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Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 1 Change-Management mit (Standard)Software Am Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung.

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1 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 1 Change-Management mit (Standard)Software Am Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung der Republik Österreich November 2003

2 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 2 Ausgangslage Erfolglose Verwaltungsreformvorhaben Krise der öffentlichen Finanzen (Defizite) Kritik an der Dimension der Verwaltung fehlende Kenntnis über Nachfrage, Kosten, Nutzen der öffentlichen Leistungen der Bürger wird immer mündiger ganzheitliche Denkansätze treten in den Vordergrund neue Techniken schaffen neue Lösungen...

3 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 3 Outsourcing als alleinige Antwort? Ewige Aufgabenkritik? Was geschieht mit den (verbleibenden) Kernaufgaben? Weitermachen wie bisher (mit reduziertem Aufgabenumfang)? Realisierung der Verw-Innovation

4 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 4 Ausgangslage Das Bundesministerium für Finanzen ist gemeinsam mit dem Rechnungshof verantwortlich für ein einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes Das BMF hat sich entschlossen das bestehende Altsystem (Eigenentwicklung) durch den Einsatz von Standard-Software (SAP R/3) bis 2004 breitflächig und und prozessorientiert abzulösen Seit dem Jahr 2000 wird sukzessive implementiert bzw. umgestellt Status 11/2003: 9 Ressorts produktiv 2 Ressorts in Vorbereitung

5 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 5 Standardsoftware -1 Beseitigung von Anwendungsstaus (Mahnwesen, Dauerzlg, etc.) mehr Flexibilität in den Budget- und Verrechnungsstrukturen frühzeitige ADV-Unterstützung auch in den Budgeterstellungsprozessen On-line Zurverfügungstellung aktueller Daten in mit individuellen Auswertungsmöglichkeiten Integration aller Organisationsebenen Personaleinsparungen

6 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 6 Standardsoftware - 2 verfügbare Funktionen, individuell mit Customizing einstellbar in funktionaler und technischer Sicht durch weltweite Installationen bewährt kaum Diskussionen über Funktionen, Schnittstellen udgl. Datenmodell konsistent und übergreifend (Datawarehouse) Software/Hardware-Plattform unabhängig Partizipation an technischen Weiterentwicklungen

7 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 7 Funktionelle Herausforderung Budgetmanagement (Planung, Vollzug) klassische Buchführung Cash-Management Kostenrechnung Einkauf, Vertrieb Anlagenverwaltung Reporting (operativ, Business Warehouse, MIS) Projektmanagement Schnittstellen,......

8 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 8 Implementierte SAP-Funktionen Budget Vorbereitung Budget Erstellung Budget Vollzug Liquiditäts- management Rechnungs- legung Controlling ISPS FI BW PS Projektsystem PS Projektsystem MM - Beschaffung SD - Vertrieb CO - KORE MM - Beschaffung SD - Vertrieb CO - KORE

9 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 9 Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar Budgetvollzug Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen (auch der anderen Module) Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle Budgetstatus/forecast

10 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 10 Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes (Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht Mittelbindung einzelne finanzielle Verpflichtung Bestellung ohne MM Darlehens- / Förderungszusagen Mittelvorbindung verwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte Mittelreservierung aus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug) Wareneingang/Leistungs- erbringung (MM-Bezug) Obligo aus Bestellung (MM-Bezug) Bestellanforderung (MM-Bezug) Budgetplanung Genehmigtes Originalbudget Aktuelles Budget Zuweisung, Erhöhung, Verminderung, Umschichtung Verfügbares (Rest-) Budget Aktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO Rechnungseingang mit Bezug zu Mittelreser- vierung, -vorbindung, -bindung Zahlungsanordnung Zahlungsauftragserteilung Zahlung BUDGETSTEUERUNG INFORMATION Je Einzel- /Aggre- gationselement

11 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 11 Organisatorische Herausforderung Focus auf Prozesse über -Standards -Knowledge-Transfer -Implementations-Coaching -Akzeptanz -Veranwortung -Evaluierung -Vermessung -Nutzen

12 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 12 ARIS Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben, Organisationseinheiten und Medien aus? Wann, innerhalb eines Prozesses, soll was gemessen werden? ARIS Prozessmodelle sind die Basis für die Initialisierung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung OE-Werkzeug: ARIS

13 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 13 Ereignis gesteuerte Prozesskette (ePK) Anweisungs- referent Medien Buchhaltungs- referent Einnahme- buchungen Anordnungs- befugter Einnahmen HV-SAP Annahmean- ordnung anlegen Annahmean- ordnung freigeben Annahmean- ordnung buchen Annahmean- ordnung ist gebucht Einnahmen- voraussetzung ist gegeben ARIS - Prozessdesign

14 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 14 Reorganisation des HaReWe Das Projekt zur bundesweiten Einführung von Standard-Software ist in erster Line ein Prozess- Reengeneering-Vorhaben, Informations- Technologie ist Mittel zum Zweck Das Reorganisationswerkzeug: SAP R/3 Software als ständiger Organisator von Abläufen Vereinheitlichung/Standardisierung der Prozessschritte Bereitstellung von Funktionalitäten, die typisch für die öffentliche Verwaltung sind

