Verkauf – Debitoren Retouren und Umtausch SAP Business One, Version 9.0 Willkommen zur Lektion zur Handhabung von Retouren und Umtauschvorgängen im Verkaufsprozess.

Lernziele Nach Abschluss dieses Moduls können Sie: Die Handhabung von Problemen im Zusammenhang mit Lieferungen beschreiben Retouren Erneute Lieferungen Umtauschvorgänge In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Probleme im Verkaufsprozess, die im Zusammenhang mit Lieferungen auftreten können, beheben. Sie verarbeiten zurückgesendete Artikel, liefern Artikel erneut und verwenden negative Zeilen in einem Verkaufsbeleg, um Teilgutschriften und Umtauschvorgänge zu bearbeiten.

Unternehmensszenario Um die Kundenzufriedenheit zu steigern, verfügt das Unternehmen über eine liberale Richtlinie zur Rückgabe von Artikeln gegen Ersatz, Umtausch oder Gutschrift. Wenn bei der Lieferung Probleme auftreten, wird ein Retourenbeleg verwendet, um eine Gutschrift zu gewähren oder die Möglichkeit zur erneuten Lieferung zum ursprünglichen Kundenauftrag zu bieten. Manchmal möchte ein Kunde einen Artikel im Austausch gegen einen anderen Artikel zurückgeben. In diesen Fällen können negative Zeilen in einem Verkaufsbeleg verwendet werden, um den Artikel zurückzugeben und gegen einen anderen auszutauschen. Um die Kundenzufriedenheit zu steigern, verfügt das Unternehmen über eine liberale Richtlinie zur Rückgabe von Artikeln gegen Ersatz, Umtausch oder Gutschrift. Wenn bei der Lieferung Probleme auftreten, wird ein Retourenbeleg verwendet, um eine Gutschrift zu gewähren oder die Möglichkeit zur erneuten Lieferung zum ursprünglichen Kundenauftrag zu bieten. Manchmal möchte ein Kunde einen Artikel im Austausch gegen einen anderen Artikel zurückgeben. In diesen Fällen können negative Zeilen in einem Verkaufsbeleg verwendet werden, um den Artikel zurückzugeben und gegen einen anderen auszutauschen.

Korrekturbelege Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Retoure Ausgangsgutschrift Die beiden wichtigsten Korrekturbelege im Verkaufsprozess sind der Retourenbeleg und die Ausgangsgutschrift. Mit dem Retourenbeleg verarbeiten Sie Artikel, die ein Kunde nach der Lieferung zurückgegeben hat. Die Ausgangsgutschrift (oder Gutschrift) dient zum Verarbeiten zurückgegebener Artikel, nachdem die Ausgangsrechnung ausgestellt wurde. Sie können Gutschriften auch anlegen, um Beträge gutzuschreiben, die nicht im Zusammenhang mit Artikeln stehen. Zusätzlich können Sie Zeilen mit Gutschriften direkt in Lieferbelege und Rechnungen eingeben. In dieser Lektion liegt der Schwerpunkt auf dem Retourenbeleg.

Retoure Lieferung Retoure Wenn eine Lieferung beschädigt ist oder Qualitätsmängel aufweist, sendet der Kunde diese an Sie zurück. Mit Retouren können Sie Lieferungen vollständig oder teilweise stornieren. Wenn Sie einen Retourenbeleg mit Bezug auf den Lieferbeleg anlegen, fügt das System eine umgekehrte Bestandstransaktion hinzu, um den Artikel in den Bestand zurückzuführen. Warum müssen Sie Retouren verwenden? Aus rechtlichen Gründen können Sie Lieferbelege und Kundenrechnungen nicht ändern oder löschen, wenn diese bereits ins System eingegeben wurden. Für Korrekturen müssen Sie einen Ausgleichsbeleg, wie z.B. eine Retoure oder eine Ausgangsgutschrift, verwenden. Wird eine Lieferung zurückgesendet, bevor Sie die Ausgangsrechnung für den Kunden angelegt haben, können Sie eine Retoure im System buchen. Wenn eine Ausgangsrechnung vorhanden ist, können Sie keine Retoure verwenden.

