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Datum: Ort: Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Düsseldorf-Kaiserswerth.

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1 Datum: Ort: Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Düsseldorf-Kaiserswerth

2 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 2 NKF-Einführung – 3 Säulen des NKF (Referenzmodell) Fachliche + rechtliche Grundlagen Einführung und Betrieb Software Muster/Arbeitshilfen Leitfäden/Klickanleitungen Anwenderdokumentation Systemdokumentation IT-Betrieb/Support Referenzmandant MACH c/s Finanzwesen Web- Vorsystem MACH Web Info + Portal MACH Web Info + Portal Konzepte KF-VO, incl. Anlagen Grundlagen Haushalt und Bewirtschaftung: - Bilanzierung - Rechnungswesen - Planung & Steuerung Organisatorische Grundvoraussetzungen IT- Konzept Schulungskonzept Implementierungsplan BI-Tool Handbücher Schulungen PM-Tool

3 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 3 Der NKF-Umstellungsprozess NKF-Einführung ca. 20 Verwaltungsstellen ca. 100 Mandanten Flächendeckende NKF-Einführung bis auf Grundlage eines Umstellungsplanes/Umstellungsreihenfolge (incl. Umstellung der vorhandenen Mandanten auf das Referenzsystem) Konzepte, Referenz- system ProjektstartLandessynode 2010: „Moratorium“ Landessynode 2011: Beschluss zur Fortsetzung der NKF-Einführung Buchungsbetrieb in 10 Kirchenkreisen Alle Altmandanten im Referenzsystem Umstellungsprojekt 2013 Landessynode 2014: Vorlage zu Aufgaben nach Ablauf des Projektes

4 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 4 Informationen zur Umstellungsreihenfolge  Aachen  Düsseldorf  Düsseldorf-Mettmann  Gladbach-Neuss  Krefeld-Viersen  Lennep  Moers I  Solingen  Wied I  Wuppertal ▪ An der Agger ▪ Jülich ▪ Köln-Mitte ▪ Köln-Nord ▪ Köln-Rechtsrheinisch ▪ Köln-Süd ▪ Leverkusen ▪ Saar-West ▪ Trier ▪ Wied II Altmandanten (Ämter: Köln-Erft, Saar-West, Trier, Köln-West, DW Köln) Kirchenkreise

5 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 5 Informationen zur NKF-Umstellungsreihenfolge ▪ Altenkirchen ▪ An Nahe und Glan ▪ An Sieg und Rhein ▪ Bad Godesberg-Voreifel ▪ Bonn ▪ Dinslaken ▪ Duisburg ▪ Essen ▪ Koblenz ▪ Niederberg ▪ Obere Nahe ▪ Simmern-Trarbach ▪ An der Ruhr ▪ Braunfels ▪ Kleve ▪ Oberhausen ▪ Saar-Ost ▪ Wesel ▪ Wetzlar ▪ weitere Mandanten und selbstbuchende Kirchengemeinden aus bereits umgestellten Kirchenkreisen Kirchenkreise

6 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 6 Idealtypischer NKF Einführungszyklus

7 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 7 Projektplanung Meilensteine

8 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 8 Meilensteine (1) M M M Das Projekt ist definiert und der Meilensteinplan ist aufgestellt Die Projektorganisation ist eingerichtet Die Mandanten sind festgelegt Die Organisation der Finanzbuchhaltung ist geklärt Die Schulungsplanung ist abgeschlossen Das Projekt ist definiert und der Meilensteinplan ist aufgestellt Die Projektorganisation ist eingerichtet Die Mandanten sind festgelegt Die Organisation der Finanzbuchhaltung ist geklärt Die Schulungsplanung ist abgeschlossen Die Inventurplanung ist abgeschlossen, der Inventurrahmenplan und die Inventurrichtlinien sind beschossen, die Gebäudeakten sind angelegt Die Zentralmandanten und die Projektrollen sind eingerichtet Die technische Infrastruktur für die Projektarbeit ist aufgebaut Die KLR-Strukturen (Abrechnungsobjekte) und Verrechner sind bestimmt Die Inventurplanung ist abgeschlossen, der Inventurrahmenplan und die Inventurrichtlinien sind beschossen, die Gebäudeakten sind angelegt Die Zentralmandanten und die Projektrollen sind eingerichtet Die technische Infrastruktur für die Projektarbeit ist aufgebaut Die KLR-Strukturen (Abrechnungsobjekte) und Verrechner sind bestimmt Die Einzelmandanten sind eingerichtet (31.05.) Der Einsatz der Systeme und das Berichtswesen sind festgelegt Die Verrechner und Umlageschlüssel sind eingerichtet, Konten importiert Die Haushaltsstruktur ist freigegeben, Budgetbereiche sind eingerichtet Die Struktur des Haushaltsbuchs ist festgelegt Die Einzelmandanten sind eingerichtet (31.05.) Der Einsatz der Systeme und das Berichtswesen sind festgelegt Die Verrechner und Umlageschlüssel sind eingerichtet, Konten importiert Die Haushaltsstruktur ist freigegeben, Budgetbereiche sind eingerichtet Die Struktur des Haushaltsbuchs ist festgelegt O-1 O-2 S-1 O-1 O-2 S-1 F-1 T-1 T-2 H-1 F-1 T-1 T-2 H-1 T-1 O-3 F-2 H-1 H-2 T-1 O-3 F-2 H-1 H-2

9 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 9 Meilensteine (2) M M M Das Anlagevermögen ist vollständig aufgenommen, Das Anlagevermögen ist bewertet Das Anlagevermögen ist vollständig aufgenommen, Das Anlagevermögen ist bewertet Der erste HH-Plan-Entwurf für die KGM / weitere kirchl. Körperschaften ist aufgestellt incl. Ziele/Kennzahlen Die Schnittstellen sind eingerichtet Die Benutzer sind beantragt Der Haushalt ist verabschiedet Der erste HH-Plan-Entwurf für die KGM / weitere kirchl. Körperschaften ist aufgestellt incl. Ziele/Kennzahlen Die Schnittstellen sind eingerichtet Die Benutzer sind beantragt Der Haushalt ist verabschiedet Die Anlagen sind erfasst Die Erstinventur ist abgeschlossen Die Überleitung der Konten und Haushaltsdaten ist abgeschlossen Der erste HH-Plan-Entwurf für den KK ist aufgestellt incl..Ziele/Kennzahlen (15.09.) Die Mandanten sind vollständig eingerichtet u. an d. Verw.amt übergeben Die Anlagen sind erfasst Die Erstinventur ist abgeschlossen Die Überleitung der Konten und Haushaltsdaten ist abgeschlossen Der erste HH-Plan-Entwurf für den KK ist aufgestellt incl..Ziele/Kennzahlen (15.09.) Die Mandanten sind vollständig eingerichtet u. an d. Verw.amt übergeben F-1 F-2 F-1 H-2 H-3 F-2 F-2 F-1 H-2 H-3 F-2 H-3 T-3 T-1 H-3 H-3 T-3 T-1 H-3

10 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 10 Meilensteine (3) M M Die Eröffnungsbilanz ist erstellt M Bestandsänderungen im Anlagevermögen sind nachvollzogen Die Dauerbuchungen sind angelegt Der Nachweis der technischen Funktionsfähigkeit des Systems und die Freigabe für den Buchungsstart ist erfolgt Der Buchungsstart ist erfolgt Bestandsänderungen im Anlagevermögen sind nachvollzogen Die Dauerbuchungen sind angelegt Der Nachweis der technischen Funktionsfähigkeit des Systems und die Freigabe für den Buchungsstart ist erfolgt Der Buchungsstart ist erfolgt Die Partnerdaten sind erfasst Offene Buchungen aus den bisherigen Systemen sind geklärt Die Benutzer sind in MACH und im Web-Vorsystem eingerichtet Die Partnerdaten sind erfasst Offene Buchungen aus den bisherigen Systemen sind geklärt Die Benutzer sind in MACH und im Web-Vorsystem eingerichtet F-2 F-3 T-1 F-2 F-3 T-1 F-1 F-3 T-3 F-3 F-1 F-3 T-3 F-3 F-3

11 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 11 Grundlegendes Modell der Projektorganisation in einem Kirchenkreis *) Kreissynodalvorstand (KSV) NKF-Lenkungsgruppe NKF-Projektverantwortliche/r Teilprojekt 1 V-Amt 1 Teilprojekt 2 V-Amt 2 Teilprojekt 3 V-Amt 3 Teilprojekt 4 V-Amt 4 *) Anpassung des Modells aufgrund spezifischer Organisationsstruktur des Kirchenkreises

12 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 12 Projektorganisation in den Kirchenkreisen (KK) Die Projektorganisation sollte einem klar strukturierten Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis folgen Auftraggeber Der KK (Synode / KSV) ist Auftraggeber des NKF-Projektes im KK Synode und / oder KSV fassen die grundlegenden Beschlüsse Der KSV beauftragt eine Lenkungsgruppe mit der Projektsteuerung Der KSV beauftragt eine/n Projektverantwortliche/n und eine Projektgruppe mit der Durchführung der Projektarbeit Auftragnehmer Die Projektgruppe ist Auftragnehmerin des NKF-Projektes im KK

13 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 13 Aufgaben der verschiedenen Rollen / Gremien NKF-Lenkungsgruppe bereitet den Projektauftrag zur Beschlussfassung durch den KSV vor trifft wichtige projektrelevante Entscheidungen erörtert und bestätigt die Arbeitsplanung der NKF-Projektgruppe inkl. der wesentlicher Anpassungen im Projektverlauf erörtert und bestätigt Veränderungen in der Zusammensetzung der NKF- Projektgruppe bereitet einen Vorschlag bzgl. der Freistellung und Dienstreiseregelungen einzelner Mitglieder der NKF-Projektgruppe für die Projektarbeit vor steuert die Öffentlichkeitsarbeit des Kirchenkreisprojektes nimmt Zwischenergebnisse der NKF-Projektgruppe ab erörtert den Abschlussbericht zum Projekt und nimmt den Bericht vorläufig ab

14 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 14 Aufgaben der/des NKF- Projektverantwortlichen NKF-Projektverantwortliche/r verantwortet die erfolgreiche Durchführung des Projektes leitet die NKF-Projektgruppe nimmt (als Auftragnehmer) an den Sitzungen der NKF-Lenkungsgruppe teil erstattet der NKF-Lenkungsgruppe regelmäßig schriftlich/ mündlich Bericht über den Projektstatus erstellt auf Basis des NKF-Implementierungsplanes des zentralen NKF- Projektteams der EKiR eine Arbeitsplanung (Aufgabenplan, Zeitplan, Aufwandsplan und Zuordnung der Aufgaben zu Mitgliedern der NKF- Projektgruppe) führt das Projektcontrolling durch und informiert die Leitung der Lenkungsgruppe unverzüglich über absehbare kritische Verzögerungen, Störungen und Schwierigkeiten setzt Steuerungsmaßnahmen zur Sicherstellung des Projekterfolges auf bzw. initiiert Steuerungsmaßnahmen außerhalb des eigenen Verantwortungs- bereiches

15 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 15 Mustergrafik Projektorganisation / Rollen im Projekt Leitung: Superintendent/in … Kreissynodalvorstand (KSV) Projektlenkungsgruppe … Projektgruppe Projektverantwortliche/r Fachverantwortliche/r FiBu Fachverantwortliche/r AnlBu Fachverantwortliche/r KLR / HH Inventurleitung Schulungsorganisator/in IT-Verantwortliche/r Finanzkirchmeister … Beteiligung Rechnungsprüfer Beteiligung späterer Mentoren NKF

16 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 16 Vorbereitung – Umsteller 2014  Organisatorische Beratung der Kirchenkreise im Vorfeld  Projektorganisation (Lenkungsgruppe, Projektgruppe)  Möglichkeiten zur Vorbereitung vor tatsächlichem Projektstart  Informationsveranstaltungen für Umsteller 2014 Juni/Juli 2012  Zielgruppe: Superintendentinnen, Superintendenten, Verwaltungsleitende, Mitglieder Lenkungsgruppe, Projektverantwortliche, Projektgruppe  Inhalte: Umstellungsprojekt, Überblick NKF, nächste Schritte und Termine  Auftaktveranstaltungen für umstellende Kirchenkreise September 2012  Zielgruppe: s. o. zusätzlich ehrenamtlich Verantwortliche  Projektstart Umstellungsprojekte 2014 mit zentraler Auftaktveranstaltung, September 2012

17 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 17 Einführungsunterstützung der KK-Projekte Unterstützung durch das zentrale NKF-Team ▪ Implementierungsrahmenplan ▪ Einführungsmethodik und Toolunterstützung ▪ Dokumentationen, Leitfäden, Arbeitshilfen, Muster ▪ Umsetzung KF-VO Änderungen ▪ Bereitstellung Systeme und MACH-Schnittstellen ▪ User- und Berechtigungsverwaltung, Mandanteneinrichtung ▪ Helpdesk in Verbindung mit externem First-Level-Support

