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Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches Wissensmanagement Vortrag auf dem Workshop:

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Präsentation zum Thema: "Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches Wissensmanagement Vortrag auf dem Workshop:"—  Präsentation transkript:

1 Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches Wissensmanagement Vortrag auf dem Workshop: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement-Lösungen, GI-Tagung Informatik 2002, Dortmund Joachim Hinrichs, Brigitte Nagler und Margita Zallmann Universität Bremen

2 P ro W is Projektübergreifendes Wissen im technischen Bereich Das Projekt wird gefördert durch: Bremer Landesprogramm Arbeit und Technik und Europäischen Sozialfonds

3 Gliederung des Vortrags 1.Problemstellung Dokumentenverwaltung 2.Grundlegende Anforderungen 3.Kernpunkte des Dokumentationskonzeptes 4.Kontext-Indexierung über die Doku-Tools 5.Fallstudie zur Einführung des Konzepts

4 1. Problemstellung Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung erfordert Organisation und Ordnung Hierarchische Ordnerstruktur als Hilfsmittel Einsatz in der Konstruktion - als Projektstruktur, für Varianten und Versionen

5 1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

6 Verzeichnisse in Funktion von Stücklisten Auflösung der Zusammenhänge durch Bereitstellung, Rückkopplungsschleifen und Projektabschluss Verlust der Nutzungskontexte und Sichten Verlust von Fachwissen und Know-how um die Dokumente und Arbeitsvorgänge

7 Fertigung / Einkauf Anlagen- betreiber Anlagen- Verwaltung Anlagenplanung Montage / Instandhaltung 126 x 45 ? Stüc k- list e Abteilungen haben unterschiedliche Ordnungsstrukturen. Zu finden sind unterschiedliche Nutzungs- kontexte und Sichtweisen auf die Dokumente. Im Prozess stehen die Arbeitsdokumente ständig in neuen Kontexten und Strukturen. Zurückliegende Zusammenhänge gehen verloren. Konstruktion Auftrag Änderung Pumpwerk Standort Mitte Stüc k- liste Unterschiedliche Nutzungs- kontexte und Perspektiven im Arbeitsprozess

8 2. Grundlegende Anforderungen Beschreibung und Sicherung der Arbeitszusammen- hänge als Know-how um die Vorgänge Bereitstellung und Ergänzung der Informationen in übergreifenden Prozessen Unterstützung der Dokumentation als zusätzliche Arbeitsaufgabe (Archivierung)

9 3. Kernpunkte des Konzeptes Wissensmanagement-Ansatz mit Fokus auf Dokumentenverwaltung Arbeitsstrukturen bilden die Ausgangsbasis Dokumentation stützt sich auf die Ordner und die enthaltenen Dokumente

10 3. Kernpunkte des Konzeptes Dokumentation dient dafür, die Nutzungskontexte und Sichtweisen zu beschreiben und festzuhalten Die Kontext-Indexierung beinhaltet den gezielten Einsatz zusätzlicher Dokumentations-Tools Dokumentation erfolg von den Akteuren selbst und gründet auf deren Kompetenz

11 3. Kernpunkte des Konzeptes Meta-Ebene der Dokumentation ermöglicht ein übergreifendes Verständnis und eine Kooperation Dokumentation erfolgt als prozessbegleitender, bereichsübergreifender Vorgang Strategie zur Wissensgenerierung, zum Wissens- austausch und als Basis für kooperative Arbeit

12 Fertigung / Einkauf Anlagen- betreiber Anlagen- Verwaltung Anlagenplanung Montage / Instandhaltung 126 x 45 ? Stü ck - lis te $ § % Konstruktion Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ:Zeichnung Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter:Wachmann Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar:JH-02 Arbeitsstand:CAD-Variante III Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ:Zeichnung Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter:Wachmann Archivplatz:Netzarchiv 1998/IV Techn. Platz:Pump.-Halterung 07 Kommentar:Inst.-haltung V98 JH Arbeitsstand:CAD-Variante III Anl.-Änderung /EM0 Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ: Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter: Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: Arbeitsstand: Auftrag Änderung Pumpwerk Standort Mitte Stück - liste Übergreifender Dokumentationsansatz, um jeweilige Kontexte und Sichten zu sichern. Ergänzung der Informationen in einem kontinuierlichen Prozess. Erschließung der Kontexte auf Basis der Ordnerstruktur, um die Zusammenhänge der Dokumente als Know-how zu sichern. Übergreifende Dokumentation der Arbeitsvorgänge

