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Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence.

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1 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Kaufmännische Grundlagenschulung Stand: Folie: 1

2 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Kaufm. Grundlagenschulung Aufbau der Schulungen Folie: 2 GUI Schulung Schulung Haushaltsberichte Schulung Fördermittelberichte

3 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Darstellung der betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Rechnungswesen (Doppik, Bilanz, GuV) Erklärung von kaufmännischen Begriffen, Zusammenhängen und Bedeutung für das gemeinsame Arbeiten unter kaufmännischen Gesichtspunkten in der Universität zu Köln (UzK) Ziele der Veranstaltung Folie: 3

4 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center –Kaufmännischer Jahresabschluss der UzK ( Bilanz, GuV, Erläuterung einzelner Positionen) –Beschaffung ( Selbstbeschaffung, Beschaffung mit Bestellbezug ) –Rechnungslauf/ Rechnungsbearbeitung –Rechnungsausgang/ Rechnungserstellung –Häufige Begriffe Inhalte der Schulung Folie: 4

5 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Ordnungsgemäße Mittelverwaltung –Haushaltsmittel des Landes –Sondermittel des Landes (HoPa, QVM) –Drittmittel –Stiftungsmittel –eigene Mittel Rechtsvorschriften –Handelsrecht, GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) –Steuerrecht –Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) –Geldgeberrichtlinien Aufgaben der UzK nach dem Hochschulfreiheitsgesetz (ab dem ) Folie: 5

6 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center umfasst Bilanz (§ 266 HGB) - Aufstellung von Vermögen und Schulden Gewinn- und Verlustrechnung (§275 HGB) - Ergebnisrechnung Anhang (§284 HGB) – Erläuterung von Ansatz- und Bewertungsmethoden, Anlagespiegel, Erläuterungen zu Bilanz- und GuV-Positionen Lagebericht (§289 HGB) – Anmerkungen zu der aktuellen und künftigen wirtschaftlichen Lage der Hochschule, zum allgemeinen Geschäftsverlauf sowie Erläuterung von wesentlichen Risiken Länderspezifische Vorschriften lt. Länderhaushaltsgesetz (LHG) Kaufmännischer Jahresabschluss der Hochschulen Folie: 6

7 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Kameralistik – Doppik im Vergleich Kameralistik: Kapitel/ Titel Zahlungsströme innerhalb eines Haushaltsjahres Keine Erfolgsrechnung Haushaltsrechnung Kostenarten (statt Sachkonten) Hauptaufgabe: Kontrollfunktion Doppik: T-Konten Aufwendungen und Erträge eines Jahres Darstellung des Verbrauchs GuV Bilanz Hauptaufgabe: Informationsfunktion Vermittlung eines vollständigen, den tatsächlichen Umständen entsprechenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der UzK (Generalnorm) Folie: 7 Sachkonto : Kostenstelle oder !!!! PSP-Element: D Z sachlich und rechnerisch richtig Datum: __________________ Unterschrift :__________________

8 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) Keine Buchung ohne Beleg! Klarheit und Übersichtlichkeit Vollständigkeit (alle Belege sind zu erfassen) Richtigkeit und Willkürfreiheit Einzelbewertung Folie: 8 Haushaltswahrheit und Klarheit Einheit und Vollständigkeit des Haushaltsplanes Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Haushaltsgrundsatz der Fälligkeit Sachliche Spezialisierung (Einnahmen und Ausgaben getrennt) etc. Haushaltsgrundsätze (HGrG)

9 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Die Bilanz Folie: 9

10 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Bilanz – schematische Gliederung Jahresergebnis/Ergebnisvorträge Folie: 10

