Schulung für Microsoft® Office Word 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office Word 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office Word 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Word 2007 Erstellen eines ersten Dokuments [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Da diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK.] 1

2 Erstellen eines ersten Dokuments
Kursinhalt Übersicht: Haben Sie noch nie mit Word gearbeitet? Lektion: Das Dokument Diese Lektion beinhaltet eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie einige Testfragen. Erstellen eines ersten Dokuments 2

3 Übersicht: Haben Sie noch nie mit Word gearbeitet?
Müssen Sie Word 2007 verwenden und wissennicht, wie Sie am bestenvorgehen sollen? Arbeiten Sie diesen Kurs durch, und lernen Sie die Grundlagen der Dokumenterstellung kennen. Sie lernen, wie Sie Ihren Text an einer bestimmten Stelleauf einer Seite eingeben, Rechtschreibfehler korrigieren, Abstand und Seitenränder ändernund Ihre Arbeit speichern. Erstellen eines ersten Dokuments 3

4 Erstellen eines ersten Dokuments
Lernziele für den Kurs Erstellen und Speichern eines Dokuments. Übernehmen oder Zurückweisen von Rechtschreib- oder Grammatikvorschlägenwährend der Eingabe. Ändern der Seitenränder. Anpassen von Abständen durch Löschen zusätzlicher Leerzeichen zwischen Wörtern oder zusätzlicher Zeilen zwischen Absätzen. Erstellen eines ersten Dokuments 4

5 Lektion Das Dokument 5

6 Das Dokument Wenn Sie Word öffnen, wird ein leeres Dokument angezeigt.
Es sieht wie ein Stück Papier aus und füllt den größten Teil des Bildschirms. Sie möchten mit Ihrer Arbeit beginnen. Da Sie jedoch noch nicht mit Word gearbeitet haben, ist der Anfang mitunter schwierig. Machen Sie sich zuerst mit einigen Grundlagen von Word vertraut. Vielleicht stellen Sie sich folgende Fragen: Wo soll ich auf der Seite mit der Eingabe beginnen? Wie gehe ich vor, wenn die erste Zeile eines Absatzes eingerückt werden soll? Kann ich die Seitenränder nach meinen Vorstellungen ändern? Und wie speichere ich meine Arbeit, damit die Daten beim Schließen von Word nicht verloren gehen? Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 6

7 Beginnen Sie einfach mit der Eingabe.
Machen Sie sich zunächst mit der Multifunktionsleiste und dem Cursor vertraut. Die Multifunktionsleiste befindet sich in Word oberhalb des Dokuments . Mit den Schaltflächen und Befehlen der Multifunktionsleiste teilen Sie Word mit, was Sie tun möchten. Word wartet auf Ihre Eingabe. Der Cursor, eine blinkende vertikale Linie oben links auf der Seite, gibt an, wo der eingegebene Text auf der Seite erscheint. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 7

8 Beginnen Sie einfach mit der Eingabe.
Machen Sie sich zunächst mit der Multifunktionsleiste und dem Cursor vertraut. Wenn Sie nicht oben auf der Seite, sondern weiter unten mit der Eingabe beginnen möchten, drücken Sie so lange die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, bis sich der Cursor an der gewünschten Stelle befindet. Wenn die erste Eingabezeile eingerückt werden soll, drücken Sie die TAB-TASTE auf Ihrer Tastatur, bevor Sie mit der Eingabe beginnen. Dadurch wird der Cursor um 1,275 cm nach rechts verschoben. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 8

9 Beginnen Sie einfach mit der Eingabe.
Machen Sie sich zunächst mit der Multifunktionsleiste und dem Cursor vertraut. Während der Eingabe bewegt sich der Cursor nach rechts. Wenn Sie am rechten Seitenrand zum Ende der Zeile gelangen, fahren Sie einfach mit der Eingabe fort. Word verschiebt den Text während der Eingabe automatisch in die nächste Zeile. Drücken Sie die EINGABETASTE, um einen neuen Absatz zu erstellen. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 9

10 Was ist das? Angenommen, Sie haben einige Absätze Text eingegeben.
Sie scheinen weit voneinander entfernt zu sein, und der zweite Absatz beginntweiter rechts als der erste. Die Darstellung des Textes ist an den Formatierungszeichen ablesbar, die Word während der Eingabe automatisch einfügt. Diese Formatierungszeichen sind in jedem Dokument enthalten. Sie sind jedoch nur sichtbar, wenn sie eingeblendet werden. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 10

11 Was ist das? Zum Einblenden der Formatierungszeichen verwenden Sie die Multifunktionsleiste oben im Fenster. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Einblenden/Ausblenden Klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Formatierungszeichen wieder ausblenden möchten. Diese Formatierungszeichen können nicht nur eingeblendet werden. Zu große Abstände beispielsweise können durch das Löschen überflüssiger Zeichen verringert werden. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 11

12 Was ist das? Was sind Formatierungszeichen, und welche Bedeutung haben sie? In der Abbildung sehen Sie einige Beispiele. Zusätzliche Absatzmarke: Die EINGABETASTE wurde zweimal gedrückt. Zusätzliches Tabulatorzeichen: Die TAB-TASTE wurde zweimal gedrückt. Dadurch ist der zweite Absatz weiter eingerückt als der erste. Zusätzliches Leerzeichen zwischen Wörtern: Die LEERTASTE wurde nicht einmal, sondern zweimal gedrückt. Weitere Informationen zu den einzelnen Formatierungszeichen: Jedes Mal, wenn Sie die EINGABETASTE drücken, um einen neuen Absatz zu beginnen, fügt Word eine Absatzmarke ein. Die Abbildung enthält eine zusätzliche Absatzmarke zwischen den beiden Absätzen. Das heißt, die EINGABETASTE wurde zweimal gedrückt. Dadurch entsteht ein zu großer Abstand. Durch das Löschen dieser Absatzmarke wird der zu große Abstand zwischen den Absätzen beseitigt. Jedes Mal, wenn Sie die TAB-TASTE drücken, wird ein Pfeil eingeblendet. Der erste Absatz in der Abbildung enthält einen Pfeil, der zweite Absatz zwei Pfeile. Das heißt, die TAB-TASTE wurde im zweiten Absatz zweimal gedrückt. Anhand der Punkte können Sie erkennen, wie oft Sie zwischen den einzelnen Wörtern die LEERTASTE gedrückt haben oder ob Sie versehentlich innerhalb eines Worts die LEERTASTE gedrückt haben. Ein Punkt entspricht einem Leerzeichen, zwei Punkte sind zwei Leerzeichen. In der Regel sind die einzelnen Wörter nur durch ein Leerzeichen voneinander getrennt. Übrigens unterscheiden sich diese Punkte von den Punkten am Satzende. Die Punkte am Satzende (die immer angezeigt werden) befinden sich unten auf der Zeile. Die Punkte für Leerzeichen sind höher (etwa in der Mitte der Zeile) angeordnet. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 12

13 Was bedeuten die Unterstreichungen im Dokument?
Während der Eingabe kennzeichnet Word gelegentlich Text durch einerote, grüne oder blaueWellenlinie als Unterstreichung. Rot: Weist auf einen möglichen Rechtschreibfehler oder ein Wort hin, das Word nicht erkennt (z. B. Eigen- oder Ortsname). Grün: Weist auf eine möglicherweise erforderliche Korrektur der Grammatik hin. Blau: Ein Wort ist richtig geschrieben, passt anscheinend aber nicht in den Satzzusammenhang. Weitere Informationen zu roten Unterstreichungen: Wenn Sie ein Wort eingeben, das korrekt geschrieben ist, von Word aber nicht erkannt wird, können Sie es dem Wörterbuch hinzufügen. Dadurch wird es in Zukunft nicht mehr unterstrichen. Weitere Informationen zu blauen Unterstreichungen: Sie haben beispielsweise “zum” eingegeben, das Wort muss jedoch richtig “zu” lauten. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 13

14 Was bedeuten die Unterstreichungen im Dokument?
Die Animation zeigt, wie Sie mit den Wellenlinien als Unterstreichungen verfahren können. [Author: .swf gets inserted here; delete this placeholder before inserting .swf file.] Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Vorsicht bei grünen und blauen Unterstreichungen: Die Rechtschreibprüfung in Word ist wirklich gut und (in den meisten Fällen) ziemlich genau. Die Vorschläge hinsichtlich Grammatik und Verwendung von Wörtern müssen jedoch vom Benutzer geprüft werden. Wenn Sie Ihre Schreibweise für richtig und die Vorschläge von Word für falsch halten, können Sie die vorgeschlagenen Änderungen ignorieren und so die Unterstreichungen entfernen. Außerdem können Sie die Wellenlinien bei der Eingabe einfach ignorieren, wenn Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit unterbrechen möchten. Wenn Sie anschließend Ihre Eingabe beendet haben, führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word für den gesamten Text durch. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken Sie mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Macromedia Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein unterstrichenes Wort, um die Rechtschreibvorschläge anzuzeigen (gelegentlich kommt es auch vor, dass Word keine alternative Schreibweise kennt). Klicken Sie zum Ersetzen des Worts auf einen Vorschlag. Es wird keine Unterstreichung mehr angezeigt. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 14

15 Was bedeuten die Unterstreichungen im Dokument?
In der Abbildung sehen Sie ein Beispiel für eine mögliche Vorgehensweisebei Wellenlinien als Unterstreichungen (hier eine rote Wellenlinie der Rechtschreibprüfung). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterstrichene Wort, um die Rechtschreibvorschläge anzuzeigen (gelegentlich kennt Word auch keine alternative Schreibweise). Klicken Sie auf einen Rechtschreibvorschlag, um das Wort im Dokument zu ersetzen und die Wellenlinien zu entfernen. Vorsicht bei grünen und blauen Unterstreichungen: Die Rechtschreibprüfung in Word ist wirklich gut und (in den meisten Fällen) ziemlich genau. Die Vorschläge hinsichtlich Grammatik und Verwendung von Wörtern müssen jedoch vom Benutzer geprüft werden. Wenn Sie Ihre Schreibweise für richtig und die Vorschläge von Word für falsch halten, können Sie die vorgeschlagenen Änderungen ignorieren und so die Unterstreichungen entfernen. Außerdem können Sie die Wellenlinien bei der Eingabe einfach ignorieren, wenn Sie nicht jedes Mal Ihre Arbeit unterbrechen möchten. Wenn Sie anschließend Ihre Eingabe beendet haben, führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word für den gesamten Text durch. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 15

16 Ändern der Seitenränder
Seitenränder sind die leeren Bereiche an den Seitenkanten. Die Seitenränder der Seitehaben oben,unten, links undrechts eine Breite von 2,54 cm (1 Zoll). Sie sollten jedoch wissen, wie die Seitenränder geändert werden, falls Sie andere Breiten bevorzugen. Dies ist jederzeit möglich. Wenn Sie beispielsweise einen sehr kurzen Brief oder ein Rezept, eine Einladung oder ein Gedicht schreiben, sind andere Seitenränder möglicherweise besser geeignet. Ein Seitenrand von 2,54 cm (oben, unten, rechts und links) ist die gängigste Breite, die Sie für die meisten Dokumente verwenden können. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 16

17 Ändern der Seitenränder
Verwenden Sie zum Ändern der Seitenränder die Multifunktionsleiste oben im Fenster. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder. Neben den einzelnen Maßen werden in kleinen Bildern (Symbolen) die unterschiedlichen Randgrößen angezeigt. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 17

18 Ändern der Seitenränder
Der erste Seitenrand in der Liste ist Normal, der aktuelle Seitenrand. Zum Verkleinern des Seitenrands klicken Sie auf Schmal. Zum Vergrößern des linken und rechten Seitenrands klicken Sie auf Breit. Wenn Sie auf den gewünschten Seitenrandtyp klicken, wird das gesamte Dokument automatisch geändert und an den ausgewählten Seitenrandtyp angepasst. Bei der Auswahl eines Seitenrands ändert sich die Hintergrundfarbe des entsprechenden Symbols. Wenn Sie erneut auf die Schaltfläche Seitenränder klicken, können Sie anhand der Hintergrundfarbe erkennen, welche Größe für die Seitenränder des Dokuments festgelegt wurde. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 18

19 Speichern Sie Ihre Arbeit.
Sie haben bereits einen Satz oder mehrere Absätze eingegeben und überarbeitet. Es wäre schade, wenn diese Arbeit verloren ginge, weil beispielsweise Ihre Katze auf die Tastatur springt oder Ihr Computerinfolge eines Stromausfalls abgeschaltet wird. Damit Ihre Arbeit nicht verloren geht, müssen Sie sie speichern. Das kann nicht früh genug geschehen. Tipp: Zum Speichern Ihrer Arbeit ist es nie zu früh. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Fensters. Klicken Sie auf Speichern. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster können Sie eingeben, wo das Dokument auf Ihrem Computer gespeichert werden und welchen Namen es erhalten soll. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 19

20 Speichern Sie Ihre Arbeit.
Wenn Sie nach dem Speichern des Dokuments Ihre Eingabe fortsetzen, sollten Sie Ihre Arbeit immer wieder speichern. Klicken Sie immer wieder einmal in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich oben links im Fenster befindet, auf die Schaltfläche Speichern Oder verwenden Sie zum Speichern eine Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S (halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und drücken Sie dann die Taste "S" auf der Tastatur). Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 20

21 Speichern Sie Ihre Arbeit.
Wenn Sie nach dem Speichern des Dokuments Ihre Eingabe fortsetzen, sollten Sie Ihre Arbeit immer wieder speichern. Wenn Sie das Dokument fertig gestellt und Ihre Arbeit gespeichert haben, schließen Sie die Datei. Klicken Sie auf die MicrosoftOffice-Schaltfläche und dann auf Schließen. Tipp: Nach dem Schließen finden Sie Ihr Dokument in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente (siehe Abbildung). Wenn Sie in der Liste auf ein Dokument klicken, wird es geöffnet. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 21

22 Übungsvorschläge Einblenden von Formatierungszeichen
Eingabe im Dokument Arbeiten mit Überarbeitungsmarkierungen Ändern der Seitenränder Speichern des Dokuments [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Word 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Word lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Word 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Word 2007 erforderlich) Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 22

23 Testfrage 1 Wann sollten Sie Ihr Dokument speichern? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Kurz nach Beginn der Arbeit. Nach Beendigung der Eingabe. Der Zeitpunkt spielt keine Rolle. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 23

24 Testfrage 1: Antwort Kurz nach Beginn der Arbeit.
Ihre Arbeit kann innerhalb einer einzigen Sekunde verloren gehen. Gewöhnen Sie sich an, frühzeitig und oft zu speichern. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 24

25 Testfrage 2 Text ist in Word mit einer roten Wellenlinie als Unterstreichung versehen. Das Wort muss falsch geschrieben sein. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig. Falsch. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 25

26 Testfrage 2: Antwort Falsch.
In Word werden falsch geschriebene Wörter zwar mit roten Wellenlinien als Unterstreichung markiert, allerdings ist nicht jedes Wort im Wörterbuch enthalten. Einige Wörter (z. B. Eigennamen) werden nur unterstrichen, weil Word das Wort nicht erkennt. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 26

27 Testfrage 3 Word fügt im Dokument eine blaue Wellenlinie als Unterstreichung ein. Was hat das zu bedeuten? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Es handelt sich um einen Grammatikfehler. Ein Wort ist richtig geschrieben, wird in einem Satz jedoch falsch verwendet. Ein Eigenname ist falsch geschrieben. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 27

28 Testfrage 3: Antwort Ein Wort ist richtig geschrieben, wird in einem Satz jedoch falsch verwendet. Wenn Sie beispielsweise “zum” eingegeben haben, das Wort jedoch "zu" lauten sollte, wird eine blaue Wellenlinie angezeigt. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 28

29 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Erstellen eines ersten Dokuments Erstellen eines ersten Dokuments 29

30 Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft Office PowerPoint®-Vorlage enthält Kursmaterial für die ersten Schritte beim Erstellen eines Dokuments in Microsoft Office Word Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage stammt aus dem Microsoft Office Online-Schulungskurs “Einführung in Word 2007 I: Erstellen eines ersten Dokuments” und wurde entsprechend angepasst. Bestandteile der Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Macromedia Flash Player-Version von der Macromedia-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für Lektion 2 und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Beachten Sie: Auf Ihrem Computer muss Word 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Word 2007 verfügen, können Sie die Übungsanweisungen nicht anzeigen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Im Notizenfeld oder in der vollständigen Seitenansicht der Notizenseite (Registerkarte Ansicht) finden Sie eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage. 30