13 4. Kontext-Indexierung Indexierung und das Arbeiten in Ordnerstrukturen werden systematisch miteinander verbunden Kontext-Indexierung beinhaltet das Prinzip, im gleichen Kontext stehende Dokumente gleichartig zu beschreiben Dokumentation wird durch die Doku-Tools unterstützt Arbeitsweisen als Basis der Ausgestaltung (Stücklisten)

14 4. Kontext-Indexierung Auswahl der Ordner

15 Pre- /Post- Indexierung 4. Kontext- Indexierung: Konfiguration der Quellen- und Ziel-Filter

16 126x45 $ § % Fertigung / Einkauf Anlagen- betreiber Virtuelle Stückliste Pos. 1 Pos. 2 Pos... Anlagen- Verwaltung Anlagenplanung Montage / Instandhaltung 126 x 45 ? Stü ck - lis te $ § % Arbeitsstand CAD V. III Anlage ? Zugriff auf Arbeitsstände und Dokumente über die Dokumentation Konstruktion Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ:Zeichnung Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter:Wachmann Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar:JH-02 Arbeitsstand:CAD-Variante III Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ:Zeichnung Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter:Wachmann Archivplatz:Netzarchiv 1998/IV Techn. Platz:Pump.-Halterung 07 Kommentar:Inst.-haltung V98 JH Arbeitsstand:CAD-Variante III Anl.-Änderung Halt. EM 0299 / Genehm. Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD Datei: Zeichnung PW Projekt:PW Weserstr. Auftrags-Nr.: Dok-Typ: Anlage / Ort:Weser/ Elbstr Bearbeiter: Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: Arbeitsstand: Auftrag Änderung Pumpwerk Standort Mitte Stück - liste

17 5. Fallstudie Begleitung bei der Neuorganisation der Dokumentenverwaltung Der Fallstudienbetrieb Tätig in der Abwasserwirtschaft Problemlagen in der Konstruktion Fehlende Dokumentenverfügbarkeit Erhöhter Aufwand in der Projektbearbeitung Einbezug der IT-Abteilung bezüglich DMS

18 5. Fallstudie Erweiterung der Sicht Ursprünglicher Bedarf der Konstruktionsabteilung erweitert um die unternehmensweiten Anforderungen Abteilungsübergreifende Perspektive der Dokumenten- verwaltung hinsichtlich einer betrieblichen Kooperation

19 5. Fallstudie Organisationale Verankerung des Vorhabens Anfangs als abteilungsbezogene Aufgabenstellung Inzwischen übergreifender Ansatz, unterstützt von der Geschäftsführung und den Abteilungen Bereitstellung der personelle und finanziellen Ressourcen für das Konzept (z.B. Projektboard)

20 5. Fallstudie Einbezug der betrieblichen Akteure Information der Mitarbeiter Interviews und Expertengespräche Feedback an die Mitarbeiter Einrichtung von Arbeitsgruppen Übergreifende Gesprächsrunden und Workshops

21 5. Fallstudie Benutzungsorientierte Erprobung des Systems Durchführung von Pilotmaßnahmen Erhebung und Dokumentation der Schwierigkeiten Erweiterung der systemischen Anforderungen Verbindung mit arbeitsorganisatorischen Fragen Erprobung zusätzlicher Dokumentations-Tools

22 5. Fallstudie Stand des Projektes Sollkonzept konkretisiert, genehmigt und begonnen. Beginn der Umsetzung: Organisation - Veränderung der Vorgänge Technik - Test des Systems und der Prototypen Qualifikation – Schulungsmaßnahmen


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