5 Koordination 5.1 Koordinierte Kommunikation

Präsentation zum Thema: "5 Koordination 5.1 Koordinierte Kommunikation"—  Präsentation transkript:

1 5 Koordination 5.1 Koordinierte Kommunikation
5.2 Sitzungsunterstützung 5.3 Workflow

2 5.1 Koordinierte Kommunikation Was ist eine moderierte Besprechung
Gruppen treffen Entscheidungen oder werden an Entscheidungen beteiligt. Typische Ziele: - Informationsaustausch - Entscheidungsvorbereitung - Problemlösung FORM Besprechung am runden Tisch Besprechung im Halbkreis

3 Aufgaben bei der Moderation von Kommunikation
Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern • Brainstorming unterstützen • Strukturierung der Kommunikationsinhalte und Entscheidungsfindung unterstützen • Entwicklung der Kommunikation nachvollziehbar machen • ...

4 Phasen der Moderation  EINLADEN • Einsteigen • Themen sammeln
• Themen auswählen • Themen bearbeiten • Maßnahmen planen • Abschließen  Feedback  NACHBEREITEN

5 Brainstorming I Ziel: Möglichst viele Ideen sammeln, Ideen dürfen nicht zensiert werden Methoden: Sammlung mit Karten: - Jeder notiert seine Ideen auf Karten, Nach vorgegebenem Zeitraum präsentiert jeder Teilnehmer seine Karten - Karten werden sichtbar aufgehängt - eventuell neue Runde

6 Brainstorming II Vorschläge auf Zuruf:
Die Teilnehmer rufen dem Moderator ihre Ideen zu Dieser überlegt sich ein Stichwort der Teilnehmer muss das Stichwort akzeptieren das Stichwort wird angeheftet Beide Methoden können gemischt werden

7 Fragetechnik Stets offene Fragen verwenden (W-Fragen)
Frage möglichst einfach stellen und visualisieren zielgerichtet konstruktiv Nachfragen Blockaden auflösen unspezifische Begriffe konkretisieren Verallgemeinerung relativieren Implizite Annahmen auflösen

8 Strukturierung Ziele festlegen (pro TOP)
Clustern und Sortieren von Brainstormingergebnissen: Die Teilnehmer sagen, ob ihre Stichworte zu einer neuen Kategorie zählen oder zu einer alten Überschriften zu Clustern bilden (Ideensynthese) Vervollständigung: neue Stichworte, Pro- und Contra Argumente Gewichtung: Festlegung der Reihenfolge zu behandelnder Themen Argumente gewichten, Entscheidungen herbeiführen. Verbindlichkeit festhalten: Wer, was, bis wann, mit wem macht.

9 Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern
Ausgewogene Beteiligung sichern (Redelisten führen) • Themenzentrierung sichern • Zielorientierung • Vertiefungsdialoge zulassen • "Gänseblümchentechnik" • Visuelle Rhetorik

10 Nachvollziehbarkeit der Gruppenkommunikation
Zeitplan für die Behandlung der einzelnen TOPs vorgeben Immer verdeutlichen, welche Themen gerade behandelt werden Stichworte zu einzelnen Redebeiträgen festhalten Protokoll erstellen

11 Entscheidungsverfahren
Konsens im Gespräch herstellen • Punkten • Meinungsbild Begründung Nachfragen Abstimmen Diskutieren • auf Härtefälle eingehen

12 Feedbackregeln Jeder darf, - muss aber nicht - eine Rückmeldung geben
Es ist eine klare Feedbackfrage zu stellen Man spricht über sich keine Kommentierung des Feedbacks anderer eine Äußerung pro Teilnehmer

13 5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems I
Ziele: Problemlösung in Sitzungen effektiver machen, Vor- und Nachbereitung erleichtern alle Beteiligten aktivieren, Dominanz einzelner verringern, Visualisierung des Diskussionsstandes für alle, Strukturiertes Vorgehen unterstützen, Argumentationsstruktur sichtbar machen.

14 5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems II
Ablauf der Sitzungsunterstützung: Terminabsprache, Personalplanung und Übermittlung der Ankündigungen Erstellung und Diskussion der Tagesordnung (AGENDA) Durchführung der Sitzung Nachbereitung von Sitzungen Problem: Gestaltung des Sitzungsraums

15 Funktionen bei Electronic-Meeting
Verfügbarkeit einer gemeinsamen Tafel (zum zeichnen, schreiben, löschen und späteren Anzeigen). - WYSIWIS nach Bedarf • nicht alle Cursor sichtbar • Bewegungen müssen nicht gezeigt werden • Übergabe in den gemeinsamen Bereich entscheidbar • Ändern von gemeinsamen Objekten möglich - Unterstützung von Brainstorming • Stichworte oder Ikone für Einzelbeiträge • Ausführliche Darstellung bei Bedarf • Unterstützung des Sortierens • Unterstützung des Ein- und Ausblendens

16 Probleme und Module I Probleme: Module: Effizienz des e-Mail
Informationsaustausches Zugriff auf Zusatzdaten Terminal pro Teilnehmer Gleichzeitige Darstellung zusätzlicher Grossbildschirm von Ideen usw. Zurückhaltung bzw. Anonyme Ideengenerierung Aversion von Teilnehmern Dominanz Einzelner Strukturierte Redefolge Zurückhaltende Teilnahme Visualisierung des Verhaltens, Aufforderung Ineffiziente Strukturierung Unterstützung der Darstellung, und Analyse von Ideen Hyperstrukturen, Statistiken

17 Probleme und Module II Probleme: Module:
Unzulängliche Quantifizierung Ranking und Abstimmungsverfahren von Präferenzen Unzureichender Zielekatalog Erstellung und Präsentation einer Agenda Unbeabsichtigtes Abweichen Ständige Präsenz der Agenda, von der Agenda Zeitüberschreitung anzeigen Erinnerungsvermögen Ideapool hohe Komplexität der Wissensbasierte Systeme, Entscheidungen Projektmanagement-Tools

18 Elemente einzelner GDSS - COLAB -
Eigenschaften: Direkter Face-to-Face-Kontakt gemeinsame Bildschirme COGNOTER: Gemeinsame Präsentationserstellung für Ideengenerierung, -organisation und -auswertung. Ideenorganisation: - Bildung einzelner Cluster pro Window - Hypertextähnliche Querverweise - Auflösung von Verbindungen und Entfernung von Elementen während der Anwendung  ARGNOTER zur Unterstützung von Entscheidungen

19 Systeme zur Sicherung der Argumentation
Es werden Systeme angeboten (z.B. ARGNOTER), die die Nutzer zwingen oder anregen, strukturiert zu argumentieren. Man muss Argumente den einzelnen Vorschlägen der Teilnehmer zuordnen. Man wird dazu angehalten, möglichst zu jedem Vorschlag anderer Teilnehmer Argumente zu nennen. - Man muss sie als Pro oder Contra kennzeichnen. - Man muss ihre Relation zu anderen Argumenten oder Argumentationselementen deklarieren. - Die Argumente sind inhaltlichen Kategorien zuzuordnen. Die Argumente und Vorschläge können z.B. auf Spreadsheets verwaltet und gewichtet werden.

20 Sitzungsordnung I

21 Sitzungsordnung II Beste Lösung laut empirischer Untersuchung:

22 Elemente einzelner GDSS - Visualisierung des Gruppenverhaltens bei CAPTURE Lab -
z.B. Positiv (freundlich) vs. Negativ (unfreundlich) Lösung vorantreiben: forward vs. backward