HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 1 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Umfrage Organisation in.

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1 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 1 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Umfrage Organisation in der Prüfungsverwaltung

2 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 2 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Das Ziel der Umfrage Hilfestellung Orientierung Datenbasis im Internet Bestandsaufnahme allgemeine Hochschuldaten: Studierendenzahlen Studiengänge und Abschlüsse Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung Maßnahmen zur Service-Orientierung Prüfungsamt: Aufgaben Entscheidungsbefugnis EDV-Einsatz in den Prüfungsämtern

3 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 3 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Erhebung (September 2002) Hochschulen 326 Prüfungsämter 372 Adressen aus dem Absoventenprojekt

4 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 4 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Resonanz (Februar 2003) Hochschulen 178 Prüfungsämter 650 Ausgewertet: Hochschulen 165 Prüfungsämter 505

5 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 5 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Gesamtzahlen des Rücklaufs Bogen A (HS) Bogen B (Pamt) Nur Bogen A Nur Bogen B Uni- versitäten 853703 74 (27 HS) (Päd. HS)(4)(7) Fachhoch- schulen 801358 36 (28 HS) Summe16550511 110 (55 HS) Hochschulen insgesamt: 231

6 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 6 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Hochschulen nach Größe (gesamt 165) unter 4000 Stud. (54 %) 4000 bis 11999 Stud. (27 %) ab 12000 Stud. (19 %) FH Uni PH

7 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 7 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Auswertung Bogen A Allgemeine Hochschuldaten: Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung Abschlüsse Änderung der Organisationsstruktur Zentraler Studentenservice Maßnahmen zur Service-Orientierung

8 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 8 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 < 4000 Stud. 4000 - 11999 Stud. >= 12000 Stud. Organisationsstruktur 1 12 13 11 52 18 12 1 5 6 5 18 10 48 % 25 % 8 % 6 % 11 % 2 %

9 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 9 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Organisationsstruktur

10 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 10 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Organisationsstruktur - ausgewertete Prüfungsämter Zentrale Prüfungsämter: 147 29 % Dezentrale Prüfungsämter: 358 71 %

11 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 11 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Ja Nein Ohne Angabe Ist eine Änderung der Organisationsstruktur geplant? 42 10 113

12 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 12 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Geplante Änderung der Organisationsstruktur - Richtung 2 kleine, 6 mittlere, 4 große 2 mittlere, 10 große 7 kleine, 5 mittlere, 5 große

13 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 13 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Stand der Änderung der Organisationsstrukturen in der PV Basis: 42 Hochschulen Noch keine konkrete Planung In Planung Beginn im nächsten Jahr Änderung begonnen

14 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 14 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird. Aber soviel kann ich sagen: Es muss anders werden, wenn es gut werden soll. (G.C. Lichtenberg)

15 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 15 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Große HS Mittlere HS Kleine HS Keine Angabe: 8 Hochschulen N e i n sagen 115 Hochschulen J a sagen 42 Hochschulen (25 %)

16 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 16 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Insgesamt: 42 Hochschulen von 165 ( = 25 %) einfache Studieninformation und Beratung (25 Hochschulen) Umfassender Studierenden-Service (6 Hochschulen)

17 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 17 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Anlaufstelle für Studieninformation und Beratung: Schnelle Erstinformation für Studienbewerber, Studierende und andere Interessenten. Ausgabe von Info-Material, Erstberatung und Vollständigkeitsprüfung von Bewerbungsunterlagen für Studienbewerber Ein zentraler Studentenservice besteht in Form eines Zentrums für Studieninformation und Beratung und dient als erste Anlaufstelle für Fragen des Studiums und der Verwaltung. Bündelung von Dienstleistungen für Studierende an zentralem Ort Zentraler Anlaufpunkt mit Schleusenfunktion zur Trennung von schnellen" Standards" und aufwändiger Sachbearbeitung

