität im Überwachungsprozeß Bereitschaft und Verpflichtung zum Projektmanagement l l l l l (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

10 10 Projektsteuerung: Aufgabenspektrum Unterstützung des Projektmanagers bei der Formulierung von Projektzielen und Erfolgskriterien. Entwicklung von Kennzahlen und Meßsystemen, um Abweichungen erkennen und den Projekterfolg erfassen zu können. Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen. Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit laufenden Ergebnissen (Soll- / Ist-Vergleich). Interpretation der Resultate und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen Erstellung von Projektberichten und Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation. Verfolgung der Projektumfeldentwicklung. Sicherstellung, daß die im Projekt gemachten Erfahrungen optimal aufbereitet werden. l l l l l l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

11 11 Darstellung der Daten Berichtszeitpunkte Meilenstein-Trendchart Meilensteintermine Balkenplan Netzplan Meilensteinplan Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve Formblätter / Tabellen Business-Graphiken Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen. Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

12 12 Projektmanagement-Regelkreis Vorgaben Berichten Planen Entscheiden Einwirken Abweichungen analysieren Soll-Ist- Vergleich Ist-Ermitteln Vorbereitende Tätigkeiten Ausführende Tätigkeiten Kontrollierende Tätigkeiten (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

13 13 Projektmanagement-Regelkreis Vorgaben: Die Vorgaben eines Projektes resultieren aus dem Projektauftrag, in dem die Spezifikationen, Ecktermine und Projektkosten verankert sind. Planen: Planen bedeutet geistiges Probehandeln, indem z.B. die alternativen Maßnahmen inklusive Konsequenzen durchgespielt werden (Wenn-Dann- Analysen) Entscheiden: Aus verschiedenen Handlungsalternativen wird eine ausgewählt. Hierzu gehört auch die Auswahl von Korrekturmaßnahmen, die aufgrund von Soll-/ Ist-Abweichungen vorgeschlagen werden. (aus RKW: PMF) l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

14 14 Projektmanagement-Regelkreis Einwirken: Das Einwirken geschieht durch Interaktionen in und zwischen Gruppen mit dem Zweck, gemeinsam bestimmte Ziele zu erreichen. Nachdem entschieden wurde, ein bestimmtes Arbeitspaket zu beginnen, müssen die Beteiligten entsprechend eingewiesen werden, technische Details eventuell geklärt werden. Die eigene Aufgabenerfüllung, d.h. die eigentliche Leistungserbringung für den Projektgegenstand fällt ebenfalls unter diesen Punkt. Sie gehört jedoch nicht zu den Aufgaben der Projektsteuerung. Trotzdem ist es in kleineren Projekten durchaus üblich, daß der Projektleiter die Aufgaben der Projektsteuerung wahrnimmt und außerdem zur Leistungserbringung beiträgt. Ist-Ermitteln: Ist-Daten zur Ermittlung des Projektstatus werden in quantitativer und qualitativer Hinsicht ermittelt. (aus RKW: PMF) l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

15 15 Projektmanagement-Regelkreis Soll-Ist-Vergleich: Die Ist-Daten werden mit den Soll-Daten, die aus dem Projektauftrag abzuleiten sind, verglichen. Abweichungen analysieren: Die Auswirkungen der identifizierten Abweichungen werden ermittelt. Die Ursachen der Abweichungen werden erforscht. Berichten: Der Projektstatus hinsichtlich Kosten, Termine und Qualität wird an verschiedene Empfängergruppen weitergegeben. Hierbei handelt es sich in der Regel um Entscheidungsträger, wie z.B. den Projektleiter, die Geschäftsleitung und den Auftraggeber. (aus RKW: PMF) l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

16 16 Aufgaben der Projektsteuerung Rückkopplungseffekt im Projektmanagement-Regelkreis Planen Einwirken Ist-Ermitteln Soll-Ist Vergleich Abweichung untersuchen Entscheiden Vorgaben aus dem Projektauftrag Auftragsfreigabe Mitarbeiter unterweisen Status ermitteln Ist-Daten mit Soll- Daten vergleichen Ursachen + Konse- quenzen ermitteln Korrekturmaßnahmen planen Korrekturmaßnahmen planen Korrekturmaßnahmen auswählen Berichten Mitarbeiter unterweisen erneut Status ermitteln Ist-Daten mit Soll- Daten vergleichen Ursachen + Konse- quenzen ermitteln Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