Beispiel: Retoure Sie haben 5 Tastaturen an den Kunden geliefert. Mit der Lieferung wird eine Journalbuchung für die Reduzierung des Bestandswertes und der Selbstkosten angelegt. Der Kunde möchte die 5 Tastaturen zurückgeben. Bei der Verarbeitung der Retoure wird eine Journalbuchung angelegt, die Folgendes erfasst: Eine Gutschrift auf das Aufwandskonto über den Gesamtbetrag Eine Sollbuchung auf das Rücklieferungskonto Aufwandskonto Bestandskonto 50 50 Aufwandskonto Verkauf Retoure 50 50 Im Unternehmensszenario hat der Kunde 5 Tastaturen bestellt. Sie haben 5 Tastaturen an den Kunden geliefert. Da Sie mit der kontinuierlichen Bestandsführung arbeiten, wurde bei der Lieferung eine Journalbuchung mit einer Habenbuchung für das Bestandskonto zur Reduzierung des Bestandswerts und eine Sollbuchung auf das Aufwandskonto zur Erfassung der Selbstkosten angelegt. Der Kunde möchte die 5 Tastaturen zurückgeben. Bei der Verarbeitung der Retoure wird eine Journalbuchung angelegt, die Folgendes erfasst: Eine Gutschrift auf das Aufwandskonto über den Gesamtbetrag Eine Sollbuchung auf das Rücklieferungskonto Beachten Sie, dass einige Kunden das reguläre Bestandskonto für Retouren verwenden und kein Rücklieferungskonto, da sie zurückgesendete Artikel nicht vom allgemeinen Bestand trennen müssen.

Auswirkungen einer Retoure Aufwands- konto Rücklieferungs- konto 50 50 Lager (Menge) Hauptbuch (Wert) Wenn Sie einen Retourenbeleg hinzufügen, wird dadurch die Menge im Lager um die Menge des zurückgegebenen Artikels erhöht. Wenn Sie einen Retourenbeleg hinzufügen, legt das System eine Journalbuchung an, die den Wert der rückgelieferten Waren auf der Sollseite eines Rücklieferungskontos und auf der Habenseite des Aufwandskontos verbucht. Der Wert der rückgelieferten Waren wird nicht in das ursprüngliche Bestandskonto zurückgebucht, damit er vom Wert der unbeschädigten Waren getrennt gesichert wird. Das Rücklieferungskonto und das Aufwandskonto werden aus dem Artikelstammsatz auf der Registerkarte Bestand aus dem Feld Retourenkonto Verkauf bzw. dem Feld Selbstkostenkonto aufgerufen. Tipp: Wenn Sie zudem den Bestand beschädigter Waren und den Bestand unbeschädigter Waren getrennt führen möchten, definieren Sie ein spezielles Lager für beschädigte Waren und geben dieses Lager im Retourenbeleg an.

Erneute Lieferung Die Option zum Ermöglichen von erneuten Lieferungen kann durch einen Benutzer gewählt oder zur automatischen Ausführung eingerichtet werden. Mit erneuten Lieferungen werden doppelte Aufträge vermieden. Folgelieferungen sind einfacher und transparenter. Im Einkauf ist dieselbe Funktion verfügbar. Eine erneute Lieferung kann für einen Kundenauftrag angelegt werden, sobald die Artikel zurückgegeben wurden. Es besteht die Möglichkeit, Kundenaufträge erneut zu öffnen. Die offene Artikelmenge im Kundenauftrag wird erhöht. Eine erneute Lieferung kann über einen Kundenauftrag angelegt werden, sobald die Artikel zurückgegeben wurden. Es besteht die Möglichkeit, den ursprünglichen Kundenauftrag erneut zu öffnen. Die offene Artikelmenge im Kundenauftrag wird gemäß der Menge im Retourenbeleg erhöht. Die Option zum Ermöglichen von erneuten Lieferungen kann durch einen Benutzer gewählt oder zur automatischen Ausführung eingerichtet werden. Ein Vorteil besteht darin, dass doppelte Aufträge mit erneuten Lieferungen vermieden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Folgelieferungen einfacher und transparenter sind. Sie können die Verbindung zwischen den Belegen in der Beziehungszuordnung anzeigen. Auf Seiten des Einkaufs besteht dieselbe Funktion für Bestellungen und den Wareneingang. Wenn Sie eine Retoure anlegen, kann die Bestellung erneut geöffnet werden, um Ersatzartikel auf einem Wareneingang (Bestellung) zu erhalten.

