Viel zu viel Text dafür aber nur hier

Präsentation zum Thema: "Viel zu viel Text dafür aber nur hier"—  Präsentation transkript:

0 Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation

1 Viel zu viel Text dafür aber nur hier
Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von Office-Anwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von Arbeitsergebnissen geführt. Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten. Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem geneigten Empfänger zugemutet wird. Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu. Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis 2003, erstellt wurden. Es geht mir viel mehr um die Technik des „Klapperns“. Viel zu viel Text dafür aber nur hier Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

2 Q Qualität Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

3 Qualität der Darbietung
= inhaltliche Qualität X Qualität der Darbietung Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

4 zuerst 2. 3. das Wichtigste 4. innerhalb einer Präsentation
5. innerhalb einer Präsentation innerhalb einer Aufzählung das Wichtigste Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

5 ist mehr weniger Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

6 ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

7 seriös bleiben bloß keine der mitgelieferten Cliparts
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

8 unsere Aussage passt … wenn wir denn mit dem vorgefertigten
Layout arbeiten Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

9 Die echten Hingucker sprengen den Rahmen gutes Aussehen nützt 9 9
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office 9 9

10 Seiten organisiert wenn auch nur für den Druck
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

11 wenige Sekunden beim Speichern
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

12 so fällt das Suchen leichter
Datum der Urfassung ein aussagefähiger Name Version immer dann neu, wenn nach Weitergabe geändert so fällt das Suchen leichter Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

13 Wer 1-malig auftritt, wird erkannt
Es gibt nur 1 Logo 1 Schrift (na ja) 1 Farbzusammenstellung 1 Seitenaufteilung 1 Art der Einrückung egal, ob für Briefbögen Präsentationen Visitenkarten Homepage Wer 1-malig auftritt, wird erkannt Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

14 wir nutzen 1-malige Farben
… und der „richtigen“ Schrift Firma A Firma B S Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

15 Aussagen lassen sich strukturieren
Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Aussagen lassen sich strukturieren Die Gliederung nutzt sofort das gewünschte Schriftbild mit gewünschter Einrückung Schreiben in der Gliederungssicht … und keine Probleme beim Kopieren Die Gliederung in der Menüleiste Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

16 vom Wert der Bulletpoints
Keiner will langatmig lesen, dass der Vortragende seine Gedanken geordnet hat vom Wert der Bulletpoints Vortragsstruktur wird vorausgesetzt Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

17 loslegen wie gewünscht
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

18 vorbelegt siehe weiter vorn 17.10.2010
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

19 size matters * Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber
wie lange dauert das Speicher? wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall? Daher Mit einem Rechts-Click auf das Bild dessen Eigenschaften öffnen size matters * * manchmal sind Anglizismen doch schön Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

20 Intermezzo: Technik ist nicht Design
Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange nicht die Welt guten Designs oder guter Seitengestaltung: oder auch in Papier ZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-Wesley Wie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage Ganz nebenbei: In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle, viel mehr noch als Inhalte oder das Layout: Intermezzo: Technik ist nicht Design Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

21 Intermezzo: wenn es richtig gut werden soll
simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt Intermezzo: wenn es richtig gut werden soll Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

22 … und in der Tabellenkalkulation ?
… lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen … und in der Tabellenkalkulation ? diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn der Explorer richtig eingestellt ist Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

23 * wie das geht: siehe Anhang
Vorbelegung EXCEL 2003 die Farbe zum Beispiel * und auch die Dateieigenschaften * wie das geht: siehe Anhang Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

24 Seiteneinstellungen vorbelegt
Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

25 Blättern leicht gemacht
Überschriften von Spalten / Zeilen werden in der Bildschirmanzeige fixiert Blättern leicht gemacht … und nicht etwa geteilt Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

26 Orientierung über Register hinweg
daher dürfen Registernamen selbst bei begrenzter Länge aussagefähig sein Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

27 welche Zahl ist die größte
? welche Zahl ist die größte Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

28 immer linksbündig immer gleich viel Nachkommastellen in einer Spalte
im übrigen braucht niemand eine Pseudo- Genauigkeit* von mehr als 2 Stellen Tausender-Punkt wenn die Zahlen groß sind dann brauchen sie auch keine Nachkommastellen Zahlen lesegerecht * Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

29 Zahlen ohne Einheit gibt es nicht
die Zahl selbst oder der Kopf der Spalte und sowieso immer die Achsen in Grafiken Zahlen ohne Einheit gibt es nicht Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

30 jede 0 ist 1 zu viel stetige Summen sind keine Gewähr
für Vollständigkeit jede 0 ist 1 zu viel Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

31 die Ecken beim Runden Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

32 von XLS nach PPT Kopieren + Einfügen geht schnell,
bläht aber die Dateigröße auf, daher von XLS nach PPT Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

33 Anhang Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

34 Farben vorbelegen (EXCEL 2003)
1. Schritt wir holen den für uns „richtigen“ Farbcode aus einer bestehende Präsentation Dazu öffnen wir an beliebiger Stelle die Farbauswahl, egal ob Farbe Fläche Farbe Linie Farbe Text Farben vorbelegen (EXCEL 2003) Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

35 Farben vorbelegen (EXCEL 2003)
2. Schritt wir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe Farben vorbelegen (EXCEL 2003) Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

36 Farben vorbelegen (EXCEL 2003)
3. Schritt wir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint für die Diagrammfüllfarben für die Diagrammlinien für die Standardfarben Farben vorbelegen (EXCEL 2003) Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

37 Farben vorbelegen (EXCEL 2003)
4. Schritt Farben vorbelegen (EXCEL 2003) speichern, fertig Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

38 Zu Risiken und Nebenwirkungen … (EXCEL)
EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst. Ergo: Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei). Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten. Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders. Zu Risiken und Nebenwirkungen … (EXCEL) Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office