17 17 Zentrales Element der Projektsteuerung Information analysieren aufbereiten erfassenweiterleiten Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

18 18 Funktionsträger der Projektsteuerung Ent- scheidungs- gremium Projektleiter Projekcontroller Teilprojektleiter Projektteam In großen Projekten obliegt die Entscheidungsbefugnis einem Entscheidungsgremium, z.B. der Geschäftsleitung. Ein Projektcontroller wird i.d.R. bei größeren Projekten eingesetzt. Er teilt sich die Arbeit mit dem Projektleiter oder anderen Funktionsträgern. Die Entscheidungsbefugnisse sind genau zu definieren. Das Projektteam wird nur bei großen Projekten als Funktionsträger der Projektsteuerung eingesetzt. Der Vorteil des Projektteams liegt in der Gruppendynamik. Der Projektleiter nimmt bei kleinen und mittleren Projekten i.d.R. die Projektsteuerung ganzheitlich wahr. Dies gilt auch für die Entscheidungsbefugnis. Dem Teilprojektleiter kann die Entscheidungsbefugnis in großen Projekten für sein Teilprojekt erteilt werden. Die Bedingungen und der Rahmen müssen jedoch genau abgestimmt sein. Die Entscheidungskompetenzen der einzelnen Funktionsträger sind genau zu definieren, damit der Regelkreis der Projektsteuerung an keiner Stelle unterbrochen werden kann. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

19 19 Projektstatusermittlung Bei der Ermittlung des Projektstatus bzw. des Projektfortschritts sind vier Größen zu betrachten: l der Terminfortschritt, l die anfallenden Kosten, l der Fertigstellungsgrad und l der Fertigstellungswert. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

20 20 Projektstatusermittlung Terminfortschrittsermittlung  netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung  balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung  meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung Kostenüberwachung  Ist-Kosten-Ermittlung  Soll-Ist-Vergleiche  Abweichungsanalyse Fertigstellungswertanalyse  Meilenstein-Technik  Mengen-Proportionalität  Technik  Technik  Sekundärleistungs-Proportionalität  Fertigstellungsgrad  Zeitproportionalität Meilenstein-Trendanalyse Kosten-Trendanalyse Fertigstellungsgrad Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

21 21 Trendanalysen für die Projektsteuerung Ressourcen-Trend-Analyse Berichtszeitpunkte Aufwände für Meilensteine Berichtszeitpunkte Meilenstein-Trend-Analyse Meilensteintermine Projektkosten Berichtsperioden Kosten-Trend-Analyse PGK Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

22 22 Terminfortschrittsermittlung Terminpläne Meilensteinpläne Balkenpläne Netzpläne netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

23 23 Netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung FAZ SEZ SAZ FEZ Projektsteuerung AP Nr. D P Vorgangsebene Zu ermittelnde Ist-Daten l tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte l geänderte Fixtermine l verbleibende Restdauern Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

24 24 Vorteile der Netzplantechnik l hohe Systematik l sicheres Terminieren l Zeitreserven werden deutlich l gutes Informationsmedium l große Transparenz l gutes Instrument für die Steuerung und Überwachung l Planabweichungen werden deutlich angezeigt l Systematik erlaubt Datenverarbeitung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

25 25 Balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung Balkenplan Dauer V123456V Dauer des Vorgangs Früheste Lage FAZ FEZ Späteste Lage SAZ SEZ Zu ermittelnde Ist-Daten l tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte l geänderte Fixtermine l verbleibende Restdauern Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

26 26 Unterscheidung von Balkenplänen Balkenplan Balkenpläne, die im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden. Balkenpläne, die im Hintergrund keinen formalen Netzplan besitzen. Balkenplan Vernetzter Balkenplan Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

27 27 Soll- / Ist-Vergleich (Balkenplan) Vorgang Vorgangs- beschreibung Konstruktion Beschaffung Fertigung Abnahme Dauer (Wo) Stichtag = Realisierungsverzug = Realisierungsvorsprung (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