Beispiel für erneute Lieferung Ursprünglicher Verkaufs-prozess Kundenauftrag: Status: Geschlossen Off. Mge. 0 Kundenauftrag, Mge. 10 1. Lieferung Mge. 10 Retoure (basierend auf der Lieferung) Kundenauftrag: Status: Offen Off. Mge. 3 1. Lieferung Retoure, Mge. 3 Folgelieferung der offenen Menge Kundenauftrag: Status: Geschlossen Off. Mge. 0 Betrachten wir ein Beispiel für eine erneute Lieferung. Der Kunde hat 10 Laptops bestellt. Der Kundenauftrag wurde in einen Lieferbeleg über 10 Laptops kopiert. Beim Sichern der Lieferung wurde der Kundenauftrag automatisch geschlossen. Da alle 10 Laptops geliefert wurden, gibt es keine offene Menge im Kundenauftrag. Bei 3 Laptops gab es ein Problem. Die Lieferung wurde referenziert, um eine Retoure über die Menge 3 anzulegen. Der Benutzer öffnet den Kundenauftrag erneut, sodass die Menge 3 erneut geliefert werden kann. Eine Folgelieferung wird über den ursprünglichen Kundenauftrag angelegt. Die offene Menge 3 wird geliefert, sodass der Kundenauftrag automatisch geschlossen und die offene Menge im Kundenauftrag wieder auf null gesetzt wird. Kundenauftrag 2. Lieferung Mge. 3

Voraussetzungen für eine erneute Lieferung Um Benutzern die Möglichkeit der erneuten Lieferung zu bieten, muss im Vorfeld die entsprechende Einstellung vorgenommen werden. Sie können die Funktion im Fenster „Belegeinstellungen“ für Kundenaufträge aktivieren. Wählen Sie die Option zum erneuten Öffnen von Aufträgen während des Anlegens von Retouren auf der Grundlage von Aufträgen. Eine weitere Option ist verfügbar, die das erneute Öffnen von Artikeln im ursprünglichen Auftrag stets erlaubt. Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Kundenauftrag immer erneut geöffnet. Wird diese Option nicht ausgewählt, erscheint beim Sichern der Retoure ein Dialogfenster, in dem der Benutzer die Option zum Öffnen der Artikel im ursprünglichen Auftrag erhält.

