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Process Modelling Frankfurt, 21. August 2001 3 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Agenda Process Modelling - Wozu? Prozesse - Was ist das? Prozess.

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2 Process Modelling Frankfurt, 21. August 2001

3 3 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Agenda Process Modelling - Wozu? Prozesse - Was ist das? Prozess Modellierung mit der (e)EPK-Methode - Wie? Vorteile der epk-Notation Beispielprozess

4 Prozeß Modellierung - Wozu?

5 5 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozeß Modellierung - Wozu? Definition und Kontrolle von Workflows Activity-based costing (ABC) Grundlage zur Softwareentwicklung Moderationstool Anforderungsanalyse Projektplanung... Beispiele Modellierung von Prozessen als Schnittstelle zwischen strategischer Entscheidung und tatsächlicher Ausführung

6 Prozesse - Was ist das?

7 7 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozesse - Was ist das? Eine allgemeine Definition nach der wir alle viel klüger sind! Definition Ein Prozeß ist....eine Beschreibung logisch-funktional zusammenhängender Aktivitäten (Ablaufreihenfolge)....in einem Zeit- und/oder Leistungshorizont. Ein Prozeß wird.... durch ein definiertes Startereignis (Trigger) angestossen....und schließt mit einem vordefiniertem Endereignis ab.

8 8 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozesse - Was ist das? Folgende Prozeßtypen werden unterschieden Prozesse zur Bereitstellung von Ressourcen und/oder Infrastruktur UNTERSTÜTZUNGSprozesse Prozesse zur übergreifenden Planung, Steuerung und Kontrolle FÜHRUNGSprozesse Prozesse zur Erstellung bzw. Umsetzung eines Produktes und/oder einer (Dienst-)Leistung LEISTUNGSprozesse

9 9 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozesse - Was ist das? Folgende Prozeß-Sichten werden unterschieden Prozeß richtet sich über einen zuvor definierten Zeithorizont an einem Kunden aus KUNDEN-Sicht Prozeß richtet sich an einer zu erbringenden Leistung bzw. einem zu erstellenden Produkt aus FUNKTIONS-Sicht

10 10 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozesse - Was ist das? Graphische Darstellung unterschiedlicher Prozeß-Sichten am Beispiel KDP - stark vereinfacht !! Eine Prozeß-Sicht gibt keine Auskunft über den Prozeß-Typ. Im vorliegenden Fall sind alle dargestellten Prozesse Leistungsprozesse!! Zeithorizont Prozess Welcome Package Kunde erhält Welcome Package Prozess Magazin Kunde erhält Magazin Prozess Telefonische Kundenbefragung Outbound: Kunde wird befragt Prozess Telefonische Kundenbefragung Outbound: Kunde wird befragt Funktionssicht Kundensicht KDP-Prozeß

11 11 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozesse - Was ist das? Sonstige Prozeßtypologie Clustering von zusammenhängenden Prozeßschritten, - Aufgaben des Metaprozeßes zu Kernprozessen KERNprozesse Clustering von zusammenhängenden Prozeßschritten, - Aufgaben des Kernprozesses zu Hauptprozessen HAUPTprozesse Ein in sich geschlossener, unabhängiger Prozeß (Aufgabe) METAprozesse Alle Einzelprozessschritte / Aktivitäten / Aufgaben zur Bearbeitung des Hauptprozesses Subprozesse, Aktivitäten, Aufgaben

12 12 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Kamp.- planung (Sub) Kamp.- Konzept (Sub) Kamp.- durch- führung (Sub) Subprozesse eines Hauptprozesses Zielgruppen- bestimmung (Haupt) Potential- analyse (Haupt) Kampagne zur Adress- generierung (Haupt) Daten- erfassung (Haupt) Hauptprozesse eines Kernprozesses Lead Management (Meta) Prozesse - Was ist das? Graphische Darstellung von Meta-, Kern-, Haupt- und Subprozessen am Beispiel Lead Management Prozeß Lead Generierung (Kern) Lead Qualifi- zierung (Kern) Beratung (Kern) Angebots- erstellung (Kern) Kernprozesse des Metaprozesses

13 Prozeß Modellierung - Wie?

14 14 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozeß Modellierung - Wie? Zeitpunkt einer Prozeß Modellierung Faustregel: Die Prozeß Modellierung geht immer der eigentlichen Prozeß Operationalisierung voraus! Auf Deutsch: Bevor man etwas macht, sollte der Prozeß modelliert werden (Wer macht Was, Wann, Wie genau, Womit und Warum wirds gemacht) Zeitpunkt Planung Was? Wann? Warum? Anforderungen? Konzept Wer? Wie genau? Wann genau? Durch- führung Butter bei de Fische Kontrolle Abschluß, Prüfung des Warums Meta-Prozess (Kern-Prozesse) Kern-Prozesse Haupt-Prozesse Sub-Prozesse Projektphasen

