Schulung für Microsoft® Office Word 2007 [Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Word 2007 [Hinweise für den Schulungsleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Da diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK.] Mit Vorlagen Zeit sparen 1

Kursinhalt Übersicht: Schnellstart beim Erstellen von Dokumenten Lektion 1: Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen Lektion 2: Erstellen eigener Vorlagen Jede Lektion beinhaltet eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie einige Testfragen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 2

Übersicht: Schnellstart beim Erstellen von Dokumenten Bevor Sie in Word 2007 ein Dokument völlig neu erstellen, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht eine der bereits vorhandenen Vorlagen mit vielfältigen Inhalten verwenden können. Word enthält zahlreiche Vorlagen, von Briefen und Lebensläufen über Kalender bis hin zu Broschüren. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und ein vorhandenes Dokument, das genau Ihren Anforderungen entspricht, in eine Vorlage umwandeln. In diesem Kurs lernen Sie die entsprechende Vorgehensweise kennen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 3

Lernziele für den Kurs Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit den Vorlagen, die in Word und Microsoft Office Online bereitgestellt werden. Erstellen Sie eigene Vorlagen, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 4

Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen Lektion 1 Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen 5

Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen Auch wenn Sie bereits in Word gearbeitet haben, sind Sie mit Word-Vorlagen möglicherweise weniger vertraut. Was ist eine Vorlage, und welche Vorteile bietet sie? Eine Vorlage ist eine Art von Dokument, das bereits Inhalt enthält. Mit Hilfe einer Vorlage stellen Sie für Ihre Dokumente leichter ein bestechendes Layout sicher und sparen gleichzeitig Zeit. In dieser Lektion erhalten Sie anhand einiger Beispiele einen ersten Eindruck von den vielen Vorlagen, die bereits in Word und Microsoft Office Online vorhanden sind. Welche Inhalte enthält eine Vorlage? Sie enthält unter anderem Text, Schriftarten und Formatierungen, Seitenlayout (z. B. Seitenränder und Zeilenabstände) und Layoutelemente (z. B. besondere Farben, Rahmen und Akzente), die für ein Word-Dokument typisch sind. Stellen Sie sich eine Vorlage als äußerst hilfreichen Ausgangspunkt vor. Wenn Sie beispielsweise für Ihre wöchentlichen Arbeitssitzungen immer wieder dieselbe Tagesordnung mit jeweils leicht abweichenden Einzelheiten erstellen müssen, wird Ihre Arbeit wesentlich durch die Verwendung eines Dokuments vereinfacht, das bereits viele Informationen enthält. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 6

Verwenden eines vordefinierten Faxdeckblatts Angenommen, Sie müssen beruflich häufig Faxmitteilungen an andere Unternehmensenden. Für diese Faxmitteilungen wird stets ein Deckblatt verwendet. Sie könnten diese Seite jedes Mal mit dem entsprechenden Zeitaufwand in Word neu erstellen oder alternativ ein Faxdeckblatt verwenden, das bereits in Word enthalten ist. Diese und andere Vorlagen finden Sie unter den mit Word installierten Vorlagen. In der Abbildung ist ein Beispiel veranschaulicht. Die Vorlage ist so eingerichtet, dass sie problemlos vervollständigt werden kann. Geben Sie einfach an den Leerstellen Ihre Informationen ein, drucken Sie das Blatt, und faxen Sie es. Selbst wenn Sie etwas hinzufügen oder löschen müssen, ist der Hauptinhalt bereits vorhanden und muss nicht vollständig neu erstellt werden. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 7

Verwenden einer vordefinierten Tagesordnung Hier sehen Sie ein weiteres Beispiel für die praktische Verwendung von Vorlagen in Word. Angenommen, Sie müssen die Tagesordnung für die wöchentlichen Teambesprechungen erstellen. Schauen Sie sich zuerst die Vorlagen an, die in Microsoft Office Online verfügbar sind, bevor Sie mit einer leeren Seite beginnen (in Word gibt es eine direkte Verknüpfung zu diesen Vorlagen). In Office Online finden Sie zahlreiche, verschiedenartige Vorlagen, die in Kategorien unterteilt sind. In jeder Kategorie stehen verschiedene Vorlagentypen zur Auswahl. Zu den am häufigsten verwendeten Vorlagenkategorien in Office Online zählen Tagesordnungen, Kalender, Handzettel, Briefe und Lebensläufe. Wie Sie in Word eine Verknüpfung zu Office Online herstellen, wird später im Kurs erläutert. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 8

