Aufräumen und sichern der Festplatte in 10 Schritten

Präsentation zum Thema: "Aufräumen und sichern der Festplatte in 10 Schritten"—  Präsentation transkript:

1 Aufräumen und sichern der Festplatte in 10 Schritten
Feng Shui für den PC Aufräumen und sichern der Festplatte in 10 Schritten Im laufe der Jahre sammelt sich im persönlichen Leben, im Haushalt und auf dem PC eine Unmenge von Müll an, der die Dynamik aller drei Systeme nachhaltig stört. Das japanische „Feng Shui“ empfiehlt hier, sich von unnötigem Ballast zu befreien damit die Kräfte sich wieder frei entfalten und die Energien fließen können. Die Präsentation eignet sich für einen Impulsvortrag von ca. 30 Minuten aus dem sich ein Workshop von ca. 3x2 Std ableiten lässt. Wie üblich gilt ©: Die Datei können alle ehrenamtlich arbeitenden PC-Trainer nutzen und sie auch auf ihre Bedürfnisse anpassen, wenn sie die Quelle (SII und Bernhard Peitz) im Vor- oder Abspann nennen. Kommerziell arbeitende Trainer dürfen die Datei nicht, auch nicht auszugsweise nutzen.

2 Die 8+3 Schritte Nichtmehr benötigte Dateien löschen
Ordnerstruktur für Arbeits- und Archivdateien anlegen Dateien der Ordnerstruktur zuordnen Archivdateien nach extern auslagern und am PC löschen Programmvielfalt überprüfen und bereinigen Datenträger und Registry-Datei überprüfen und bereinigen msconfig/systemstart bereinigen Datenträger defragmentieren Datensicherung nach dem Generationenprinzip Image der kompletten Festplatte Sicherung der ausgelagerten Archivdateien Acht Schritte und zwei Hosenträger mit Gürtel sorgen auch bei älteren Windows-Systemen für Dynamik und Sicherheit.

3 Das Dateiensystem Dateienordnungssystem anlegen / Arbeits- und Archivdateien / Struktur nach Lebenslagen Dateien auf Doppelungen und Notwendigkeit prüfen Dateien auf Arbeits- und Archivdateien zuordnen Archivdateien konvertieren nach PDF und JPG Dateienstruktur: Dokumente nach gleicher Struktur wie im privaten Aktenschrank (z.B. Behörden, Auto, Anschaffungen oder detaillierter siehe Mustervorlage von SOR). Bilder nach Heim und Familie, Beruf, Urlaub und Freizeiten und dort jeweils nach Datum und Thema (amerikanisches Format jjjj_mm_tt-thema). Im Kurs entsprechende Ordnerstrukturen anlegen und mit vorbereiteten Musterdateien zu füllen. Doppelungen: Oftmals ist die selbe Datei in verschiedenen Ordnern zu finden. Bei sehr großem Datenaufkommen kann man spezielle Software einsetzen. Im privaten Bereich ist eher Handarbeit angesagt. Im Kurs über die Suchfunktion nach vorbereiteten Mehrfachdateien suchen (z.B. gleiche Namen in verschiedenen Ordnern). Notwendigkeit: speziell bei Fotos muss man dort hinschauen. Profis reduzieren ihr Fotoarchiv im Verhältnis von 1:5 bis 1:10. Sie produzieren mit ihren schnellen Kameras aber auch Unmengen von Bildern. Der Gelegenheitsknipser hat viele unbrauchbare Bilder, der Hobbyfotograf viele ähnliche Motive. Ein Aussortieren im Verhältnis von 1:3 bis 1:5 ist hier durchaus realistisch. Im Kurs einen beliebigen oder vorbereiteten Ordner gemeinsam durchforsten. Zuordnung: Grundsätzlich sollten alle fertigen Dokumente oder Bilder, die nicht mehr weiterbearbeitet werden ins Archiv wandern und die aktive Festplatte verlassen. Zurück bleiben nur Dokumente, die als Vorlage für neue Dokumente genutzt werden, oder solche an denen noch gearbeitet wird und als Kopie solche Fotos, die man kurzfristig zeigen oder weiter bearbeiten möchte. Im Kurs einen beliebigen oder vorbereiteten Ordner gemeinsam durchforsten. Archivierungsformate: Dokumente, die über mehrere Jahre hinweg archiviert werden, sollten nicht in den gängigen Formaten der div. Textverarbeitungsprogramme gespeichert werden. In ein paar Jahren sind diese durch technische Innovationen nicht mehr lesbar (Beispiel MS-Word *.doc => *.docx => .?) und nach einem Wechsel des Softwareherstellers geht plötzlich gar nichts mehr. Das RAW-Format von Fotos ist abhängig vom Kamerahersteller. Als langfristig sicher gelten bei Dokumenten die PDF´s (*.pdf). Bei Fotos sind es das TIF-Grundformat (Bestmögliche Auflösung) und JPG-Format (meist akzeptable Komprimierung). Im Kurs das Konvertieren von Word-Dokumente in PDF üben. Archiv auslagern: Auf eine zweite Partition, interne 2. Festplatte, externe USB-Festplatte, CD oder USB-Stick mit Hinweis auf unterschiedlich lange, aber immer begrenzte Lebensdauer aller Sicherungen. Bei sehr dynamischem Änderungsvolumen sind Sicherungs-Programme sinnvoll, ansonsten geht es auch von Hand. Im Kurs eine Auslagerung eines Archivordners durchführen und diese mit Datum/Uhrzeit benennen. Neue Datei erzeugen und ebenfalls in den ausgelagerten Ordner einfügen um zu zeigen, wie man das Archiv pflegt.

4 Dubletten suchen mit Alldup
Alldup ist ein Freeware-Programm, der Autor freut sich über eine Spende. Der Einarbeitungsaufwand lohnt sich nur bei großem Datenvolumen oder für SII-Helfer, die das Programm häufiger nutzen um anderen zu helfen.

5 Neue Ordner anlegen Ordner auf Desktop Ordner im Explorer
Rechte Maustaste auf Bildschirm Menüpunkt „Neu“ wählen Menüpunkt „Ordner“ wählen Neuen Ordner beschriften Ordner im Explorer Menüpunkt „Neuer Ordner“ wählen Neuen Ordner beschriften

6 Ordner in Ordner anlegen (Register)
Ordner „Dokumente“ öffnen Dokumente Menüpunkt „Neuen Ordner“ wählen Neuen Ordner beschriften „Meine Dateien“ Meine Dateien Ordner „Meine Dateien“ jetzt öffnen 0100 Finanzamt Menüpunkt „Neuen Ordner“ erneut wählen Neuen Ordner beschriften „0100 Finanzamt“ Noch einmal Menüpunkt „Datei“ > neu > Ordner aufrufen und beschriften „0200 Gehälter/Renten“ Dokument 1 Dokument 2 Wir legen im Hauptordner „Meine Dateien“ jetzt einen Strukturbaum an, der weiter untergliedert werden kann (z.B und 0210). Mehr als 3 Ebenen innerhalb eines Hauptordners sind aber wenig sinnvoll. Ohne Führungsnummern sortiert der PC die Ordner nach Alphabet. Eine weitere Sortiermöglichkeit ist das Datum in der Form jjjj_mm_tt-Name. Sinnvoller weise legt man für seine Dokumente im PC die gleiche Ordnerstruktur an wie im heimischen Aktenschrank. Für Fotos/Videos bietet sich eine Sortierung nach „Lebenslagen“ an (z.B. Heim und Familie, Beruf, Hobbys, Reisen, Vereine, Kirche). Innerhalb dieser Ordner dann nach Jahreszahl und Thema (z.B. 2012_Kärnten_Nockalmstraße). Es muss aber jeder seine eigene Struktur finden (erfinden), Vorgaben sind sinnlos. Wer nicht seine eigene Struktur lebt, wird nie etwas finden. Das ist eine Hausaufgabe. Falls das Textfeld am Ordner nicht mehr markiert sein sollte, oder der Ordner einen anderen Namen bekommen soll: Den betroffenen Ordner markieren, Kontextmenü aufrufen (Rechte Maustaste) Menüpunkt „Umbenennen“ wählen. 0200 Gehälter/Renten Betriebsr. Dokumente Altersrente

7 Explorer Struktur und Ansichten
Strukturbaum Ansichten Bibliotheken enthält Teilbibliotheken und Strukturordner Strukturordner enthalten Ordner Ordner können Unterordner (Register) enthalten Strukturbaum öffnen/schließen Dreieck vor Bibliothek, Strukturordner, Ordner anklicken Strukturbäume können im Explorer in verschiedenen Ansichten angesehen und verwaltet werden. Die Ansichten gehen von „Große Symbole“ bis zu „Details“. Einfach mal ausprobieren. Die Strukturbäume lassen sich über die „Dreiecke“ öffnen und schließen. Einfach mal ausprobieren. Hier lassen sich auch komplette Ordner verschieben, aber Vorsicht – sie können auch im Nirwana der Daten verschwinden.

8 Dateien in Ordner ablegen
Ordner im Explorer Ordner mit Quellendateien öffnen (1) Datei mit rechter Maustaste anwählen (2) Im Kontextmenü „Ausschneiden“ (3) Zielordner mit re. Maustaste anwählen (4) Im Kontextmenü „Einfügen“ anwählen (5) 2 4 1 3 5 Ordner auf Desktop Es gibt zwei Möglichkeiten Dateien zu sortieren. Die Schnelle – durch verschieben der Dateien und Ordner über „Drag and Drop“ oder die Sichere - über „Ausschneiden und Einfügen“. Im Explorer sollte immer die sichere Variante gewählt werden. Innerhalb eines Ordners, oder auf dem Desktop kann man auch mit „Drag and Drop“, also verschieben arbeiten. Beim Markieren mehrerer Dateien gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten. Auswahl einer Serie oder Auswahl einzelner Dateien (siehe Anweisung in Folie). Vorsicht bei der Auswahl mit Strg. Wird hier die Maus bei gedrückter Maustaste verschoben, werden alle bereits markierten Dateien kopiert. Auf dem Desktop vorsortierten Ordner lassen sich später in die vorbereitete Struktur verschieben. Das auswählen, sortieren und verschieben aller Dateien in die gewählte Struktur ist eine Hausaufgabe. Ordner mit Quellendateien öffnen und als Fenster ablegen. Die zu verschiebende Datei mit der linken Maustaste fassen und in den Zielordner ziehen. Mehrere Dateien markieren Serie: Erste Datei markieren, Großschreibtaste halten und letzte Datei markieren. Auswahl: Strg-Taste halten und Dateien nacheinander mit li. Maustaste markieren.

9 Dateien archivieren Archivieren heißt, die Dateien verlassenden PC und werden extern gespeichert. Die im ersten Schritt für das Archiv identifizierten und zugeordneten Dateien werden auf einen externen Datenträger verschoben und die interne Festplatte entlastet. Im ersten Schritt (Folie 3 – 7) haben wir alle Dateien überprüft und den Ordnerstrukturen zugeordnet und dabei auch Archivdateien identifiziert und zugeordnet. Betroffen sind alle Dokumente und Bilder/Videos die nicht mehr zur aktiven Bearbeitung vorliegen müssen. Das geht nicht ohne umfangreiche Hausaufgaben. Hinweis: Ab ca. 70% Auslastung der Festplatte können Störungen in der Performance des Systems auftreten, weil Windows nicht mehr genügend Platz für eine Auslagerungsdatei hat. Durch eine Auslagerung der Archivdateien auf einen externen Datenträger kann das betroffene System wieder schneller arbeiten.

10 Arbeitsdateien extern sichern
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dateien extern zu sichern. - USB-Stick CD/DVD USB-Festplatte (Siehe Beispiel, Ordner einfach zur Festplatte kopieren - fertig) Dabei haben wir das Problem, dass die Ordner und Inhalte 1:1 angelegt werden und es bei erneuter Sicherung ständigen zu Nachfragen kommt. (Ersetzen oder nicht). Mit etwas Handarbeit oder speziellen Programmen lässt sich diese Hürde aber umschiffen. Wichtig ist und bleibt: Die Arbeit dieses Reinigungsprozesses ist extern gesichert. Kopieren – nicht ziehen

11 Datenträger für Sicherung
Ǿ 6 Jahre + je nach Qualität An die Lebensdauer von Steinplatten und Papyrusrollen kommen moderne Datenträger nicht heran. Man muss also genau überlegen, welchen Datenträger man für welche Aufgabe auswählt. Oftmals ist aber das programmabhängige Datenformat kurzlebiger als der Datenträger selbst. Ǿ 3 Jahre + je nach Qualität Ǿ 10 Jahre + je nach Qualität Ǿ. 1 Jahr ohne Strom