18 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 18 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center Umfassende Serviceleistung: Kundenorientierte Projekte (z.B. Career Kontakt) Überblick über alle Serviceleistungen der beteiligten Einrichtungen (nicht nur stud. Verwaltung sondern auch zentrale Einrichtungen, wie z.B. Fachsprachenzentrum, Studentenwerk, Arbeitsamt) 'Student Affairs' unterstützt die Studierenden in Sachen Unterbringung, Versicherungen, etc. In Planung, Allgemeine Studienberatung, Studienbüros, Akademisches Auslandsamt, Weiterbildungs- und Fernstudienzentrum sowie externe Beratungsdienste, z.B. BaföG und Sozialberatung in einem Haus

19 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 19 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort Kundenorientierung Prozent durchgeführt erforderlich geplant

20 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 20 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort Kundenorientierung Maßnahmen: Allgemeine Angaben: interne Schulungen, Beratungsseminar, Workshops, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch Mitarbeiterzirkel, Klausurtagungen, Konfliktgespräche Speziell: Seminar zum Thema Konfliktmanagement, Seminare zur Unterstützung der Mitarbeiter beim 'kundenfreundlichen' Einsatz der DV, Seminar Datenschutz, Englischkurse Externe Seminare z. B. durch: Unternehmensberatungsfirma Mummert & Partner, der Fortbildungsakademie des Innenministers (NRW), der Hochschulübergreifenden Fortbildung (HÜF) zum Thema "Umgang mit dem Publikum"

21 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 21 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort Kundenorientierung: (erhoffte?) Konsequenzen Änderung des eigenen Verhaltens o günstige Beeinflussung des eigenen Rollenverständnisses und damit der Einstellung auf die "Kundschaft o Service-Gedanke wird von allen Mitarbeitern aktiv unterstützt und umgesetzt o Bewusster Umgang mit Publikum, Studierende als Kunden zu sehen o durch Erlernen von Fragetechnik usw. können bessere Gesprächsergebnisse erzielt werden

22 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 22 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 o Gute Erreichbarkeit - sowohl telefonisch als auch persönlich - wird durch geeignete technische Unterstützung angestrebt o Beratung direkt, kompetent und möglichst ohne Weiterleitung o Verlängerung der Öffnungszeiten o Internetpräsentation (Formulare, Prüfungsordnungen, Infos) o Ausstattungen der Wartebereiche Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort Kundenorientierung: Konsequenzen besserer Service

23 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 23 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Im Zuge der Umstrukturierung unseres Supports werden wir leider künftig nicht umhin kommen, Beratungsgebühren zu erheben. Grundpreis Antwort1,00 Antwort, die Denken erfordert2,95 Antwort, die intensives Denken erfordert4,95 Richtige Antwort9,95 Brauchbare Antwortz.Zt. nicht lieferbar Höflichkeitszuschlag75 % Auch unsere Standardreaktionen können wir zu unserem größten Bedauern nicht mehr kostenlos zur Verfügung stellen: Dummes Gesicht0,50 Achselzucken jetzt nur noch 0,30

24 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 24 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Auswertung Bogen B prüfungsamtsrelevante Angaben: Studiendekan Aufgaben des Prüfungsamts EDV: Selbstbedienungsfunktionen EDV-Betreuung Server-Architektur

25 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 25 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von Prüfungsordnungen

26 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 26 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von Prüfungsordnungen 5 180 94

27 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 27 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Software in der Prüfungsverwaltung

28 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 28 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Software in der Prüfungsverwaltung (Prozentual nach Hochschulgröße)

29 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 29 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 SB-Funktionen - Prüfungsanmeldung über Intra- und Internet

30 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 30 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Sonstige SB-Funktionen Dezentrale Prüfungsämter: > Ergebnisabfrage via Internet > Anmeldung per Fax und Brief > Automatische Notenabfrage per e-mail Zentrale Prüfungsämter: > Notenabfrage via Inter- und Intranet > Notenabfrage via Internet > Lesender Zugriff über Internet > Noten und Anmeldestatus des aktuellen Semesters über Internet abfragen > Notenabfrage über Internet und WAP

31 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 31 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 EDV-Betreuung Zentrale Prüfungsämter Dezentrale Prüfungsämter

32 HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 32 Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit