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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 1 ( ): Projektinitialisierung SS 2006

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda (V2) Organisatorisches Vortrag 1: PM-Stellenangebote Projekt-Initialisierung Von der Idee zum Projektauftrag und Kick off Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Korfu qErgebnis-Präsentationen (PL der Teams 3, 4 und 5) qArbeitstechniken m Kreativitätstechniken m Analysetechniken m Problemlösungstechniken m Zeitplanungstechniken m Präsentationstechniken qAufgabe 2 qVortrag 2: Wikis im Projektmanagement

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Organisatorisches (1) Rahmenplan : Aufgaben und Termine Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I Abschluss- Präsentation Projekt Produkt Projektdoku (17.7.) Feedback zur Aufgabe 1 m Viele originelle Ideen m Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken m Bitte Datei-Namenskonventionen beachten m Hinweise zur Foliengestaltung beachten (z.B. Seitenzahlen) m Erfahrungen aus der Projektarbeit zukünftig detaillierter angeben m In Aufgabe 1 ausgewählte Projektidee kann ggf. im Rahmen von Aufgabe 2 noch verändert werden (neue Ideen bzw. geänderte Priorisierung)

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches (2) Vorläufige Termine für Status-Berichte der PL und Vorträge: qZeitliche Restriktionen bitte beachten! PL-Vorträge: max. 10 Min. (ca. 12 Folien) Vorträge zu PM-Themen: max. 15 Min. (ca. 15 Folien) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 1. Stellenanalyse Projektmanagement Analyse von Stellenangeboten Projektmanagement (Basis: 4 SZ-WE-Ausgaben von 2006, Internet) Vortragsinhalte (beispielhaft) Projektmanagement-Stellen (SZ) Stellenbezeichnungen Gesamtzahl PM-Stellen Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen PM-Aufgaben... Sonstige Stellen mit PM-Anforderungen (SZ) Qualifikationen und Soft-Skills... PM-Stellen im Internet (z.B. JobScout24.de)

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorbereitungsarbeiten sind zu tun? Anlässe für Projekte Probleme Kundenaufträge Ideen für Projekte Kosteneinsparungen Technische Veränderungen Personelle Veränderungen Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen Marktveränderungen Krise, Unternehmensfusion, -expansion Arbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung Problem erfassen und analysieren Zusammenstellung des Teams mit entsprechenden Kompetenzen Ziele erfassen Zeitplan erstellen Stakeholder identifizieren Meilensteine festlegen Budget festlegen Workshopteil

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Projekt-Initialisierung (Agenda) Klärung: Projektziele Ergebnisse/Produkte, Projektverlauf Projektabgrenzung Kosten, Termine, Risiken, Randbedingungen Projektorganisation, Projektmitarbeiter, Lenkungsausschuss Hauptziel der Projekt-Initialisierung: Projekt- auftrag... Projekt Projekt umfeld Projektantrag Projektauftrag Kick off Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) Praxis-Beispiel : IT-Infrastrukturprojekt Korfu qUmfeld- bzw. Stakeholder-Analyse qWirtschaftlichkeitsbetrachtung

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Von der Idee zum Kick off Idee Projekt antrag Priorisierungs- gremium Genehmi- gung Marketing Betriebliches Vorschlagswesen Kundenauftrag F&E Projekt ziel Problem Umfeld-/Stake- holderanalyse Wirtschaftlich- keitsanalyse Projekt auftrag Neue Geschäftsidee

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Erste Schritte... nicht planbar Wichtige Aufgabe/Auftrag hat sich im Unternehmen ergeben. Ein Projektleiter wird gesucht und ernannt. Dieser erstellt einen Projektantrag/Kundenangebot. Beispiele qEin Mitarbeiter entwickelt zu einer wichtigen Aufgabe eine Projektidee, wobei er selbst nicht unbedingt später die Projektleitung übernehmen muss. Der Mitarbeiter erstellt einen Projektantrag und übernimmt - bis zur offiziellen Benennung des Projektleiters - de facto die Führung. qEine Mitarbeitergruppe des Unternehmens entwickelt einen Projektantrag. Diese Gruppe übernimmt bis zur offiziellen Benennung eines Projektleiters gemeinsam die Projekt- management-Aufgaben. Ggf. übernimmt später ein geeignetes Mitglied der Gruppe die Projektleitung.

