June, 28 2007 1 Zugang zu EU-Fördermitteln? 10 Tipps Seien Sie informiert – 1. regelmässige Beobachtung der Ausschreibungen Europäisches Amtsblatt, Websites.

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1 June, 28 2007 1 Zugang zu EU-Fördermitteln? 10 Tipps Seien Sie informiert – 1. regelmässige Beobachtung der Ausschreibungen Europäisches Amtsblatt, Websites der GDs, Hagener Europaseite – 2. Das passende EU-Programm identifizieren – 3. Projektskizze/ 1. Planung mit Aktionsplan – 4. Erster Kontakt mit EU-Stellen (GD, Nat. Kontaktstellen, techn. Büros, Ministerien etc.) Konkretisierung des Projektes – 5. Europäischer Mehrwert – 6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen Kompetenzen – 7. Partnerkonsortium (transnat. Partner, lokale Partner) Formaler Projektantrag – 8. Verwende EU-Schlüsselworte – 9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur und Transparenz – 10. Optimiere das Verhältnis von Projektbudget und Ergebnissen Best Value for Money

2 June, 28 2007 2 1. Beobachtung EU Ausschreibungen Systematische Beobachtung Konzentration auf bestimmte Bereiche Für themenspezifische Aktionen Abbonnieren der betreffenden Newsletterder zuständigen GDs; Besuch der betreffenden Websites und deren Links Allgemein Abonniere professionelle Infodienste Nutze die Europaseite Hagen – Aktuelle Ausschreibungen Veröffentlichung von EU-Ausschreibungen !!! Nicht alle Aufrufe zur Einreichung von Projekten (Calls) werden im Europäischen Amtsblatt veröffentlicht!!! = Schau bei der Suche nach bestimmten Themen auch auf die Website der GD Vorausschau In den Arbeitsprogrammen der GDs sind häufig Hinweise auf zukünftig zu erwartende Ausschreibungen enthalten. Being informed

3 June, 28 2007 3 Beispiel eines `work programme´ Extract Europaid Work programme 2006 All DGs publish their work programme before the end of the 1st trimester each year Collect all the work programmes and establish a forecasted planning Being informed

4 June, 28 2007 4 2. Herausfinden des zutreffenden EU-Förderprogramms Beim Durchgehen der eigenen Projektskizze - der geplanten Aktionen und - der angestrebten Ergebnisse sollten die entscheidenden Schlüsselworte identifiziert werden und mit denen der entsprechenden Generaldirektionen abgeglichen werden. Nutzen Sie das nachfolgende Projektblatt! Being informed

5 June, 28 2007 5 Being informed Das Projektblatt 1 Der Grund ´warum?` Warum ? Darstellung (EU, National, Regional…) Identifizierte Gründe / Bedürfnisse Ziele (global, spezifisch / lang-, mittel- and kurz fristige )Darstellung

6 June, 28 2007 6 Being informed Das Projektblatt 2 Für wen? 1 Der Grund ´warum?` Für wen? Zielgruppen - direkt : genaue Zahl - indirekt : geschätzt

7 June, 28 2007 7 Being informed Das Projektblatt 3 Wie? 2 Für wen? 1 Der Grund ´warum?` Wie? Meilensteine des Projektes Detaillierte Aktionen Ausrichtung der Aktionen auf die Ziele Lokaler und europäischer Nutzen Zeit – und Finanzplanung Eigenanteil und EU-Förderung

8 June, 28 2007 8 Being informed Das Projektblatt 4 Mit Wem? 3 Wie? 2 For whom 1 Der Grund ´warum?` Für wen? Mit Wem? Transnationale Projekt Partner Ausgewogenes Konsortium Warum ist jeder Partner wichtig für´s Projekt? Lokale Partner

9 June, 28 2007 9 Being informed Das Projektblatt Wo? 54 Mit Wem? 3 Wie? 2 Für Wen? 1 Der Grund ´warum?` Für wen? Wo? Geographische Ausrichtung? Lokal, inter-regional, national, EU, international

10 June, 28 2007 10 Being informed Das Projektblatt Wo? 54 Mit Wem? 3 Wie? 2 Für wen? 1 Der Grund ´warum?` 6 Für welche Ergebnisse? Ergebnisse? Lieferbare Resultate Auswirkungen Nachhaltigkeit

