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Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach 21.07.2003 Oracles Beitrag zum Dokumenten- und Contentmanagement.

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1 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach Oracles Beitrag zum Dokumenten- und Contentmanagement Thomas Eschbach DM und CM mit

2 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Gliederung 1.Einleitung 2.Definitionen 3.CM mit Oracle 4.DM mit Oracle 5.Zusammenfassung / Ausblick DM und CM mit Thomas Eschbach

3 1.Einleitung Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik DM und CM mit 1. Einleitung 5. Zusammenfassung 3. CM mit Oracle2. Definitionen4. DM mit Oracle Thomas Eschbach

4 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Wir ertrinken in einer Fülle an Informationen, aber wir sind durstig nach Wissen (John Naisbitt) 1. Einleitung5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

5 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Strukturierung aller Arten von Informationen auf allen Arten von Informationsträgern immer wichtiger Abrufbarkeit von Information und Wissen Filterung nutzbare / nicht nutzbare Information Zeitfaktor Umwandlung unstrukturiertes in strukturiertes Wissen 1. Einleitung5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

6 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 2.Definitionen 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

7 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 2.1Dokumentenmanagement (DM) 2.2Contentmanagement (CM) 2.3Oracle 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

8 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Viele verschiedene Dokumentenarten wie... Angebote, Anfragen, Konzepte, Protokolle, Analysen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Dokumentationen, etc....liegen auf verschiedenen Informationsträgern oder in verschiedenen Formaten vor wie... Papiere, Word-/Excel-/PDF-Dokumente, s, Faxe, etc. 2.1Dokumentenmanagement (DM) DM und CM mit Thomas Eschbach

9 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Problem Exponentiell steigende Informationsmenge führt schnell zu Unübersichtlichkeit, Zugriff auf Dokumente aus der Vergangenheit nur erschwert möglich DM und CM mit Thomas Eschbach

10 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle ABER: Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen ist notwendig aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen, Qualitätsanforderungen (ISO 9000), erweiterter Produkthaftung Lösung des Problems: DM DM und CM mit Thomas Eschbach

11 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Anforderungen an ein DM Klare Ablagestruktur Einfache Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten Revisionssicheres, automatisches Abspeichern der Dokumente Anzahl der Dokumente verringern Einfaches und schnelles Finden von Dokumenten (!!!) Geringst möglicher Disziplinanspruch an Mitarbeiter Ausbaufähigkeit für die Zukunft Lukrativer Kosten-Nutzen-Effekt DM und CM mit Thomas Eschbach

12 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Anforderungen an ein DM Verteilung von Dokumenten, soweit erforderlich Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente in einer Organisation und in Arbeitsabläufen Administration der Dokumente und Ablagestrukturen sowie Zugriffsrechte Sicherungsmechanismen für Dokumentenbestände, zugehörige Datenbanken und anderer Profile Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren wie oder Fax DM und CM mit Thomas Eschbach

13 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Kurierzeit Hauspost Liegezeiten Kopieren Sortieren Ablage Recherchen Rückfragen produktive Vorgangsbearbeitung Unternehmen ohne DM Quelle: SJG Projektmanagement DM und CM mit Thomas Eschbach

14 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Kurierzeit Hauspost Liegezeiten Kopieren Sortieren Ablage Recherchen Rückfragen Nutzen von DM-Software – Mehr Zeit für mehr/wichtigere Vorgänge Quelle: SJG Projektmanagement produktive Vorgangsbearbeitung DM und CM mit Thomas Eschbach

15 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Definition DM Unternehmensweite Dokumentenverwaltung zur effektiven Erkennung, Erfassung, Weiterleitung, Bearbeitung, Archivierung und Zugriff auf Dokumente beliebiger Art DM und CM mit Thomas Eschbach

16 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Definition DM Wichtig sind dabei auch Performance Integrationsfähigkeit Kompatibilität AKZEPTANZ DM und CM mit Thomas Eschbach

17 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 2.2Contentmanagement (CM) 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Grundsätzlich: Erstellen & Verwalten von zu veröffentlichenden Informationen (Webinhalten) Entkopplung von Information und Darstellung DM und CM mit Thomas Eschbach

18 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Viele zu veröffentlichende Informationen in Form von... HTML-Seiten Textverarbeitungsformaten Präsentationen Tabellenkalkulationen Webseiten Digitalisierte Videos, Audios, Bilder...in verschiedenen DB/Dateisystemen und auf verschiedenen Servern 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

19 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Problem Einheitlicher u. konsolidierter Zugriff auf Web-Informationen und Informationen im Intranet praktisch nicht möglich Thomas Eschbach

20 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik ABER: Dynamik verlangt Verfügbarkeit hinsichtlich Design-Änderung Inhaltliche Neustrukturierung Wechsel auf ein anderes System Gleichzeitiges Publizieren auf verschiedenen Systemen Integration von fremden Inhalten 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

21 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Templates – Ablösung vom statischen HTML; Entkopplung von Information u. Darstellung; Dynamische Verknüpfung von Inhaltsdaten mit passender Darstellung Assets – Getrennte Ablage einz. Komponenten; Verwaltung u. Bearbeitung an zentraler Stelle; Aktualisierung in allen Seiten Workflow – Abbildung d. Publishing-Prozesses; Arbeitsteilung durch Rollen u. Rechte; Freigabe- u. Kontrollkette; Präzise Def. d. Verantwortungsbereiche 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Anforderungen an ein CM-System ( 1 / 3 ) Thomas Eschbach