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Projektklärung ist unabdingbar Todsünde im PM: Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel Unklarer Projekt- auftrag früher oder später Projekt- Krise Machen Sie mal! So habe ich mir das aber nicht vorgestellt Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: Was wollen wir mit dem Projekt erreichen? Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes Ideal: Für jeden Mitarbeiter gibt es mindestens ein individuelles (abgeleitetes) Ziel, zu dem er sich bekennt

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Ziele sind mit dem Auftraggeber festzulegen Projekt- Ziele Termine / Zeit Eckdaten mit Auftraggeber klären! Gibt es feste Termine (z.B. Messetermine), die unbedingt einzuhalten sind? Welche Limits gibt es bezüglich Manpower und Budget? Welche sonstigen Rahmenbedingungen gibt es? Ressourcen / Kosten Keine Utopien! Klare Zieldefinition sorgt für sichere Planungsgrundlage verhindert falsche Erwartungen beim Auftraggeber ist der Gradmesser für Erfolg oder Misserfolg des Projektes

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 S = Spezifisch Was soll genau erreicht werden? Das S wird vielfach als auch synonym für schriftlich fixiert und präzisiert verwendet. M = Messbar Welches sind die Messkriterien, an welchem Zielmaßstab soll die Zielerreichung gemessen und kontrolliert werden? A = Attraktiv Ist das Ziel anspruchsvoll und herausfordernd? Oftmals wird das A auch gleichgesetzt mit akzeptabel oder aktiv beeinflussbar. Das bedeutet, dass derjenige, mit dem das Ziel vereinbart wird, auch in der Lage sein muss, die Zielerreichung mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln aktiv zu beeinflussen. R = Realisierbar oder realistisch erreichbar Ist das gesteckte Ziel unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und der vorhandenen Ressourcen erreichbar? T = Terminiert Ist eine Frist gesetzt, innerhalb der das genannte Ziel erreicht werden soll? Ggf. bietet sich die ergänzende Vereinbarung von terminierten Zwischenzielen an. Ziele müssen SMART vereinbart werden

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Ziele müssen messbar sein oder gemacht werden Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt erfolgreich war Vorgehen : Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalziele hierfür vereinbaren falsche Zieldefinitionrichtige Zieldefinition Die Rationalisierung der Büro- Organisation ist abgeschlossen Durch die neue Büro-Organisation werden pro Monat eingespart Die Anwender sind mit dem neuen Programm zufrieden Die Anwender haben das Programm in einer Zufriedenheitsumfrage mindestens mit der Note gut bewertet Die Fehlerhäufigkeit wird deutlich verringert Die Fehlerhäufigkeit wird von 42 Stk./ Monat auf 28 Stk./Monat verringert Die Durchlaufzeit wird erheblich verkürztDie Durchlaufzeit wird von bisher 6 Tagen auf zukünftig 4 Tage verkürzt

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Messkriterien: Auswahlkriterien Qualität Menge Wirkung Zeit Kosten Leistungsumfang nach Quantitäten Steigerung der Anzahl der Hausbesuche auf xx je ADM/PK pro Arbeitstag Qualitative Ausprägung des Leistungsergebnisses xx % der durchgeführten Hausbesuche führen zur Unterschrift; xx % der Unterschriften führen zur Anmeldung Dauer, Termine, Meilensteine, Zeitrahmen Einführung des Prämienprogrammes spätestens zum TT.MM.JJ Leistungsergebnis nach angestrebter Wirkung Reduzierung der Ausgaben gegenüber dem Vorjahr um xx % Kosten / Nutzen-Ergebnis Umsetzung der Rechtsänderung PJ-neutral KriterienBeschreibung / Beispiel