11 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Der Kaufmann ist verpflichtet die Schulden und das Vermögen vollständig darzustellen (§ 240HGB) - bei Gründung oder Übernahme - für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres - bei Auflösung oder Verkauf Die Inventur ist die mengenmäßige Aufnahme jedes Vermögens- und Schuldgegenstandes nach Art (Bezeichnung) und Menge (Stück, Länge, Gewicht) Das Inventar ist ein Bestandsverzeichnis aller Vermögensteile und Schulden des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert Vermögen./. Schulden = Eigenkapital (Reinvermögen) Die Bilanz ist die summarische Gegenüberstellung in Kontenform von Vermögensgegenständen (Aktiva) mit Eigen- und Fremdkapital (Passiva) Inventur Inventar Bilanz Folie: 11

12 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Anlagevermögen: Alle Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Betrieb zu dienen ( > 1 Jahr) : Immaterielle Vermögensgegenstände (selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte, ähnliche Werte und Rechte, Entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, Nutzungsrechte, (z.B. Softwarelizenzen) -Geschäfts- oder Firmenwert Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen -Grundstücke und Gebäude Technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Bibliotheksbestände Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Finanzanlagen, z.B. Anteile/Ausleihungen an verbundenen Unternehmen sowie Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, z.B. Forschungsinstitute, Weiterbildungsgesellschaften, Spin-Offs (Wissens- und Technologietransfer) Aktivseite der Bilanz Folie: 12

13 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Umlaufvermögen : Alle Vermögensgegenstände, die kurzfristig dem Betrieb dienen (< 1 Jahr) Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe: z.B. Bestände Büromaterial, IT, Laborchemikalien Unfertige Erzeugnisse und Leistungen, z.B. nicht abgeschlossene Auftragsforschungsprojekte Fertige Erzeugnisse und Waren Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Sonstige Vermögensgegenstände Forderungen gegen das Land Forderungen gegen andere Zuschussgeber Wertpapiere des Umlaufvermögens Kassenbestand, Bankguthaben Aktivseite der Bilanz Folie: 13

14 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Eigenkapital (EK) Ergibt sich in der Eröffnungsbilanz aus der Differenz Vermögensgegenstände./. Schulden = Nettoposition Gewinnrücklage – wird aus erwirtschafteten Überschüssen (positives Jahresergebnis) gebildet.Wird entschieden durch Hochschulrat im Rahmen der Ergebnisverwendung Weitere zweckgebundene Rücklagen möglich (z.B. HoPa) Gewinnvortrag/Verlustvortrag Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Passivseite der Bilanz Folie: 14

15 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Fremdkapital (FK) Darlehen Verbindlichkeiten - aus Lieferungen und Leistungen - gegenüber Kreditinstituten - geg. dem Finanzamt (u.a. Ust.), Sozialversicherungsträgern Sonstige Verbindlichkeiten - gegenüber dem Land - gegenüber anderen Zuschussgebern Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Passivseite der Bilanz Folie: 15

16 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Forderungen aus Lieferungen und Leistungen die aus Lieferungen (z.B. bei einem Gen-Maus Verkauf) oder Dienstleistungen (z.B.bei einer Auftragsforschung) entstehenden Forderungen gegenüber Kunden. Die Kundenforderungen werden brutto ausgewiesen (d.h. inkl. Umsatzsteuer). Forderungen sind finanzielle Vermögenswerte und zählen zu den Finanzinstrumenten. Forderungen sind sofort nach der Buchung auf dem PSP-Element sichtbar Sie werden durch Debitorenbuchhaltung Abt verwaltet (Buchung der Ausgangsrechnungen, Mahnwesen, Wertberichtigungen). Forderungen Folie: 16

17 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verpflichtungen gegenüber Dritten. Verbindlichkeiten aus L+L entstehen beim Kauf auf Rechnung mit Zahlungsziel. Die Lieferantenverbindlichkeiten werden brutto ausgewiesen (d.h. inkl. Vorsteuer). Verbindlichkeiten gehören zu den Schulden. Verbindlichkeiten sind sofort nach der Buchung auf dem PSP-Element sichtbar. Sie werden durch die Kreditorenbuchhaltung Abt verwaltet. Verbindlichkeiten Folie: 17

18 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center GuV – schematische Gliederung Folie: 18

