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Einführung in MS Outlook MS Outlook Am 1.6.06, VS Winzer-Iggensbach; Ref.: Egon Planazs, FB.

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Präsentation zum Thema: "Einführung in MS Outlook MS Outlook Am 1.6.06, VS Winzer-Iggensbach; Ref.: Egon Planazs, FB."—  Präsentation transkript:

1 Einführung in MS Outlook MS Outlook Am , VS Winzer-Iggensbach; Ref.: Egon Planazs, FB

2 2 Outlook-Kurs – Überblick

3 3 Gliederung Outlook Übersicht Die Programm-Module im Überblick. Die Funktion s erstellen, versenden, empfangen, filtern. Signaturen erstellen. Arbeit mit Kontakten Kontakte erstellen, kategorisieren, importieren, exportieren. Arbeit mit dem Kalender Termine erstellen, importieren, exportieren. Kalenderansichten.

4 4 Gliederung -> Programm-Module von MS-Outlook Outlook Heute -Verwaltung Kontakte (Adressverwaltung) Kalender/Terminverwaltung Aufgaben Notizen

5 5 Outlook Heute ist ein nützliches Hilfsmittel das einem eine Wochenübersicht bietet, in der man bequem für die aktuelle Woche alle anstehenden Termine, Aufgaben und einen mengenmäßigen Inhalt der -Ordner sieht. Auf Wunsch kann man direkt per Mausklick zu den entsprechenden Elementen z.B. Termin wechseln. Termine und Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist, werden rot angezeigt. Ganztägige Ereignisse wie Feiertage, Geburtstage oder Ähnliches werden grün angezeigt. Outlook Heute erscheint, wenn man direkt auf den oberen "Persönlichen Ordner" bzw. bei Exchange auf "Postfach - " klickt.. Übersicht -> Outlook Heute Outlook Heute auf seine persönlichen Werte einstellen: Rechts oben auf "Outlook Heute anpassen..." klicken

6 6 s verwalten – Überblick: -Konto einrichten s versenden und empfangen s zur Nachverfolgung markieren s in Ordner einsortieren Neuen Ordner anlegen s verschieben per Menü: Extras - Organisieren per Regeln s schreiben s nach best. Kriterien auflisten

7 7 -Konto einrichten (1) (1) Menü Extras -> - Konten (2) Auswahl Ein neues E- Mail-Konto hinzufügen, dann Weiter klicken. Art des -Kontos auswählen (meistens POP3) (siehe auch: Liste 1, Liste 2).POP3Liste 1Liste 2

8 8 Im nächsten Fenster die Daten zum konto eintragen. Hinweis: Durch Anklicken der Schaltfläche Kontoeinstellungen testen können die Einstellungen zum Konto sofort getestet werden. Hierbei verschickt Outlook ein Testnachricht über und an das gerade erstellte Konto. -Konto einrichten (2)

9 9 Manchmal benötigt das Konto noch folgende Einstellungen, die die Authentifizierung betreffen. Dazu auf Weitere Einstellungen klicken. Im folgenden Fenster kann auch der Name des Kontos geändert werden. Beachten Sie die Karteireiter! -Konto einrichten (3)

10 10 s versenden und empfangen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/ Empfangen

11 11 s empfangen -> Nachverfolgung Für einige s ist eine Aktion, z.B. eine Antwort, notwendig. Da man als Empfänger in der Regel aber zunächst alle neuen s lesen möchte, um sich einen Überblick zu verschaffen, kann man mit der Nach- verfolgungskennzeichnung sicherstellen, dass man keine Beantwortung vergisst. s zur Nachverfolgung markieren

12 12 s in Ordner einsortieren Neuen Ordner unter dem Posteingang anlegen Ein Rechtsklick auf den Ordner Posteingang. Auf den Eintrag Neuer Ordner klicken. Im nächsten Fenster den Namen des neuen Ordners eingeben und gegebenenfalls einen anderen Ordner festlegen, unter dem dieser Unterordner erstellt werden soll. Mit OK bestätigen.

13 13 s in Ordner sortieren – Zwei Möglichkeiten: Extras - Organisieren Regel bzw. Filter

14 14 Extras - Organisieren Zuerst auf einen Ordner klicken, sonst ist der Menübefehl Organisieren u. U. nicht sichtbar. Im Menü: Extras – Organisieren -> Das Organisieren-Fenster wird eingeblendet. (1) -Nachricht(en) die verschoben werden soll(en), in der Ordneransicht markieren. (Ggf. Mehrfachauswahl mit gedrückter Shift- bzw. Strg-Taste) (2) Den Ordner auswählen, in den hinein verschoben werden soll. (3) Verschieben anklicken.

15 15 s einordnen mit einer Regel; (1) Regel formulieren Es soll eine Regel aufgestellt werden, bei der Folgendes gilt: Alle s im Posteingang, die von der Firma Pinnacle kommen, sollen in den Ordner Test verschoben werden.