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Vorgehensweise zur Kennzahlen-Festlegung Was sind die maßgebenden Messkriterien (Menge, Qualität, Wirkung, Zeit, Kosten)? Mit welcher Kennzahl soll der Zielerreichungsgrad gemessen werden? Ggf. sind die Ausgangswerte der Kennzahlen zu erheben (Null-Messung) Prüfung des Aussagewertes der Kennzahl Qualität vor Quantität: Nicht auf die Menge der Kennzahlen kommt es an, sondern darauf, ob sie aussagekräftig und steuerungsrelevant sind

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Messbare Ziele Schwammige Ziele 1.Möglichst viele Zugriffe 2.Profitabel 3.Bekanntheit 4.Expansion 5.Erfolgreich und innovativ Messbare Ziele 1.Mindestens Zugriffe im ersten Quartal (Zugriffsstatistiken) 2.Mindestens pro Monat 3.5 Berichte in der Computerwoche; Auftreten in mindestens 3 Internetsuch- maschinen; Mindestens 500 registrierte Nutzer bis zum Jahresende 4.Mindestens 100 Mitarbeiter bis Jahresende; 3 Firmen übernommen 5.Gewinn eines Preises (GI, GPM, CW, BOP) Workshopteil

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Abgrenzung des Projektumfangs: Nicht-Ziele benennen! Es ist wichtig, auch die Nicht-Ziele festzulegen Nicht-Ziele: Was das Projekt NICHT tun soll. Nicht-Ziele: Hilfe zur klaren Abgrenzung und zur Konkretisierung des Projektumfangs (Scope) qBeispiel m Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein m Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt qZiele müssen aufgeschrieben werden m Zielkatalog -> Projektantrag

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Das Projektumfeld beeinflusst das Projekt und wird seinerseits vom Projekt beeinflusst Kunden Lieferanten Partner Wettbewerber Markt Gesetzgeber externes Umfeld Konkur- renten Umfeldanalyse : Identifikation und Analyse der wichtigsten Einflussbereiche auf das Projekt Betroffene Abteilungen Anwender Geschäfts- führung Auftrag- geber Projekt- team Andere Projekte internes Umfeld Projekt

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Stakeholdermanagement Stakeholder : Person oder Personengruppe, die... aktiv am Projekt beteiligt am Projekt interessiert das Projektergebnis beeinflussen kann vom Projektergebnis betroffen ist (vgl. PMBoK, ProjektManager) Stakeholdermanagement Ermittlung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Projektplanung und -durchführung Entwicklung von Strategien und Maßnahmen Aktive und proaktive Betreuung der Projektstakeholder, insbesondere der einflussstarken Entscheider Ziel : Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen Akzeptanz erreichen

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Stakeholderanalyse: Basis des Stakeholdermanagements 1.Identifikation der Stakeholder des Projektes Ergebnis: Liste der Projektbeteiligten & -betroffenen Wer ist durch das Projekt betroffen oder am Projekt beteiligt? Welche Prozesse werden wesentlich verändert? Konsequenzen auf das Projekt 3.Strategie / Kommunikationsplan (proaktiv) 1.Argumente pro/kontra Projekt aus Stakeholdersicht 2.Spezifische Botschaften für die verschiedenen Zielgruppen Interessen- matrix 2.Analyse der Stakeholder 1.Betroffenheit durch das Projekt 2.Interesse an den Projektergebnissen 3.Einfluss/Macht auf das Projekt

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Priorisierung der Stakeholder Identifikation der Stakeholder Analyse der Stakeholder Betroffenheit / Interesse geringhoch Macht gering hoch Reaktion: positiv negativ neutral - - +

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Interessenmatrix Tipp: Setzen Sie sich frühzeitig mit den potentiellen Widerständen proaktiv auseinander!