19 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Umsatz (auch “Erlöse”) gibt an, wieviel innerhalb einer bestimmten Zeit eingenommen wurde Gewinn = Umsatz - Kosten resultiert aus: GuV (Gewinn-und Verlustrechnung) Aufwendungen Erträge Aufwand < Ertrag = Gewinn Aufwand > Ertrag = Verlust Einnahme / Umsatz / Erlös / Gewinn Folie: 19

20 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Konsumtive Ausgaben (Konsumausgaben)/Aufwand –Verbrauchsausgaben im laufenden Haushalts- bzw. Rechnungsjahr Beispiele: Telefon, Gebühren, Mieten, Büromaterial, Strom, Personal –Aufwand in der GuV mindert den Gewinn direkt Investive Ausgaben (Investitionsausgaben) –werden vorwiegend in Sachanlagen getätigt Beispiele: der Bau eines Gebäudes / Anschaffung einer Maschine / Kauf eines Großgerätes für Forschungszwecke –> 1 Jahr sind im Anlagebestand (= Anlagevermögen) der UzK Wichtig:  selbstständig nutzbarer Gegenstand mit Wertgrenze (> 410 € netto) Ausgaben /Aufwendungen Folie: 20

21 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Ausgaben, kein Aufwand z.B. Kauf eines Computers Buchungssatz: Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) = Anlagevermögen / Bank= Umlaufvermögen) Ausgaben = Aufwand z.B. Bezahlung von Gehältern Buchungssatz: Gehälter= Aufwand/ Bank=Umlaufvermögen) Aufwand, aber keine Ausgaben Buchungssatz: z.B. Absetzung für Abnutzung (AfA/Abschreibung) = Aufwand / Maschinen = Anlagevermögen) Unterscheidung….. Folie: 21

22 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Ein Fernrohr für physikalische Messung steht der Hochschule langfristig zur Verfügung. Der Sachgegenstand steht im Anlagevermögen (Bilanz) und der Hochschule langfristig (> 1 Jahr) zur Verfügung Abschreibungen (steuerrechtlich „Absetzung für Abnutzung = AfA“) werden getätigt um die Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer (ND) zu verteilen (z.B. 8 Jahre) Grund: Wertminderungen durch Nutzung, technischen Fortschritt, Verschleiß oder außergewöhnliche Ereignisse Konto: „Abschreibungen auf Sachanlagen“ – GuV Position Fazit= Die Abschreibung stellt Aufwand dar und ist erfolgswirksam zu erfassen, d.h. mindert den Gewinn (hier um 1/8 der Anschaffungskosten) Beispiel: Abschreibungen Folie: 22

23 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Beispiel: Abschreibungen hier: Eröffnungsbilanz = Ausgangssituation Folie: 23

24 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Beispiel: Kauf einer Maschine Folie: 24

25 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Beispiel: AfA Folie: 25

26 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Zusammenwirken von Bilanz und GuV Folie: 26

27 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Pause Folie: 27

28 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Beschaffung Folie: 28

29 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Selbstbeschaffung Bedarfsstelle: Bedarf Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Bedarfsstelle: Formlose Beauftragung des Lieferanten Bedarfsstelle: Warenannahme < 500 € netto Formlose Beauftragung: bitte Adresse und KST oder PSP-Element angeben (Rechnungszuordung) Hinweis auf zentralen Rechnungsanschrift an den Lieferanten notwendig Folie: 29

30 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Beschaffungen über Einkauf (Abt. 33) ja nein Bedarfsstelle: Bedarf Abt. Einkauf: Beauftragung des Lieferanten Bedarfsstelle: Beschaffungsantrag ausfüllen und weiterleiten Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Bedarfsstelle: Warenannahme D7 Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwendung > 500 € netto Folie: 30

31 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Der Beschaffungsantrag Folie: 31