Umtauschvorgänge mittels negativen Zeilen Nehmen Sie Korrekturen ohne Gutschrift direkt in einem Beleg vor. Negative Zeilen können zu folgenden Belegen hinzugefügt werden: Lieferung Ausgangsrechnung Retoure Ausgangsgutschrift Beispiel: Kunden können eine Gutschrift für die Rückgabe von Verpackungen erhalten, wenn sie weitere Artikel bestellen. Negative Zeilen sind seit Release 8.8 möglich. Mit negativen Zeilen können Sie Gutschriften direkt in Verkaufs- oder Einkaufsbelegen vornehmen. Mithilfe von negativen Zeilen können Sie Korrekturen direkt in einem Beleg vornehmen, ohne eine separate Gutschrift zu verwenden. In den folgenden Verkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig: Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Lieferung und Retoure. Negative Zeilen können auch zu Belegen im Beschaffungsprozess hinzugefügt werden. In den folgenden Einkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig: Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Wareneingang (Bestellung) und Retoure. In den meisten Verkaufsbelegen (z.B. einer Lieferung oder Ausgangsrechnung) stellt eine negative Zeile eine Gutschrift dar. Eine negative Zeile, die einer Ausgangsgutschrift hinzugefügt wurde, ist jedoch tatsächlich ein Sollposten, der den Kunden belastet, und keine Gutschrift für den Kunden. Der Grund hierfür ist, dass eine positive Gesamtsumme auf einer Gutschrift ein Guthaben bedeutet; daher bedeutet ein negativer Betrag auf einer Ausgangsgutschrift, dass der Kunde dem Unternehmen etwas schuldet. Ein weiteres Beispiel für die Verwendung einer negativen Zeile ist das Erteilen einer Gutschrift an den Kunden für die Retoure von Verpackungsmaterialien, wenn der Kunde weitere Artikel bestellt. In den meisten Ländern sind Belege mit negativen Beträgen zulässig. Dies ist nützlich, wenn der Betrag der Gutschriftszeile den Betrag der Sollzeile in einer Ausgangsrechnung überschreitet.

Beispiel für einen Umtausch Der Kunde bestellt 5 Batterien. Der Kunde stellt fest, dass die falschen Batterien geliefert wurden. Der Kunde möchte die Batterien umtauschen. Erstellen Sie eine Lieferung, um die richtigen Batterien zu liefern. Fügen Sie eine negative Zeile für die Retoure der falschen Batterien hinzu. Im Unternehmensszenario hat der Kunde 5 Batterien bestellt. Der Kunde stellt schnell fest, dass die falschen Batterien geliefert wurden. Der Kunde möchte die falschen Batterien in die gewünschten Batterien umtauschen. Sie legen einen Verkaufsbeleg, z.B. eine Lieferung oder eine Ausgangsrechnung an, um die korrekten Batterien zu liefern. Dieser Beleg kann eine negative Zeile (oder Gutschriftszeile) enthalten, die den Empfang der zurückgegebenen Batterien in den Bestand und eine Gutschrift an den Kunden enthält.

Demo: Retouren, erneute Lieferungen und Umtauschvorgänge

Zusammenfassung Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Mit dem Retourenbeleg verarbeiten Sie Artikel, die ein Kunde nach der Lieferung zurückgesendet hat. Sie können Bestandsbuchungen umkehren und alle zugehörigen Buchhaltungsvorgänge zu einer Lieferung teilweise oder vollständig stornieren. Es besteht die Option, zugehörige Kundenaufträge für eine erneute Lieferung wieder zu öffnen, sobald die Retoure eingetroffen ist. Die Konfiguration für diese Option wird in den Belegeinstellungen für den Kundenauftrag vorgenommen. Eine weitere Möglichkeit zur Korrektur von Lieferungen und zur Verwaltung von Umtauschvorgängen sind negative Zeilen. In den folgenden Verkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig: Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Lieferung und Retoure. Auch in verschiedenen Einkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig. Mit dem Retourenbeleg verarbeiten Sie Artikel, die ein Kunde nach der Lieferung zurückgesendet hat. Sie können Bestandsbuchungen umkehren und alle zugehörigen Buchhaltungsvorgänge zu einer Lieferung teilweise oder vollständig stornieren. Es besteht die Option, zugehörige Kundenaufträge für eine erneute Lieferung wieder zu öffnen, sobald die Retoure eingetroffen ist. Die Konfiguration für diese Option wird in den Belegeinstellungen für den Kundenauftrag vorgenommen. Eine weitere Möglichkeit zur Korrektur von Lieferungen und zur Verwaltung von Umtauschvorgängen sind negative Zeilen. In den folgenden Verkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig: Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Lieferung und Retoure. Auch in den folgenden Einkaufsbelegen sind negative Zeilen zulässig: Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Wareneingang (Bestellung) und Retoure.

Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Retouren und Umtauschvorgängen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Retouren und Umtauschvorgängen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.