28 28 Vorteile von Balkenplänen l sehr einfache Handhabung l anschaulich und leicht verständlich l hohe Akzeptanz, etabliertes Instrument l breite Einsatzmöglichkeiten l einfaches Update möglich Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

29 29 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen Aktuelle ermittelte Ist-Daten der Vorgänge Aktueller Stand bzw. erwartetes Eintreffen der Meilensteine Meilensteinplan Netzplan Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

30 30 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen Meilensteine sind hervorragende Ereignisse im Projektablauf, die das besondere Interesse des Projektleiters oder seiner vorgesetzten Stellen verdienen. Eine meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung kann sowohl ohne als auch mit Netzplan im Hintergrund durchgeführt werden. Meilensteine können innerhalb eines Netzplanes definiert werden. In einem Vorgangsknotennetz bieten sich hierfür der Anfang oder das Ende bestimmter Vorgänge an. Die regelmäßig auf Vorgangsebene erhobenen Ist-Daten werden in den Netzplan eingebracht. Das darauf folgende Durchrechnen des Netzplans zeigt den aktuellen Stand und das erwartete Eintreffen der im Netzplan definierten Meilensteine. Die erwarteten und eingetretenen Termine der einzelnen Meilensteine können aus dem zum Berichtszeitpunkt aktuellen Netzplan entnommen und in ein Meilenstein- Trendchart übertragen werden. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

31 31 Unterscheidung von Meilensteinplänen Die meilensteinorientierte Terminfortschritts- ermittlung kann im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden Die meilensteinorientierte Terminfortschritts- ermittlung kann auch ohne formalen Netzplan durchgeführt werden Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

32 32 Analyse einer Terminverschiebung Know-how nicht bedacht Kapazitäts- ausfall Kapazität temporär überlastet Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Terminabweichung Termin falsch geplant Änderung der Randbedingungen Management- termin Aufwand größer als geplant Kapazität reicht nicht aus Leistungs- änderung Know-how- Ausfall Kapazitäts- ausfall ungeprüfte Termine ‘Salami-Taktik’ keine Aufwand- schätzung Risiko-Eintritt Funktion vergessen Auftraggeber System- einbettung Schulung nicht durchgeführt Kündigung Personen Sachmittel

33 33 Meilenstein-Trendanalyse Die Meilenstein-Trendanalyse arbeitet mit Schätzwerten auf der Ebene der Meilensteine selbst. Sie ist eine Methode zur Terminverfolgung von Projekten, die es gestattet, Schätzwerte über voraussichtliche Zwischentermine und den Endtermin des Projektes zu gewinnen. Die Methode geht davon aus, daß für das zu überwachende Projekt Meilensteine definiert sind. Die definierten Meilensteine werden in einem Meilensteinplan zusammengefaßt. (aus RKW: PMF) l l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

34 34 Meilenstein-Trendanalyse: Vorgehensweise Definieren von Meilensteinen und den zugehörigen Terminen. Periodische Überprüfung (z.B. monatlich) der geplanten Meilensteintermine. Abschätzen der geänderten Meilensteintermine. Fortlaufende Eintragung der Terminschätzwerte in das Meilenstein- Trendchart. Kommentierung der Abweichungen. Angabe der Auswirkungen und möglichen Korrekturmaßnahmen, wenn der neue Schätzwert vom vorherigen abweicht. (aus RKW: PMF) l l l l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

35 35 Meilenstein-Trendanalyse Vorteile Nachteile (aus RKW: PMF) l einfach l übersichtlich l Terminabweichungen sind auf einen Blick erkennbar l hervorragendes Kommunikations- mittel innerhalb und außerhalb des Projektes l schärft das Terminbewußtsein l Schätzungen sind subjektiv l Trendkurve reicht für sich allein nicht aus Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