15 15 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozeß Modellierung - Wie? Vorbereitung zur Prozeß Modellierung Definition von Start- und Endereignis des Prozesses (=Bestimmung des Types und des Umfanges des Prozesses) Beispiel: Prozeß Lead Management Startereignis: Interessent wünscht Testfahrt (Interneteintrag) Endereignis: VB hat Interessent Angebot unterbreitet Beispiel: Prozeß Mailingaktion Startereignis:Kunde will Mailing Endereignis: Mailingaktion durchgeführt Definition der Prozeß-Sicht (Funktion / Kunde) Anforderungsanalyse (externe Sicht) an bzw. Rahmenbedingungen für den Prozeß u.a.: Meßgrößen, zu verwendende Daten, Zielgruppenbestimmung, Zeitrahmen, zu verwendende Technologie, Vorgabe des Channels etc. Vorbereitung

16 16 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozeß Modellierung - Wie? Methodik zur Prozeß Modellierung Methodik zur Prozeß Modellierung mit der (e)EPK-Methode (Ereignisgesteuerte Prozeßketten) semiformale, graphische Modellierungssprache in 1992 entwickelt von Prof.Scheer (Uni Saarbrücken) ISO900x zertifiziert Umfang eines Prozeß Modells I. eine graphische Abbildung des Prozesses II. ein Prozeßdictionary III. eine Prozeßbeschreibung (bedarfsgerecht)

17 17 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die graphische Prozeßabbildung nach der epk-Methode

18 18 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Symbolik der epk-Methode Ereignis Ereignisse sind Auslöser von Aktivitäten und sind deren Ergebnis Syntaktische Regel für Ereignis: einem vorangestellten Substantiv folgt immer das Partizip Perfekt des gewählten Verbs Daten liegen bereinigt vor Kunde ruft an Mailing ist versendet Schalke ist Meister geworden

19 19 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Symbolik der epk-Methode Aktivität Aktivitäten transformieren Input- in Outputdaten (etwas wird durchgeführt) Syntaktische Regel für Aktivität: einem vorangestellten Verb folgt ein Substantiv Bereinige Daten Rufe Kunde an Versende Mailing Erstelle Konzept

20 20 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Symbolik der epk-Methode Rolle Die Rolle beschreibt die Abteilung und/oder Person, die die Aktivität durchführt und für das Erreichen des Endereignisses verantwortlich ist Syntaktische Regel für Rolle: keine Account Dataservices Produktion Call Center Agent

21 21 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Symbolik der epk-Methode Anwendung / IT Die Anwendung / IT beschreibt die Softwarel, die Datenbank, das IT-System, mit welcher die Aktivität durchgeführt wird Syntaktische Regel für Aktivität: keine Lotus Notes Marketing Manager SpSS

22 22 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Symbolik der epk-Methode Sonstige Shapes

23 23 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Das Prozeßdictionary Das Prozeßdictionary gibt eine vollständige Auflistung der Prozeßschritte inklusive (wahlweise) Bemerkungen und Seitenangabe wieder

24 24 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Prozeßbeschreibung Die Prozeßbeschreibung enthält Detailinformationen zu den Prozeßschritten, beispielsweise Dauer, Manntage, Kosten, Start- & Endtermin, Implikationen für die prozeßunterstützende Software etc.

25 25 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Die Prozeßbeschreibung Beispiel Softwareentwicklung Prozeßauszug

26 Vorteile der epk-Notation

27 27 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung Vorteile der epk-Notation Vorteile Endereignisse geben Auskunft über das Deliverable eines Prozeßschrittes, eines ToDos, einer Aufgabe (mehr Transparenz für Aussenstehende) Ereignisse können je nach Bedeutung als Meilensteine in der Projektplanung verwendet werden Durch Ereignisse wird das was kann schieflaufen transparent gemacht Übersichtlichkeit: Durch die Möglichkeit der Dekomposition (Bündelung zusammenhängender Aktivitäten zu einem Prozeßschritt) erstrecken sich die epk- Prozesse niemals über mehr als eine Seite. Jede Seite zeigt einen in sich geschlossenen Prozeßschritt. Wiederverwendbarkeit: Durch die Bündelung logisch-zusammenhängender Aktivitäten können Module gebildet werden, die bei nachfolgenden, ähnlichen Projekten wieder verwendet werden können. Durch Detailtiefe bekommen sowohl Prozeßbeteiligte als auch der Auftraggeber Einblick in Zusammenhängende, Abläufe und Abhängigkeiten der einzelnen Prozeßschritte Jeder weiß zu jedem Zeitpunkt was zu tun ist Durch erhöhten Planungsaufwand verringert sich der Aufwand der Durchführung und das Nervenkostüm der Projektbeteiligten wird geschont

28 Beispielprozeß

29 29 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Beispiel Beispiel Kunde will zweistufige Aktion: Ein Respons ing mit telefonischem Nachfass (sowohl Reagierer als Nicht- Reagierer). Wenn Kunde innerhalb von 4 Wo nicht reagiert, soll er als Nicht- Reagierer behandelt werden. Kunde möchte eigene Kundenadressen benutzen (diese müssen noch bereinigt werden - Kunde kennt Potential nicht) Kunde möchte zum Abschluß ein Reporting und eine Analyse der Mailingaktion für kommende Aktion

30 30 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Beispiel

31 31 Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum Prozess Modellierung - Wie? Beispiel


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