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Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware 2000 24.02.2000 1 5 Koordination 5.1Koordinierte Kommunikation 5.2Sitzungsunterstützung 5.3Workflow.

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1 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Koordination 5.1Koordinierte Kommunikation 5.2Sitzungsunterstützung 5.3Workflow

2 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Koordinierte Kommunikation Was ist eine moderierte Besprechung Gruppen treffen Entscheidungen oder werden an Entscheidungen beteiligt. Typische Ziele: -Informationsaustausch -Entscheidungsvorbereitung -Problemlösung FORM Besprechung am runden Tisch Besprechung im Halbkreis

3 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Aufgaben bei der Moderation von Kommunikation Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern Brainstorming unterstützen Strukturierung der Kommunikationsinhalte und Entscheidungsfindung unterstützen Entwicklung der Kommunikation nachvollziehbar machen...

4 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Phasen der Moderation EINLADEN Einsteigen Themen sammeln Themen auswählen Themen bearbeiten Maßnahmen planen Abschließen Feedback NACHBEREITEN

5 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Brainstorming I Ziel: Möglichst viele Ideen sammeln, Ideen dürfen nicht zensiert werden Methoden: Sammlung mit Karten: - Jeder notiert seine Ideen auf Karten, -Nach vorgegebenem Zeitraum präsentiert jeder Teilnehmer seine Karten - Karten werden sichtbar aufgehängt - eventuell neue Runde

6 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Brainstorming II Vorschläge auf Zuruf: -Die Teilnehmer rufen dem Moderator ihre Ideen zu -Dieser überlegt sich ein Stichwort -der Teilnehmer muss das Stichwort akzeptieren -das Stichwort wird angeheftet Beide Methoden können gemischt werden

7 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Fragetechnik Stets offene Fragen verwenden (W-Fragen) Frage möglichst einfach stellen und visualisieren zielgerichtet konstruktiv Nachfragen Blockaden auflösen unspezifische Begriffe konkretisieren Verallgemeinerung relativieren Implizite Annahmen auflösen

8 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Strukturierung Ziele festlegen (pro TOP) Clustern und Sortieren von Brainstormingergebnissen: Die Teilnehmer sagen, ob ihre Stichworte zu einer neuen Kategorie zählen oder zu einer alten Überschriften zu Clustern bilden (Ideensynthese) Vervollständigung: neue Stichworte, Pro- und Contra Argumente Gewichtung: Festlegung der Reihenfolge zu behandelnder Themen Argumente gewichten, Entscheidungen herbeiführen. Verbindlichkeit festhalten: Wer, was, bis wann, mit wem macht.

9 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern Ausgewogene Beteiligung sichern (Redelisten führen) Themenzentrierung sichern Zielorientierung Vertiefungsdialoge zulassen "Gänseblümchentechnik" Visuelle Rhetorik

10 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Nachvollziehbarkeit der Gruppenkommunikation Zeitplan für die Behandlung der einzelnen TOPs vorgeben Immer verdeutlichen, welche Themen gerade behandelt werden Stichworte zu einzelnen Redebeiträgen festhalten Protokoll erstellen

11 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Entscheidungsverfahren Konsens im Gespräch herstellen Punkten MeinungsbildBegründungNachfragen AbstimmenDiskutieren auf Härtefälle eingehen

12 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Feedbackregeln Jeder darf, - muss aber nicht - eine Rückmeldung geben Es ist eine klare Feedbackfrage zu stellen Man spricht über sich keine Kommentierung des Feedbacks anderer eine Äußerung pro Teilnehmer

13 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems I Ziele: -Problemlösung in Sitzungen effektiver machen, -Vor- und Nachbereitung erleichtern -alle Beteiligten aktivieren, -Dominanz einzelner verringern, -Visualisierung des Diskussionsstandes für alle, -Strukturiertes Vorgehen unterstützen, -Argumentationsstruktur sichtbar machen.

14 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems II Ablauf der Sitzungsunterstützung: 1.Terminabsprache, Personalplanung und Übermittlung der Ankündigungen 2.Erstellung und Diskussion der Tagesordnung (AGENDA) 3.Durchführung der Sitzung 4.Nachbereitung von Sitzungen Problem: Gestaltung des Sitzungsraums

15 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Funktionen bei Electronic-Meeting Verfügbarkeit einer gemeinsamen Tafel (zum zeichnen, schreiben, löschen und späteren Anzeigen). - WYSIWIS nach Bedarf nicht alle Cursor sichtbar Bewegungen müssen nicht gezeigt werden Übergabe in den gemeinsamen Bereich entscheidbar Ändern von gemeinsamen Objekten möglich - Unterstützung von Brainstorming Stichworte oder Ikone für Einzelbeiträge Ausführliche Darstellung bei Bedarf Unterstützung des Sortierens Unterstützung des Ein- und Ausblendens

16 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Probleme und Module I Probleme:Module: Effizienz des Informationsaustausches Zugriff auf ZusatzdatenTerminal pro Teilnehmer Gleichzeitige Darstellungzusätzlicher Grossbildschirm von Ideen usw. Zurückhaltung bzw.Anonyme Ideengenerierung Aversion von Teilnehmern Dominanz EinzelnerStrukturierte Redefolge Zurückhaltende TeilnahmeVisualisierung des Verhaltens, Aufforderung Ineffiziente StrukturierungUnterstützung der Darstellung, und Analyse von IdeenHyperstrukturen, Statistiken

17 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Probleme und Module II Probleme:Module: Unzulängliche Quantifizierung Ranking und Abstimmungsverfahren von Präferenzen Unzureichender ZielekatalogErstellung und Präsentation einer Agenda Unbeabsichtigtes AbweichenStändige Präsenz der Agenda, von der AgendaZeitüberschreitung anzeigen ErinnerungsvermögenIdeapool hohe Komplexität der Wissensbasierte Systeme, EntscheidungenProjektmanagement-Tools

18 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Elemente einzelner GDSS - COLAB - Eigenschaften: Direkter Face-to-Face-Kontakt gemeinsame Bildschirme COGNOTER: Gemeinsame Präsentationserstellung für Ideengenerierung, -organisation und -auswertung. Ideenorganisation: -Bildung einzelner Cluster pro Window -Hypertextähnliche Querverweise -Auflösung von Verbindungen und Entfernung von Elementen während der Anwendung ARGNOTER zur Unterstützung von Entscheidungen

19 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Systeme zur Sicherung der Argumentation Es werden Systeme angeboten (z.B. ARGNOTER), die die Nutzer zwingen oder anregen, strukturiert zu argumentieren. -Man muss Argumente den einzelnen Vorschlägen der Teilnehmer zuordnen. -Man wird dazu angehalten, möglichst zu jedem Vorschlag anderer Teilnehmer Argumente zu nennen. - Man muss sie als Pro oder Contra kennzeichnen. - Man muss ihre Relation zu anderen Argumenten oder Argumentationselementen deklarieren. - Die Argumente sind inhaltlichen Kategorien zuzuordnen. Die Argumente und Vorschläge können z.B. auf Spreadsheets verwaltet und gewichtet werden.

20 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Sitzungsordnung I

21 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Sitzungsordnung II Beste Lösung laut empirischer Untersuchung:

22 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Elemente einzelner GDSS - Visualisierung des Gruppenverhaltens bei CAPTURE Lab - z.B. Positiv (freundlich) vs. Negativ (unfreundlich) Lösung vorantreiben: forward vs. backward


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