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1 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Baustein.

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1 1 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Baustein RM-21: Risiko-Management planen

2 2 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Inhalte des Bausteins +Risiko-Management planen: Charakterisierung +Projekttypen +Risiko-Management planen: Überblick +Input +Werkzeuge und Techniken +Ergebnisse

3 3 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management planen: Charakterisierung +Der Prozess Risiko-Management planen besteht darin Entscheidungen über die prinzipielle Vorgehensweise des Risiko- Managements im Projekt zu treffen und die notwendigen Aktivitäten zu planen. +Es ist wichtig, die Risiko-Management Aktivitäten zu planen, um sicher zu stellen, dass der Umfang und die Bedeutung des Risiko-Managements für das Projekt angemessen sind im Verhältnis zur Bedeutung des Projekts für das Unternehmen und zur Größe der möglichen Risiken. +Ein sehr wichtiges und sehr teures Projekt verlangt offenbar nach anderen Risiko-Management Aktivitäten als ein unbedeutendes kleines Projekt. Was wir brauchen, ist also eine skalierbare Vorgehensweise zum Risiko-Management.

4 4 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Projekttypen +Projekttyp 1: Komplexes Projekt mit potentiell hohen Risiken, Unsicherheiten in Bezug auf den Projektplan und die verwendeten Technologien, bedeutende Investition (> 2,5 Mio Euro), großer Schaden für das Unternehmen, falls das Projekt fehl schlägt. +Projektyp 2: Signifikante Investition (> 1,5 Mio Euro), einige Projektaufgaben, die für das Team neu sind, Einsatz neuer und innovativer Technologien, signifikanter Schaden für das Unternehmen, falls das Projekt fehl schlägt. +Projekttyp 3: Mittlere Investition (1,0 - 1,5 Mio Euro), einige Projektaufgaben und einige Technologien, in denen das Team wenig Erfahrung hat, mittlerer Schaden für das Unternehmen, fals das Projekt fehl schlägt. +Projekttyp 4: Unbedeutende Investition (< 1,0 Mio Euro), die Projektaufgaben sind wohl bekannt, die eingesetzten Technologien sind ausgereift und bekannt, kleiner oder mittlerer Schaden für das Unternehmen, falls das Projekt fehl schlägt.

5 5 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management planen: Überblick +Input: >Projektauftrag >Risiko-Management Richtlinien >Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten >Risikotoleranzen der Beteiligten >Muster eines Risiko-Management Plans >Projektstrukturplan +Werkzeuge und Techniken: >Planungsmeetings +Ergebnisse: >Risiko-Management Plan

6 6 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Input: Projektauftrag +Die Natur des Produkts, das durch das Projekt erstellt werden soll, hat einen wesentlichen Einfluss auf die möglichen Risiken. +Beispielsweise haben Produkte, die mit erprobten und bekannten Technologien erstellt werden können wesentlich geringere verbundene Risiken als Produkte, die Innovationen oder Erfindungen voraussetzen (vorausgesetzt, alle anderen Faktoren sind gleich).

7 7 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung +Organisatorische Rahmenbedingungen >Risiko-Management Richtlinien - wenn Risiko-Management förmlich im Unternehmen etabliert ist, wird es eine Verfahrensbeschreibung geben, die aussagt, wie Risiko- Management prinzipiell ausgeführt werden soll. >Rollen und Verantwortlichkeiten - der Planungsprozess wird beeinflusst werden durch Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsvollmachten. Diese sollten aus dem allgemeinen Projektplanungsprozess bekannt sein. Input: Richtlinien, Rollen,Verantwortlichkeiten

8 8 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Input: Risikotoleranz der Beteiligten +Verschiedene Organisationen und verschiedene Beteiligte haben unterschiedliche Risikotoleranzen: >Beispielsweise könnte ein hoch profitables Unternehmen bereit sein, Euro auszugeben, um ein Angebot über einen Kontrakt im Werte von 1 Mio Euro zu machen, während ein Unternehmen, das gerade so zurecht kommt, dazu nicht bereit wäre. >Die eine Organisation wird eine Schätzung, die eine 15%ige Wahrscheinlichkeit, dass das Budget überschritten wird, als hohes Risiko einstufen, während das einer anderen ziemlich egal ist. +Die Risikotoleranz der Beteiligten ist deshalb ein wichtiger Filter sowohl für die Inputs als auch für die Ergebnisse der Risikoquantifizierung. >Eine hohe Risikotoleranz des Auftraggebers macht das Leben für das Projektteam offenbar leichter. >Risikotoleranzen können entweder in Richtlinien festgelegt sein oder durch Interviews des Auftraggebers erfragt werden.

9 9 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Input: Musterinhalte eines RM-Plans +Beispielsweise kann der Risiko-Management Plan folgende Inhalte haben (Details s. später): ä Vorgehensweise ä Rollen und Verantwortlichkeiten ä Budget für Risiko-Management ä Zeitplan ä Bewertung und Interpretation ä Risiko Schwellenwerte ä Berichtsformate ä Risiko Controlling Anmerkung: Der Risiko-Management Plan enthält keine Informationen über Maßnahmen. Diese werden später im Risiko-Maßnahmen Plan behandelt.

10 10 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Input: Projektstrukturplan +Nicht standardmäßige Vorgehensweisen im Projekt zur Erstellung der Projektergebnisse können dazu führen, dass Risiken sichtbar werden, die zunächst im Projektauftrag nicht in Erscheinung traten. AP

11 11 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Werkzeuge und Techniken: Planungsmeetings +Planungsmeetings Das Projektteam führt Planungsmeetings durch, um den Risiko-Management Plan zu entwickeln. Teilnehmer sind der Produktverantwortliche (verantwortlich für das zu entwickelnde System), der Projektleiter, Teil-Projektleiter, Verantwortliche für Risiko-Management Aktivitäten, die Hauptbetroffenen des Projekts sowie andere Personen, falls Bedarf besteht. Sie verwenden Risiko-Management Muster (Templates) sowie anderen Input falls erforderlich.

12 12 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Ergebnisse: Risiko-Management-Plan +Der Risiko-Management-Plan beschreibt, wie die Teilprozesse Risiken identifizieren, Qualitative Risikoanalyse, Quantitative Risikoanalyse,Entwickeln von Maßnahmen und Verfolgung der Risikoentwicklung strukturiert und während der Laufzeit des Projekts ausgeführt werden sollen. +Dies ist abhängig von der Klassifizierung des Projekts entsprechend den definierten Projekttypen. +Empfehlungen darüber, wie die Risiko-Management Teilprozesse für die vier Projekttypen gestaltet werden könnten, werden in den einzelnen Abschnitten gegeben.

13 13 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management-Plan: Inhalte (1) +Vorgehensweise: äHier werden Vorgehensweise, Werkzeuge und Datenquellen beschrieben, die beim Risiko-Management für dieses Projekt verwendet werden sollen. äVerschiedene Arten der Ausführung sind möglich, abhängig vom Projekttyp, der Projektphase, der verfügbaren Information und der Flexibilität, die das Risiko-Management enthalten soll. +Rollen und Verantwortlichkeiten: äHier wird definiert, wer für das Risiko-Management im Projekt verantwortlich ist, wer mitarbeitet und wer (technische) Unterstützung gibt. äRisiko-Management Teams, die nicht zum Projektteam gehören, können möglicherweise unabhängigere und vorurteilsfreiere Analysen durchführen als Mitarbeiter des betroffenen Projektteams.

14 14 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management-Plan: Inhalte (2) +Budget für Risiko-Management: äHier wird festgelegt, wieviel das Risiko-Management für dieses Projekt kosten darf. +Zeitplan: äHier wird festgelegt, wie oft der Risiko-Management Prozess während der Projektlaufzeit durchlaufen werden soll. äDie Ergebnisse der Risikoanalyse sollten früh genug vorliegen, um die Entscheidungen im Projekt noch beeinflussen zu können. äWährend der Projektlaufzeit sollten alle Entscheidungen periodisch überprüft werden.

15 15 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management-Plan: Inhalte (3) +Bewertung und Interpretation: äHier wird festgelegt, wie die Bewertung der identifizierten Risiken in den Prozessen Qualitative Risikoanalyse und Quantitative Risikoanalyse durchgeführt werden soll. äDies muss entweder generell im Unternehmen festgelegt werden oder vor Beginn der ersten Risikoanalyse im Projekt, um Konsistenz der Ergebnisse zu gewährleisten. +Risiko Schwellenwerte: äHier wird festgelegt, ab welcher Höhe/Kritikalität Gegenmaßnahmen gegen mögliche Risiken entwickelt werden sollen. äDiese Schwellenwerte sind das Ziel, gegen das die Effektivität der Risiko-Management Maßnahmen vom Projektteam gemessen wird.

16 16 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Risiko-Management-Plan: Inhalte (4) +Berichtsformate: äHier wird Inhalt und Form des Maßnahmenplans festgelegt. äAußerdem wird festgelegt, in welcher Form die Risiko- Management Prozesse dokumentiert, analysiert und ihre Ergebnisse gegenüber dem Projektteam, dem Lenkungsausschuß sowie sonstigen Betroffenen kommuniziert werden sollen. Dies kann entweder unternehmensweit generell festgelegt werden oder jeweils für ein einzelnes Projekt. +Risiko Controlling: äHier wird festgelegt, wie alle Facetten der Risiko-Management Aktivitäten aufgezeichnet werden sollen zum Nutzen des laufenden oder späterer Projekte. äWeiter wird festgelegt, wie die Risiko-Management Aktivitäten qualitätsgesichert werden sollen (Audit oder Review)

17 17 Workshop Risiko-Management in IT-Projekten - copyright Dr. Klaus Röber Baustein: RM-21 Planung - Version 2.0: 06/2001 DKR Unternehmensberatung Diskussion Risiko-Management planen


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