11 June, 28 2007 11 Ein Projekt-Beispiel Projektbeispiel : ePrescript - Comprehensive Advanced Prescription and Drug Services Schlüsselwörter Health Information society Social affairs… Angesprochene DGs DG SANCO DG INFOSO DG E AND SOCIAL AFFAIRS Mögliche Programme Public Health SANCO eTen INFOSO E AND SOCIAL AFFAIRS Kein korrespondierendes EU-Programm Being informed

12 June, 28 2007 12 Demonstration Potentielle EU-Programme Public HealthSANCO eTenINFOSO Das Programm im Bereich öffentliche Gesundheit ist bislang nicht ausgerichtet auf Nutzung elektronischer Informationssysteme. Das EU-Programm eTen bietet ein Unterthema (T2) welches beide Aspekte des geplanten Projektes umfasst: eHealth und eHealthcare Being informed electronichealth +

13 June, 28 2007 13 3. Projektskizzen / Planung mit Aktionsplan Übersicht über geplante Projektideen Sammlung und Sichtung der in Frage kommenden Work-Programmes Tabelle erstellen mit beiden Komponenten Being informed

14 June, 28 2007 14 Being informed

15 June, 28 2007 15 4. Erster Kontakt mit EU-Stellen Wer ist 1. Ansprechpartner für das in Frage kommende Programm? - z.B. Nationale Kontaktstellen, technische Büros, DGs, nationale Ministerien… Vor Veröffentlichung der Ausschreibung (Call for Proposal) kann man der zuständigen Kontaktstelle eine Projektskizze übersenden. So erhält man über eine Antwort wertvolle Informationen und Kommentare hinsichtlich des zukünftigen Calls. = Make your project a reality since the beginning ! Get non formal very useful info ! Während der Auschreibungszeit sollte man seine Fragen an die zuständige Stelle richten und in einem Kontakt mit dem Programm- Manager bleiben. = Create expectations ! = Avoid mistakes! Being informed

16 June, 28 2007 16 5. Europäischer Mehrwert Building the projects Die Europäische Dimension Partnerkonsortium, Ort der Aktivitäten, transnationaler Austausch von Erfahrungen und Best Practice, Mobilität,Benchmarking, interkultureller Dialog... Innovation Neue Arbeitsmethoden, neue Subjects / Themen, neue Tools, Produkte oder Anwendungen, neue Formen der Zusammenarbeit (Komposition des Partnerkonsortium) … Impact Nutzung und Verbreitung der Ergebnisse, Multiplikationseffekte durch Kopieren von Aktionen an anderer Stelle (Lernen durch gute Beispiele und deren Verbreitung), Werbung/Promotion und Kommunikationsstrategien und neue Kommunikations-Tools Evaluation Evaluation des Projektes und der Aktionen (intern und extern), Controlling / monitoring des Erfolges / der Projektziele durch Indikatoren (basierend auf der Realisierung der Meilensteine und der angestrebten Projektergebnisse)

17 June, 28 2007 17 6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen Kompetenzen Technische Kompetenzen Sprachk ompetenzen Management – Fähigkeiten bezüglich internationaler Projekte Finanzielle Ressourcen und Finanzmanagement Stabile und aktive engagierte Partnerschaft (commitment and potential involvement) Wirkliches Interesse der Partner an dem Projekt (Übereinstimmung mit dem Feld der Aktion und den Marktgegebenheiten) !! Vorsicht bei ´Unterpartnern´. Prüfe, ob sie nicht als echte Partner involviert werden können. Do not use sub-contractors as partners if they are not ready to contribute more !! (risk sharing) Building the projects

18 June, 28 2007 18 7. Starkes Partnerkonsortium Vertrag und Managementregeln Vertrag Um die Beziehungen zwischen dem Leadpartner und den Partnern zu regeln sollten die Partner einen Vertrag schliessen: Pflichten des Leadpartners / Koordinators und de Partner Aufgaben der einzelnen Partner (Wer macht was, bis wann, mit wem …; welche Ergebnisse sind bis wann zu erarbeiten, Berichtswesen…) Finanzielle Beteiligung der Partner / Aufteilung auch der Kosten für das zentrale Projektmanagement termination of the contract, competent Court, law applicable to the contract… Die Vereinbarung schützt alle Partner für den Fall, dass ein Partner seine Ergebnisse nicht liefert, das Konsortium verlässt, seinen finanziellen Pflichten nicht achkommt oder andere Punkte geschehen, die den Gesamtprojektverlauf kritisch beeinflussen. Unser Rat! Unterzeichnen Sie einen Partnerschaftsvertrag in der Zeit, in der Sie auf die Annahme Ihres Antrags durch die EU-Kommission warten Building the projects