16 16 s einordnen mit einer Regel; (2) Regel formulieren Ein Doppelklick auf eine Pinnacle- im Posteingang öffnet diese. Der Absender wird angezeigt. Wir merken uns davon das Wort Pinnacle. Wir benötigen es später, um die Regel formulieren zu können.

17 17 s einordnen mit einer Regel; (3) Funktion starten Entweder im Menü: Regeln und Benachrichtigen oder im Organisieren-Fenster Regeln und Benachrichtigen

18 18 s einordnen mit einer Regel; (4) Regel Assistent ausführen im Fenster Regeln und Benachrichtigen auf Neue Regel… klicken Das Fenster Regel Assistent öffnet sich. Dort Regel ohne Vorlage erstellen einstellen, dann …... auf Weiter klicken.

19 19 s einordnen mit einer Regel; (5) Regel definieren - was Im Regel Assistenten Folgendes auswählen: mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse Dann auf den unterstrichenen Ausdruck klicken. Anschließend muss ein Wort eingetippt werden, das im Absender der vorkommt. (Wir haben uns das Wort Pinnacle gemerkt)

20 20 s einordnen mit einer Regel; (6) Regel definieren - was Wir tippen Pinnacle ein und klicken aufHinzufügen, dann auf Ok. Der erste Teil der Regel im Regel Assistenten hat sich geändert. Wir klicken auf Weiter und werden gleich gefragt, was mit der so ausgewählten passieren soll.

21 21 s einordnen mit einer Regel; (7) Regel definieren - wohin Jetzt geben wir den Ordner an, in den die (s) mit dem Wort Pinnacle im Absender verschoben werden. Dazu wählen wir die erste hier angegebene Möglichkeit aus. Wir klicken wieder auf das unterstrichene Wort Zielordner und wählen im Dateiauswahlfenster, das gleich darauf erscheint, den richtigen Ordner aus.

22 22 s einordnen mit einer Regel; (8) Regel definieren - wohin Im Dateiauswahlfenster auf den Zielordner klicken, dann mit Ok bestätigen. Die Regel ist jetzt fertig, daher können wir auf den SchalterFertigstellen klicken.

23 23 s einordnen mit einer Regel; (9) Regel anwenden Die Regel kann jetzt angewendet werden. Nach dem Klicken des betreffenden Schalters wählen wir im Fenster Regeln jetzt anwenden die Pinnacle-Regel aus und klicken auf Jetzt ausführen. Ergebnis: Alle s von Pinnacle werden verschoben in den Ordner test.

24 24 s verwalten; Neue schreiben (1) Zum Posteingang wechseln und auf das Symbol Neu klicken. Alternative: Tastenkombination Strg + Shift + M adresse der betreffenden Person in das Feld An eintippen. Alternative: Wenn der Adressat schon in Outlook als Kontakt mit -Adresse angelegt ist, kann man auch den Namen der Person eingeben. Outlook erkennt die dazu gehörige -Adresse automatisch.

25 25 s verwalten; neue schreiben (2) Ergebnis: Die wird im OrdnerPostausgang abgelegt, beim nächsten Sendevorgang verschickt und dann in den Ordner Gesendete Objekte abgelegt. (2)Betreff in das gleichnamige Feld eingeben. (1) adresse der betreffenden Person in das Feld An eintippen. (3)Nachrichtentext schreiben. (4)Auf die Schaltfläche Senden im - Fenster klicken.

26 26 s verwalten; neue schreiben (3): Word als Editor (1)Menü: Extras – Optionen … (2)Reiter: -Format (3)Word als Editor auswählen

27 27 s versenden an feststehenden Empfängerkreis senden: Verteilerliste einrichten (folgt später!!!) Signatur als Word-Autotext

28 28 s versenden; Signatur als MS-Word Autotext (1) (1)Neue erzeugen (2)Persönliche Daten ins Textfeld eintragen und markieren (4)Autotext-Eintrag mit einem Namen versehen und Ok (3)Menü: Einfügen – Autotext – Neu…bzw. Tastenkomb. Alt-F3 erzeugt einen Autotext-Eintrag

29 29 s versenden; Signatur als MS-Word Autotext (2) (1)Die Taste F3 (bei neueren Versionen auch die Eingabe- Taste) ruft die Signatur ab und fügt sie ein. (1)Die Bezeichnung der Signatur eintippen.

30 30 s nach bestimmten Kriterien auflisten Standardmäßig sind alle s im Posteingang nach Datum geordnet. Andere Sortieransichten erhält man im Menü: Ansicht – Anordnen nach -

31 31 Kontakte verwalten Kontakt erfassen Kategorien Kontakte sortiert anzeigen Kontakte importieren vCard MS Excel-Datei Kontakte exportieren

32 32 Kontakte (Adressen…) erfassen Ein recht aufwändiges Erfassungsformular lässt die Speicherung umfangreicher Daten zu einem Kontakt zu. Man beachte die Reiter über und die zahlreichen Schalter im Formular.

33 33 Kontakte erfassen - Kategorien Um einen größeren Adressatenkreis in Untergruppen einteilen zu können, ist es vorteilhaft, jeden Kontakt einer Kategorie zuzuordnen.