Verwenden einer vordefinierten Tagesordnung Die Abbildung zeigt drei Vorlagen für Tagesordnungen. Öffnen Sie einfach die gewünschte Tagesordnung, und geben Sie Ihre Informationen ein. Unkompliziert, überschaubar und mit formatierten Textbereichen, die das Eingeben der Tagesordnung erleichtern. Ein vollständiges, kunstgerechtes Layout; der Mustertext kann überschrieben werden. Komplexes Layout einer Tagesordnung: Seitenlayout und Formatierung um eine Stufe besser, mit farblicher Gestaltung und Bereichen zur Tabellenerstellung. Hinweis: Unter den unzähligen Vorlagen auf dieser Website, die von Microsoft entwickelt werden, befinden sich auch Vorlagen, die von Kunden erstellt wurden. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 9

Suchen nach installierten Vorlagen Word enthält über 30 vorinstallierte Vorlagenfür Dokumenttypen, wie beispielsweise Briefe, Faxe, Berichte, Lebensläufe und Blogbeiträge. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie danach suchen. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Neu. Klicken Sie im Fenster Neues Dokument auf InstallierteVorlagen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 10

Suchen nach installierten Vorlagen Word enthält über 30 vorinstallierte Vorlagenfür Dokumenttypen, wie beispielsweise Briefe, Faxe, Berichte, Lebensläufe und Blogbeiträge. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie danach suchen. Klicken Sie auf eine der Miniaturansichten. Die entsprechende Vorschau wird rechts angezeigt. Wenn Sie die gewünschte Vorlage gefunden haben, klicken Sie auf Erstellen. Ein neues Dokument, das auf der Vorlage basiert, wird geöffnet, und Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 11

Suchen nach Office Online-Vorlagen Zum Öffnen von Vorlagen auf der Office Online-Website gehen Sie ähnlich vor. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Wie bei den installierten Vorlagen werden auch hier die einzelnen Office Online-Vorlagen in einer großformatigen Vorschau angezeigt. Bei einigen Kategorien (z. B. Briefe) stehen Unterkategorien zur Auswahl (z. B. "Akademisch", "Unternehmen" und "Anschreiben'). Wenn Sie auf Download klicken, wird die Vorlage auf Ihrem Computer als neues Dokument geöffnet, das nach Bedarf bearbeitet und anschließend gespeichert werden kann. Die ursprüngliche Vorlage wird nicht geändert, sie bleibt unverändert in Office Online erhalten. Eine Kopie der Vorlage wird jedoch auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie die Vorlage erneut verwenden möchten, brauchen Sie nicht mehr Office Online aufzurufen, sondern können sie in Word im Ordner 'Meine Vorlagen' öffnen. [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken Sie mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Macromedia Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Wie aus der Animation hervorgeht, öffnen Sie erneut das Fenster Neues Dokument, durchsuchen in diesem Fall aber den Bereich unter Microsoft Office Online. Klicken Sie auf eine Kategorie, um die Miniaturansichten anzuzeigen. Wenn Sie eine Vorlage downloaden möchten, markieren Sie die Miniaturansicht, und klicken Sie auf Download. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 12

Suchen nach Office Online-Vorlagen Zum Öffnen von Vorlagen auf der Office Online-Website gehen Sie ähnlich vor. Sie öffnen das Fenster Neues Dokument, durchsuchen aber in diesem Fall den Bereich unter Microsoft Office Online. Klicken Sie auf eine Kategorie, um die Miniaturansichten anzuzeigen. Wenn Sie eine Vorlage downloaden möchten, markieren Sie die Miniaturansicht, und klicken Sie auf Download.Die Vorlage wird auf Ihrem Computer als neues Dokument geöffnet, das nach Bedarf bearbeitet und anschließend gespeichert werden kann. Wie bei den installierten Vorlagen werden auch hier die einzelnen Office Online-Vorlagen in einer großformatigen Vorschau angezeigt. Bei einigen Kategorien (z. B. Briefe) stehen Unterkategorien zur Auswahl (z. B. "Akademisch", "Unternehmen" und "Anschreiben"). Die ursprüngliche Vorlage wird nicht geändert, sie bleibt unverändert in Office Online erhalten. Eine Kopie der Vorlage wird jedoch auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie die Vorlage erneut verwenden möchten, brauchen Sie nicht mehr Office Online aufzurufen, sondern können sie in Word im Ordner 'Meine Vorlagen' öffnen. [Hinweis für den Schulungsleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 13

