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Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe Effizienter Staat Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber.

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Präsentation zum Thema: "Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe Effizienter Staat Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber."—  Präsentation transkript:

1 Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe Effizienter Staat Berlin, K.-P.Weber

2 2 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten Anwender allein im Zoll Anwender der Steuerverfahren Kennzahlen ZIVIT-Kennzahlen

3 3 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben

4 4 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber AGS SSC/DLZ Der Schnittstellen-Schock DL AG Beauftragung Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister)

5 5 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Synergien versus Aufwand Auswirkungen des Schnittstellen-Schocks Höherer Steuerungsbedarf (z.B. Priorisierung, Ressourcenverteilung) Bedarf nach neuen Prozessen Migrations- und Standardisierungsprojekte Synergiepotenzial Effizientere Prozesse Bessere Auslastung des Personals Auswandsreduktion durch Standardisierung Mengenvorteile Wirkung Höhere Qualität Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit Wirkung Interne Motivationseinbrüche Gefühlte Vernachlässigung bei Kunden Qualitätsdefizite

6 6 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Controlling-Modell des ZIVIT

7 7 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Anforderungsszenario Auftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement PersonalIT-KapazitätenHH-Budget CRM/AMAL AuftraggeberZIVIT-Referate Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung Ressourcen- zuordnung Zeit-/AktivitätenplanProzesseEreignisse ProjektmanagementWorkflowsteuerungEreignissteuerung Fachaufsicht Auftrags-/Projekt- steuerung LS

8 8 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Prozessintegration RM, AM und PM

9 9 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Programmplanung Auftragsbezogene Risikoabschätzung Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung

10 10 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Prozessmanagement Prozesslandkarte Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von Cultural Changemanagement

11 11 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Customer Relationship Management Auftraggeber-Schnittstelle Auftraggeber-Schnittstelle Anfrage fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Leistungserbringung Abnahme Abrechnung CRM Finance Mgmt Auftrags- mgmt. (Angebots- erstellung) Auftrags- mgmt. (Abwicklung) FachkoordinationBedarfsträger Auftraggeber ZIVIT Pro- duk- tion Kunde (AG)

12 12 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Qualitätsmanagement Interne Qualitätssicherung Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle EinstellungEinkaufPlanstellenSachmittel Eigenpersonal Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Einrichtung Unterhaltung ArbeitsmittelRZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Externe Werkleistungen QualifikationMotivation Einrichtung Verwaltung Dienstposten Arbeitsplätze AufbauorganisationAblauforganisation Aufgaben- strukturierung Tätigkeits- strukturierung Produkterstellung / - anpassung Produktbereit- stellung Leistungs- anpassung VerwaltungVorgaben Erlasse, Zielvorgaben Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Werk Auftraggeber Schnittstelle Verhandlungen Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Leistungs- Schnittstelle Qualität Produktivität

13 13 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Servicemanagement Services (OLA) - SLA Personelle LeistungenMaschinelle Leistungen SLA AG Leistungskatalog

14 14 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Servicemanagement Leistungskatalog Betrieb

15 15 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Auftragsbezogene Verrechnung Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist- Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem proZIVIT (Zeitrückmeldung, auftragsbe- zogene Kostenträger)

16 16 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT 2008 ist der 2. Jahreszyklus jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern Visions-Workshop mit der Leitung In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen Quartalsweise Berichterstattung

17 17 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Interne Ziele (Masterplan)

18 18 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung

19 19 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit /


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