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Kommunikationsmaßnahmen Kategorisierung Stakeholder, für die Sofortmaßnahmen erforderlich sind Stakeholder, die regelmäßig zu informieren sind Stakeholder, für die im wesentlichen eine einmalige Information ausreicht Maßnahmen zur Stärkung der Förderung lückenlose Information der Förderer persönlichen Draht aufbauen auch Einbeziehung von Meinungsbildnern und Multiplikatoren + Maßnahmen zur Verringerung der Widerstände Pro-kontra-Argumente herausarbeiten Botschaften für Zielgruppen erarbeiten Vertrauensbasis schaffen ehrliche und klare Kommunikation -

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Investitionsvorhaben Projekte sind Investitionsvorhaben 1.Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen 2.Bei konkurrierenden Projekten werden – aufgrund knapper Ressourcen - die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Nutzen Quantifizierbarer Nutzen () Nicht-quantifizierbarer Nutzen Kosten m Reine Projektkosten m Investitionskosten m Betriebskosten qLebensdauer realistisch einschätzen qNutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein: Umstellungs-/ Einführungsaufwand, geringere Produktivität/Mehraufwand in der Startphase u.ä. qEinsparungspotentiale müssen auch realisiert werden!

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten Genauigkeit nicht übertreiben! Finanzmathematische Verfahren

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 WiBe21: Software-unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden methodisch einheitlich (standardisiert) durchgeführt Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes WiBe21*: Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt *) empfohlen vom Bundesministerium des Innern WiBe21: Systematik Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert Kapitalwert () Kennzahlen

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Projektantrag Projektziel Beginn- und Endtermin, Meilensteine Projektorganisation Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss Liste möglicher Projektmitarbeiter Betroffene Fachabteilungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten Erwarteter Nutzen (quantitativ (), nicht-quantitativ) Potentielle Risiken Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Praxisbeispiel: Projektinitialisierung Korfu (separater Foliensatz)

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Projektauftrag Ziele und Inhalte werden zwischen Auftraggeber (z.B. Verantwortlicher des Fachbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt Projektantrag geht zur Genehmigung an Priorisierungsgremium Nach Zustimmung zum Projektantrag wird dieser zum Projektauftrag Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter) Projektauftrag ist die Basis des Projektes

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Kick off-Veranstaltung Kick-off Veranstaltung: formaler Projektstart Erstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam Ziel: Klarheit schaffen Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien, an denen der Projekterfolg gemessen wird Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden Jeder kennt seine Rolle im Projekt Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder Vorstellung des Projektauftrages Projektziele, -inhalte und –termine Rahmenbedingungen

31 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 Kick off: Spielregeln der Zusammenarbeit Informations- und Kommunikationsverhalten Grundregel: Für Informationen, die man hat, gilt Bringschuld. Für Informationen, die man braucht, gilt Holschuld. Berichtswesen Wann und in welcher Form sind Statusberichte abzugeben? Wie soll an den Lenkungsausschuss berichtet werden? Kontakte zu Auftraggebern oder Betroffenen Teammitglieder dürfen keine Änderungswünsche annehmen. Dies geht nur über den Projektleiter Kommunikation über das Projekt nach außen Grundregel bei Problemen: Keep it in the family. Nicht bei Dritten beklagen. Konflikte Wünsche rechtzeitig äußern. Ärger über Kollegen oder den Projektleiter möglichst früh zur Sprache bringen

32 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 32 Beispiel: Korfu-Kickoff Kick off vom

33 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33 A1: Idee für eine innovatives & erfolgreiches Internet-Unternehmen Vorgehen und Ergebnisse 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertungsverfahren 5. Commitment: Ergebnis 6. To-Do-Liste Erfahrungen in der Projektarbeit Datei: Idee-Team_x.ppt


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