Anleitung zur Erhebung von Personendaten mit Excel™ Arbeitsmappe

Präsentation zum Thema: "Anleitung zur Erhebung von Personendaten mit Excel™ Arbeitsmappe"—  Präsentation transkript:

1 Anleitung zur Erhebung von Personendaten mit Excel™ Arbeitsmappe
Sucht-Selbsthilfe der Freien Wohlfahrtspflege in Hessen Anleitung zur Erhebung von Personendaten mit Excel™ Arbeitsmappe Für Gruppenverantwortliche Hessen Guttempler in Hessen KV Odenwaldkreis e.V. Weiter mit Mausklick oder navigieren mit den Pfeiltasten Abbrechen mit „Esc“

2 Hilfsmittel zur HLS-LKSH Erhebung in Hessen Datenerfassung mit dem PC auf Gruppenebene
Es empfiehlt sich die aktuellste Datei der Excel™ Arbeitsmappe von der „KB GG Service-Seite“ herunterzuladen. Für die erstmalige Erfassung Es ist sehr sinnvoll, sich zu Jahresbeginn diese Arbeitsmappe einzurichten, um damit die Daten zeitnah und aktuell erfassen zu können. Der kontinuierliche Erhebungsaufwand verteilt sich auf das gesamte Jahr und ist jeweils nicht groß. Der Zeitvorteil zeigt sich dann beim Erstellen des Erhebungsbogens im Januar des Folgejahres. Signifikant geringerer Zeitaufwand ist dafür dann noch notwendig. Wichtig: Vor dem Beginn der Datenein- gabe sollte der Dateiname umbenannt werden. Z.B. „Erhebung-x……x_201x.xls Sprechender Name für die Gruppe Erhebungsjahr Bei wiederholender Erfassung Zu Beginn eines neuen Erhebungsjahres, vor Dateneingabe, sollte der Dateiname aktualisiert werden (Erhebungsjahr). „Erhebung-x……x_201x.xls Sprechender Name für die Gruppe Aktualisiertes Erhebungsjahr Die Vorjahresdatei zu archivieren nicht vergessen!

3 Die Excel ™ - Arbeitsmappe hat 3 Arbeitsblätter
Erklärung zum Ausfüllen Blatt „ERKLÄRUNG zur Arbeitsmappe“ (abgebildet) Blatt „SUMMENBLATT“ Eingabe: 1 Erhebungsjahr Verbands-/Gruppendaten Datum / Unterschrift Dies ist der Erhebungsbogen zum ausdrucken Blatt 3 „Eingabe PERSONENDATEN“ Hier werden Zielgruppe und die personenspezifischen Daten eingegeben

4 Arbeitsblatt 1 „Erklärung zur Arbeitsmappe“
Arbeitsschritte Kurzfassung Details werden nachfolgend erklärt immer Kurzbeschreibung der Arbeitsmappe Erklärung zum Ausfüllen Weiter zum Vergrößern

5 Arbeitsblatt 2 „Summenblatt“ (Erhebungsbogen )
Ins Summenblatt werden nur Kopf- und Fußdaten direkt eingegeben. Alle anderen Felder sind durch Formeln mit Summendaten aus dem Blatt 3 gefüllt! Summenblatt Schritt 1: Hier die Jahreszahl der Erhebung (in Zelle F1) eingeben. Diese ist auch für die Berechnung der Altersgruppen im Blatt 3, "Eingabe Personendaten“, erforderlich. Schritt 2: Hier Verbands- und Gruppendaten (in Zellen D9 - D13) eingeben! Schritt 4: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten und vor dem Drucken hier das Datum eingeben. Unterschrift! Schritt 3: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten im Blatt 3, Summen auf Fehler und Plausibilität prüfen, ggfs. Änderungen im Blatt 3 vornehmen. 2014 Schritt 1: Hier die Jahreszahl der Erhebung (in Zelle F1) eingeben. Diese ist auch für die Berechnung der Altersgruppen im Blatt 3 "Eingabe Personendaten" erforderlich. Drogen/Alkoholhilfe e.V. D/A Hilfe Hessen e.V. Marburg Rolf Kaiser Schritt 2: Hier Verbands- und Gruppendaten eingeben! (in Zellen D9 - D13) Schritt 3: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten, Summen auf Fehler und Plausibilität prüfen, ggfs. Änderungen im Blatt 3 vornehmen. Schritt 4: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten und vor dem Drucken hier das Datum eingeben. Unterschrift!

6 Arbeitsblatt 3 „Eingabe Zielgruppe und Personendaten“
Schritt 1: Angabe zur Art der Gruppe machen (Zielgruppe) (in den Zellen C5 – E12) . Keine Mehrfachnennungen! Beispiel: Gruppe ist für „Suchtkranke und Angehörige“ offen, sie trifft sich 14-tägig. Schritt 2: Angaben zur Person machen Für jedes Gruppenmitglied / jede Hilfe suchende Person ist eine Spalte vorgesehen (1 – 49 möglich). Dieses Arbeitsblatt dient im Normalfall der Datenerfassung für immer nur eine Gruppe! Bei mehreren Gruppen ist für jede ein separater Erhebungsbogen abzugeben. Erfassungszeitraum ist xxxx. Alle erfassten Personen, die im laufe des Jahres wieder weggeblieben sind (z.B. auch nach einem Rückfall) verbeiben in der Jahresstatistik. Erst im Folgejahr werden sie aus der Erfassung herausgenommen. Die Zielgruppe (Gruppenteilnehmende) werden nach den Kategorien Sucht- kranke, Angehörige und Interessierte, getrennt nach Geschlecht erfasst. Bitte beachten: Jede Person wird nur einmal im Jahr erfasst. Beim Wechsel von einer Info- / Gesprächsgruppe zu einer Selbsthilfegruppe / Gemeinschaft ist eine Absprache der Gruppenverant-wortlichen erforderlich damit Doppel- erfassung möglichst vermieden wird. Also „x. y. z.“ x. y. z 2014 Also „1980“ 1980 1 Also „1“ in Zelle D5 , Schritt 2 a: Personenkennzeichen (Kürzel) in Reihe 2 eingeben. Datenschutz beachten, verschlüsseln! Beispiel: Karl Müller, Zelle G2 Schritt 2 b: Geburtsjahr der Person K. M. in Zeile 4 eingeben: Beispiel: K. M. ist 1980 geboren (Zelle H4)

7 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zur Zielgruppe und Alter
Schritt 2 c: 2.1 Zielgruppe für die Person eingeben: (Mann oder Frau) und (suchtkrank oder angehörig oder interessiert). (H15 - I17) Keine Mehrfachnennung! Beispiel: K. M. = Mann und suchtkrank x. y. z 1980 1 34 bis 40 Also „1“ in Zelle I15 1 Nach Eingabe der „1“ in der Zielgruppe 2.1 wurde Alter und Altersgruppe der Person aufgrund Erhebungsjahr und Geburtsjahr errechnet (Zellen G – J 20). Entsprechend wird auch die Altersgruppe unter „2.2. Alter“ automatisch zugeordnet. Beispiel: „Mann“ , „bis 40 Jahre“ 1

8 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zur Abhängigkeit
Schritt 2 d: Aufgrund der Eingabe unter Zielgruppe, dass unser K. M. sucht- krank ist, werden weitere Angaben zu Art der letzen Behandlung und - 2.4 Abhängigkeitsform erwartet. 2014 x. y. z 1 Solange diese Eingaben fehlen zeigt die Prüfung „F“ = Fehler. Auch im Blatt 2, Erhebungsbogen, erscheint ein entsprechender Fehler- hinweis da die Gesamtsummen nicht gleich sind . Alle Suchtkranken werden entspre chend ihrer letzten Behandlung, getrennt nach Geschlecht erfasst. Keine Mehrfachnennungen! „Ohne professionelle Behandlung": Bei Entwöhnung ohne berufliche Unterstützung / Behandlung, also z. B mit Hilfe der Selbsthilfegruppe. Dies trifft auch noch zu, wenn zum Zeitpunkt der Abgabe des Erfassungsbogens, eine Behandlung geplant ist, aber noch nicht in Angriff genommen wurde. 1 Also „1“ in Zelle I32 Ok Beispiel: K. Müller ist männlich, und hat eine stationäre Entwöhnungs-behandlung gemacht. Er ist mehrfachabhängig, den er hatte Alkohol- und Drogenprobleme. F „andere nicht stoffgebundene Süchte“, sind: (H-I 41) Computer-, Internetspiel-, Medien -, Mager-, Ess-, Sex-, Kauf- und Arbeits sucht Auch Bulimie ist hier zu erfassen. Ok Also „1“ in Zelle I42 1 F

9 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ - zum Rauchen 2
Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ - zum Rauchen zur Ausbildung zum Rückfall Schritt 2 e: 2.5 Raucher, unterschieden nach Sucht- kranken, Anderen und Geschlecht. (in Zellen H45 – I46) Beispiel: Karl Müller ist Raucher und Suchtkranker Schritt 2 f: 2.6 Ausbildung: 1. Personen mit weiterführender Aus- / Fortbildung zur Ausübung der Aufgaben als Gruppenleitungen, oder Suchtkrankenhelfende oder betriebliche Suchtkrankenhelfende werden getrennt nach Geschlecht erfasst. Mehrfachnennungen sind möglich! 2. Als Gruppenleiterausbildung können auch mehrere themenspezifische Einzelseminare über einen längeren Zeitraum oder gleichwertige Kenntnisse gesehen werden. x. y. z Also „1“ in Zelle I45 1 Schritt 2 f: 2.6 Ausbildung, unterschieden nach Gruppenverantwortung, Suchtkranken- helfer, betriebl. Suchtkrankenhelfer und Geschlecht (in Zellen H49 – I51). Beispiel: Karl Müller hat die Ausbildung zum Suchtkrankenhelfer absolviert. Also „1“ in Zelle I50 1 Schritt 2 g: 2.7 Rückfall, 1. Anzahl Rückfälle nach Geschlecht 2. Davon Verbleib in der Gruppe Beispiel: Karl Müller hatte in zwei Rückfälle. Er verblieb in der Gruppe Also „2“ in Zelle I54 2 (auch Rückfälle von Personen die nach dem Rückfall im Erhebungsjahr der Gruppe fernblieben erfassen). Also „2“ in Zelle I55 2

10 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zu ausgewählten Strukturmerkmalen 2.8
Schritt 2 h: 2.8 Ausgewählte Strukturmerkmale, unterschieden nach Verband-/Vereins- mitglieder, ehrenamtliche Mitarbeiter/-in, Führerschein, ALG II und Geschlecht (in Zellen H58 – I61) Beispiel: Karl Müller ist Vereinsmitglied x. y. z Also „1“ in Zelle I58 1 Also „1“ in Zelle I59 1 und ehrenamtlicher Mitarbeiter 1. Die Gruppenteilnehmenden werden erfasst nach den Kategorien Verbands- / Vereinsmitgliedschaft, und/oder aktiv ehrenamtlich Mitarbeitende und/oder Gruppenteilnehmende mit Auflagen für (MPU, Führerschein und/oder ALG II, Arbeitslosengeldbezug ), getrennt nach Geschlecht. 2. Ehrenamtlich Mitarbeitende sind: Gruppenverantwortliche, Personen die aktiv in der Suchtselbst hilfe mitarbeiten, z.B. bei Info-Ständen, Vorträgen, Organisation und Durchführung von Veranstal tungen, Verbandsarbeit, und/oder als Delegierte der Suchtselbsthilfe in Gremien. Auch alle Stell vertretende im Sinne der v. g. Aufgaben sind ehrenamtliche Mitarbeitende.