22 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Systemintegration – Integration externen Contents; Unterstützung v. Webservices (XML/XSL); Nutzung bestehender Infrastruktur f. od. Aufgaben (Outlook, Exchange, Notes) Erweiterbarkeit – Klare OO; Offenlegung der API; Unterstützung v. Client/Server-Mechanismen (DCOM, RMI, SOAP, Corba) Personalisierung – Indiv. Inhalte, Darstellung od. Navigation; Unterstützt CRM; Informationen kategorisieren durch Meta- informationen u. Laufzeitparameter; Ausgereifte Versionen d. CMS f. Mensch u. Maschine (Robots) 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Anforderungen an ein CM-System ( 2 / 3 ) Thomas Eschbach

23 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik XML-Integration – Strukturierung u. Beschreibung v. Inform- ationen; Leicht lesbar f. Mensch u. Maschine; Zukunftssicher Reporting – User Tracking u. Data Mining; Ansatzpunkte für Verbesserungspotentiale u. Qualitätssicherung; Mindestens Schnittstelle f. externe Reporting-Applikationen Performance – Schnelle Verknüpfung v. Inhalt+Template u. Auslieferung; Schnelle Auslieferung auch komplexer Seiten; Stabile Bewältigung vieler Zugriffe/Zeitintervall; Caching; Skalierbarkeit 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Anforderungen an ein CM-System ( 3 / 3 ) Thomas Eschbach

24 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Definition CM Unternehmensweite Verwaltung von zu veröffentlichenden Informationen in Form verschiedenster Datentypen durch Entkopplung und zielgerichteter Verknüpfung von Information und Darstellung Thomas Eschbach

25 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung4. DM mit Oracle2. Definitionen3. CM mit Oracle DM und CM mit Definition CM Content Management bezeichnet den zielgerichteten und systematischen Umgang mit der Erzeugung, Verwaltung und Zur-Verfügung- Stellung von Inhalten in flexibler Granularität Thomas Eschbach

26 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 2.3Über 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Weltweit einer der größten Anbieter von Unternehmenssoftware 1977 gegründet, Umsatz 9,5 Mrd. USD (2002) MA, Vertretungen in 145 Ländern Datenbanken, Tools, Anwendungssoftware, Entwicklungs- u. Analysewerkzeuge; vollständig WWW-fähige Produktlinie Beratung, Ausbildung, Support-Services DM und CM mit Thomas Eschbach

27 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Marktanteil 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach Datenbankmarkt Stand 2002

28 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 3. CM mit Oracle 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

29 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit inter Media Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i Speicherung aller Multimedia-, Bild- u. Videodaten INSO-Filter vereinheitlicht alle Formate (ORDAudio, ORDImage, ORDVideo) Vereinfachte Suche durch Indizierung Verwaltung v. HTML-, PDF- u. weiteren textbasierten Dokumenten Thomas Eschbach

30 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit WebDB Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i Entwicklungsumgebung für das Internet Aufbau v. dynamischen u. datenintensiven Websites Websites lassen sich komplett innerhalb d. Datenbank entwickeln u. verwalten Thomas Eschbach

31 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

32 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit inter Media Text Wortstammsuche (stemming) Benachbarte Wortsuche (proximity) Suche mit unscharfem Profil (fuzzy search) Volltextsuche möglich durch Indizierung Thesaurus-Funktionalitäten Themenbezogene übergreifende Suche (about query) Thomas Eschbach

33 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

34 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

35 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 5.Zusammenfassung 1. Einleitung5. Zusammenfassung 2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

36 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5.1Oracles Beitrag zum DM und CM 5.2Fazit 5.3Ausblick 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

37 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Anforderungen an DM können mit Oracle erfüllt werden (Klare Ablagestruktur, revisionssicheres Abspeichern d. Dokumente, einfaches u. schnelles Finden d. Doks, Ausbaufähigkeit) Technische Voraussetzungen sind gegeben Funktionale Anwendungen müssen entwickelt werden Disziplinanspruch an MA u. Kosten-Nutzen- Effekt hängen von der Qualität der Entwicklung d. DMS ab! 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle 5.1Oracles Beitrag zum DM und CM DM und CM mit Thomas Eschbach

38 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Templates Assets Workflow Systemintegration 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Erweiterbarkeit XML-Integration Reporting Performance Personalisierung Anforderungen an ein CMS: Thomas Eschbach können erfüllt werden!

39 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Kein DM- oder CM-System als solches von Oracle verfügbar Technische Anforderungen sind aber erfüllt DB eignet sich als Datenbasis f. DMS u. CMS Funktionalität muss selbst entwickelt werden Anpassung an benutzerspezifische Bedürfnisse Integration in bestehende Strukturen, Erweiterung Eignung f. kleine u. sehr große Datenbestände Zukunftssicher 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach

40 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Kosten, Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und somit der Unternehmenserfolg hängen in hohem Maße von der Qualität des Dokumenten- und Contentmanagements ab! 5.2Fazit DM und CM mit Thomas Eschbach

41 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle Oracle liefert hierzu die technischen Voraussetzungen und erfüllt die technischen Anforderungen in vollem Umfang Funktionale Anforderungen an das DM und das CM müssen selbst entwickelt bzw. integriert werden Hierzu sind Kenntnisse über Arbeitsweise u. Technik der Oracle-Komponenten nötig Hoher Aufwand & Investition! DM und CM mit Oracle als Datenbasis für ein unternehmensweites Dokumenten- und Contentmanagementsystem! Thomas Eschbach

42 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 1. Einleitung 5. Zusammenfassung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle 5.3Ausblick DM und CM mit Verschmelzung von DM u. CM Noch mehr räumliche u. zeitliche Unabhängigkeit Bedeutung v. DM u. CM immer wichtiger Oracle realisiert dies bereits Entwicklung stärker Richtung Knowledge Management Thomas Eschbach

43 Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 5. Zusammenfassung1. Einleitung2. Definitionen3. CM mit Oracle4. DM mit Oracle DM und CM mit Thomas Eschbach


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