Veranstaltungen professionell organisieren

Präsentation zum Thema: "Veranstaltungen professionell organisieren"—  Präsentation transkript:

1 Veranstaltungen professionell organisieren
Vortrag im Rahmen des Seminars für griechische Vereine & Selbstständige "Kommunikation & Marketing„ Referentin: Johanna Panagiotou, geb. Mamali Journalistin & Kommunikationspsychologin Kommunikationsagentur JOPA & DRACHME Inhaberin & Geschäftsführerin München, den 2. Mai 2014 Bayerische Pflegeakademie, Edelsbergstr. 6, München

2 Veranstaltungen als… Plattform der Kommunikation zwischen Menschen
& Unternehmen zu bestimmten Zielgruppen Chance wichtige Kunden und potenzielle neue Kunden hautnah zu kommen Chance unserem eigenem Portfolio exklusiv bekannt zu machen Chance Kontakte zu knüpfen Chance Geschäftsbeziehungen zu festigen Chance potenzielle neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu interessieren JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

3 Die wichtigsten Veranstaltungsarten
Produkt- oder dienstleistungsbezogene Veranstaltungen z.B.: „Kick-off-Veranstaltungen“, Messeauftritten Finanzveranstaltungen z.B.: Aktionärshauptversammlung, Bilanzpressekonferenz Imageveranstaltungen z.B.: „Tag der offenen Tür“, Pressegespräch Mitarbeiterveranstaltungen z.B.: Teambuilding, Incentive Weiterbildungsveranstaltungen z.B.: Seminar, Kongress JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

4 Wichtige Faktoren einer Veranstaltung
Anlass : Veranstaltungsart Anlassbeispiele: - Tag der offenen Tür - Teambuilding - Messeauftritten - Firmenjubiläum - Seminar Ziel : Was möchten / müssen wir erreichen? Zielbeispiele: - Imagepflege - Neukundengewinnung - Informationsvermittlung - Weiterbildung - Mitarbeitermotivation - Umsatzsteigerung JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

5 Veranstaltungen lassen sich in fünf Kernziele unterteilen:
Entscheiden Information (Informationsvermittlung/Wissenstransfer) Innovation (etwas Neues soll erarbeitet werden) Motivation (Emotionsvermittlung/bspw. Teilnehmer erfahren/lernen ein bestimmtes, gemeinsames Ziel) Verkaufen (bspw. Verkaufsförderung) JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

6 Verlag & Veranstaltungen
Ziele definieren I Was soll unsere Veranstaltung bewirken und was soll nach der Veranstaltung anders sein? konkret messbar realistisch vollständig unmissverständlich Ziele müssen für alle Verantwortlichen und Beteiligten sein. JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

7 Verlag & Veranstaltungen
Ziele definieren II Schwerpunkte setzen Mehrere Ziele in Haupt- und Nebenziele unterteilen Hauptziele : quantitative Nebenziele : qualitative Frühzeitig benötigte interne oder externe Aushilfe, Informationen oder Manpower klären Alle an der Planung und Organisation Beteiligten die Ziele präsent haben Erfahrungen bei früheren Veranstaltungen nutzen Die Relevanz der Ziele für das Unternehmen und die eigene Rolle für die Zielerreichung müssen unbedingt allen Verantwortlichen und Beteiligten klar sein. JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

8 Sinnvolle Einbindung ins Marketing
Unsere Veranstaltung als Teil des Ganzen Marketingkonzepts Vernetzung der jeweiligen Veranstaltung mit dem Marketingkonzept unseres Unternehmens Angemessenen begleitenden Kommunikationsmaßnahmen die gegenseitig ergänzen und unterstützen Live-Kommunikation in Verbindung mit klassische und moderne Kommunikationsinstrumente JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

9 Begleitende Kommunikationmaßnahmen
Regelmäßiger Kontakt und Austausch mit Zielgruppe/n - z.B. Newsletters Ergänzende Maßnahmen zur Kundengewinnung und Kundenbindung - z.B. Fortbildungsprogramme Persönliche, verbindliche Betreuung der Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung - z.B. Ansprechpartner Aus Sicht der Zielgruppe interessante PR und Öffentlichkeitsarbeit - z.B. Fachzeitschriften JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

10 Kommunikationsinstrumente vor und nach der Veranstaltung
Kommunikation in der Vor-phase z.B. Einladung, Veranstaltungswerbung Kommunikation im Nachgang z.B. Reminder Aktionen Steigernde Lust auf die Teilnahme Verringernde „No-show-rate“ Festiger Zielgruppenbindung Erhöhter Teilnahmequote bei Folgenveranstaltungen Die Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Veranstaltung müssen in der Zeit- und Budgetplanung sein. JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

11 Ablauf der Veranstaltung
Bei der Planung… Interessanten Ablauf Einzelne Veranstaltungspunkte aufeinander aufbauen Aktivierung und Einbindung der Teilnehmer Unterhaltungswert der Veranstaltung Rücksicht auf was die Teilnehmer hinter sich haben (z.B. Anreise, Arbeitstag) Voll und ganz auf die Zielgruppe abgestimmt Spannendes Programm JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

12 Gliederung der Veranstaltung I
Einstieg / Eröffnungsteil: Mittelteil: Stimmung der Veranstaltung Einstiegshilfen wie Handouts oder Eröffnungsfragen Soll den Besuchern helfen den Inhalten und Geschehnissen folgen zu können Ausreichende Informationsvermittlung Aktivierung der Teilnehmer mit Diskussionen oder Aktionen Ausgewogenes Timing der einzelnen Bausteine JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

13 Gliederung der Veranstaltung II
Finale / geplante Abschluss: Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte Darf gefühlsbetont sein Emotionalen „Paukenschlag“ Soll positiv sein, in Erinnerung bleiben, ein Ausrufezeichen setzen und Handlung aktivieren Checkliste: Langweile vermeiden!!! Wo wann und wobei würde ich mich bei der Veranstaltung langweilen? Welche Programmpunkte wie Reden, Vorträge, Filme empfinde ich als lang? Wie ließen sich diese ändern? JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

14 Wie die Veranstaltung besonders und einzigartig wird
Spielen mit Umsetzungsvarianten – Bekanntes langweilt Menschen schnell Der Kreativität keine Grenzen setzen Erlebnisse, Erfahrungen, Wissen, Abenteuer, Überraschungen und Inszenierung erstellen Veranstaltungsinhalt – Originelle Umsetzung Geeignete Veranstaltungs-location und angebotene Speise und Getränke Richtige Referenten Ausgewogene Verhältnis: zwischen Spannung und Entspannung Zwischen Informationsvermittlung und Aktivierung JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

15 Gestalten die Veranstaltungen so, dass wir die Teilnehmer…
Inszenierung, Erlebnis Erfahrung, Wissen Überraschung, Neuheiten Aktivierung, Abenteuer abholen und mitnehmen Ihnen etwas mitgeben Sie faszinieren mit allen Sinnen Ansprechen Eine Veranstaltung soll… Von den Veranstaltungen des Wettbewerbs abheben Mit unserem Unternehmen verknüpft sein Positiv berichtet sein Den Teilnehmern Lust auf den Besuch der nächste Veranstaltungen machen Originelle Ideen enthalten JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

16 Möglichst viele Sinne ansprechen…
Bühne, Farben, Effekte, Projektion, Kostüme, Beleuchtung Saal / Raum-Akustik, Stimmen, Musik, Surround-Sound-Effekt Speisen, Getränke – von Aperitif bis Dessert Effekte, Interaktion, Tanzen Duftende Speisen und Getränke, Effekt-Düfte, Aromen Visuell Auditiv Gustatorisch Haptisch JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen Olfaktorisch

17 Einen Mehrwert schaffen…
Holen die Teilnehmer dort ab, wo diese stehen Welche Vorkenntnisse und Erfahrungen sie mitbringen? Welche Erwartungen sie haben aufgrund frühere Veranstaltungen? Einen Zusatznutzen definieren - Was interessiert die Besucher besonders? Geben den Teilnehmer was Nützliches, Interessantes, das ihnen sonst fehlt JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

18 Planung der Veranstaltung
Gliedern und Vorlauf einplanen Wie groß die Vorlaufzeit jeweils sein muss, ergibt sich aus… Der Höhe der Teilnehmeranzahl Ihren geplanten Werbemaßnahmen Die Art der Finanzierung (etwa der Zeitbedarf für eine professionelle Sponsoren- oder Partnersuche) Dem Zeitpunkt (so sorgen Veranstaltungen, die während anderer Großereignisse am gleichen Ort stattfinden müssen, für längere Vorlaufzeiten) Der Große des Projekt- oder Organisations-Teams JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

19 Mit einem Projektteam arbeiten
Die richtigen Team-Player finden… Helfer mit „Know-How“ Genugend Helfer (beachten auf Kapazität aus Zeitgründen) Helfer die ihr eigenes Kontakten – Netzwerk haben Helfer mit Lust, Kreativität und passende Stimmung Aufgabenverteilung und Teamtreffen (auch als Telefon-oder Videokonferenz) Persönliche Interessen und Fachwissen des Teams nutzen Verantwortliche Ansprechpartner für die einzelnen Teilschritte und Aufgaben Aufgaben im Projektteam gleichmäßig verteilen Regelmäßiges Team-treffen Inhalte und Ablaufe planen Aufgabenstand und Fortschritt berichten Offene und kritische Punkte klären JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

20 Beschlüsse der Projektsitzungen
Termine Entscheidungen Aufgaben To-dos Zeitnah an die Projektmitglieder und den Vorgesetzten versandt Regelmäßig kontrollieren ob die Aufgaben erledigt sind die Termine eingehalten werden Besser erfahrene Partner beauftragen, solange man selbst noch keiner ist! Den Erfahrungsschatz der externen Partner nutzen! JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

21 Externe Partner managen
Externe Partner recherchieren Sich Gewissheit über deren Leistung und Qualität verschaffen Angebote prüfen und Preise vergleichen Zeitnah und Rechtzeitig informieren über alle Details und Änderungen der Veranstaltung Professionelle Kommunikation sichern und auch schriftlich alle mündlichen Vereinbarungen halten Einen Plan B erarbeiten und möglich Risiken durchdenken Professionelle Briefing – offene Absprache von Wünsche und Erwartungen Verbindliche Absprachen treffen oder Verträge klären JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

22 Informations- und Recherchequellen nutzen
Über die aktuelle Trends und technischen Entwicklungen informiert sein Kontaktbörse Veranstaltungen-Dienstleister nutzen Recherchetool Internet: geeignet für einen Überblick und ersten Kontakt Event-Messen besuchen und prüfen welchen der vertretenen Dienstleistungsbranchen nützlich sind Ansprechpartner kontaktieren: GCB – German Convention Bureau e. V. Tourismusbüros (Informationen zu Stadt und Region) Kongressdienstleister JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

23 Erfolg einer Veranstaltung
Sinnvoll mit der sonstigen Marketingmaßnahmen verknüpfen Enge Kontakt zu den Teilnehmern während und nach der Veranstaltung herstellen Bei der Konzeption und dem dramaturgischen Aufbau berücksichtigen, dass die Teilnehmer sich nicht langweilen Frühzeitig planen und Aufgaben auf Partner verteilen JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

24 Verlag & Veranstaltungen
Literatur von Grave, Melanie (2011), Veranstaltungen organisieren, Haufe Lexware Verlag JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

25 Kleine Tipps aus der Praxis…
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26 Dankeschön! Ευχαριστώ πολύ!