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Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation.

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Präsentation zum Thema: "Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation."—  Präsentation transkript:

1 Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation

2 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Viel zu viel Text dafür aber nur hier Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von Office- Anwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von Arbeitsergebnissen geführt. Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten. Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem geneigten Empfänger zugemutet wird. Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu. Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis 2003, erstellt wurden. Es geht mir viel mehr um die Technik des Klapperns.

3 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Q ² Qualität

4 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Q² = inhaltliche Qualität X Qualität der Darbietung

5 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office das Wichtigste zuerst innerhalb einer Präsentation innerhalb einer Aufzählung

6 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office weniger ist mehr

7 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office ein Bild sagt mehr als Worte

8 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office seriös bleiben bloß keine der mitgelieferten Cliparts

9 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office unsere Aussage passt … wenn wir denn mit dem vorgefertigten Layout arbeiten

10 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office gutes Ausse hen nützt Die echten Hingucker sprengen den Rahmen

11 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Seiten organisiert wenn auch nur für den Druck

12 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office wenige Sekunden beim Speichern

13 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office so fällt das Suchen leichter Version immer dann neu, wenn nach Weitergabe geändert Datum der Urfassung ein aussagefähiger Name

14 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Wer 1-malig auftritt, wird erkannt Es gibt nur 1 Logo 1 Schrift (na ja) 1 Farbzusammenstellung 1 Seitenaufteilung 1 Art der Einrückung 1 egal, ob für Briefbögen Präsentationen Visitenkarten Homepage

15 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office wir nutzen 1-malige Farben … und der richtigen Schrift Firma A Firma B

16 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Aussagen lassen sich strukturieren Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Die Gliederung nutzt sofort das gewünschte Schriftbild mit gewünschter Einrückung Schreiben in der Gliederungssicht … und keine Probleme beim Kopieren Die Gliederung in der Menüleiste

17 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office vom Wert der Bulletpoints Keiner will langatmig lesen, dass der Vortragende seine Gedanken geordnet hat Vortragsstruktur wird vorausgesetzt

18 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office loslegen wie gewünscht

19 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office vorbelegt siehe weiter vorn

20 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office size matters * Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber wie lange dauert das Speicher? wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall? Daher Mit einem Rechts-Click auf das Bild dessen Eigenschaften öffnen * manchmal sind Anglizismen doch schön

21 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Intermezzo: Technik ist nicht Design Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange nicht die Welt guten Designs oder guter Seitengestaltung: oder auch in Papier ZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-Wesley Wie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage Ganz nebenbei: In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle, viel mehr noch als Inhalte oder das Layout:

22 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Intermezzo: wenn es richtig gut werden soll simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet

23 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office … und in der Tabellenkalkulation ? … lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn der Explorer richtig eingestellt ist

24 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Vorbelegung EXCEL 2003 und auch die Dateieigenschaften * wie das geht: siehe Anhang die Farbe zum Beispiel *

25 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Seiteneinstellungen vorbelegt

26 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Blättern leicht gemacht Überschriften von Spalten / Zeilen werden in der Bildschirmanzeige fixiert … und nicht etwa geteilt

27 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Orientierung über Register hinweg daher dürfen Registernamen selbst bei begrenzter Länge aussagefähig sein

28 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office ? welche Zahl ist die größte

29 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Zahlen lesegerecht immer linksbündig immer gleich viel Nachkommastellen in einer Spalte im übrigen braucht niemand eine Pseudo- Genauigkeit* von mehr als 2 Stellen Tausender-Punkt wenn die Zahlen groß sind dann brauchen sie auch keine Nachkommastellen * Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen

30 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Zahlen ohne Einheit gibt es nicht die Zahl selbst oder der Kopf der Spalte und sowieso immer die Achsen in Grafiken

31 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office jede 0 ist 1 zu viel stetige Summen sind keine Gewähr für Vollständigkeit

32 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office die Ecken beim Runden

33 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office von XLS nach PPT Kopieren + Einfügen geht schnell, bläht aber die Dateigröße auf, daher

34 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Anhang

35 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Dazu öffnen wir an beliebiger Stelle die Farbauswahl, egal ob Farbe Fläche Farbe Linie Farbe Text Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 1. Schritt wir holen den für uns richtigen Farbcode aus einer bestehende Präsentation

36 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Schritt wir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe Farben vorbelegen (EXCEL 2003)

37 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Schritt wir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint für die Diagrammfüllfarben für die Diagrammlinien für die Standardfarben Farben vorbelegen (EXCEL 2003)

38 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office Schritt speichern, fertig Farben vorbelegen (EXCEL 2003)

39 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst. Ergo: Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei). Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten. Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders. Zu Risiken und Nebenwirkungen … (EXCEL)


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