36 36 Darstellung des Terminfortschritts im Meilenstein-Trendchart Berichtszeitpunkte Legende Meilenstein 3 Meilenstein 2 Meilenstein 1 Waagerechte Linien bedeuten, die Terminsituation entspricht dem Plan. Abfallende Linien bedeuten, daß der Meilenstein früher als erwartet eintrifft. Aufsteigende Linien bedeuten Terminverzug. Meilenstein-Termine Das Meilenstein-Trendchart ist ein rechtwinkliges Dreieck, dessen Katheden als Zeitachsen dienen. Wichtig ist, daß die Zeiteinteilung beider Katheden identisch ist. Der Zeitabstand selbst ist frei wählbar. Auf der horizontalen Achse werden die geplanten Berichtszeitpunkte abge- tragen, auf der vertikalen Achse die geplanten Meilenstein-Termine. Zu jedem Berichtstermin wird der jeweils erwartete Meilensteintermin in das Trend-Diagramm eingetragen und mit dem Eintrag des letzten Berichtstermins durch eine Kurve verbunden. Erreicht der Kurvenzug eines Meilensteins die Hypothenuse, so ist der Meilenstein erfüllt. l l l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

37 37 Abweichungsmöglichkeiten Abweichung bei: Abweichung hinsichtlich: Ergebnissen Produktivität Aufwand / Kosten Kapazitäten Terminen l Vollständigkeit der Ergebnisse l Qualität der Ergebnisse l Menge l Qualität l erbrachter Aufwand je Arbeitspaket l Kostenverteilung l Restaufwand (Cost-to-Completion) l Menge l Qualifikation l Endtermin Arbeitspaket l Restdauer (Time-to-Completion) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

38 38 Gründe für Planabweichungen l Planungsfehler l Störungen im Projektablauf l Falsche Schätzungen bezüglich des Zeitablaufs l Änderungen der Zielsetzung l Nicht sachgerechte Arbeit Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

39 39 Typische Aussagen bei ungenauen Planungsunterlagen Typische Aussagen Wahrheitsgemäße Übersetzungen Es ist geplant, die Arbeit zu beginnen. Die Arbeit begann am... Die Lieferung des letzten Teils ist geplant für... Die Lieferung steht kurz bevor. Die Arbeit war fertig. Die Ergebnisse machen aber weitere Untersuchungen in dieser Sache notwendig. l l l l Es ist zu früh, um sagen zu können, wann die Arbeit begonnen werden kann. Einige Mitarbeiter stehen noch nicht zur Verfügung. Es ist unmöglich fertig vor dem... Es hat nicht funktioniert. l l l l l l Es ist immer noch nicht soweit. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

40 40 Fertigstellungswertanalyse Der Fertigstellungsgrad bezeichnet das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung eines Vorgangs oder eines Projektes. Der Fertigstellungswert bezeichnet die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten eines Vorgangs oder eines Projektes. DIN Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

41 41 Synonym verwendete Begriffe Fertigstellungswert: l Arbeitswert l Sollkosten l Earned Value (verdientes Geld) Fertigstellungsgrad: l Projektfortschritt l Arbeitsfortschritt Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

42 42 Fertigstellungswertanalyse: Aufgaben l Ermittlung des Fertigstellungsgrades zu einem bestimmten Stichtag l Bewertung des Fertigstellungsgrades mit den Plan-Kosten l Vergleich der Plan-Kosten-Summe mit der Soll- bzw. Ist-Kosten-Summe Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

43 43 Fertigstellungswertanalyse: Ziel Die Fertigstellungswertanalyse hat die Bestimmung des Wertes der geleisteten Arbeit zum Ziel, damit der Terminfortschritt und die angefallenen Kosten integriert beurteilt werden können. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

44 44 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungswertes Meilenstein-Technik Mengen-Proportionalität Technik Sekundärleistungs-Proportionalität Technik Fertigstellungsgrad Zeitproportionalität objektiv weniger objektiv Methoden, die eine Nachprüfbarkeit von Ereignissen erlauben. Methode, die auf einer subjektiven Abschätzung basiert. Methoden, die auf Vergleichen beruhen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

45 45 Das 90 %- Syndrom DM 0 % Monate DM DM Ist-Kosten 90 % 100 % DM DM Das Kostenziel des Projektes ist stark gefährdet. Das Projekt ist zu diesem Zeitpunkt im Kostenrahmen DM DM DM DM DM DM FW = PGK x FG 100 Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

46 46 Abweichungsanalyse - Kostenüberwachung Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plan-Kosten. Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Die Abweichungen sind unbedingt mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen.