19 June, 28 2007 19 7. Starkes Partnerkonsortium Management Regeln Organisieren Sie ein internes Information System Führen Sie einen externen Kommunikationsplan / Kommunikationsstrategie ein Achten Sie auf die Balance in der Partnerschaft Führen Sie ein Projekt-Controlling ein zur Unterstützung der Partner (vorausschauende Steuerung – was bis wann) Gestalte Regeln für das Finanzmanagement Building the projects

20 June, 28 2007 20 8. Verwende EU-Schlüsselworte Lese verschiedene Guidelines und entdecke die ´Europäische Sprache` ´European` Optimising the writing Best practice consortium acronym Reference that is attributed to an action programme. A budget line has the same significance than the programme. Budget line Often asked for in an application form for a call for a proposal which is another name for your project to make it more distinguishable (identity of the project Group of partners, coming from the public or private sector, who associate themselves to develop a project that is financed by the European Commission. Ein Weg die EU-Politiken zu verbessern und zu unterstützen ist es in anderen Ländern nach dem Stand von « Best Practice » zu schauen und über ein Projekt die Anpassung an die eigenen lokalen, nationalen zu ermöglichen und es auch auf die Europäische Ebene zu heben. Dieses ist mittlerweile ein Trend in Europa bei Projektanträgen. Gleichwohl darf man es nicht überstrapazieren, sondern sollte wirklich innovative Ideen in neue Projekte einbringen !

21 June, 28 2007 21 8. Verwende EU-Schlüsselworte Auf der Website www.welcomeurope.com / wurden rund 145 spezifische Formulierungen identifiziert! Optimising the writing Use them in the writing of the application

22 June, 28 2007 22 9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur und Transparenz Machen Sie deutlich, dass Sie wissen wie schwierig es ist, ein EU-Projekt mit transnationalem Konsortium zu steuern. Fügen Sie ein Schaubild der Managementstruktur bei. Beschreiben Sie Lösungen und Tools, wie Sie evtl. entstehende Schwierigkeiten oder Herausforderungen bewältigen werden. Erklären Sie klar und eindeutig wie Sie die Partnerschaftserklärung gestalten wollen (evtl. fügen Sie dem Antrag einen Entwurf bei) The EC will appreciate it! They know how it works… Optimising the writing

23 June, 28 2007 23 10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money Personalkosten / Menschl.Resourcen Zahlen: Kosten/Tag oder Kosten/Monat Anzahl der Tagewerke für das Projekt Reisekosten Geschätzte Kosten (Durchschnittskosten x geplante Reisen). Unterhaltszuschuss (Tagegeld) Reale Kosten per Tag oder anerkannte Pauschalen Ausstattung Die preiswerte Lösung zwischen Neukauf, Gebrauchtkauf oder Miete für die Projektlaufzeit (Abschreibung beachten) Do not forget that you build your budget several years in adv. Do not use low cost prices, it will cost you money at the final! Never forget: Youre not making money! You are using public funds Optimising the writing

24 June, 28 2007 24 10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money Die EU-Kommission möchte einige Kosten reduziert wissen: Übersetzungskosten… insbesondere innerhalb des Netzwerkes Reise- und Unterhaltungskosten … insbesondere durch Nutzung Informations- und Kommunikationstechologien (virtual workplace, infomail…) Personalkosten erhöhten sich zu stark in der Vergangenheit … insbesondere bezüglich der bereits fest Beschäftigten Arbeitnehmer der Projektpartner, die in den letzten Jahren in hohem Masse kostenmässig dem Projekten zugeschrieben wurden Kosten für Sub-Vertragspartner … auch hier achtet die Kommission auf eine Limitierung Optimising the writing

25 June, 28 2007 25 In Kürze auf Englisch Dont be reactive – be organised and establish a plan (medium-term) Be structured - from an idea to an application form Be strict (partnership) and be rigid (budget) But stay creative and cooperative all the process long

26 June, 28 2007 26 Welcomeurope offers - Monitoring systems (Eurofunding database and customized watch - Training (around 80 sessions each year all through Europe) - Consultancy (strategy and project building) -------------------------------------------------------------------- Lorraine de Bouchony, Partner lbouchony@welcomeurope.com Tel 33 1 42 54 60 64