Messe „Effizienter Staat“ Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe „Effizienter Staat“ Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber

Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber ZIVIT-Kennzahlen Kennzahlen 1.100 Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren 1.000 betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten 40.000 Anwender allein im Zoll 70.000 Anwender der Steuerverfahren Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Komplexität der Steuerung Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Der „Schnittstellen-Schock“ Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister) SSC/DLZ DL DL DL DL DL DL DL Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung AGS AGS AGS AG AG AG AG AG AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Synergien versus Aufwand Auswirkungen des Schnittstellen-Schocks Höherer Steuerungsbedarf (z.B. Priorisierung, Ressourcenverteilung) Bedarf nach neuen Prozessen Migrations- und Standardisierungsprojekte Synergiepotenzial Effizientere Prozesse Bessere Auslastung des Personals Auswandsreduktion durch Standardisierung Mengenvorteile Wirkung Höhere Qualität Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit Wirkung Interne Motivationseinbrüche „Gefühlte“ Vernachlässigung bei Kunden Qualitätsdefizite Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Controlling-Modell des ZIVIT Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Anforderungsszenario Auftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement Auftraggeber Fachaufsicht ZIVIT-Referate Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung CRM/AM LS AL Ressourcen- zuordnung Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Auftrags-/Projekt- steuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Prozessintegration RM, AM und PM Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Programmplanung Auftragsbezogene Risikoabschätzung Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Prozessmanagement Prozesslandkarte Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von „Cultural Changemanagement“ Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Customer Relationship Management Auftraggeber-Schnittstelle Anfrage Auftrags- mgmt. (Angebots- erstellung) fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent CRM ZIVIT Auftraggeber Bedarfsträger Fachkoordination Auftraggeber-Schnittstelle Auftrags- mgmt. (Abwicklung) Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Kunde (AG) Leistungserbringung Pro- duk- tion Abnahme Abrechnung Finance Mgmt Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Qualitätsmanagement Interne Qualitätssicherung Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle Auftraggeber Schnittstelle Einstellung Planstellen Sachmittel Einkauf Erlasse, Zielvorgaben Verhandlungen Verwaltung Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Externe Werkleistungen Vorgaben Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Eigenpersonal Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Qualifikation Motivation Einrichtung Verwaltung Arbeitsmittel RZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Dienstposten Arbeitsplätze Einrichtung Unterhaltung Aufgaben- strukturierung Tätigkeits- strukturierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Produkterstellung / - anpassung Werk Produktbereit- stellung Leistungs- Schnittstelle Leistungs- anpassung Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Qualität Produktivität Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Servicemanagement Services (OLA) - SLA Personelle Leistungen Maschinelle Leistungen Leistungskatalog SLA SLA SLA SLA SLA AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Servicemanagement Leistungskatalog Betrieb Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Auftragsbezogene Verrechnung Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist-Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem proZIVIT (Zeitrückmeldung, auftragsbe-zogene Kostenträger) Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT 2008 ist der 2. Jahreszyklus jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern Visions-Workshop mit der Leitung In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen Quartalsweise Berichterstattung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Interne Ziele (Masterplan) Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Komplexität der Steuerung Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Klaus-Peter.weber@zivit.de 022899/680 5947 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber