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Vorbereitung eines Beratungsprojektes Strategieleitfaden Projektsetup erstellt für … von Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21.

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Präsentation zum Thema: "Vorbereitung eines Beratungsprojektes Strategieleitfaden Projektsetup erstellt für … von Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21."—  Präsentation transkript:

1 Vorbereitung eines Beratungsprojektes Strategieleitfaden Projektsetup erstellt für … von Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21 CH – 8032 Zürich Zürich, Oktober 2013

2 2 Setup für ein Beratungsprojekt in 8 Schritten Projektorganisatorische Arbeiten Analyse der Vorbedingungen Aktivitätenliste erstellen Projektplan entwerfen Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Arbeitspakete (AP) erstellen Projektplan finalisieren Kick-off Meeting durchführen

3 3 Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (1) Projektteam organisieren Aufteilen des Projektes in Teilprojekte – bestimmen von TP-Leitern Verteilen der Rollen auf die MA Bestimmen von Stellvertretern Informationssicherstellung an die Beteiligten Verfügbarkeiten und Absenzen Vorbereitung des Arbeitsumfeldes Sachmittel Raumplanung – intern – extern Schritt 1 AktivitätenStatus / Kommentare

4 4 Projektorganisatorische Arbeiten im Rahmen des Setups (2) Kommunikation organisieren Telefon – Adresslisten – s Sitzungspläne Internet info Anstossen anderer Prozesse Parallel laufende Projekte wie Pricing Beziehungen zu externen Schritt 1 AktivitätenStatus / Kommentare

5 5 Analyse der Vorbedingungen Information aller beteiligten Rollenträger über die Einzelheiten Auskünfte einholen über Abhängigkeiten, Termine, Zusammenarbeit Überprüfen und Besetzen der involvierten Rollen Informationen ans Umfeld: alle involvierten und interessierten Stellen über den Projektstart informieren Bedarf an Transitzeiten – Phasenübergänge analysieren – Setup für Folgephasen planen Schritt 2 AktivitätenStatus / Kommentare

6 6 Aktivitätenliste erstellen Aktivitätenliste komplettieren Massnahmenplan führen Integration weitere Aktivitäten, inklusive Terminierung Verfeinerung der Aktivitätenliste Aktion – Verantwortung – involvierte Rollen – Termin – Ergebnis Beauftragung einzelner Mitarbeiter Schritt 3 AktivitätenStatus / Kommentare

7 7 Projektplan entwerfen Einplanen des Projektes Aufzeichnen der Vorgehensstrukturen – Entwurf eines Soll-Plans Vorgabe von Meilensteinterminen Abstimmen des Ressourceneinsatzes Feinplanung «bottom-up» (Einarbeiten von Teilprojekten) Freigabe des Projektplans Abstimmung durchführen Prozesse mit «Prozessownern» aus der Linie abstimmen Abstimmung mit parallel laufenden Aktivitäten / Projekten Schritt 4 AktivitätenStatus / Kommentare

8 8 Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Projektauftrag erstellen Klare Formulierung des Projektzieles Genaue und vollständige Beschreibung der Projektgrenzen Bestimmung und Beschreibung der Lieferprodukte Identifikation der Zulieferprodukte Freigabe einleiten und durchführen Besprechung des Entwurfs mit Auftraggeber und Projektbeteiligten Freigabe mittels Unterschrift bekräftigen Freigabe an alle Betroffenen und Interessenten kommunizieren Schritt 5 AktivitätenStatus / Kommentare

9 9 Arbeitspakete (AP) erstellen Arbeitspakete beschreiben AP in sich thematisch homogen, wenig Schnittstellen AP müssen Bezug auf Ziel / Phasenziel haben AP jeweils nur für die nächste Phase identifizieren und einplanen Einzelne Schritte Arbeitspakete-Verantwortliche identifizieren Besprechung / Kommunikation der Aufgaben und Ziele Feinplanung der AP durch die AP-verantwortlichen selber Besprechung der Ergebnisse der Feinplanung und erstes Controlling durch Projektleitung Schritt 6 AktivitätenStatus / Kommentare

10 10 Projektplan finalisieren Projektplan fertigstellen Abbilden der einzelnen Arbeitspakete Fertigausbau der Projektstruktur, Einplanen von ― Ressource, Abhängigkeiten, Terminen Plan optimieren Eventuell Projektplan genehmigen lassen Genehmigung durch Auftraggeber Genehmigung durch Lenkungsausschuss Projekt in den Status «produktiv» erheben Soll-Plan als Masterplan einfrieren Schritt 7 AktivitätenStatus / Kommentare

11 11 Kick-off Meeting durchführen Kick-off Meeting vorbereiten Teilnehmerkreis festlegen Tagesordnung erstellen Einladen Kick-off Meeting durchführen und protokollieren Orientierung über den Projektauftrag und Bekräftigung der Freigabe Detaillierte Darlegung des Projektplans Orientierung über begleitende Aktivitäten Offizieller Anstoss des Projektes / der Folgephase Sitzungsprotokoll an alle Teilnehmer und an weitere Beteiligte! Schritt 8 AktivitätenStatus / Kommentare

12 12 Beispielhafter Ablauf eines Projektsetups Woche 1Woche 2Woche 3Woche 4 AktivitätenTag Projektorganisatorische Arbeiten Analyse der Vorbedingungen Aktivitätenliste erstellen Projektplan entwerfen Projektauftrag erstellen bzw. aktualisieren Arbeitspakete (AP) erstellen Projektplan finalisieren Kick-off-Meeting durchführen Detailplanung Freigabe Entwurf

13 Ihre Ansprechpartner Ignaz Furger Furger und Partner AG Strategieentwicklung Hottingerstrasse 21 CH – 8032 Zürich Fon Fax


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