47 47 Plan-, Ist-, Soll-Kosten: Definition Plan-Kosten: Geplante Kosten für (dem Terminplan entsprechende) Planleistung. Ist-Kosten: Tatsächliche Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. Soll-Kosten: Geplante Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

48 48 „Bottom up“- Kostenverdichtung 000 Projekt 120 Arbeitspaket 100 Teilaufgabe 200 Arbeitspaket 110 Arbeitspaket Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten + Interfacekosten + Interface- kosten + Interface- kosten + Interfacekosten + Interface- kosten Netzplan Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

49 49 Kostenüberwachung Ziel der Kostenüberwachung ist es, zu ermitteln, wie sich die angefallenen Kosten gegenüber den geplanten Kosten verhalten. Dazu sind folgende Aufgaben durchzuführen: Ermittlung der angefallenen Kosten (Ist-Kosten) Vergleich der geplanten Kosten mit den angefallenen Kosten (Plan-Ist-Vergleich) Abweichungsanalyse (ist immer im Zusammenhang mit dem Projektfortschritt zu betrachten, siehe Fertigstellungswertanalyse) l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

50 50 Kostenüberwachung Folgende Analysen der Kosten des Arbeitspaketes sollten durchgeführt werden: Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. l Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plankosten. l Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. l Erläuterung der entsprechenden Abweichungen. l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

51 51 Kostenbeeinflußbarkeit Schematisch dargestellte Kostenbeeinflußbarkeit im Projektablauf Kosten- Beeinflussbarkeit Definition Planung Realisierung Zeit (Phasen) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

52 52 Kostenüberwachung: Detaillierte Abweichungsanalyse Soll- / Ist-Vergleich Beurteilung Abweichungs- analyse geplantIst Personal Material Zukaufteile Fremdleistungen Mieten Reisen usw geringer Überzug (  3%) 17 % Einsparung 125 % Überzug 50 % Einsparung - 20 % Überzug - (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

53 53 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenüberschreitungen führen können: l Kapazitäten wurden erhöht, um Termine einhalten zu können. l Bestellungen werden vorgezogen. l Änderung der Vorgaben. l Änderung äußerer Rahmenbedingungen. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

54 54 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenunterschreitungen führen können: l Es wurden nicht alle angefallenen Kosten abgebucht. l Aus Termingründen wurden geplante Aktivitäten verschoben. l Der geplante Fertigstellungsgrad ist nicht erreicht (Scheinunterschreitung!). (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

55 55 Kosten-Trend-Analyse Die Kosten-Trend-Analyse (KTA) ist eine Methode zur Kostenüberwachung von Projekten, die es gestattet, während des Projektablaufes regelmäßig Schätzwerte über die Gesamtkosten des Projektes zum voraussichtlichen End- termin zu gewinnen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

56 56 Kosten-Trend-Analyse: Voraussetzungen Voraussetzungen für die Durchführung einer Kosten-Trend-Analyse. Die geplanten Gesamtkosten (PGK) liegen vor. Die aktuellen Ist-Kosten (AIK) sind bekannt. Der aktuelle Fertigstellungswert (FW) ist ermittelt. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

57 57 Kosten-Trend-Analyse: Schätzwert der Gesamtkosten SGK = PGK x AIK AFW Schätzwert der Gesamtkosten geplante Gesamtkosten aktuelle Ist-Kosten aktueller Fertigstellungswert Das Verhältnis der aktuellen Ist-Kosten (AIK) zu dem aktuellen Fertigstellungswert (AFW) stellt einen Kostensteigerungsfaktor dar, der für die Schätzung angewandt wird. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

58 58 Kosten-Trend-Kurve PGK SGK Projektkosten Berichtsperioden (aus RKW, PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

59 59 Kosten-Trend-Kurve Mögliche Kurvenzüge: Steigende Kurvenzüge deuten auf überwiegend kostentreibende Einflußfaktoren hin. Abfallende Kurvenzüge deuten auf überwiegend kostensenkende Einflußfaktoren hin. Horizontale Kurvenzüge weisen auf eine Beruhigung hin, wobei sich kostentreibende und kostensenkende Einflußfaktoren aufheben. l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

60 60 Kosten-Trend-Analyse Vorteile Nachteile (aus RKW: PMF) l einfach l übersichtlich l Kostenabweichungen sind auf einen Blick erkennbar l deutliche Frühwarnung, da die aktuelle Situation extrapoliert und dadurch eine Kostensteigerungstendenz überspitzt dargestellt wird l die Probleme der Fertigstellungswert- ermittlung sind der Methode immanent l die Kosten-Trend-Kurve reicht für sich alleine nicht aus, Kommentare sind unbedingt erforderlich l zukünftige zu erwartende Kosten- steigerungen und / oder Kosten- senkungen werden nicht berücksichtigt Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