Die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage Wenn Sie eine Vorlage öffnen, wird ein neues Dokument geöffnet, das auf der ausgewählten Vorlage basiert. Sie öffnen also eine Kopie der Vorlage und nicht die Vorlage selbst. Und hier liegt die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage: Mit der Vorlage wird eine Kopie der Vorlage geöffnet, die ihren gesamten Inhalt für ein neues, aktuelles Dokument zur Verfügung stellt. Sie arbeiten in diesem neuen Dokument und können den gesamten Inhalt der Vorlage nutzen. Nach Bedarf nehmen Sie Hinzufügungen vor oder löschen Inhalte. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 14

Die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage Da es sich bei dem neuen Dokument nicht um die Vorlage selbst handelt, werden alle Änderungen im Dokument gespeichert. Die Vorlage bleibt im ursprünglichen Zustand erhalten. Daher kann eine Vorlage als Grundlage für eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten dienen. Jedes Dokument basiert auf einer bestimmten Vorlage, die im Hintergrund existiert. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 15

Vorlagen, Dokumente: zwei unterschiedliche Dateitypen Vorlagen verhalten sich nicht nur anders als Dokumente, sondern gehören auch zu einem anderen Dateityp. Wenn Sie bereits viele Dokumente in Word gespeichert haben, wissen Sie wahrscheinlich, welche Dateitypen zum Speichern von Dateien zur Verfügung stehen. Als Standardformat ist der Dateityp für Dokumente vorausgewählt. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 16

Vorlagen, Dokumente: zwei unterschiedliche Dateitypen Eine Vorlage gehört zu einem anderen Dateityp. Vorlagen und Dokumente verhalten sich unterschiedlich. Siehe Beispiel 1: Eine Vorlage wird mit dem Dateityp Word-Vorlagen gespeichert. Der Dateiname erhält die Erweiterung .dotx (in früheren Word-Versionen lautete diese Erweiterung .dot). Siehe Beispiel 2: Ein Dokument wird mit dem Dateityp Word-Dokument gespeichert. Der Dateiname erhält die Erweiterung .docx (in früheren Word-Versionen lautete die Erweiterung .doc). Hinweis: Die Dateinamenerweiterung wird als Bestandteil des Dateinamens nur angezeigt, wenn Sie in Microsoft Windows eine Einstellung ändern. In der Kurzübersichtskarte, auf die Sie über eine Verknüpfung am Ende des Kurses zugreifen können, sind die hierfür notwendigen Schritte beschrieben. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 17

Übungsvorschläge Verwenden einer Vorlage für einen Geschäftsbrief Hinzufügen von eigenem Brieftext Verwenden einer Vorlage für einen Handzettel [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Word 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Word lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Word 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Word 2007 erforderlich) Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 18

Test 1, Frage 1 Welchen gravierenden Unterschied gibt es zwischen einer Vorlage und einem Dokument? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Die Vorlage enthält Formate. Die Vorlage enthält ein Word-Design. Mit einer Vorlage wird eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument geöffnet. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 19

Test 1, Frage 1: Antwort Mit einer Vorlage wird eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument geöffnet. Die Vorlage dient als Ausgangspunkt für ein Dokument, das Sie im weiteren Verlauf nach Bedarf anpassen können. Vorlagen weisen eine allgemein gültige Qualität auf und sind weitgehend anpassungsfähig. Sie können daher wiederholt für bestimmte Dokumenttypen verwendet werden. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 20

Test 1, Frage 2 Welchen Schritt müssen Sie in Word zuerst ausführen, um nach vorhandenen Word-Vorlagen zu suchen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie klicken zuerst auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Sie klicken zuerst auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Word-Optionen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 21

Test 1, Frage 2: Antwort Sie klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Verknüpfungen mit installierten Vorlagen und Onlinevorlagen finden Sie im Fenster Neues Dokument, das nach dem Klicken auf Neu geöffnet wird. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 22

Test 1, Frage 3 Eine Vorlage verhält sich im Gegensatz zu einem Dokument anders und gehört zu einem anderen Dateityp. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig. Falsch. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 23

Test 1, Frage 3: Antwort Richtig. Eine Vorlage unterscheidet sich insofern von einem Dokument, da mit der Vorlage eine Kopie dieser Vorlage als neues, aktuelles Dokument geöffnet wird. Außerdem wird sie mit dem Dateityp 'Word-Vorlagen' mit der Dateinamenerweiterung .dotx gespeichert. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 24

Erstellen eigener Vorlagen Lektion 2 Erstellen eigener Vorlagen 25

Erstellen eigener Vorlagen Angenommen, Sie verwenden häufig eine bestimmte Rechnung, deren grundlegender Inhalt gleicht bleibt. Verändert werden jeweils nur bestimmte Einzelheiten. Im Prinzip verwenden Sie das ursprüngliche Dokument als Vorlage, obwohl aus dem Dokument nie eine Vorlage erstellt wurde. Warum nicht? Sie hätten eine eindeutige Mastervorlage, mit der Sie arbeiten könnten, und brauchten beim Erstellen der aktuellen Rechnung keine überholten Inhalte zu entfernen. Sie können alle Elemente in die Vorlage aufnehmen, die immer in der Rechnung enthalten sein sollen, und Platzhalter vorsehen, mit denen die Eingabe neuer Elemente vereinfacht wird. Anschließend verwenden Sie diese Vorlagendatei stets als Grundlage für alle neuen Rechnungen. Es gibt noch weitere Vorteile, die im Folgenden vorgestellt werden. Anschließend lernen Sie, wie Sie eine Datei als Vorlage speichern und diese Vorlage suchen, verwenden und bearbeiten. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 26

Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Sie brauchen nicht verschiedene Dokumentversionen zu durchsuchen. Alle Änderungen werden in der Vorlage gespeichert. Da eine Vorlage als Kopie geöffnet wird, brauchen Sie nicht zu befürchten, beim Speichern aus Versehen eine vorherige Rechnung zu überschreiben. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 27

Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Sie können den Inhalt der Vorlage so ändern, dass nur noch die Informationen enthalten sind, die allen Rechnungen gleich sind. Dadurch brauchen Sie nicht jedes Mal überholte Informationen zu löschen und reduzieren Ihren Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 28

Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Da die Vorlage keine überholten Inhalte mehr enthält, reduziert sich die Gefahr, aus Versehen eine Rechnung mit unerwünschten Informationen zu speichern und zu versenden. In den folgenden Abschnitten lernen Sie die Vorgehensweise beim Erstellen und Verwenden eigener Vorlagen kennen. Die Vorlage befindet sich stets am selben Speicherort (zusammen mit allen anderen Vorlagen). Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 29

Vorbereiten des Vorlageninhalts Beim Erstellen einer Vorlagemüssen Sie die Informationen, die in der Vorlage enthalten sein sollen, erstellen bzw. alle unerwünschten Daten aus dem Dokument entfernen. Dies ist der Inhalt, der Ausgangspunkt für jedes neue Dokument sein soll, das auf der Vorlage basiert. Der Inhalt der Vorlage hängt größtenteils von Ihren Prioritäten und den inhaltlichen Bestandteilen ab. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 30

Vorbereiten des Vorlageninhalts Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie zum Erstellen der Vorlage verwenden möchten (in diesem Fall das Rechnungs- dokument), oder ein leeres Dokument. Im Folgenden sind einige typische Vorgänge aufgeführt, die im Anschluss daran erfolgen: Zu den unveränderlichen Inhalten zählen beispielsweise Firmenlogo, Name und Anschrift. Diese Elemente können bei Bedarf problemlos in der Vorlage aktualisiert werden. Behalten Sie den Inhalt bei, der eine Zeit lang unverändert bleibt. Fügen Sie im Datumsbereich der Rechnung den Befehl Datum und Uhrzeit ein. Dadurch wird das neue Dokument automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum versehen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 31

