Prozessoptimierung durch ein integriertes Projekt-/Servicemanagement

Präsentation zum Thema: "Prozessoptimierung durch ein integriertes Projekt-/Servicemanagement"—  Präsentation transkript:

1 Prozessoptimierung durch ein integriertes Projekt-/Servicemanagement
bei einem führenden Systemdienstleister Gerhard Gieschen Betriebsberatung Denken & Handeln

2 Der Systemdienstleister
Feinmontage Service Inbetriebnahme Grobmontage Transport Planung Demontage Elektroinstallation Reinigung/ Lagerung

3 Standorte Stuttgart Heilbronn Ettlingen Frankfurt Köln Hamburg München
Chemnitz Spanien, Barcelona Malaysia, Kuala Lumpur China, Suzhou

4 Equipement Industriekrane Hubgerüste Spezialtransporte Autokrane
Montagewagen Gabelstapler Hubarbeitsbühnen Transportwagen Schwertransporte Ladekran - LKW E - Industriekrane Hydr. Hubgerüste

5 Referenzen

6 Systemdienstleistungen
Ausgangspunkt Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei Systemdienstleistungen Besondere Merkmale der Systemdienstleistungen hoher Personal-Anteil komplexe Projekte in wechselndem Umfeld hoher Termin- und Kostendruck Risiken durch Pauschalierung der Leistungen

7 Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit optimiertes Projektmanagement
Projektziel Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch optimiertes Projektmanagement Ressourcen-Einsatz optimieren Prozesskosten reduzieren Kostentransparenz erhöhen Projektrisiken reduzieren klare Zuordnung erbrachter Zusatzleistungen

8 Die zentrale Aufgabe eines Systemdienstleisters ist es,
Strategie Paradigmen-Wechsel Die zentrale Aufgabe eines Systemdienstleisters ist es, Projekte erfolgreich zu managen. Deshalb ist Projektmanagement kein „Wurmfortsatz“, sondern die zentrale Aufgabe des operativen IT-Systems.

9 Auftragsmanagement mit PSP
Projektierung Konsequenz: Eingliederung der Projektplanung in die Auftragsbearbeitung

10 PSP - Projekt-Struktur-Plan
Der Projekt-Struktur-Plan (PSP) PSP - Projekt-Struktur-Plan A B C Aufgaben -> Arbeitspakete M1 (A) M2 (B) Ziel Arbeitspakete -> Meilensteine SOLL Strukturieren IST Strategie B G C D F E A Aufgaben Projekt

11 Leiter Projekt-Abwicklung
Die Projekt-Organisation Leiter Projekt-Abwicklung Projektleiter 1 Projektleiter 2 A B C M1 M2 Ziel A B C M1 M2 Ziel A B C M1 M2 Ziel A B C M1 M2 Ziel A B C M1 M2 Ziel A B C M1 M2 Ziel

12 Definitionen zum PSP Im Projekt-Struktur-Plan wird das Gesamtprojekt in überschaubare Arbeitspakete gegliedert. 1. Ebene Projektbezeichnung Gliederung des Projektes für Wissensmanagement, Datenpool 2. Ebene Meilensteine 3. Ebene Teilaufgaben 4. Ebene Arbeitspakete Die operative Tätigkeit des Projektes fällt in den Arbeitspaketen an.

13 Einsatz der Projekt- / Service-Management-Software der Fa. Innosoft
Anforderung an die Software Kalku- lation An- gebot Auftrags- bearb. Rück- melden Einsatz- planung Faktura PSP Der Projekt-Struktur-Plan steuert über eine einheitliche Struktur und gemeinsame Datenbasis den gesamten Projektmanagement-Prozess. Einsatz der Projekt- / Service-Management-Software der Fa. Innosoft

14 Praxis: Projekt <> Projekt
Kalku-lation Auftrag Einsatz-Planung Rückmel-dung Tagesmontage Master auto direkt Rapport Aufträge Master optional auto optional Service-Points Master auto direkt online Mengen-Projekte Tools PSP optimiert online Zeit-Projekte PSP PSP optimiert online Eine Vereinheitlichung aller Projekt-Arten ist kontraproduktiv

15 Kalkulation nach Arbeitspaketen, Teilaufgaben und Meilensteinen
Kalkulation mit PSP PSP Projekt- Datenbank Wissensmanagement Risiko-Checklisten A B C M1 M2 Ziel Kalkulation nach Arbeitspaketen, Teilaufgaben und Meilensteinen

16 Kalkulation mit PSP Besichtigung vor Ort
Entscheidung: Angebot wird erstellt Besichtigung notwendig Besichtigung vor Ort mittels Checkliste und Photodokumentation Besichtigung nicht notwendig Auswahl Vorlagen nach Projektart Masterkalkulation Muster mit PSP Datenabgleich / Infos AG Grobplanung nach Kalkulationsbaustein Kalkulation Wissensmanagement Risikomanagement Optimierung der Kalkulation

17 Einsatzplanung mit PSP
Geräte & Material Personal Lieferanten Optimierte Rüstzeiten Ressourcen nach PSP Projektökonomie Projektökonomie Glätten Optimieren Zuteilen

18 PSP aus der Projektplanung
Glätten und Optimieren PSP aus der Projektplanung PSP aus Feinplanung Optimiert & geglättet

19 Rückmelden Projekt- Datenbank Arbeitszeiten Tagesberichte
Fertigstellungsgrad

20

21 Projektdokumentation
Volumen bei Auftragsvergabe Volumen nach Auftragsabwicklung Mehrleistungen / Kosten durch Änderungen des Kunden Sicherung der entstandenen Kosten durch Klärung und Dokumentation Kosten / Aufwand Mehrleistungen / Kosten durch interne Planungsfehler Minimierung durch bessere Planung i. R. d. Kalkulation (Projektstrukturplan PSP) abgestimmtes Auftragsvolumen Leistungsbeschreibung Kosten Termine abgestimmtes Auftragsvolumen Leistungsbeschreibung Kosten Termine abgegolten durch Vertrag Entwicklung auf der Zeitachse

22 Projektkalkulation Vorkalkulation Kalkulation Angebote Kalkulation
Version 3 Version 2 Version 1 Mitlaufende Kalkulation Reports Ist-Stunden Auftrag sammelt mitlaufend Soll / Ist Ist-Kosten Projektabschluss - Wissensdatenbank - PSP - Kalkulation Kostenrechnung monatliche Nachkalkulation

23 Projekt-Vorausschau Teilaufgabe xy Projektstart Gegenwart Geplanter
Endtermin Voraussichtlicher Endtermin Zeit Cost-to-complete

24 Der nächste Schritt Erfassung nicht mehr über Notebook, sondern per Handy.

25 Projektmanagement als zentrales operatives IT-System erfordert
Zusammenfassung Projektmanagement als zentrales operatives IT-System erfordert spezifische Software, eine dedizierte Projekt-Organisation und Mitarbeiter, die den Service- und Projektgedanken permanent leben

26 Für Rückfragen Der Systemdienstleister Alfred Scholpp GmbH & Co KG
Tino Tsakonas Leitung IT & Organisation Projektleitung Betriebsberatung Denken & Handeln Gerhard Gieschen Software-Lösung Innosoft GmbH Walter Siepe