Optimierung der Meldungsbearbeitung

X-Team Consulting & Services GmbH Beraternetzwerk X-Team Consulting & Services GmbH Softwareentwicklung www.x-team.de Gegründet 1996 Partnerschaftgesellschaft 6 Partner X-TEAM Consulting Partnerschaft Dr. Rahmacher Unternehmensberater Ruhrallee 185 45136 Essen www.x-team.de Tel: (0201) 89 45 445 Fax: (0201) 89 45 45 eMail: mail@x-team.de

Geschäftsfelder Consulting Managementberatungen Organisationsberatungen Geschäftsprozessoptimierungen IT-Beratung Projektmanagement und Realisierungen Einführungsunterstützungen im R/3-Umfeld

X-OMB – Optimierung der Meldungsbearbeitung Produkte X-OMB – Optimierung der Meldungsbearbeitung X-MEM – Anschluss von Messmitteln an SAP-GUI X-PMA – Anschluss von Prüf- und Messmaschinen zur Datenübernahme ins SAP-System X-QMS – Subsystem zur Ergebniserfassung in Werkstattumgebungen X-MES – Subsystem zur Betriebsdatenerfassung BDE Maschinendatenerfassung MDE Qualitätsdatenerfassung QDE Materialflussverfolgung MFV Prozessdatenerfassung PDE Lohndatenerfassung LDE Meister-Feinsteuerung

SAP - Meldungen Meldungen sind Elektronische Akten mit Verknüpfung zu den Objekten je nach Meldungsart Meldungsterminen Maßnahmen zum aktiven Veranlassen, Steuern und Überwachen von Aufgaben (Termin, Status, Verantwortlichem) Meldungspositionen (Fehlerpositionen) mit Ursachen und Beseitigungsmaßnahmen

Instandhaltungsmeldungen Servicemeldungen Allgemeine Meldungen SAP-Meldungsarten (1) Qualitätsmeldungen Instandhaltungsmeldungen Servicemeldungen Allgemeine Meldungen

Kundenreklamation wg. Materialmangel Q - Meldungsarten (1) Kunde Kundenreklamation wg. Materialmangel Kundenreklamation wg. Preisabweichung Kundenreklamation wg. Terminabweichung Kundenreklamation wg. Mengenabweichung intern Personal Maschinenfehler Ausschuss Qualitätsmangel

intern Qualitätsmangel Personal Maschinenfehler Ausschuss Lieferant Q - Meldungsarten (2) intern Qualitätsmangel Personal Maschinenfehler Ausschuss Lieferant Zu frühe Lieferung Mengenabweichung Preisabweichung Qualitätsmangel

SAP Möglichkeiten Objektverknüpfungen Partner (intern, extern) Maßnahmen Code, Text, Verantwortlichen, Status, Termin Aktionen Code Text, Datumsstempel, Bearbeiter Fehler Code, Fehleranzahl Abstellmaßnahmen Durchgeführte Aktionen zur Fehlerbestimmung Fehlerursachen Code, Text

SAP Möglichkeiten Arbeitsvorratslisten eMails Workflow Maßnahmen, Verantwortlichen, Status, Termin eMails Hinweis neue Meldungen zum Kunden Hinweis auf neue Maßnahmen zur Bearbeitung Workflow Übergabe zu bearbeiten Maßnahme Terminüberwachungslisten Meldungen, Offene mit Zeitüberschreitung

SAP Standard zur GP-Steuerung Vergeben von Aufgaben: Manuelles Anlegen von Maßnahmen durch Eingabe Code Eintragen des Maßnahmenverantwortlichen Eintragen des geplanten Endtermin der Maßnahme „Freigeben“ der Maßnahme Erledigen einer Aufgabe Aufruf anderer Transaktionen zur „Erledigung“ der Arbeit Setzen des Status „Erledigen“ der Maßnahme Vergeben neuer Aufgabe(n)

Nachteile SAP Möglichkeiten Prioritäten Aktivitätenleiste „nur“ bei Meldungseröffnung zu nutzen Alle ermittelten Maßnahmen bekommen Termin, die sich vom Zeitpunkt der Maßnahmenermittlung berechnen Keine dynamische Beeinflussung von unterschiedlichen Maßnahmen oder deren Status Keine Ermittlung von Terminen Keine Ermittlung von Verantwortlichen Es wird nur die „eigene“ Maßnahme im Status beeinflusst

Was fehlt? Automatische Bestimmung des Maßnahmenverantwortlichen und der Termine Verkettung von Maßnahmen D.h. das Erledigen einer Maßnahme führt zu einem Anlegen oder Freigeben einer oder mehrerer weiteren Maßnahme Terminbestimmung „dynamisch“ zum aktuellen Zeitpunkt Bestimmung eines Maßnahmenverantwortlichen

Lösung: tabellengesteuerte Maßnahmenbeeinflussung Aktivität mit FB-Angabe FB mit Ablauflogik Folgefunktion zur Maßnahme FB (FktNr) Z_XT_QM_Tasks Tabelle ZXTQMTASKA User-Exit Nutzung der SAP-User-Exits und FB-Aufrufe Tabellenstruktur FktNr, SortNr, MaCdGrp, MaCd, a/ä, Status, Prio, Partnerrolle, Partner

Tabelle ZXTQMTASKSA

Fragen

Beispiel: Kundenreklamation (1) (Stahlindustrie) GP: Anlegen der Meldung (Sekretariat) und „Verteilen“ der Meldung an den zuständigen Mitarbeiter Maßnahme „Druck Eingangsschreiben“ anlegen, mit Speichern der Meldung das Schreiben drucken, faxen, emailen, Maßn. erl. GP: Klärung, was weiter geschehen soll; bspw. der Kunde soll das Material zurückschicken (Techniker) Aktivität: Veranlassen Rückholung zur Untersuchung Maßnahme „Rückholung zur „technischen Klärung“ angelegt und freigeben mit Terminbestimmung GP: Retourenauftrag anlegen und drucken (Verkauf) Aktivität: „Retourenauftrag anlegen“ Maßnahme „Wareneingang erwarten“ angelegt und freigeben mit Terminbestimmung Wareneingang (Wareneingang) Aktivität: Wareneingang WE zur Lieferung durchführen Maßnahme „Wareneingang erwarten“ erledigen Maßnahme „Klärung Materialmangel“ anlegen, freigeben

Beispiel: Kundenreklamation (2) GP: Klärung Materialmangel (Techniker) Fehler, Ursachen etc in Meldung eintragen Aktivität „technisch anerkannt“ Maßnahme „Klärung Materialmangel“ erledigt Maßnahme „technisch anerkannt“ angelegt und erledigt Maßnahme „kaufm. Klärung“ wird angelegt, mit Terminen freigegeben, Maßnahmenverantwortlicher ermittelt Aktivität „8D-Report“ anlegen, mit Speichern der Meldung Schreiben drucken, faxen, emailen, Maßn. erl. Angenommen Beispiel: Aktivität „Veranlassen Nacharbeit“ GP: Nacharbeit planen (Produktion) Aktivität: Nacharbeit eingeplant Maßnahme „Nacharbeit durchführen“ anlegt Maßnahme „ Veranlassen Nacharbeit“ erledigt GP: Nacharbeit durchgeführt (Produktion) Aktivität: Nacharbeit durchgeführt Maßnahme „Auslieferung Nacharbeit“ anlegt Maßnahme „ Nacharbeit durchführen“ erledigt

Beispiel: Kundenreklamation (3) GP: Auslieferung anlegen (Vertrieb Aktivität: Auslieferung anlegen Maßnahme Auslieferung angelegt und erledigt GP: kaufmännische Klärung (Kaufmann) Aktivität: Kulanz, Gutschrift oder Absage Maßnahme Kulanz, Gutschrift oder Absage anlegt und erledigt Ggf. Gutschrift angelegt Maßnahme „Abschlussschreiben drucken“ angelegt Maßnahme „kaufm. Klärung“ erledigt Aktivität: Freigabe Abschlussschreiben mit Speichern der Meldung Schreiben drucken, faxen, emailen, Maßn. „Abschlussschreiben drucken“ erledigt Maßn. „Meldungsabschluss“ angelegt GP: Abrechnen der Kosten (Controlling) Aktivität Abrechnungsvorschrift pflegen GP: Abschluss der Meldung Manuell Maßnahme „Meldungsabschluss“ erledigen und Meldung abschließen

Vorteile Verkettung von Maßnahmen One-Click mit Aufruf anderer Transaktionen und mit gleichzeitiger Veränderung/Anlegen von Maßnahmen Das Erledigen einer Maßnahme führt zu einem Anlegen oder Freigeben einer oder mehrerer weiteren Maßnahme. Dadurch Sicherstellung einer geschlossenen Prozesskette, dass keine Akte unabsichtlich „vergessen“ wird. Terminbestimmung „dynamisch“ zum aktuellen Zeitpunkt Bestimmung eines Maßnahmenverantwortlichen

Vorteile Belegfluss Dokumente In der Meldung werden die verknüpften Objekte grafisch angezeigt Dokumente Berichte des Kunden Fehlerbilder etc. Eingangs-, Abschlussschreiben können als Dokumente zur Meldung angehängt werden

Vorteile Anpassbarkeit Durch die Tabellensteuerung sind die Geschäftsprozesse einfach zu modellieren Änderungen/Erweiterungen der Geschäftsprozesse jederzeit ohne Programmierung durch Änderung und neue Einträge in der Tabellensteuerung möglich Neue Objektarten (bspw. Kundenauftragsarten die zu anderen Retourenauftragsarten führen müssen) können über die Tabellen einfach nachgepflegt werden und erfordern kein Programmänderungen oder -erweiterungen

das Experten-TEAM für Ihre Aufgaben Fragen? - Consulting www.x-team.de X-Team Consulting & Services GmbH Dr. Klaus Rahmacher Telefon: 0201 89 45 445 klaus.rahmacher@x-team.de www.x-team.de www.x-team-gmbh.de