Erster Hamburger Normentag 27. April 2006. âIT-Dienstleister für unterschiedliche Branchen âGründung 1967 â100% Tochter logicaCMG Deutschland âSAP - Rechenzentrum.

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1 Erster Hamburger Normentag 27. April 2006

2 âIT-Dienstleister für unterschiedliche Branchen âGründung 1967 â100% Tochter logicaCMG Deutschland âSAP - Rechenzentrum âApplication Service Provider âDocument Service Center âAnzahl Mitarbeiter: 90 Mittelstands-Partner

3 Langzeitarchivierung - Definition Langzeit - - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

4 Definition Langzeit Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

5 Produkthaftung und Gewährleistung Die Mitgliedstaaten sehen in ihren Rechtsvorschriften vor, dass die dem Geschädigten aus dieser Richtlinie erwachsenen Ansprüche nach Ablauf einer Frist von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt erlöschen, zu dem der Hersteller das Produkt, welches den Schaden verursacht hat, in den Verkehr gebracht hat, es sei denn, der Geschädigte hat in der Zwischenzeit ein gerichtliches Verfahren gegen den Hersteller eingeleitet. Diese Richtlinie wurde umgesetzt in deutsches Recht durch das Produkthaftungsgesetz Artikel 11 der Richtlinie 85/374/EWG Haftung für fehlerhafte Produkte

6 Die Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen ist: mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben über Zeitspannen die Umschreibung eines nicht näher fixierten Zeitraumes und wesentliche Bedingung für die Konkurrenzfähigkeit von Bildungs-, Wissenschafts- und Wirtschaftssystemen die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den beständigen Wandel in der Informationstechnologie bewältigen können Aus: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation begr. von Klaus Laisiepen, Ernst Lutterbeck u. Karl-Heinrich Meyer-Uhlenried, Bd. 1: Handbuch zur Einführung in die Informationswissenschaft und –praxis. 2004. S. 567 - 570 Definition Langzeit

7 Langzeitarchivierung - Definition Langzeit - - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

8 Die Hürden bei der Archivierung digitaler Dokumente über mehrere Jahrzehnte Risiken erkennen

9 Die logische Haltbarkeit der Medien Lochkarten Bänder Disketten (8" - 5¼" - 3,5") Streamer-Tapes Removable Disks (SyQuest, MO....) Optical Disks (CD, DVD...) Risiken erkennen

10 Die physische Haltbarkeit der Medien Risiken erkennen

11 Lebenszyklus einer Software Word (1.0 – 2.0 – 6.0 – 98 – 2000...) WordPerfect VisiCalc Multiplan Lotus 1-2-3 ORCAD ArchiCAD AutoCAD Release 1 - 17 Risiken erkennen

12 Betriebssysteme Windows 3.11 – 95 – 98 NT 3.0 – NT 4.0 – 2000 – ME – XP..... MacOS OS/2 BeOS Linux Unix Solaris Risiken erkennen

13 Externe Gefahreneinflüsse Hacker, Viren Feuer, Wasser, Zerstörung Fahrlässige und vorsätzliche Manipulation Risiken erkennen

14 Sinkende Zugriffsfrequenz steigende Kosten Systemwechsel alle 3 JahreRisiko-Zone Kosten Risiken erkennen

15 Desaster-Management im privaten Bereich Pre-Desaster Management -ABS -ESP Post-Desaster Management -Airbag -Gurtstraffer -Knautschzone -Seitenaufprall -schutz Risiken erkennen Die zusätzliche Sicherung für den Ernstfall

16 Desaster-Management im IT - Bereich Pre-Desaster Management -RAID Systeme -Verteilte Server -FireWall -Viren Scanner Post-Desaster Management -Backup -Signatur -??? Risiken erkennen Migrationen Feuer Sabotage Missbrauch

17 Langzeitarchivierung - Definition Langzeit – - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

18 Revisionssichere Langzeitarchivierung bedeutet: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Schutz vor Veränderung und Verfälschung Dokumentation des Verfahrens Sicherung vor Verlust Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit Sicherheit schaffen

19 Sicherung & Archivierung Regelmäßige Zugriffe Sichere Langzeitarchivierung Sicherheit schaffen

20 Bewährtes Medium Neue Technik Bildhafte Sicherung auf LaserTape (35mm) Direkte Belichtung des Films per Laserstrahl Arbeitet wie ein Netzwerkdrucker Auflösung: 12.000 dpi; Adressierbarkeit: 2,1 µm Minimale Administration Sicherheit schaffen

21 Mikrographie von technischen Dokumenten nach DIN Normen DIN 19051 (Testvorlagen für die Reprographie) Testzeichen, Lesbarkeit, Auflösungen, optische Dichte etc. DIN 19052 (Mikrofilmtechnik - 35mm Rollfilm) 35mm, Maße, Aufnahmetechnik, Vergrößerung, Verkleinerung etc. DIN 19069 (Langzeitsicherung 500 Jahre) Bestimmung des Restgehaltes an Thiosulfat Monatliche Tests und Zertifizierung durch Kodak – Labor KODAK IMAGE GUARD CERTIFICATE ISO 18911, 2000 (Langfristige Lagerung) Regelung von Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Schwankungen Sicherheit schaffen

22 Warum Mikrofilm? Unabhängig von künftigen Medien, Dateiformaten und Betriebssystemen Alterungsresistentes Medium Dokumentenecht Sichere Archivierung Einfache Wiederherstellung Kosteneffizient Rechtssicher Bis heute sicherstes Langzeitmedium Sicherheit schaffen

