Prozessmanagement Grundlagen

„Wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige.“ Zielorientierung „Wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige.“ "Wer kein Ziel hat, kann auch keins erreichen.„ Sprichwörter

Optimierungspotenziale nutzen "Wer das Ziel kennt, kann entscheiden. Wer entscheidet, findet Ruhe. Wer Ruhe findet, ist sicher. Wer sicher ist, kann überlegen. Wer überlegt, kann verbessern.“ Konfuzius (551 v.Chr. - 479 v.Chr.) http://de.wikiquote.org/wiki/Konfuzius

Ziele der Prozessentwicklung (Schwerpunkte) Identifizierung und Ausarbeitung der erfolgsrelevanten Aktivitäten im Unternehmen (und zwischen Unternehmen) Optimierung und Unterstützung der erfolgsrelevanten Aktivitäten in Unternehmen Klare und eindeutige Beschreibung der Abläufe Durchsetzung der Prozesse Kommunikation Motivation der Mitarbeiter Systematische und kontinuierliche Erfolgskontrolle Prozesskennzahlen Prozessverantwortliche, Prozessausführende definieren Audits durchführen

„Trivitalitäten“ und systematisches Vorgehen "Die Menschen stolpern nicht über Berge, sondern über Maulwurfshügel." Konfuzius (551 v.Chr. - 479 v.Chr.) http://de.wikiquote.org/wiki/Konfuzius

Prozessorientierung und IT-Unterstützung Aufnahme und Optimierung der Unternehmensprozesse Erarbeitung eines Pflichtenhefts für die IT-Unterstützung Projekt: Systemauswahl und Auswahl der Partner Projekt: Systemeinführung IT-Betriebskonzept (ITIL, IT Infrastructure Library) und andere Standards)

Definition Prozess Trigger Ergebnis Prozess- element Input Output Prozessowner Prozessverantwortlicher Prozessausführender Trigger Ergebnis Prozess- element Input Output Alternativen (z.B.): - Normalbestellung - Kontrakt Lieferabruf JIT, JIS

Prozessebenen Hauptprozess Prozess- element Prozess- element Prozess- Analyse der Prozesselemente + Prozessziele + Erfolgsrelevante Prozesselemtente + Priorisierung Prozess- element Prozess- element Prozess- element

Beziehungen/Abhängigkeiten zu und von Prozessen IT-Unterstützung Qualitätsmanagement DIN/ISO 9000 ff. TS 16949 Prozess- element Optimierung von Unternehmensabläufen Stellen und Personalentwicklung

Dimensionen von Prozessen IT-Unterstützung Methoden Systeme Schnittstellen Information und Daten Standards Prozess- element Organisation und Mitarbeiter Ziele, Prozessziele Kennzahlenkonzepte und Prozesscontrolling Resourcen und Hilfsmittel

Vision – Mission – Ziele – Prozesse Unternehmens- leitsätze Vision Werte Mission Kennzahlen, Evaluation Ziele Hauptprozesse, Unternehmens-prozesse

Vision – Mission – Ziele – Prozesse Unternehmensprozesse Aufgabenbeschreibungen Gruppierung von Aufgaben Entwicklung von Mitarbeiterprofilen

Hilfsmittel zur Entwicklung von Vision, Mission, Zielen SWOT Strength Weakness Opportunities Threats PEST Political Economic Social Technological

SWOT – Kriterien prüfen SWOT Analyse SWOT – Kriterien prüfen In allen Aktionsbereichen des Unternehmens Intern und extern Strength Stärken des Unternehmens Weakness S chwächen des Unternehmens Opportunities Entwicklungsmöglichkeiten des Unternehmens Threats Risikofaktoren, Risiken des Unternehmens

Kritische Erfolgsfaktoren für die Unternehmen – Beispiele Know-How Träger Organisation Definierte und dokumentierte Prozesse Unternehmens Image Logistik Infrastrukturen Technologisches Know Hows Patente, sonstige Rechte

Leitlinien Sigenia-Aubi Unsere Leitlinien Gelebte Unternehmenskultur Die Veränderung von Märkten, kürzere Innovationszyklen, die zunehmende Differenzierung der Produkte und der Wertewandel in unserer Gesellschaft haben weit reichende Konsequenzen bis in die Führung eines Unternehmens hinein. Diese Herausforderung zu meistern, kann nur durch einen kontinuierlichen Veränderungsprozess im unternehmerischen Denken und in der Organisation geschehen. Leitlinien für eine klare Ausrichtung Zur Unterstützung dieses Prozesses haben wir über alle Länder und Hierarchieebenen hinweg klare Leitlinien definiert, die fester Bestandteil unserer gelebten Unternehmenskultur sind: 01.Kundenorientierung Erfolgreiche Kunden sind die beste Referenz. 02.Führung Mitwissen - Mitentscheiden - Mitverantworten"    03.Mitarbeiterorientierung Unsere Mitarbeiter - die entscheidende Basis für unseren Unternehmenserfolg.   04.Denken und Handeln in Prozessen Vom Kunden zum Lieferanten - vom Lieferanten zum Kunden.    05.Kultur Jeder ist Vorbild.    06.Ständige Verbesserung Das Bessere ist des Guten Feind.   07.Entscheidungsfindung ....mit Fakten und gesundem Menschenverstand!   08.Lieferantenorientierung Vertrauen und gemeinsamen Erfolg.    09.Gesellschaft und Umwelt Verantwortlich handeln!    10.Motivation und Antrieb Lust ist unser Motor.

Vision Wie entwickelt sich das Umfeld des Unternehmens Wirtschaftlich Politisch Sozial Technologisch Wie entwickelt sich das Unternehmen Standorte, Tochterunternehmen Mitarbeiter Immobilien Ressourcen Mit welchen Partnern und Kunden arbeitet das Unternehmen Kunden Lieferanten Sonstige Partnerschaften

Vision - Bedeutung Die Vision stellt die langfristig gewünschte Rolle des Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis dar. Rolle des Unternehmens im Wettbewerb Marktsegmente, Branchen, Technologien, Produkte Führerschaft (Technologie, Qualität, Preis, …) Untergeordnete Funktion Nischenaktivitäten Bedeutung des Unternehmens am Markt (Märkten) – Markt- und Wettbewerbsanalyse Regional Wirtschaftsbereiche International Verhältnis zu Mitarbeitern Kunden Lieferanten Ökologische Verantwortung des Unternehmens

Arten von Prozessen (TS 16949, ISO 9000 ansatzweise) Interne, externe Prozesse Kundenprozesse, Hauptprozesse Welche Prozesse initiieren die Wertschöpfung des Unternehmens? Stützprozesse, Hilfsprozesse – interne Dienstleistungen, interne Kunden Eigenständige Prozesse, die zur Ausführung der Hauptprozesse notwendig sind Managementprozesse, Führungsprozesse

Prozesshierarchie Prozess (Trigger startet Prozess, definiertes Ergebnis ist das Ende eines Prozesses – alle möglichen Prozessergebnisse müssen abgefangen werden) Prozesselement (Strukturiert den gesamten Prozess in einzelne, in sich abgeschlossene Teilaufgaben) Aktivität (Beschreibt innerhalb eines Prozesselements die auszuführenden Tätigkeiten um das Prozessziel zu erreichen. Bei Einführung einer weiteren Prozessebene sind dies die einzelnen Prozesselemente des Unterprozesses, die wiederum über Aktivitäten beschrieben werden) Prozesskennzahlen beschreiben auf allen Prozessebenen die Erfolgsdimensionen des Prozesses

Optimierungsdimensionen für den Prozess Kosten Qualität Termin Flexibilität

Fehlermöglichkeiten (FMEA) Haupterfolgsfaktoren für alle Aktivitäten definieren Fehlermöglichkeiten für alle Aktivitäten auf allen Ebenen der Prozesse systematisch aufnehmen Fehlerhäufigkeiten bestimmen (u.U. grobe Klassifikation) Auswirkungen der Fehler bestimmen Priorisierung der Fehler Maßnahmen zur Fehlervermeidung oder Fehlerbeseitigung

Wertschöpfungsketten

Prozesse und IT - Erfolgskontrolle - Controlling Unternehmens-Prozesse IT-Prozesse Workflow Unternehmens- Daten - ERP - Sonst. IT - Papier Kennzahlen

Prozesse und Logistik - Materialflusssteuerung Unternehmens-Prozesse Logistik-Prozesse - intern/extern - Materialien, Beistellungen, Verpackungen (ROH, HI, BE) Logistik Steuerung über IT Kennzahlen

Ziele – Prozesse - Matrix Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3 Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 4 Prozess 5 … Abhängigkeit von Zielen und Prozessen, Prozessinterdependenzen

Prozessoptimierung - Vorgehensschritte Vision – Mission – Strategie – Leitlinien – geschlossene Konzepte Hauptprozesse identifizieren Optimierungsdimensionen für die Hauptprozesse identifizieren Prozesselemente gewichten Unterprozesse für die wichtigsten Prozesselemente identifizieren Unterprozesselemente gewichten Detaillierungsgrad beschränken Kennzahlen definieren und installieren

Umsetzung der Prozessoptimierung Kommunikation der Veränderungen in die Organisation und Motivation Kommunikation der Veränderungen zu den Kunden Kommunikation der Veränderungen zu den Lieferanten Veränderung der Organisationsstrukturen und Unterstellungen Optimierung des Ressourceneinsatzes Entwicklung der Mitarbeiter