15 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 15 Reorganisationsziele Einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen durch Abbildung des gesamten Budgetkreislaufes Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts- organisation: oberste Organe, Ministerien, BKA nachgeordnete Mittelbehörden Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (insbesondere BMF)

16 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 16 HV-SAP - Projektorganisation

17 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 17 Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation Eigene Organisationsentwicklung Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen Identifizierung geeigneter Prozesse: durch mengen- und wertmässige Relevanz bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)

18 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 18 Prozessbeispiel Der Beschaffungsprozess

19 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 19 Dienststelle (jeweilige OE) Wirtschaftstelle Buchhaltung IST- Prozess Wirtschafts- referat Buchhaltung SOLL-Prozess Genehmigungs- unterfertigen Bestell-ZVA prüfen Bestell-ZVA kontieren Kontierung prüfen Bestell-ZVA in HV eingeben, Eingabe prüfen pflichtigen Bedarf Kreditprüfung durchführen (manuell) Bestell-ZVA erstellen und unterfertigen Bestell-ZVA an Buchhaltung weiterleiten Papier Formulare Haushalts- verrechnung Durchlaufzeit Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 1 Medium Tag 2 Tag 4Tag 5 Durchlaufzeit Dienststelle (jeweilige OE) Phase 3

20 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 20 Bestell-ZVA ablegen Rechnungs- ZVA kontieren Rechnungseingang/Lieferung Kontierung prüfen Rechnungs- ZVA in HV eingeben Eingabe prüfen Haushaltsverrechnung Zahlungs-ZVA und Rechnung an Besteller Ware und Rechnung prüfen bzw. inventarsieren Papier Formulare Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 2 Papier Formulare Besteller Lieferant & informieren Tag 6 Tag 7 SOLL-Prozess IST-Prozess Phase 4

21 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 21 Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 3 IST-Prozess SOLL-Prozess ZVA prüfen und Zahlungs- vermerk setzen Zahlungs-ZVA kontieren Zahlungs-ZVA & Rechnung an Buchhaltung Kontierung prüfen Zahlungs-ZVA unterfertigen Zahlungs-ZVA und Rechnung OE-Leiter Papier Formulare Zahlungs-ZVA in HV eingeben Eingabe prüfen Haushaltsverrechnung Tag 9 Tag 10Tag 11 Phase 5

22 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 22 SOLL-Prozess Sammelauftrag erstellen & unterfertigen Sammelauftrag an ÖPSK senden IST-Prozess Tag 12 Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze) Beschaffungsvolumen: ca. 60 Mrd ATS

23 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 23 Prozessoptimierung Referenzvorgabe Optimierungsmaßnahmen Abweichungsanalyse Bewertung der verbleibenden Abweichungen Verbesserungs- potential IST-Prozess optimierter Prozess Ereignis 1 Referenzprozess Ereignis 2Ereignis 3Ereignis 4

24 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 24 OE - Umfeld Prozesse Technologie Organisatio n Wechselwirkungen Nutzung von Synergien Abhängigkeiten

25 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 25 Vorgehensmodell -1 betriebswirtschaft- liches Wissen Sachkompetenz Systemkenntnis Vertretung der eig. Ziele Kenntnis der Unternehmensabläufe Organisationsentwicklung BMF/BRZ Berater Ressort- Experten Referenz- Konzept Ressortlösung

26 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 26 Vorgehensmodell - 2 Knowledgetransfer und Evaluierung Projektteam - OE Tools Modus Demo-Lösung Referenzprozesse Organisationsentwicklung (OE) OE - Ressort Wissen Aktivität Monate Entwicklung (Ressort) Evaluierung (Ressort, BMöLS)

27 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 27 RBE Unterstützung bei: Prozess-Analysen Problemprüfungen Prozessprüfungen Zeitreihenprüfungen Transaktionsprüfungen Organisationsvergleiche RBE als Tool zur Evaluierung und Vermessung von Prozessen im Vergleich mit Soll- oder Durchschnittswerten Reverse Business Engineering Einsatz noch offen

28 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 28 Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (1) Technisch/funktionaler Bereich vorhandene Software-Funktionalitäten - späterer Einsatz geplant Organisatorischer Bereich Einbeziehung aller Bereiche der Haushaltsführung (insbesondere Vorfeld) Aufgehen aller Buchhaltungen in die neu zu schaffende Buchhaltungsagentur des Bundes Integration der ca Kassen in die Buchhaltungsagentur als virtuelle Organisation wirtschaftliche Macht des Bundes nutzen (Bundesbeschaffungseinrichtungen)

29 Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 29 Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (2) Organisatorischer Bereich (Fortsetzung) flächendeckende (Bundes-)KLR Förderdatenbank Facility Management Connectivity zur Aktenverwaltung (Bundes-ELAK) Basis für ein gänzlich neues Rechnungswesen (Diskussion Kameralistik versus Doppik) - Globalbudget? Einsatz von SAP HR in der Personaladmini- stration für Aktive und Pensionisten per 2005 Aufbau eines MIS (HV, PM, BKLR, sonst. Daten)


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