23 Archivierung unterschiedlicher Dateiformate Index- Dartei Konverter Sicherheit schaffen

24 Indexierung Sicherheit schaffen

25 Zugriff auf archivierte Dokumente Archiv Scanner Vergrößerung Sicherheit schaffen

26 Restore von ganzen Archiven Archiv DMS Filmscanner Sicherheit schaffen

27 Langzeitarchivierung - Definition Langzeit – - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

28 Einige technische Details Technische Lösung

29 Verwendete Medien Standard 35 mm Rollfilm –30,5 m je Rolle Verfügbar als –Positivfilm –Negativfilm –Thermofilm Technische Lösung

30 Kaskadierung Technischer Modus 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi 1 x 1 A0 1 x 1 A1 1 x 1 A2 1 x 1 A3 1 x 1 A4 1 x 1 A5 1 x 1 A0 =1 A0 2 x 1 A1 =2 A1 2 x 2 A2 =4 A2 4 x 2 A3 =8 A3 4 x 4 A4 =16 A4 8 x 4 A5 =32 A5 2 x 2 A0 =4 A0 4 x 2 A1 =8 A1 4 x 4 A2 =16 A2 8 x 4 A3 =32 A3 8 x 8 A4 =64 A4 16 x 8 A5 =128 A5 Individuelle Sonderformate sind optional erhältlich Technische Lösung

31 Verarbeitungsgeschwindigkeit Technischer Mode 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi Office Mode II 200 dpi Dokumente/ Min. 232128256 Dokumente/ Std. 1201.9207.68015.360 Dokumente/ Tag 96015.36061.440122.880 Dokumente/ Jahr (220 Tage) 211.2003.379.20013.516.80027.033.600 A4 A5 A0 A4 Technische Lösung

32 Kapazitäten Technischer Mode 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi Office Mode II 200 dpi Dokumente / Film 6109.76039.04078.080 Dokumente / m 3 1,3 Mio.20,3 Mio.81,3 Mio.162,6 Mio. A0 Technische Lösung A4 A5

33 Datenformate & Protokolle Standard: –TIFF (G3, G4, tiled striped, packbits), HPGL,HPGL 2, CALS-G4, CalComp 906/907, RLC, HP-RTL, CCITT Gruppe 4 Optional: –PostScript, Adobe PDF, TIFF 8 Bit grau Protokolle: –TCP/IP, IPX, NETBEUI Technische Lösung

34 sicher - beständig - kostengünstig Systemunabhängige Langzeitarchivierung –Medien-, Software- und Betriebssystem unabhängig Attestierte Haltbarkeit von 500 Jahren Desaster-Management Einfache Wiederherstellung Minimaler Zeitaufwand Dokumentenecht Kosteneffizient Technische Lösung

35 Vielen Dank für Ihr Interesse

36

37 RECHTSNORMEN

38 Produkthaftung und Gewährleistung

39 Produkthaftungsgesetz Gewährleistung der Unversehrtheit von - Eigentum / Gesundheit / Leben Bürgerliches Gesetzbuch Erfüllung zugesicherter Eigenschaften Funktionserfüllung und -fähigkeit Kundennutzen Innovation Luxus Mindestanforderung und Mehrwert Kunde nicht zufrieden Kunde zufrieden

40 Verkörperte Willenserklärungen Funktionen der handschriflichen Unterschrift: - Warnung - Beweis - Echtheit - Abschluss - Identität Grundsätzliche Ziele sind - Schutz von Fälschung und Verfälschung sowie - die zweifelsfreie Klärung der Urheberschaft der Daten Urkunden ZPO § 416 Zivilprozessordnung § 416

41 Schreibt die elektronische Archivierung für eigene Daten vor Betrifft steuerlich relevante Dokumente ab 1. Januar 2002 Maschinelle Auswertbarkeit wird zur Pflicht Keine Relevanz für technische Dokumente / Dokumentationen Kein Bezug zur Langzeitarchivierung (max. 10 Jahre) Steuerrecht GdPdU vom 16.07.2001

42 Bezieht sich auf Dateien, Texte und Dokumente - einfache - fortgeschrittene - qualifizierte elektronische Signatur Signaturgesetz SigG vom 22.05.2001

43 Die Europäische Kommission hat am 16.03.2004 den Entwurf zur Modernisierung der 8. EU-Richtlinie, der Abschlussprüferrichtlinie veröffentlicht. Die am 10. April 1984 und bis heute noch geltende 8.EG-Richtlinie 84/253/EWG soll damit ab 2007 abgelöst werden. Damit legt die Kommission einen umfassenden rechtlichen Regelungsrahmen für die in der EU durchgeführte gesetzliche Abschlussprüfung vor. Die 8.EU-Richtlnie wird für die europäischen Unternehmen ähnliche Konsequenzen haben, wie Sarbanes Oxley Act für die amerikanischen oder amerikanisch geführten Unternehmen. Damit wird ab Ende 2005 bis 2006 sich in der Wirtschaft von Deutschland sehr viel ändern. Mit derzeitig noch zurückhaltenden Aktionen im Bereich der Governance, ist den Unternehmen angeraten, sich sehr schnell auf die neuen Anforderungen einzustellen. Die 8. EU-Richtlinie Abschlussprüferrichtlinie

44 - Identifikation - Beurteilung - Steuerung - Überwachung Risikomanagement Der Prozess

45 Art. 7a Risikomanagement Die Bank oder Finanzgesellschaft regelt die Grundzüge des Risikomanagements sowie die Zuständigkeit und das Verfahren für die Bewilligung von risikobehafteten Geschäften in einem Reglement oder in internen Richtlinien. Sie muss insbesondere Markt-, Kredit-, Ausfall-, Abwicklungs-, Liquiditäts- und Imagerisiken sowie operationelle und rechtliche Risiken erfassen, begrenzen und überwachen. Risikomanagement Beispiel: Bankengesetz