Vorbereiten des Vorlageninhalts Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie zum Erstellen der Vorlage verwenden möchten (in diesem Fall das Rechnungs- dokument), oder ein leeres Dokument. Im Folgenden sind einige typische Vorgänge aufgeführt, die im Anschluss daran erfolgen: Sehen Sie Bereiche mit Platzhaltertext für die Informationen vor, die sich in jeder Rechnung ändern: Firmenname und Anschrift des Rechnungsempfängers. Lassen Sie die Bereiche leer, die sich in jeder Rechnung ändern: Arbeitsumfang, Stundenzahl und Gesamtkosten. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 32

Speichern der Datei als Vorlage Da es sich bei einer Vorlage um einen eigenen Dateityp handelt, wählen Sie zum Speichern eines Dokuments als Vorlage den Dateityp Word- Vorlagen aus. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche,zeigen Sie mit dem Cursor auf Speichern unter, und klicken Sie dann auf Word-Vorlagen. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Vertrauenswürdige Vorlagen als Speicherort für die Vorlage. Benennen Sie die Vorlage, und klicken Sie auf Speichern. Wenn Windows für die Anzeige von Dateinamenerweiterungen konfiguriert ist, wird die Erweiterung .dotx am Ende des Dateinamens angezeigt. Diese Erweiterung kennzeichnet in Word 2007 den Dateityp für Vorlagen. (Der Dateityp für Dokumente lautet dagegen .docx.) Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 33

Speichern der Datei als Vorlage Es ist wichtig, die Vorlage im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen'zu speichern. Dadurch weiß Word, dass es sicher ist, die Vorlage zu öffnen, selbst wenn sie Makros oder anderen Code enthält. Da Makros gefährlichen Code enthalten können, lässt Word beim Öffnen von Dokumenten mit Makros besondere Vorsicht walten. Wenn in den Sicherheitseinstellungen Ihres Computers die empfohlene Ebene eingestellt ist, öffnet Word zwar alle Vorlagendateien, deaktiviert jedoch die darin enthaltenen Makros. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 34

Speichern der Datei als Vorlage Es ist wichtig, die Vorlage im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen'zu speichern. Dadurch weiß Word, dass es sicher ist, die Vorlage zu öffnen, selbst wenn sie Makros oder anderen Code enthält. Bei Vorlagen, die sich im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen' befinden, deaktiviert Word die Makros nicht, sondern geht davon aus, dass die Dateien sicher sind. Achten Sie daher darauf, nur Dateien von vertrauenswürdigen Quellen in diesem Ordner zu speichern. Beachten Sie, dass der Ordner beim Betriebssystem Windows Vista® nicht Vertrauenswürdige Vorlagen, sondern Vorlagen heißt, in Word jedoch die gleiche Bedeutung wie der Ordner Vertrauenswürdige Vorlagen hat. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 35

Erstellen eines Dokuments, das auf der Vorlage basiert Das Speichern einer Vorlageim Ordner VertrauenswürdigeV orlagen hat noch einen weiteren Vorteil. Die Vorlage ist dann in Word problemlos zu finden. Klicken Sie im Dialogfenster Neues Dokument auf Meine Vorlagen. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Vergewissern Sie sich, dass unten rechts die Option Dokument ( unter Neu erstellen)aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK. Dokument ist standardmäßig aktiviert, da Word davon ausgeht, dass die Vorlage als Dokument geöffnet wird, das fertiggestellt und gespeichert werden soll. Tipp: Wie Sie sehen, gibt es im Fenster Neu eine Option, mit der Sie die Vorlage als Vorlage öffnen können, d. h. es wird eine Kopie der Vorlage im Vorlagenformat geöffnet. Diese Kopie können Sie bearbeiten und als neue Version der Vorlage speichern. Wenn Sie jedoch die ursprüngliche Vorlage beispielsweise zum Bearbeiten öffnen möchten, verwenden Sie eine andere Methode. Diese Vorgehensweise wird im nächsten Abschnitt beschrieben. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 36

Bearbeiten von Vorlagen Was passiert, wenn wichtige Informationen in der Vorlagenicht mehr aktuellsind (z. B. durch Änderungen am Firmenlogo)? Im Folgenden wird erläutert, wie Sie die Vorlage öffnen und bearbeiten. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen. In diesem Fall wird keine Kopie der Vorlage, sondern die Vorlage selbst geöffnet. Vorgenommene Änderungen werden in der Vorlagendatei gespeichert. Ab jetzt wird das neue Logo verwendet, wenn Sie eine neue Rechnung auf Grundlage dieser Vorlage erstellen. Klicken Sie auf den Ordner Vertrauenswürdige Vorlagen. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie auf Öffnen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 37

Bearbeiten von Vorlagen Was passiert, wenn wichtige Informationen in der Vorlagenicht mehr aktuellsind (z. B. durch Änderungen am Firmenlogo? Im Folgenden wird erläutert, wie Sie die Vorlage öffnen und bearbeiten. Schützen von Vorlagen Sie können beispielsweise ein Kennwort für die Vorlage einrichten, das zum Bearbeiten eingegeben werden muss. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, die über eine Verknüpfung am Ende des Kurses aufgerufen werden kann. Wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, die andere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verwenden sollen, ist es empfehlenswert, den Inhalt der Vorlage vor unerwünschten Änderungen zu schützen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 38

Übungsvorschläge Anzeigen von Dateinamenerweiterungen Umwandeln eines Dokuments in eine Vorlage Suchen und Verwenden von Vorlagen Bearbeiten von Vorlagen [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Word 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Word lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Word 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Word 2007 erforderlich) Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 39

Test 2, Frage 1 Dokumentdateien und Vorlagendateien unterscheiden sich hinsichtlich des Dateinamens bzw. der Dateinamenerweiterung (dieBuchstaben hinter dem Punkt). Wie lautet die Dateinamenerweiterung für eine Vorlagendatei? (Wählen Sie eine Antwort aus.) .docx .dotx Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 40

Test 2, Frage 1: Antwort .dotx. Dies ist die Dateinamenerweiterung für eine Word-Vorlage, die in Word 2007 erstellt wurde. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 41

Test 2, Frage 2 Wenn Sie eine Datei als Vorlage speichern, klicken Sie auf die 'Microsoft Office-Schaltfläche' und zeigen dann im Menü auf 'Speichern Unter'. Welchen Befehl wählen Sie anschließend aus? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Den Befehl Word-Vorlagen. Den Befehl Word-Dokument. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 42

Test 2, Frage 2: Antwort Den Befehl Word-Vorlagen. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 43

Test 2, Frage 3 Warum sollen Sie Vorlagen im Ordner 'VertrauenswürdigeVorlagen' speichern? (Wählen Sie einen Grund aus.) Dadurch kann die Vorlage über die Verknüpfung Meine Vorlagen im Fenster Neues Dokument aufgerufen werden. Dadurch wird die Vorlage vor der Bearbeitung durch Dritte geschützt. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 44

Test 2, Frage 3: Antwort Dadurch kann die Vorlage über die Verknüpfung Meine Vorlagen im Fenster Neues Dokument aufgerufen werden. Das ist ein wichtiger Grund. Ebenso wichtig ist jedoch, dass Microsoft Word dadurch weiß, dass Makros beim Öffnen der Vorlage nicht deaktiviert werden müssen (falls die Vorlage Makros enthält). Daher sollten Sie sich vergewissern, dass alle Vorlagen, die Sie in diesem Ordner speichern, vertrauenswürdig sind. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 45

Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Mit Vorlagen Zeit sparen Mit Vorlagen Zeit sparen 46

Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft Office PowerPoint®-Vorlage enthält Schulungsinhalte über das Verwenden von vordefinierten oder aus vorhandenen Dokumenten erstellten Vorlagen in Word 2007. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs “Mit Vorlagen Zeit sparen”. Bestandteile der Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Macromedia Flash Player-Version von der Macromedia-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für jede Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Beachten Sie: Auf Ihrem Computer muss Word 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Word 2007 verfügen, können Sie die Übungsanweisungen nicht anzeigen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Im Notizenfeld oder auf der vollständigen Seitenansicht der Notizenseite (Registerkarte Ansicht) finden Sie eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage. 47