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Microsoft® Office Excel® 2007-Schulung

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Präsentation zum Thema: "Microsoft® Office Excel® 2007-Schulung"—  Präsentation transkript:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-Schulung
[Hinweis für den Schulungsleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der allerletzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Da diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält, kann das Speichern der Vorlage eine Warnmeldung in Bezug auf persönliche Informationen verursachen. Nur wenn Sie zu den Eigenschaften der eigentlichen Flash-Datei Informationen hinzufügen, findet diese Warnung auf diese Präsentation Anwendung. Klicken Sie auf der Meldung auf OK. Starten Sie durch

2 Was hat sich geändert und warum
Stimmt, es hat sich einiges in Excel 2007 getan. Das fällt besonders am oberen Fensterrand auf. Aber es sind erfreuliche Änderungen. Die benötigten Befehle sind deutlicher sichtbar und in einer Steuerzentrale verfügbar, die als Multifunktionsleistebezeichnet wird.  Die Multifunktionsleiste ist Ihre neue Steuerzentrale. Anstelle von etwa 30 versteckten Symbolleisten und von Befehlen, die in tief in Menüs versteckt sind, steht jetzt alles Wesentliche übersichtlich in der Multifunktionsleiste zur Verfügung. Wenn Sie das neue Design ausprobieren, werden Sie schnell feststellen, dass die bereits bekannten Befehle in sinnvollen Gruppen zusammengefasst sind. Fahren Sie jetzt fort, das neue Design zu entdecken, und gehen Sie mit Ihrer viel versprechenden neuen Version von Excel an die Arbeit. Starten Sie durch

3 Was befindet sich auf der Multifunktionsleiste?
Die Multifunktionsleiste unterteilt sich in die drei Bereiche Registerkarten, Gruppen und Befehle.  Registerkarten: Registerkarten enthalten die Hauptaufgaben, die Sie in Excel ausführen. Im oberen Bereich des Excel-Fensters befinden sich sieben Registerkarten. Gruppen: Gruppen sind Mengen verwandter Befehle, die auf Registerkarten angezeigt werden. Befehle: Ein Befehl ist eine Schaltfläche, ein Menü oder ein Feld zur Eingabe von Informationen. Starten Sie durch

4 Was befindet sich auf der Multifunktionsleiste?
Wie sehen die ersten Schritte mit der Multifunktionsleiste aus? Beginnen wir ganz am Anfang. Die wichtigsten Befehle in Excel sind auf der ersten Registerkarte zusammengefasst, auf der Registerkarte Start . Bei den Befehlen auf der Registerkarte Start hat Microsoft festgestellt, dass sie von Benutzern am häufigsten für allgemeine Aufgaben auf Arbeitsblättern verwendet werden. Zum Beispiel sind die Befehle Einfügen, Ausschneiden und Kopieren an erster Stelle auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage angeordnet. Befehle zur Schriftartformatierung folgen daneben in der Gruppe Schriftart. Befehle zum Zentrieren oder rechts- oder linksbündigen Ausrichten von Text befinden sich in der Gruppe Ausrichtung, und Befehle zum Einfügen und Löschen von Zellen, Zeilen, Spalten und Arbeitsblättern sind in der Gruppe Zellen enthalten. Starten Sie durch

5 Was befindet sich auf der Multifunktionsleiste?
Gruppen fassen alle die Befehle zusammen, die Sie wahrscheinlich für einen bestimmten Aufgabentyp benötigen. Während Sie Ihre Aufgabe erledigen, bleiben die Gruppen angezeigt, und Sie haben leichten Zugriff darauf. Die Befehle sind nicht mehr in Menüs versteckt. Stattdessen sind die wichtigen Befehle über Ihrem Arbeitsbereich sichtbar. Wie bequem das ist, zeigt folgendes Beispiel: Soll Text in einer Zelle in mehreren Zeilen dargestellt werden, müssen Sie nicht mehr auf einen Befehl in einem Menü, dann auf eine Registerkarte und anschließend auf eine Option in einem Dialogfeld klicken. Sie klicken stattdessen ganz einfach auf die Schaltfläche Zeilenumbruch in der Gruppe Ausrichtung auf der Registerkarte Start. Tipp: Eine Liste der Registerkarten und was sie enthalten, finden Sie in der Kurzübersichtskarte am Ende des Kurses. Starten Sie durch

6 Mehr Befehle, aber nur, wenn Sie sie benötigen
Die Befehle der Multifunktionsleiste werden am häufigsten verwendet. Statt immer alle Befehle anzuzeigen, zeigt Excel 2007 manche Befehle nur dann an, wenn Sie sie aufgrund ihrer jeweiligen Aktionen benötigen. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie nicht jederzeit alle benötigten Befehle sehen. Führen Sie die ersten Schritte aus. Anschließend stehen die benötigten Befehle zur Verfügung. Ein Beispiel: Wenn das Arbeitsblatt kein Diagramm enthält, benötigen Sie keine Diagrammbefehle. Aber nachdem Sie ein Diagramm durch Klicken auf eine Schaltfläche auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme erstellt haben, werden die Diagrammtools mit den Registerkarten Entwurf, Layout und Format angezeigt. Auf diesen Registerkarten finden Sie die Befehle, die Sie für die Arbeit mit Diagrammen benötigen. Die Multifunktionsleiste reagiert auf Ihre Aktionen. Verwenden Sie die Registerkarte Entwurf, um den Diagrammtyp oder die Position des Diagramms zu ändern, die Registerkarte Layout, um den Diagrammtitel oder andere Diagrammelemente zu ändern und die Registerkarte Format, um Füllfarben hinzuzufügen oder Linienarten zu ändern. Wenn Sie das Diagramm fertig gestellt haben, klicken Sie außerhalb der Diagrammfläche. Die Diagrammtools werden nicht mehr angezeigt. Damit sie wieder angezeigt werden, klicken Sie auf die Diagrammfläche. Starten Sie durch

7 Mehr Optionen bei Bedarf
Manchmal wird ein Pfeil, der als Startprogramm für ein Dialogfeld bezeichnet wird, in der unteren rechten Ecke einer Gruppe angezeigt. Das bedeutet, dass für die Gruppe weitere Optionen zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf das Startprogramm für ein Dialogfeld  , und es wird ein Dialogfeld oder ein Aufgabenbereich angezeigt. Die Abbildung zeigt ein Beispiel: Gehen wir noch etwas ausführlicher auf dieses Beispiel ein: Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart finden Sie z. B. alle Befehle, die am häufigsten zum Ändern der Schriftart verwendet werden: Befehle zum Ändern der Schriftart oder Schriftgröße und zum Formatieren der Schrift (fett, kursiv oder unterstrichen). Wenn Sie weitere Optionen benötigen, z. B. Hochgestellt, verwenden Sie das Startprogramm für ein Dialogfeld. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf den Pfeil in der Gruppe Schriftart . Es wird das Dialogfeld Zellen formatieren mit der Option 'Hochgestellt' und weiteren schriftartbezogenen Optionen angezeigt. Starten Sie durch

8 Was ist mit den bevorzugten Tastenkombinationen?
Wenn Sie lieber die Tastatur als die Maus verwenden, möchten Sie sicher gern erfahren, ob die Multifunktionsleiste neue Tastenkombinationen aufweist. Diese Änderung bringt zwei große Vorteile gegenüber früheren Excel-Versionen mit sich: Es sind Tastenkombinationen für jede einzelne Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste vorhanden. Tastenkombinationen erfordern häufig weniger Anschläge. Starten Sie durch

9 Was ist mit den bevorzugten Tastenkombinationen?
Die neuen Tastenkombinationen haben auch einen neuen Namen: Zugriffstasteninfos. Sie drücken ALT, um die Zugriffstasteninfos anzuzeigen. Hier wird z. B. gezeigt, wie Sie Zugriffstasteninfos zum Zentrieren von Text verwenden: Weitere Informationen zur Verwendung der neuen Tastenkombinationen: Wenn Sie ALT drücken, können Sie die Zugriffstasteninfos für alle Registerkarten der Multifunktionsleiste, alle Befehle auf den Registerkarten, die Symbolleiste für den Schnellzugriff und die Microsoft Office-Schaltfläche sehen (darauf kommen wir später in der Präsentation zurück). Drücken Sie die Taste für die Registerkarte, die Sie anzeigen möchten. Daraufhin werden alle Zugriffstasteninfobeschriftungen für die Schaltflächen dieser Registerkarte angezeigt. Drücken Sie dann die Taste für die gewünschte Schaltfläche. Drücken Sie ALT, um die Zugriffstasteninfos anzuzeigen. Drücken Sie ###H, um die Registerkarte Start auszuwählen. Drücken Sie A und dann ###C, um den markierten Text zu zentrieren. Starten Sie durch

10 Arbeiten mit unterschiedlichen Bildschirmauflösungen
Alles, was Sie bis jetzt gelesen haben, gilt dann, wenn der Bildschirm auf eine hohe Auflösung festgelegt ist und das Excel-Fenster maximiert ist. Anderenfalls sind die Dinge anders dargestellt. Wann und wie werden die Dinge anders angezeigt? Weitere Informationen zu niedriger Auflösung: Bei niedriger Auflösung müssen Sie auf den Pfeil auf der Gruppenschaltfläche klicken, um die Befehle anzuzeigen. Auf der Registerkarte Ansicht z. B. enthält die Gruppe Einblenden/Ausblenden mehrere Befehle zum Ein- oder Ausblenden verschiedener Elemente. In einer höheren Auflösung werden alle Befehle der Gruppe Einblenden/Ausblenden angezeigt. In der Auflösung 800 x 600 jedoch sehen Sie zwar die Schaltfläche Einblenden/Ausblenden, aber keine Befehle der Gruppe. Klicken Sie in diesem Fall auf den Pfeil neben der Gruppe Einblenden/Ausblenden, um die Befehle der Gruppe anzuzeigen. Die Gruppen, bei denen in einer niedrigen Auflösung nur der Gruppenname angezeigt wird, enthalten weniger häufig verwendete Befehle. Bei niedriger Auflösung Wenn Ihr Bildschirm auf eine niedrige Auflösung festgelegt ist, z. B. auf 800 x 600 Pixel, werden für einige Gruppen der Multifunktionsleiste nur die Gruppennamen angezeigt, nicht jedoch die Befehle in der Gruppe. Starten Sie durch

11 Arbeiten mit unterschiedlichen Bildschirmauflösungen
Alles, was Sie bis jetzt gelesen haben, gilt dann, wenn der Bildschirm auf eine hohe Auflösung festgelegt ist und das Excel-Fenster maximiert ist. Andernfalls sind die Dinge anders dargestellt. Wann und wie werden die Dinge anders angezeigt? Weitere Informationen zu kleineren Fenstern: Bei jeder Auflösung gibt es eine Fenstergröße, bei der für einige Gruppen nur der Gruppenname angezeigt wird. Wenn Sie also in einem Excel-Fenster arbeiten, das nicht maximiert ist, müssen Sie zum Anzeigen der Befehle ggf. auf den Pfeil auf einer Gruppenschaltfläche klicken. Weitere Informationen zu Tablet PCs: Wenn Sie über einen Tablet PC mit einem größeren Monitor verfügen, wird die Multifunktionsleiste so angepasst, dass größere Versionen der Registerkarten und Gruppen angezeigt werden. Wenn das Excel-Fenster nicht maximiert ist. Bei einigen Gruppen wird nur der Gruppenname angezeigt. Bei Tablet PCs. Bei Tablet PCs mit kleineren Bildschirmen wird die Multifunktionsleiste so angepasst, dass nur kleinere Versionen der Registerkarten und Gruppen angezeigt werden. Starten Sie durch

12 Öffnen einer Datei Das Wichtigste zuerst. Sie möchten eine vorhandene Arbeitsmappe, die Sie in einer früheren Version von Excel erstellt haben, öffnen. Führen Sie die folgenden Schritte aus: Das war schon alles, was Sie zum Öffnen einer Datei tun müssen, die in einer früheren Version erstellt wurde. Sie können nun mit der Arbeit beginnen. Aber zuvor noch einige Anmerkungen zur Verwendung der Microsoft Office-Schaltfläche, die sich links oben im Fenster befindet. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Menü mit denselben Befehlen geöffnet, mit denen Sie früher schon die Arbeitsmappen geöffnet und gespeichert haben. Dieses Menü enthält eine Menge nützlicher Dinge. Hier finden Sie z. B. die Programmeinstellungen, mit denen unter anderem das Aktivieren oder Deaktivieren der Z1S1-Bezugsart oder das Anzeigen der Bearbeitungsleiste im Programmfenster gesteuert werden. Klicken Sie unten im Menü auf Excel-Optionen, um auf diese Optionen zuzugreifen. In früheren Versionen von Excel konnten Sie diese Einstellungen im Dialogfeld Optionen festlegen, das Sie über das Menü Extras geöffnet haben. Viele dieser Optionen befinden sich nun in diesem Menü. Hier sind sie besser zu sehen und schneller zur Hand, wenn Sie mit der Arbeit an alten oder neuen Dateien beginnen. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Klicken Sie auf Öffnen, und wählen Sie die gewünschte Arbeitsmappe aus. Alternativ können Sie unten im Menü auf Excel-Optionenklicken, um die Programmoptionen festzulegen. Starten Sie durch