32 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Darstellung des Sachkontenrahmens: AufwandskontoBezeichnung Kleingeräte-Bürogeräte Büromöbel Werkzeuge Sportgeräte wissenschaftliche Geräte Den Kontierungsleitfaden finden Sie unter koeln.de/organisation/dezernat_6/downloadbereich_dezernat_6/ informationsmaterial/sachkonten___kontierungsleitfaden/ koeln.de/organisation/dezernat_6/downloadbereich_dezernat_6/ informationsmaterial/sachkonten___kontierungsleitfaden/ Sachkontenrahmen Folie: 32

33 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Zusammenhang: Sachkonto und Warengruppe Warengruppen sind Schlüssel für Material / Leistungen mit gemeinsamen Eigenschaften und gleichem Verwendungszweck Hinter jeder Warengruppe ist ein Sachkonto hinterlegt Warengruppen sind im Vergleich zu Sachkonten „sprechender“ Eine Tabelle der Warengruppen steht online zur Verfügung koeln.de/abteilung33/content/e45/e69994/Warengruppen29_online.pdfhttp://verwaltung.uni- koeln.de/abteilung33/content/e45/e69994/Warengruppen29_online.pdf Die Verbuchung der Kosten läuft über Kostenstelle oder PSP-Element und auf das der Warengruppe hinterlegte Sachkonto Folie: 33

34 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Nomenklatur der Kostenstellen= organisatorische Unterscheidung Professuren / Einrichtungen Fakultätsorgane / Zentrale Fakultätseinrichtungen / Institute, Seminare Departements / Fachbereiche / Fachgruppen 05 1 Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät 2 Rechtswissenschaftliche Fakultät 3 Medizinische Fakultät 4 Philosophische Fakultät 5 Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät 6 Humanwissenschaftliche Fakultät 6 Abteilungen 0 1 Fakultäten 2 Fakultäten (Reserve) 3 Zentrale Einrichtungen 4 Organe 5 Organisation 6 Externe Einrichtungen 9 Infrastruktur Beispiel: 1 = Fakultäten 6 = HumF 30 = FG Kunst und Musik 02 = Institut für Musikpädagogik 0 = keine Abteilung 05 = Professur für Europäische Musikethnologie, Prof. Dr. Naumann Folie: 34

35 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Folie: 35

36 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Arten von PSP-Elementen  D - PSP Alle Drittmittelprojekte  S - PSP aus QVM (Qualitätsverbesserungsmittel)  I - PSP interne Projekte (Berufszusagen/- mittel)  X - PSP Betriebe gewerblicher Art (BGA)/steuerbare Vorgänge  N - PSP NRW-Sondermittel (HoPa-Mittel)  B - PSP Bauprojekte  W - PSP Bewirtschaftung Gebäude  Y - PSP Stiftungen Folie: 36

37 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Ein Obligo ist eine dispositive Verpflichtung, die durch verschiedene Geschäftsvorfälle (z. B. Wareneingang oder Rechnungseingang) zu Istkosten führt. Entspricht Mittelreservierung (mit Erfassung der Bestellung in SAP: Spalte „Obligo“) Durch Buchung der Rechnung wird Obligo wieder abgebaut Obligo Folie: 37

38 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Rechnungslauf / -bearbeitung Folie: 38

39 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Zentraler Rechnungseingang 1. Rechnungen aus Selbstbeschaffung 2. Rechnungen mit Bestellbezug Universität zu Köln Zentraler Rechnungseingang Postfach Köln Bedeutung  Zeitnahe Rechnungserfassung im SAP- System zwingend, um aktuelle Kenntnis über Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben  Einhaltung der GoB`s Folie: 39

40 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center 1. Rechnungslauf Selbstbeschaffung Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Abteilung 62: Prüfung Steuer, Buchung, Zahllauf, Archivierung Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwendung D7 nein ja Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Rechnung Ware Abt.62 ZeReEi Bedarfsstelle: Warenannahme Bedarfsstelle: Prüfung, Vorkontierung und Bestätigung des Wareneingangs & ggf. Rechnungsklärung mit Lieferanten vorab Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt II hinzufügen Lieferant: Geldeingang Abt.62 KredBu Abt.62 Zoll Folie: 40