61 61 Kosten- und Termin-Abweichungen Folgende Abweichungen sind definiert: Kostenabweichung der Leistung:  K [ATS] = Soll-Kosten - Ist-Kosten  K [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Soll-Kosten Ein negatives  K entspricht einer Kostenüberschreitung. Terminabweichung der Leistung:  T [ATS] = Soll-Kosten - Plan-Kosten  T [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Plan-Kosten Ein negatives  T entspricht einer Terminüberschreitung. l l Die Terminabweichung wird hier somit als eine Veränderung des geplanten Leistungsfortschritts über die Größe „Kosten“ erfaßt. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

62 62 Konsequenzanalyse Die im Soll-/ Ist-Vergleich sichtbar gewordenen Abweichungen sind auf ihre Konsequenzen zu analysieren. Dieser Schritt ist eine wesentliche Voraussetzung für die entsprechende Auswahl von Steuerungsmaßnahmen. In vielen Fällen zeigt sich, daß, obwohl bei einem Arbeitspaket eine Terminverzögerung erkannt wurde, dieses keine Konsequenzen auf das Projektende hat. In diesem Fall wären teure Beschleunigungsmaßnahmen fehl am Platz. Mit Hilfe eines EDV-gestützten Projekt-Controlling werden die Konsequenzen im Sinne von „Was-wäre-wenn“-Analysen automatisch darstellbar. Damit entsteht eine professionelle Entscheidungsgrundlage. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

63 63 Ermittlung von Steuerungsmaßnahmen Im Prinzip bestehen folgende Möglichkeiten für Steuerungsmaßnahmen: l Heranführen des Ist an das Soll (Plan): Korrektive Maßnahmen l Anpassung des Soll (Plan) an das Ist: Planänderungen Die zu wählenden Steuerungsmaßnahmen werden in Abhängigkeit vom Auswirkungsgrad auf die Projektziele gewählt. Weiter ist zwischen den Parametern Leistung, Zeit und Kosten zu differenzieren. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

64 64 Steuerungsmaßnahmen bei zu geringer Leistung l Höherer Ressourceneinsatz, wie z.B. - Überstunden, weitere Arbeitsschichten, Samstag-Sonntag-Arbeit - Kapazitätsaufstockung durch zusätzliche gleiche Einsatzmittel - Auswärtsvergabe (Out-Sourcing), Zukauf von Leistung - Leistungsfähigere Einsatzmittel durch Technologie- und Methodenwechel l Leistungsanreizsysteme, Prämien, Motivationen l Wechsel der Durchführenden l Verbesserung der Kontrolle Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

65 65 Steuerungsmaßnahmen bei Zeitüberschreitungen l Kürzung der Dauer am kritischen Weg, wie z.B. - Zeitabstände verkürzen, Überlappungen vorsehen bzw. vergrößern - Leistungsfähigere Einsatzmittel - Abhängigkeiten eliminieren durch Einsatz von Hilfsmitteln, Vorrichtungen etc. - Splitten von Vorgängen, Umordnen - Ausnutzen von Belegungslücken bei den Kapazitäten - Rationalisierungspotentiale ausnutzen - Austausch der Mitarbeiter, des Projektteams - Änderung der Projektorganisation l Höherer Ressourceneinsatz l Zukauf weiterer Ressourcen l Veränderung von Abhängigkeiten / Parallelarbeiten l nicht absolut notwendige Funktionen / Objekte im Aufwand minimieren Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

66 66 Steuerungsmaßnahmen bei Kostenüberschreitungen Kosten überwälzen Vergabe von Teilleistungen an Subunternehmer Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken Nutzung von günstigeren Varianten (Technologie, Zeit), wobei zu beachten ist, daß diese Maßnahmen kurzfristig eher zu einer Verlängerung führen, da Rüstzeiten, Umgewöhnung, etc. notwendig sind. Mittelfristig führen sie allerdings zu einer Verbesserung. l l l l Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement


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