13 Einfügen einer Spalte Jetzt möchten Sie eine Spalte zu Ihrem Arbeitsblatt hinzufügen, um Produktkategorien zu kennzeichnen. Die Spalte soll zwischen zwei bereits vorhandenen Datenspalten angeordnet werden. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie auf Wiedergabe. Das Arbeitsblatt enthält Zeilen mit Produkten, die bei verschiedenen Lieferanten bestellt wurden. Die neue Spalte wird die verschiedenen Produkte z. B. als Milchprodukte, Getreide, Obst und Gemüse usw. klassifizieren. Die Animation veranschaulicht diesen Vorgang: Sie möchten rechts von der Spalte Menge eine Spalte hinzufügen. Daher klicken Sie in die Spalte Lieferant. Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen klicken Sie dann auf den Pfeil von Einfügen. In dem Menü, das geöffnet wird, klicken Sie auf Tabellenspalten einfügen. Eine neue, leere Spalte wird eingefügt, und Sie geben die neuen Daten in die Spalte ein. [Hinweis für den Schulungsleiter: Zum Wiedergeben der Animation während der Bildschirmpräsentation klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie anschließend auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal abgespielt haben, müssen Sie ggf. auf Zurückspulen klicken (nachdem Sie zuvor mit der rechten Maustaste geklickt haben) und danach auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie Probleme beim Anzeigen der Animation haben, finden Sie in den Notizen zur letzten Folie in dieser Präsentation weitere Informationen zum Wiedergeben von Macromedia Flash-Animationen. Wenn es dann immer noch Probleme beim Abspielen der Animation gibt: Die Folie, die auf diese Folie mit der Animation folgt, ist ein Duplikat der Folie mit statischer Grafik. Löschen Sie vor dem Anzeigen der Präsentation entweder die aktuelle Folie oder die nächste Folie.] Schauen Sie sich die Animation an, um zu sehen, wie das Einfügen einer Spalte in ein Arbeitsblatt erfolgt. Starten Sie durch

14 Einfügen einer Spalte Jetzt möchten Sie eine Spalte zu Ihrem Arbeitsblatt hinzufügen, um Produktkategorien zu kennzeichnen. Sie soll zwischen zwei bereits vorhandenen Datenspalten angeordnet werden, Menge und Lieferant. Das Arbeitsblatt enthält Zeilen mit Produkten, die bei verschiedenen Lieferanten bestellt wurden. Sie möchten die neue Spalte hinzufügen, um die verschiedenen Produkte z. B. als Milchprodukte, Getreide, Obst und Gemüse usw. zu klassifizieren. [Hinweis für den Schulungsleiter: Diese Folie und die nächste Folie weisen denselben Inhalt wie die vorhergehende Folie auf, mit der Ausnahme, dass sie statische Grafik und Text statt einer Animation enthalten. Verwenden Sie diese Folien, wenn Sie Probleme beim Anzeigen der Animation haben. Löschen Sie vor dem Anzeigen der Präsentation entweder diese zwei Folien oder die vorhergehende Folie.] Starten Sie durch

15 Formatieren und Bearbeiten von Daten
Sie formatieren und bearbeiten Daten mit den Befehlen in den Gruppen auf der Registerkarte Start. Beispielsweise heben sich die Spaltenüberschriften fett formatiert besser ab. Hierfür markieren Sie die Zeile mit den Titeln und klicken dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf Fett. Starten Sie durch

16 Formatieren und Bearbeiten von Daten
Während die Überschriften noch ausgewählt sind, ändern Sie die Farbe und Größe, damit sie sich noch besser hervorheben. Klicken Sie in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil von Schriftfarbe. Es werden Ihnen viel mehr Farben zur Auswahl als zuvor angezeigt. Sie können sich auch anschauen, wie der Titel in verschiedenen Farben wirkt, indem Sie auf eine beliebige Farbe zeigen und einen kurzen Moment warten.  Aufgrund dieser Vorschau brauchen Sie nicht zuerst eine Auswahl zu treffen, um die Farbe anzuzeigen, und Sie brauchen nicht die Auswahl rückgängig zu machen, falls sie Ihnen nicht gefällt. Wenn Sie eine Farbe gefunden haben, die Ihnen zusagt, klicken Sie darauf. Starten Sie durch

17 Eingeben einer Formel Bevor Sie den Bericht abgeben, möchten Sie die Zahlen in der Spalte Menge addieren. Mit der Schaltfläche Summe ist das ganz einfach   . Platzieren Sie den Cursor in der letzten Zelle der Spalte Menge, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Summe auf der Registerkarte Start . (Sie befindet sich in der Gruppe Bearbeiten .)  Drücken Sie die EINGABETASTE, damit das Ergebnis der Formel angezeigt wird. Die Zahlen werden von Excel mithilfe der Summenfunktion addiert. Wenn Sie mehr als nur die Summe berechnen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Summe. Klicken Sie dann auf eine der Funktionen in der daraufhin angezeigten Liste: Mittelwert, Anzahl, Max oder Min. Wenn Sie auf Weitere Funktionen klicken, wird das Dialogfeld Funktion einfügen geöffnet, in dem Sie auf alle Funktionen von Excel zugreifen können. Alternativ klicken Sie auf die Registerkarte Formeln, und suchen Sie in der Gruppe Funktionsbibliothek oder Berechnung nach einer Funktion. Starten Sie durch


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