18 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 18 Einführungsunterstützung der KK-Projekte Unterstützung durch das zentrale NKF-Team ▪ Zentrale Veranstaltungen für Projekt- und Fachverantwortliche der KK-Projekte ▪ Anwenderbetreuung  Ansprechpartner für jedes Kirchenkreisprojekt  fachliche Begleitung über Arbeitssitzungen vor Ort ▪ Fachliche Beratung und Workshops durch Spezialisten ▪ Zielgruppenorientierte NKF-Schulungen  abgestimmt auf Implementierungsplan: NKF-Grundlagen, Fachschulungen, EDV-Schulungen

19 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 19 Anwendersupport im Auftrag des zentralen NKF-Projektteams  ganzjährig First-Level-Support „Erste Anlaufstelle“ für Fragen und bei Problemen User Help Desk (UHD) bei externem Partner (Betrieb, MACH-Beratung)  Bündelung beim zentralen Dienstleister (technischer Betrieb, MACH- Beratung, Weiterentwicklung Referenzsystem)  telefonische Erreichbarkeit, Erreichbarkeit per in festgelegten Servicezeiten Second-Level-Support für Fragen und bei Problemen in Zusammenarbeit mit der internen Anwenderbetreuung im zentralen NKF-Team. Arbeitsschwerpunkte der internen Anwenderbetreuung: kirchenspezifische Fragestellungen, Fragen in Zusammenhang mit Schnittstellen, Berichten Unterstützung im NKF-Betrieb

20 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 20 Unterstützung im NKF-Betrieb Begleitung durch das zentrale NKF-Team  ganzjährig - Berechtigungsverwaltung, Useradministration - Systembereitstellung, inkl. Releasewechsel und Schnittstellen - Problemanalyse, Fehlerbehebung - Aktualisierung und Bereitstellung von Dokumenten, Arbeitshilfen, Informationen rund um NKF - Anforderungs- und Änderungsmanagement (Beispiel: Anforderungen Web- Vorsystem, Anforderungen Änderungen Kontenplan) - Beschwerdemanagement - Qualitätsmanagement, Verbesserungen - Bedarfsweise Durchführung von Workshops gemäß Schulungskonzept

21 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 21 Erfolgsfaktoren für Umstellungsprojekte in den Kirchenkreisen  klare, transparente Projektstruktur, inkl. Organisation der Lenkungsgruppe  enge Begleitung des Projektes durch den/die Leitende/n der Verwaltung  Unterstützung des Projektverantwortlichen durch die Lenkungsgruppe in regelmäßigen Sitzungen der Lenkungsgruppe  angemessene Freistellung der Projektverantwortlichen und Mitarbeitenden für die Projektarbeit  rechtzeitige Festlegung der Zielorganisation der Finanzbuchhaltung (Aufbauorgansiation und Ablauforganisation)  die beteiligten Mitarbeitenden kennen ihre künftigen Aufgaben und Rollen

22 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 22 Erfolgsfaktoren für Umstellungsprojekte in den Kirchenkreisen  Die NKF-Einführung stellt für Verwaltungen und Gemeinden einen umfassenden Änderungsprozess dar und ist als solcher von den örtlichen Führungskräften und Leitungsgremien zu behandeln (Kommunikation, Information, Mitarbeiterführung).  Die Einbindung von qualifizierten Mitarbeitenden mit Ausbildung bzw. Berufserfahrung im doppischen Rechnungswesen ist notwendig.  Dem/r Leitenden der Finanzbuchhaltung kommt in der NKF-Organisation besondere Bedeutung zu. Diese Aufgabe stellt besondere Anforderungen an fachliche Qualifikation und Führungskompetenz.  Die Frühzeitige Einbindung der Gemeindebetreuenden und Kirchmeister/innen (Verständnis für den neuen Haushalt und Kenntnis über die Projektschritte) ist geboten.

