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Firmenpräsentation workflow edv GmbH Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!

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Präsentation zum Thema: "Firmenpräsentation workflow edv GmbH Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!"—  Präsentation transkript:

1 Firmenpräsentation workflow edv GmbH Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!

2 Folie Nr. 2 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Warum HR Software einsetzen? Grundlage für effiziente und proaktive Personalarbeit Steigerung der Produktivität Messbarer ROI Rechtliche Sicherheit HR Reporting und Verteilung der Daten

3 Folie Nr. 3 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Wer ist Workflow? Gründungsjahr 2000 Eigenständiges HR Softwarehaus mit Sitz der Entwicklung/Beratung in Wien/Österreich Erfahrenes HR Consulting Team Ingersoll Rand Interflex Vertriebspartner Spezialisten für Webentwicklung IBM / Microsoft Partner

4 Folie Nr. 4 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Die Workflow Philosophie Einfache Bedienung Flexibel anpassbar auf Ihre Bedürfnisse Entwicklung/Beratung aus einer Hand Erweiterungen/Customizing möglich Customer-driven Development Hohe Kundenorientierung bei Consulting und Support Fixe Ansprechpartner

5 Folie Nr. 5 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Leistungsspektrum Personalverwaltung Digitale Personalakte Personalkennzahlen Personalentwicklung Seminarverwaltung Bildungscontrolling Bewerbermanagement E-Recruiting & Jobbörse Zeitmanagement Mitarbeiterportal Prozessmanagement Individuelle Lösungen Reisekostenabrechnung Personaleinsatzplanung Controlling & Statistiken Management-Information Projektzeiterfassung Workflow

6 Folie Nr. 6 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Graphische Darstellung unseres Leistungsspektrums von Standardsoftware Schnittstellen in diverse Systeme wie Organisationstools bzw. Lohn- u. Gehaltsverrechnung LGA, SAP HR, Loga, LGV Plus, Datasystems, BMD, LDAP, AD, NDS etc. Basis Zeiterfassung Interflex 6020 und Interflex Webclient Bewerber Management Bewerberverwaltung und Jobbörse Global Analyse Personal- Einsatzplanung Logistik, Callcenter, Handel und Health Interflex SP-Expert Groupware Integration von Exchange, Lotus Notes und Groupwise Zutrittskontrolle und Besucher- verwaltung Interflex 6020 Seminar u. Ressourcen Management Planen und Verwalten Global Analyse Elektronischer Mitarbeiterakt Mitarbeiterverwaltung und Infosystem Global Analyse Time Urlaubsanträge, Zeit- korekturen, Monatsjournale Kalenderansichten etc. Travel Reiseantrag, Genehmigung, Abrechnung, und Fahrtenbuch Seminar Beantragung, Genehmigung, Darstellung Von Seminaren Reporting Statistiken, Auswertungen Reportings verteilen

7 Folie Nr. 7 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Expertensysteme und Mitarbeiterportale Mitarbeiterportale für: Anträge Informationen Buchungen Expertensysteme für die HR-Abteilung: Arbeitszeitmodelle, Seminarverwaltung, Stellenbörse etc. Planung Abrechnung Verteilung Berechtigungen PersonalverrechnungPersonalentwicklung Mitarbeiterportale

8 Folie Nr. 8 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP Time ESS / Travel

9 Folie Nr. 9 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Global Analyse Potential/Training/Career

10 Folie Nr. 10 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Kernfunktionen: Standortunabhängigkeit Webclient Berechtigungssteuerung (Zugriff, Einsicht) Mehrsprachigkeit Integrierter Workflow Designer, integrierter Reporting Designer Leichte Anpassbarkeit (Parametrierung) Erweiterbarkeit: Möglichkeit Custom Code an verschiedenen Stellen hinzuzufügen Skalierbarkeit Die Webdesk EWP Produktfamilie TIME- Zeitmanagement, Urlaubsverwaltung, Workflow TRAVEL – Reisekostenabrechnung, Reiseantrag und Spesen PROCESS – Individuelle Workflows und Prozesse Technologie: Mind. Java 1.6 am Server (Tomcat 6, …) Datenbank: MS SQL 2000/2005/2008, My-SQL, Oracle oder DB2 Clients: Internet Explorer (ab 7.0), Firefox (ab 3), Safari, Opera, Chrome Mobile Clients für Smartphones via HTML5 HTML / Javascript am Client

11 Folie Nr. 11 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig

12 Folie Nr. 12 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP : Time Persönliches Informationsportal zur Zeitwirtschaft –Stammdaten u. Monatsjournal –Eigener + Gruppenkalender –Lampen-tableau (Anwesenheitsstatus, optionale GW-Integration) Gruppeninformation für Führungskräfte –Konten- und Buchungsübersichten –Abteilungskalender (Monats- u. Jahresansichten) –Zugriff auf persönliche Monatsjournale der MA –Filter, Auswertungen u. Statistiken (Export in Excel, PDF) Änderungsdienst v. Zeitinfos mit Workflow –Antragsformen: Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen –Flexible Workflow mit beliebig vielen Stufen, Rollen.. Buchen via Webbrowser u. Smartphone –Am Arbeitsplatz, über Infoterminal

13 Folie Nr. 13 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP : ProjectTime Projektzeiterfassung Projektzeitbuchung über Webbrowser oder Smartphone Vergleich Anwesenheitszeit zu verbuchter Projektzeit Schnittstellen zu Drittsystemen (z.b. SAP CO) Projekthierarchie mit beliebiger Tiefe Projectcontrolling / Reporting für Vorgesetzte, Controlling und Mitarbeiter Tätigkeitsverwaltung Kundenverwaltung u. Verrechenbarkeit von einzelnen Projektzeiten Kostenträgerverwaltung

14 Folie Nr. 14 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP : Travel Reiseantrag mit Vorbereitung u. Genehmigung –Optional: Einbindung Reisebüro –Genehmigung Vorgesetzter –Ermittelung der geschätzten Kosten Reiseabrechnung nach erfolgter Reise –Eingabe von Eckdaten, Etappen, Beleg-Infos, Integration ZEF –Automatische Berechnung auszubezahlende Tagegelder, Km- Gelder und Belegsvergütungen. –Unterstützung auf von Auslandsdienstreisen –Fahrzeugvervwaltung für betriebliche Fahrten mit privatem PKW Kontrolle durch Personalabteilung u. Auszahlung –Kontrolle und manuelle Änderungsmöglichkeit durch Experten der Lohnverrechnung –Überleitung in Drittsystem zur Auszahlung (Lohn/Gehalt oder FIBU) oder Erstellung Datenträger

15 Folie Nr. 15 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP : Process Standardbasierte Workflow-Engine Graphischer Prozessdesigner zum Entwurf der Ablaufdefinition im XPDL-Standard Flexibles Framework zur Entwicklung von Webformularen Aufgabenlisten für den Mitarbeiter (im Web / Smartphone) Vorteile: –Nutzung von Webdesk Standardtechnologie Rollen Berechtigungen Workflow Listen (inkl. Mailverständigung) Authentifizierung –Kurze Implementierungsdauer

16 Folie Nr. 16 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig 16 Webdesk EWP: Groupware Online-Anzeige von persönlichen Terminen aus Groupware-Systemen in Webdesk Kalender Periodischer Export von Fehlzeiten aus der Zeitwirtschaft in das Groupware-System Unterstützung von Lotus Notes und MS Exchange Anzeige von Frei/Gebucht Informationen aus dem Groupware-System im Lampentableau Transport von Abwesenheitsinformationen aus dem Zeitsystem bis zu den PDAs / Smartphones

17 Folie Nr. 17 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP: Planung –Planung von Mitarbeitern auf Organisationseinheiten (Springer, flexible Einsatzplanung) Skill-Gruppen (z.B.: Fertigung, Montage, IT- Administrator, Rufbereitschaft,...) Zeitmodelle (Planung von if6020 Tagesprogrammen zeitliche Einsatzplanung) Beliebige andere Planungsobjekte Nutzen: Webdesk & IF6020 wird um Planungsmöglichkeit erweitert Information wird zielgenau an Mitarbeiter verteilt per Webdesk, Hinweis, Kalendereintrag,...

18 Folie Nr. 18 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP: Reporting –Erstellung von Reports auf Basis Eclipse BIRT (Open- Source) –Reports werden als Webdesk Aktion eingebunden & an Zielgruppe freigeschalten –HR Datawarehouse: IF6020 Daten in relationale DB übertragen & auswertbar machen –Berechnung von HR-Kennzahlen –MIX von HR Daten mit beliebigen anderen Daten (Vertrieb, Produktion,...) um globale Zusammenhänge und Auswirkungen zu erkennen

19 Folie Nr. 19 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP Connector Framework Ermöglicht: –Import von Mitarbeiterstamm- und Organisationsdaten aus einem führenden HR-System oder zentraler Mitarbeiterdatenbank –Export von Webdesk und IF6020 Daten in CSV Files, XML Relationale Datenbanken Lotus Notes Datenbanken –NUTZEN: Automatisierung von Administrationstasks wie Mitarbeiteranlage, Vergabe Rollen, Anlage OEs, Aufbau Organigramm

20 Webdesk Road Map 2.HJ 2013/2014

21 Folie Nr. 21 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk EWP – HR Suite Workflow (WF) Webdesk EWP Portal & Organisation (PO) JEE Servlet Container / Database Doc-Mgm (DM) Reporting (RP) Groupware (GW) Umplanung (RS)HRM Base (HR) HRM Recruiting (HRR) HRM Development (HRD) Time (TA) Travel (TM) Individual Lösungen Project (PTM)

22 Folie Nr. 22 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Base Personalstammdaten Organisations-Stammdaten –Organisationsstruktur (Oes, Kostenstellen) –Stellenplan (Stelle vs. Position) –Job-Familien u. Funktionen Dokumente –Integration Doc-Mgm-System Alfresco –Verwendung als Archiv-System für jegliche Dokumente oder Records eines Mitarbeiters Skills u. Kompetenzen –Skill Universum pro Kunde –Zuweisung von Skill-Ausprägung am Mitarbeiter –Definition der Anforderungen an die Skills und deren Ausprägung auf der abstrakten Ebene: Auf der Stelle / Funktion Auf der Position Auf der Job-Family

23 Folie Nr. 23 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Base (2) Nachfolgeplanung und Entwicklungspläne –Mögliche Entwicklungspfade auf Stellen- u. MA-Basis –Automatische Ermittlung von möglichen Karrierepfaden anhand der Skills (ausgehend von Mitarbeiter oder Stelle) –Identifikation von Schlüsselarbeitskräften (High Potentials) –Mögliche Nachfolger anhand der Skills-Ausprägung finden Gehaltsinfos & Management –Gehaltsspanne u. aktuelles Gehalt –KV-Einstufung u. KV-Modelle –Import von Lohndaten aus Gehaltsverrechnung Reporting & Personalkennzahlen –Manager Selfservice Employee Selfservice –Anzeige Organisationsstruktur u. öffentliche MA-Infos –Anzeige eigene Skills / Skills von Kollegen? –Verbesserung von Skills einmelden (via Workflow)

24 Folie Nr. 24 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Recruiting Stellenausschreibung –Stellenausschreibung (Inserat) anhand von Stellenbeschreibung –Gewünschtes Skill-Set, Gehaltsspanne, Mindest-KV-Gehalt –Publizierung auf Intranet/Internet bzw. andere Medien (z.b. Print) Bewerberdaten –Stammdaten, Beruflicher Werdegang, Bildungshistorie, Skills –Gewünschtes Gehalt, Dokumente –Integration von s –CV Parsing bei Incoming Mails bzw. auf Jobbörse –Dokumentation jeglicher Kommunikation mit Bewerber (ala CRM) Suchen & Finden –Bewerberpools (interne, externe, High Potentials, Positionen) –Profilabgleich anhand von Skills –Bewerberranking Job-Börse –Integration in Homepage von Kunden

25 Folie Nr. 25 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Recruiting (2) Workflows –Pro Bewerber ein Prozess mit mehreren Stufen (Vorselektion, Kontaktieren, 1. Interview, 2. Interview, Schnuppertag…) –Bei Abschluss Bewerber in Mitarbeiter-DB übernehmen Onboarding –Vertragsvorlagen –Prozess neuer Mitarbeiter –Feedbackzyklen im Laufe des 1. Monats –Reminder vor Auslauf der Befristung (Workflow) Integration von Headhunter –Schnittstellen zum automatischen Import von Bewerbervorschlägen von Head-Huntern (Shortlist) Feedback / Benchmarking Formulare / Fragebögen –Recruiter / Vorgesetzte / externe Referenzen –Bewertung der Eignung des Bewerbers für die Position

26 Folie Nr. 26 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Development Schulungen –Interne vs. Externe Schulungen –Schulungsnachweise –Rückzahlungsvereinbarungen –Verknüpfung zu Skills Schulungsworkflow –Budgetierungsprozess –Schulungsantrag (inkl. Verknüpfung zu Reisekosten) –Feedbackbögen des MA zur Schulung Ausbildungspläne –Schulungsbesuch vs. Training on the Job Employee / Manager Selfservice –Besuchte Schulungen (eigene vs. Meine Mitarbeiter) –Schulungsangebot

27 Folie Nr. 27 MiMag. Gabriel Gruber Mag. Gregor Gutzelnig Webdesk HRM: Development (2) Mitarbeitergespräche –Termintracking –Zielvereinbarung und Zielerreichung tracken Mitarbeiter Benchmarking / Controlling –Bewertung von Skills u. Kompetenzen –360 Grad Feedback –Performance-Zahlen aus externen Systemen (Verkaufszahlen, Produktionszahlen, etc.) Veranstaltungsmanagement –Ressourcenmanagement –Raumreservierung


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