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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 1 Informationsberufe Information & Knowledge Management Projektmanagement - organisatorische & sozialpsycho-

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1 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 1 Informationsberufe Information & Knowledge Management Projektmanagement - organisatorische & sozialpsycho- logische Aspekte Nach Heintel P. und Krainz E.

2 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 2 Informationsberufe Information & Knowledge Management Projektmanagement sinnvoll, falls... n Problem- bzw. Aufgabenanalyse ergibt, daß alternative Organisationsformen sinnvoll (z.B. quer durch die Hierarchie, abteilungsübergreifend, horizontal), n Aufgabe aus täglichem Ablauf herausgenommen werden soll n interdisziplinäre Aufgabe: (z.B. gleichzeitige Beteiligung verschiedener Fachabteilungen) n mehrere selbständige Unternehmen beteiligt n Zielsetzung und Zeit (Anfang, Ende) gut abgrenzbar sind n Wirtschaftliches Risiko durch Projektmanagement besser bewältigt werden kann n Autonomie bzw. wenigstens Teilautonomie erwünscht ist n Relation Kosten : Energieaufwand zum Nutzen stimmt n Gewisser Innovationsgrad mit Aufgabe verbunden n...

3 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 3 Informationsberufe Information & Knowledge Management,,Systemabwehr [1] n Jedes lebendige System versucht sich selbst in seinem Status quo zu erhalten, wenn in ihm bisheriges Überleben" gewährleistet war. n Status quo wird gegen äußere und innere Feinde" (Einflüsse, Aufforderungen, sich zu verändern...) geschützt und verteidigt. n Kein System verändert sich freiwillig, entweder durch äußere Umstände, Not, Katastrophen dazu gezwungen oder eine,,innere Macht", die Zwangsmaßnahmen vorsehen und durchsetzen kann. n Sogenannter Erfolg macht veränderungsunwillig, unkritisch sich selbst gegenüber und,,lernresistent". n Organisations- und Strukturmaßnahmen betreffen immer Systemveränderungen, sollen sie wirksam sein; damit entstehen im System Differenzen, Bewegungen, Unruhe, Konflikte. n Eigenmotivation zur Veränderung gewinnen Systeme nur über Selbstreflexion -->,,Not" zur Veränderung selbst bewußt.

4 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 4 Informationsberufe Information & Knowledge Management,,Systemabwehr [2] n Fremdes, von außen Zugemutetes, wird abgestoßen wie Bakterien, Krankheitserreger; Systeme entwickeln genauso wie Individuen komplizierte, oft unbewußte Abwehren, in denen der Status quo verteidigt wird. n Linienorganisation und Projektmanagement unterscheiden sich strukturell, organisatorisch, funktional, ebenso was Kompetenzen und Verhaltensanforderungen anlangt, voreinander; n PM-Einführung gefährdet Status quo der Linien Organisation. Projektmanagement als,,Bazillus" gesehen. n Es fehlen uns weitgehend Umgangsformen mit diesen Abwehrzusammenhängen, n PM-Einführung gelingen: notwendig, das jeweilige System in eine,,Selbstreflexion" zu führen, in der es selbst seine Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit erkennt und nachvollziehen kann. n Ein probates Mittel der Selbstreflexion ist eine gemeinsame Analyse der,,Unternehmensidentität" und eine Organisations- diagnose.

5 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 5 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe gegen PM... [1] n Einrichtung nur,,,weil es eben modern ist", n wenn Aufgabe in Linie mindestens ebenso gut bewältigbar n wenn es nur,,Lippenbekenntnis" ist, n wenn keinerlei Vorbereitung und Information stattfinden, n wenn weder Schulung noch unterstützende Begleitung vorgesehen n wenn man dem Projekt von vornherein jede Autonomie verweigert, n wenn man nicht bereit ist, für die Einrichtung der Projektorganisation Zeit und Mühe aufzuwenden, n bei negativem Kosten-Nutzen-Verhältnis, n wenn zur,,Zerschlagung" der Linienorganisation eingerichtet n wenn man die Verantwortung ausschließlich der internen Organisationsabteilung überläßt,

6 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 6 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe gegen PM... [2] n zwischen gleichberechtigten Unternehmen: wenn man es versäumt, gute Vertrage zu machen n wenn man den Organisationswiderspruch nicht berücksichtigt, gewaltsam,,harmonisiert" oder,,unter den Teppich kehrt", n wenn man Projektmanagement mißbraucht (z.B. zum Abschieben lästiger Mitarbeiter oder Probleme), n wenn Qualifikationsanforderungen nicht berücksichtigt oder nicht,,nachgeholt" werden, n wenn Projekte aus Zufall und Laune entstehen, n wenn Mitarbeiter ohne ihr Wissen und Wollen,,hineinvergattert" werden, n wenn man die formalen lnstrumente nicht beherrscht (Techniken wie Netzpläne, Projektstrukturpläne etc.), n wenn man Aufgabenstellung, Zielsetzung und Zeitplan diffus läßt,

7 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 7 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe gegen PM... [3] n wenn übersieht, daß es sich um,,Prozeßmanagement" handelt, n wenn man sich keine Zeiten für,,Unvorhergesehenes" einbaut, n wenn man von Feedback-Schleifen nichts hält, n wenn keine Zeit im alltäglichen Arbeitsprozeß eingeräumt wird, n wenn man Rahmenbedingungen nicht sorgtältig besprechen und festlegen will (Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Entscheidungs-, Berichtsverfahren etc.), n wenn keine Transparenz erfolgt, Projekte als,,Geheimbündelei" n wenn gruppendynamische Prozesse im Projekt unterschätzt, n wenn man die notwendigen Unterschiede zwischen hierar- chischem Verhalten und projektbezogenen Verhaltens- anforderungen nicht wahrhaben will, n wenn man die Einführung nicht sorgfältig plant, etwaige Überforderungen nicht berücksichtigt

8 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 8 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe gegen PM... [4] n wenn man,,sicherheitshalber" auch die Linie mit einem gleichen Auftrag beschäftigt (Doppelarbeit, Mehrkosten), n wenn der Einübung ins neue Instrumentarium zu wenig Zeit gibt, n wenn man den Konkurrenzkampf Linie-Projekt nicht berücksichtigen will und keine geeigneten Steuerungsformen einrichtet, n wenn man die,,Signalwirkung" eines Mißerfolges nicht berücksichtigt, n wenn man der Akzeptanzfrage im Zusammenhang mit Ergebnissen zu wenig Aufmerksamkeit schenkt, n wenn Bereichssegoismen ins Projekt durchschlagen und nicht besprechbar sind, n wenn Projekte ausschließlich als,,Zusatzaufgabe" verstanden, n wenn man keine Prioritäten setzt,

9 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 9 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe gegen PM... [5] n wenn Projekte zu sehr mit sich selbst beschäftigt sind (sich,,verzetteln"), n wenn zu starre Vorgaben das Projektmanagement behindern, n wenn zu bohen Erwartungsdruck mit dem Projekt verbindet, n wenn,,Schnittstellen" absichtlich unklar gelassen werden, n wenn im Projekt nicht auf hierarchische Macht und Position verzichten will, n wenn in Projekten übergeordnete Unternehmensziele,,vergessen" werden und Projekte zu eigenen Subunternehmen werden,

10 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 10 Informationsberufe Information & Knowledge Management Fehler bei PM-Einführung n beginnt halbherzig an irgendeiner Ecke, um Sache zu,,erproben". Die Motivation ist flau, und Verlauf entspricht von Anfang an dem Wunsch, daß das Ganze ohnehin nichts taugt, n man schafft Projekte, nimmt ihnen aber von vornherein die,,Luft", indem man ihnen kaum Zeit, Raum und Geld zur Verfügung stellt, n man inflationiert die ganze Idee, indem man für alles, was nur irgendwie ein Problem ist, eine Projektgruppe gründet, n man setzt Projektgruppen ein, weil es,modern" ist, und übergibt ihnen Auf gaben, die ohne weiteres von der bisherigen Linienorganisation zu bewältigen wären; n Unternehmensführung etc. vermeiden eindeutige Entscheidung für Projektmanagement und überlassen nach diffusen Bereitwilligkeitserklärungen Entscheidung den nächsten Ebenen, n man springt ohne vorbereitende Überlegungen ins Projektmgmt., n man verläßt sich nur auf externe Experten und Berater und wähnt sie im Besitz des Idealmodells (Autoritätsverschiebung);

11 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 11 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe für PM… [1] n Flexiblere Reaktionsmöglichkeiten auf Umwelten: komplexere Aufgaben, neue Vorschriften, Gesetze, Probleme, Markt- veränderungen, Verkürzungen von Innovations- und Entwicklungs- zeiten n Vergrößerung der Beweglichkeit der Organisation (,,Struktur- aufweichung) n bessere Ausnutzung und Koordination vorhandener Kompetenz, n bessere Komplexitätsbewältigung, n höhere Kreativität, da mehr Selbständigkeit verlangt, n Kreativitätssteigerung durch heterogene Gruppen, n höhere Motivation durch Herausforderung und Verantwortungs- zuteilung, n bessere Berücksichtigung von Selbständigkeitswünschen, n Antwort auf die Hierarchiekrise,

12 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 12 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe für PM... [2] n Verkürzung von Entscheidungswegen, n bessere Organisationsmöglichkeit von Interdisziplinarität und bereichsübergreifender Aufgabenstellung, n gute Organisationsform für mehrere gleichberechtigte Unternehmen in einer Aufgabenstellung (Verträge!), n geeignet für Großvorhaben, n Benutzen von Gruppenvorteilen (informeller Strukturen), n Gewährleistung von Kontinuität (,,an einem Stück arbeiten"), n Erwerb neuer Kompetenzen (sozial, organisatorisch, gruppendynamisch,,,selbstreflexiv"), n transparente Planung gegen,,Hauruck"-Management und blinden Aktionismus, n bessere ökonomische Rationalität (klare Zeitpläne, Budget),

13 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 13 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe für PM... [3] n bestmöglicher Einsatz qualifizierter Mitarbeiter, egal, wo sie in der Hierarchie positioniert sind, n Entscheidungsoptimierung durch Gruppenkoordination, n flexibles Krisenmanagement, weil schnell reaktionsfähig, n fängt Überforderung der obersten Hierarchieebenen besser auf, n ermöglicht Aufweichung von Abteilungs- und Bereichsegoismen, n Vernetzung fachlicher Kompetenz quer durch die Hierarchie, n besseres Delegationssystem, wendet sich gegen: Rückdelegation nach oben, Kreisdelegation (,,heiße Kartoffel"), Delegation nach unten (,,den letzten beißen die Hunde", bei mir bleibt alles hängen"), n Möglichkeit direkter Kommunikation, n bessere Identifikation mit Ergebnis und Durchführung,

14 LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch 14 Informationsberufe Information & Knowledge Management Gründe für PM... [4] n Ermöglichen der Bildung neuer Mitarbeiterqualifikationen, die auch die Hierarchie braucht: Selbständigkeit, Verantwortlichkeit, Kritikfähigkeit, Teamfähigkeit, n höhere Selbstverwirklichung möglich, n flexible Personalauswahl möglich, n Erwerb eines reiferen Konfliktumgangs, n,,ganzheitliche" Planung in Produktentwicklung möglich, n viele Hierarchieebenen miteinander involviert, n,,kollektive Konzentration" möglich, n schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen, n gemeinsame Strategien besser und dauerhafter erarbeitet, n klare Kosten-Nutzen-Abwägung möglich, n Frühdiagnose von Schwierigkeiten eher möglich,


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