23 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 23 Schulung Projekt- Schulungsplan Teilnehmer nach Rollen Schulung Ehren- amtliche Schulungs- planung

24 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 24 Aufbau der Schulungsmaßnahmen  Informationen zu Fach- und Software-Schulungen ergeben sich aus den Schulungssteckbriefen im Schulungskatalog  Schulungen bauen aufeinander auf bzw. setzen z.T. Vorkenntnisse voraus Nachweis von Voraussetzungen wird bei Schulungsanmeldung geprüft  Mindest- und Höchsteilnehmerzahlen Fachschulungen: Mind. 10 – Max. 15 Personen Softwareschulungen :Mind. 8 – Max. 12 Personen  Empfehlung für Teilnahme an den Schulungen auf der Basis von Zielgruppen/Rollen Planungshilfe auf der Basis Zielgruppen/Rollen Unterstützung/Beratung vor Ort (IV. Quartal des Vorvorjahres) Folie 24

25 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 25 Zielgruppen und Rollen Folie 25 Auszug aus der Arbeitshilfe „Rollen NKF“

26 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 26 Zielgruppen und Rollen Beispiele: Mitarbeiterin A erfasst Belege und bucht bei hohem Arbeitsanfall auch Eingangsrechnungen Rollen: Datenerfassung und Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung Mitarbeiter B bucht Eingangs- und Ausgangsrechnungen und ist für die Pflege der Stammdaten zuständig Rollen: Stammdatenpflege und Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung Mitarbeiter C ist für den Zahlungsverkehr zuständig und betreut eine Kirchengemeinde, für die er auch den Haushaltsentwurf erstellt. Im Vertretungsfall bucht er auch Ausgangsrechnungen Rollen: Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Haushalt/Controlling strategisch Folie 26

27 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 27 Schulungsangebot Fachschulungen Software-Schulungen Die angebotenen NKF-Schulungen richten sich nach den fachlichen Rollen und sind im Schulungskatalog beschrieben

28 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 28 Konkrete Schulungsplanung In den nächsten Wochen erfolgt Unterstützung/Beratung vor Ort Vorgehen im Projekt, Projektorganisation, PM-Werkzeug Organisation des Rechnungswesens = FiBu/Prozesse,... Schulungskonzept und -planung Anschließend melden die örtlichen Schulungsbeauftragten der NKF-Schulungsorganisation alle Mitarbeitenden mit den zugehörigen Rollen (Verwaltungsamt, Gemeindebüros, Ehrenamtliche etc.), die geschult werden sollen/müssen Auf dieser Grundlage erfolgt zentral die konkrete Termin- und Raumplanung Schließlich erfolgt die verbindliche Anmeldung der Teilnehmenden auf Grundlage der konkreten Schulungsplanung durch die örtlichen Schulungsbeauftragten und die Einladung zu den Schulungen

29 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 29 Konkrete Schulungsplanung Die Schulungen werden so organisiert, dass das erforderliche Wissen vor den jeweiligen Meilensteinterminen vermittelt ist Fach- und EDV-Schulungen sind aufeinander abgestimmt Bei Vorhandensein geeigneter Schulungsräumlichkeiten können Schulungen auch vor Ort in den Kirchenkreisen stattfinden Schulungen finden nach Möglichkeit nicht in Ferienzeiten statt

30 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 30 Weitere Hinweise zu den Schulungen Die Schulung Grundlagen NKF wird einmal je Kirchenkreis kostenfrei angeboten (Teilnehmerzahl bis ca.50 Personen möglich) Die Schulung Grundlagen kaufmännische Buchführung wird für Personen ohne jegliche Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung kostendeckend angeboten (ggf. auch in den Sommerferien) Die Kosten der Fachschulungen betragen je Teilnehmendem 25 Euro/Tag und für die EDV-Schulungen 100 Euro/Tag Für Mitglieder der Leitungsorgane (Superintendent/in, Mitglieder KSV, Vorsitzende Presbyterien, Kirchmeister/innen) wird eine Tagesschulung NKF-Kompakt angeboten Dieser Zielgruppe stehen aber auch alle anderen Schulungen offen Alle Schulungen für diese Zielgruppe (u.a. EDV-Schulungen zu Web- Vorsystem und MACH Web-Info sowie Schulung 1.1.1) finden Freitagnachmittags und Samstags statt

31 Tagung Regio-MAV 24. April 2012 Folie 31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit NKF EKiR Projektteam Evangelische Kirche im Rheinland Neues Kirchliches Finanzwesen (NKF) Hans-Böckler-Straße Düsseldorf NKF EKiR Projektteam Evangelische Kirche im Rheinland Neues Kirchliches Finanzwesen (NKF) Hans-Böckler-Straße Düsseldorf


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