11 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zu Kontakten / Aktivitäten 3.0
Schritt 2 i: 3.0 Kontakte / Aktivitäten: Alle Schwerpunkte außerhalb der Arbeit in der Selbsthilfegruppe, die unsere Suchtselbsthilfearbeit umfassen, werden in 9 differenzierenden Kategorien erfasst (zeitnahe Erfassung ist insbesondere hierbei sehr hilfreich). [9] Öffentlichkeitsarbeit, Informationsveranstaltungen: Informationsstände, Informationsgespräche in (Fach-) Kliniken, z. B. für Klinikpersonal, in Fachambulanzen, in JVAs und in anderen Institutionen. Kontakte / Informationsaustausch mit Medien (Presse, Rundfunk, Fernsehen). Informationsgespräche mit Ärzten, etc. . [6] Klinikbesuche: Informationsangebot für Patienten im Rahmen von Gruppenstunden / -abende sind als ein Kontakt je Gruppenstunde / -abend in der Heimatgruppe, der für die Durchführung Verantwortlichen zu erfassen. Persönliche Einzelgespräche mit Klinikpatienten in der Kategorie [3] erfassen. [2] Internetkontakte: Alle Kontakte in denen sich Hilfesuchende über s und / oder soziales Netzwerk an uns wenden. [1] Telefonkontakte: Telefonate in denen sich Hilfesuchende an uns wenden um Rat und Hilfe zu bekommen. [8] Öffentlichkeitsarbeit, Vorträge vor …: in Schulen, Betrieben, kirchlichen, gemeindlichen, kommunalen, sonstigen Institutionen und Gremien der Suchthilfe. [5] Begleitungen zu …: Im Rahmen der Hilfe zur Selbsthilfe Begleitungen, z. B. zu Fachambulanzen, Ärzten, (Fach-) Kliniken, Ämtern, Behörden etc.. [7] Fachklinikbesuche: Informationsangebot für Patienten im Rahmen von Gruppenstunden / -abende in einer Fachklinik für Suchtkranke (Erfassung wie unter Klinikbesuche [6] ). [3] Erst- / und Einzelgespräche: Persönliche Erstgespräche zur Information und / oder persönliche Einzelge- spräche für Hilfesuchende. Könnte auch ein längeres Telefonat sein das dann zusätzlich auch unter Telefonate [ 1 ] erfasst werden sollte. [4] Hausbesuche: Im Rahmen der aufsuchenden Hilfe durchgeführten Hausbesuche bei Hilfebedürftigen. Ggfs. ist der Hausbesuch auch zusätzlich ein Erst- / Einzelgespräch und unter [3] zu erfassen. Schritt 2 i: 3.0 Kontakte / Aktivitäten: Anzahl unterschieden nach der Kategorie 1 – 9 (in Zellen H64 – H72). Beispiel: Karl Müller hatte 10 Telefon-kontakte, Also „10“ in Zelle H64 10 Also „5“ in Zelle H66 5 und führte 5 Einzelgespräche durch 15 Hier können noch Notizen zur Person eingegeben werden, z.B. Datum des ersten Gruppenbesuchs, Geburtsdatum etc.

12 Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“
1. Bei wiederholender Erhebung: Personen, die im Vorjahr erfasst und im Vorjahr weggeblieben sind, im Erhebungsjahr raus löschen. 2. Alle Neuzugänge im Erhebungsjahr, wie am Beispiel des Karl Müller erklärt, erfassen. Möglichst zeitnah. Arbeitsblatt 2 „Summenblatt“ prüfen und drucken Nach der kompletten Erfassung der Personendaten im Blatt 3 das „Summenblatt“, Blatt 2 aufrufen. Prüfen ob Verbandsdaten komplett sind und Datum eingegeben ist. Prüfen der Summendaten auf Fehler / Fehlerhinweis und ggfs. Änderungen im Blatt 3 vornehmen. Erhebungsbogen „Summenblatt“ ausdrucken (eine Kopie, bei Bedarf, für die eigene Ablage) Seite 2 unterschreiben, dann den Erhebungsbogen an Verbands-koordinator/ -in weiterleiten. Für Versand sollte über „speichern unter  PDF / xps“ ein PDF Dokument erstellt werden.

13 Es ist geschafft ! Danke für Ihre/Eure Bereitschaft an der Erhebung teilzunehmen!
Ich hoffe ich konnte mich verständlich machen und wünsche Spaß beim Einsatz dieses Hilfsmittels Erfolgreiches Erfassen der Daten! Gerne beantworte ich Fragen und gebe Unterstützung? Anregungen und Hinweise sind immer willkommen! Rudi Stadler