12 Die Programmvielfalt Startknopf => =>
Zeitpunkt der letzten Nutzung: Unter Systemsteuerung => Programme und Funktionen kann man sich den Zeitpunkt der letzten Nutzung anzeigen lassen. Falls die Spalte nicht vorhanden ist kann sie über die rechte Maustaste und dem Menüpunkt „weitere“ einblenden. Programme die länger als ein Jahr nicht benutzt wurden kann man auch löschen, sie sind in der Regel schon veraltet. Portable Programme: Eine ganze Anzahl von Programmen sind auch direkt vom Stick oder einer CD startbar. Wenn sie nicht regelmäßig benutzt werden kann man sie auch dort zur Verfügung halten ohne die Festplatte damit zumüllen zu müssen. Ein weiterer Vorteil, sie sind auf jedem PC sofort anwendbar und man kann „sein Programm“ und „seine Dateien“ immer dabei haben. Hinweis: Dr Oldi (Heinz Kraus) bietet diverse themenbezogene Sticks mit komfortablen Menüs zum Selbstkostenpreis an.

13 Programm deinstallieren
Startknopf => => Windows bietet die Möglichkeit Programme zu deinstallieren (Siehe Anweisung in der Folie). Manchmal funktioniert das aber auch nicht und dann müssen externe Programme (z. B. CCleaner oder TuneUp) zur Hilfe gerufen werden. Je nach Stand der Updates können verschiedene Zwischenfenster auftauchen. Die Icons und Menüpunkte sind aber gleich. Portable Programme nutzen

14 Datenträger bereinigen
Windows Bordmittel nutzen Startknopf => Alle Programme =>Zubehör => Systemprogramme => Datenträgerbereinigung Externe Programme nutzen Statement: Heinz Kraus (Dr Oldi) sagt: Es wird installiert und installiert, bis Windows gänzlich abgeschmiert. Leider ist es so, dass fasst jede Installation und Deinstallation von Programmen Datenreste hinterlässt, die aufwändig gelöscht werden müssen. Nach der Bereinigung der Dateienstruktur und der Programmstruktur muss der verbliebene Datenmüll also beseitigt werden. Windows Bordmittel: Unter Alle Programme => Zubehör => Systemprogramme findet man das Programm „Datenträgerbereinigung“. Hiermit werden bereits die größten Vermüller beseitigt ohne das von verschiedenen Programmen gemeinsam genutzte Dateien gelöscht werden. Externe Programme: Wer mehr Effizienz oder mehr Komfort will, muss auf externe Programme zurück greifen (z.B. TuneUp, CCleaner). Vorsicht, hier können im Eifer des Gefechtes vom Programm auch Dateien gelöscht werden, die doch noch gebraucht werden. Deshalb vorher immer eine Sicherung der „Registry-Datei“ durchführen. So kann man im Ernstfall den alten Zustand wieder herstellen.

15 Autostart bereinigen Msconfig aufrufen und überflüssige Startprozesse deaktivieren. Ccleaner und Tuneup bieten diese Funktion ebenfalls Viele Programme nisten sich unaufgefordert in den Autostart ein. Sie verzögern dadurch den Systemstart und belasten den laufenden Betrieb. Beim Deaktivieren muss man sich von Gefühl und Erfahrung leiten lassen. Wenn nach der Deaktivierung eines Dienstes das System nicht mehr rund läuft kann man den Vorgang jederzeit rückgängig machen. Dazu ist es aber notwendig, dass man in einzelnen Schritten vorgeht und jeden Schritt dokumentiert. Alles andere ist Harakiri. Der Profi macht nach der Neuinstallation des Windowssystem und Installation der wichtigsten Programme eine Screenshot der „mskonfig“ und kann so später das Spreu vom Weizen trennen.