41 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center 1. Beiblatt zur Rechnung aus Selbstbeschaffung Zentraler Rechnungseingang/Vorerfassung Abt legt den Vorgang erstmalig im SAP-System an (Bedarfsstelle, Lieferant und Rechnungsnummer) und druckt das Begleitblatt aus Vorkontierung durch Bedarfsstelle unter Angabe: -Kostenstelle oder PSP-Element -Sachkonto -Buchungstext Betrifft es ein D-PSP-Element: Weitergabe an D7 zur Prüfung und Freigabe der Drittmittelprojekte Weiterleitung zur Verbuchung an Kreditorenbuchhaltung Abt Folie: 41

42 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center 2. Rechnungslauf mit Bestellbezug Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Abteilung 62: Prüfung Steuer, Buchung, Zahllauf, Archivierung Bedarfsstelle: Prüfung und Bestätigung des Wareneingangs Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt I hinzufügen Bedarfsstelle: Warenannahme Rechnung Ware Abt.62 KredBu Abt.62 ZeReEi Lieferant: Geldeingang Abt. Einkauf: Rechnungsklärung bei Beanstandungen Abt.62 Zoll Folie: 42

43 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center 2. Beiblatt zur Rechnung mit Bestellbezug Die kontierungsrelevanten Daten sind bereits vorhanden und werden auf dem Begleitblatt angedruckt Bedarfstelle muss zum Erhalt der Ware / Leistung Angaben zur Vollständigkeit und Mängelfreiheit vornehmen Bei Abweichungen: Klärung über Einkauf Abt. 33 Nach Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit per Unterschrift des Freigabeverantwortlichen, das Rechnungsoriginal mit Begleitblatt an Kreditorenbuchhaltung Abt senden Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass das Rechnungs- begleitblatt den Bestellbezug ausweist, denn nur so kann sichergestellt werden, dass das Obligo der Bestellung mit Zahlung der Rechnung aufgehoben wird und nicht Ihr Budget doppelt belastet wird. Folie: 43

44 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Nummernkreis: Einkaufskreditoren – z. B. Kreditoren-Rechnung mit und ohne Bestellbezug Meldepflichtige natürliche Personen (MNP) – z. B. Honorare, Gastvorträge, Reisestipendien Personal – z. B. Mitarbeiter der UzK ( Eigene Kreditorennummer zu Erfragen bei Rechnungseingang Abt ) u.a. Exkurs: Kreditorennummern Folie: 44

45 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Auslagenerstattung Reisekosten Bewirtungskosten Gastvorträge Barabschläge Anzahlungen Exkursionen  Serienbrief  Excel  Buchungsunterlage Kongresse  Serienbrief  Excel  Buchungsunterlage Ausführliche Erklärungen zu der Vorgehensweise bei… Folie: 45

46 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Rechnungsausgang / Rechnungserstellung Folie: 46

47 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Keine zentrale debitorische Rechnungsstellung Aber: alle Rechnungen von der UzK müssen in Kopie zwecks Erfassung an die Debitorenabteilung Ausgangsrechnungen können nur auf PSP-Elemente gebucht werden Erlös wird schon mit Rechnungserfassung dem PSP-Element gutgeschrieben Es erfolgt keine schriftliche Info über Geldeingang, der Geldeingang ist im Konteninformationssystem sichtbar. Das Mahnwesen (ohne DM-Mittelgeber) erfolgt zentral durch die Debitorenabteilung. Mindestanforderungen an die Rechnung  Ansprechpartner A62.3 Steuerabteilung & D7 Steuern Bei Tagungen/Veranstaltungen Vorabstimmung mit der Debitorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Rechnungsausgang / Rechnungserstellung Folie: 47

48 Gabriele Spaltmann | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen | Dezernat 7 Forschungsmanagement Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Stabsstelle 6.01 SAP Competence Center Zeit für Fragen… Vielen DANK für Ihre Aufmerksamkeit! Folie: 48


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