34 34 Kontakte sortieren – nach Kategorien Um alle Kontakte nach Kategorien sortiert anzeigen zu lassen wählt man aus dem Menü: Ansicht – Anordnen nach – Aktuelle Ansicht – Nach Kategorie Ergebnis:

35 35 Kontakte importieren – vCard (1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren. (2)Import/Export-Assistent: vCard (.vcf) importieren (3)Die vcf-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Inhalt wird in den Kontakten gespeichert. vCard vCard ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Adressdaten. Outlook kann die Angaben einer vCard in die Kontakte importieren. Aufbau einer vCard:

36 36 Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (1) Ich berücksichtige: Jede Spaltenüberschrift in der Excel-Tabelle soll einem Feldnamen in Outlook entsprechen. Was ich in Excel tun muss: Outlook – Klick auf Name Ausschnitt aus MS Excel-Tabelle

37 37 Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (2) Weitere Voraussetzungen Excel-Tabelle: Der zu importierende Bereich in der Excel-Tabelle muss einen Namen bekommen haben. Dieser benannte Bereich wird später in Outlook importiert -> Namen merken! Excel muss während des Import- Vorgangs geschlossen sein. In Excel: Namen für Importbereich vergeben: 1) Importbereich markieren 2) In das Namenfeld links oben einen Bereichsnamen eintippen.

38 38 Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3) Was ich in Outlook tun muss (1): (1)Menü: Datei – Importieren/Ex portieren (3)Nach dem Klick auf Weiter Excel-Tabelle als Importtyp auswählen (2) Im Fenster Datei importieren:

39 39 Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (3) Was ich in Outlook tun muss (2): (4)Nach Klick auf Weiter die Datei mitDurchsuchen auf dem Datenträger suchen. In Optionen kann noch eingestellt werden, ob doppelte Adresseinträge erlaubt werden. (5) Der Zielordner in Outlook ist Kontakte. Ergebnis: Die Daten aus der Excel-Tabelle werden nach Outlook importiert.

40 40 Kontakte importieren aus einer Excel-Datei (4) Was ich in Outlook tun muss (3): (6)Excel- Spaltenüberschriften und Outlook-Feldnamen lassen sich im nächsten Fenster zuordnen (7) Ist die Zuordnung abgeschlossen, wird der Importvorgang mit Klick aufFertigstellen im Fenster Datei importieren gestartet.

41 41 Kontakte exportieren Export verläuft analog zum Import (1)Export nach Excel mit dem Import/Export- Assistenten. (2) Abspeichern eines Kontakte-Bereichs: Menü: Datei – Speichern Unter… Der Dateityp ist Nur Text

42 42 Verteilerliste erstellen s an einen feststehenden Adressatenkreis versenden (1)In Kontakte: Neu - Verteilerliste. (2) Die Verteilerliste erhält einen Namen, unter dem sie abgelegt wird. (3) Über Mitglieder auswählen kann man aus dem Kontakte-Ordner die Adressen zur Verteilerliste hinzufügen. (4) Neue erzeugen, auf den SchalterAn… klicken und aus dem Kontakte- Fenster die Verteilerliste auswählen, an deren Mitglieder die gehen soll.

43 43 Kalenderansichten Kalender auf verschiedene Arten ansehen: (1) Menü: Ansicht (2) Kalender-Symbolleiste (3) Menü: Ansicht - Anordnen nach - Aktuelle Ansicht

44 44 Termine erfassen Ein Erfassungsformular bietet nicht nur die Möglichkeit zur Erfassung von Einzelterminen, sondern auch die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Termine zu erfassen. Ordne ich Termine Kategorien zu, sind zu einem späteren Zeitraum umfangreiche Auswertungen, z.B. in Excel möglich.

45 45 Termine importieren - iCalendar Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten. (1) Menü: Datei – Importieren/Exportieren. (2)Import/Export-Assistent: vCalendar (.vcs) oder iCalendar (.ics) importieren (3)Die ics-Datei im Dateiauswahlfenster doppelklicken -> Termin wird im Kalender gespeichert u. angezeigt. iCalendariCalendar ist ein standardisiertes Format für den Austausch von Kalenderdaten. Aufbau iCalendar:

46 46 Termine importieren – aus Exceldatei Das Importieren von Terminen verläuft analog zum Importieren von Kontakten. Es gelten die gleichen Vorbereitungen: (1) Spaltenüberschriften sollten den Feldnamen in Outlook entsprechen, ansonsten kann man Felder zuordnen. (2) Der zu importierende Bereich muss in Excel mit einem Namen versehen werden. (3) Excel muss während des Importes geschlossen sein. Beispiel: Import einer Termintabelle.

47 47 Termine exportieren – iCalendar Eine iCalendar-Datei erstellt man so: (1)In der Kalenderansicht auf den zu speichernden Termin klicken (2)Menü: Datei – Speichern unter… (3) Speicherort bestimmen, Dateiname eintippen und als Dateityp iCalendar auswählen. (4)Speichernklicken. Aufbau einer iCalendar-Datei.


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