16 Datenträger defragmentieren
Windows Bordmittel nutzen Startknopf => Alle Programme =>Zubehör => Systemprogramme => Defragmentierung Externe Programme nutzen Windows zerschlägt Dateien in kleine Stücke und speichert sie dort wo gerade Platz ist. Beim Aufrufen der Datei müssen die Bruchstücke erst zusammengesucht werden. Je häufiger gelöscht und gespeichert wird, um so größer ist die Zerstückelung (Fragmentierung) und das kostet Zeit beim Aufrufen der Dateien. Um den Vorgang zu beschleunigen müssen die Dateibruchstücke also gelegentlich wieder so zusammengefügt werden dass größere Blöcke entstehen (Defragmentieren). Windows Bordmittel: Unter Alle Programme => Zubehör => Systemprogramme findet man das Programm „Defragmentierung“. Externe Programme: Wer mehr Effizienz oder mehr Komfort will, muss auf externe Programme zurück greifen (z.B. TuneUp, Disk Defrag).

17 Hosenträger und Gürtel
Die Aufräumaktion ist abgeschlossen Dateiensystem ist geordnet und bereinigt Archivdateien sind extern gesichert und am PC gelöscht Programmvielfalt ist überprüft und bereinigt Der Autostart ist bereinigt Datenträger ist bereinigt Datenträger ist defragmentiert Autostart ist bereinigt Archiv und Gesamtsystem sichern Das System inklusive aller Arbeitsdateien ist jetzt ordentlich aufgeräumt und gesichert. Zur Sicherheit sollten aber der aktuelle Zustand aller Datenträger jetzt noch einmal extern gesichert werden. Dieser externe Datenträger sollte auch räumlich weit weg von den „aktiven und produktiven“ Systemen gelagert werden. Im gewerblichen Bereich erfolgt eine solche Sicherung täglich oder sogar permanent. Im privaten Bereich kommt es darauf an wie viel Bewegung im Dateiensystem ist. In der Regel reicht eine Sicherung pro Quartal. Wer will kann ein Synchronisierungsprogramm verwenden (z.B. FreeFileSync), das zeitgesteuert oder auf Knopfdruck die Arbeitsdateien sichert.

18 Archiv sichern Extern sichern Auslagern
Windows Bordmittel nutzen externen Datenträger anschließen (2. USB-Festplatte), das gesamte ausgelagerte Archiv kopieren und auf einen Sicherungsdatenträger kopieren Archiv sichern: Das Archiv auslagern, um die Festplatte zu entlasten ist die eine Seite der Medaille. Aber auch dieser Datenspeicher kann beschädigt werden. Deshalb muss das Archiv gesichert werden. Es existiert zur Zeit nur einmal, den von der aktiven Festplatte ist es ja gelöscht. Extern sichern Auslagern

19 Sicherung des Computers erstellen
Startknopf => => Zur Sicherung der Dateien gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze. Ein „Image“ = Spiegelbild sichert die komplette Festplatte (Programme und Arbeitsdateien) und ermöglicht bei einem Totalausfall das Wiederherstellen aller Dateien zum Sicherungsdatum. Allerdings ist hier nur die komplette Revision möglich. Auf einzelne Dateien kann nicht zurück gegriffen werden. Eine Sicherung der Arbeitsdateien. Hier werden nur die Arbeitsdateien gesichert. Im Bedarfsfall kann auf einzelne Dateien zurück gegriffen werden. Das Programm sichert immer nur die Änderungen seit der letzten Sicherung und spart so Speicherplatz. Vista und Win7 ermöglichten eine regelmäßige Sicherung der Arbeitsdateien. Ab Win7 sind beide Sicherungen möglich. Alle älteren Systeme benötigen externe Sicherungsprogramme wie z.B. das kostenlose Paragon oder kostenpflichtige Gohst bzw. Acronis. Im privaten Bereich mit relativ geringem Änderungsumfang ist nach der wichtigen Imagesicherung eher Handarbeit angesagt. Also alle aktuellen Arbeits- und Archivdateien von Hand rüber kopieren auf einen externen Datenträger.

20 Image anlegen Windows Bordmittel nutzen Systemsteuerung
Externe Programme nutzen Windows Bordmittel: Seit Win7 hält Windows ein eigenes Sicherung System bereit, das eigentlich vollkommen ausreichend ist. Externe Programme: Mehr Komfort und höhere Flexibilität, speziell bei regelmäßigen Sicherungen versprechen externe Programme. Hier gibt es für viel Geld professionelle Software, aber auch sehr gute Freeware.

21 Urheber der Präsentation ist Bernhard Peitz im Netzwerk der Senior Internetinitiativen in Baden-Württemberg