Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Voraussetzungen: Vor der Teilnahme an diesem Kurs sollte Ihr Publikum mit den folgenden Vorgängen vertraut sein: Hinzufügen und Bearbeiten von Dateien in einer SharePoint-Dokumentbibliothek sowie Ein- und Auschecken von Dateien. Darüber hinaus können die Kursteilnehmer die Kurspräsentationen "SharePoint-Dokumentbibliotheken: Einführung in das Freigeben von Dateien" und "SharePoint-Dokumentbibliotheken: Alles Wissenswerte zum Auschecken" anzeigen. [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Da diese Präsentation Macromedia Flash-Animationen enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 1

2 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Kursinhalt Übersicht: Vorteile des Versionsverlaufs Lektion: Überprüfen und Wiederherstellen von Versionen Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Am Ende der Lektion stehen ein paar Fragen zur Überprüfung des Verständnisses der Unterlagen. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 2

3 Übersicht: Vorteile des Versionsverlaufs
Wird in Ihrem Unternehmen eine Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0-Website oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Es ist möglich, dass Ihre Bibliotheken zum Speichern von älteren Versionen eingerichtet sind. In diesem Fall bieten sich Ihnen erhebliche Vorteile. In diesem Kurs erhalten Sie die entsprechenden Informationen. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 3

4 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Lernziele für den Kurs Erfahren Sie, ob Ihre Bibliothek ältere Versionen für Sie speichert. Zeigen Sie den Versionsverlauf einer Datei an. Stellen Sie eine ältere Version einer Datei wieder her. Erfahren Sie den Unterschied zwischen Haupt- und Nebenversionen sowie den Grund, warum Sie diese jeweils angeben. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 4

5 Überprüfen und Wiederherstellen von Versionen
Lektion Überprüfen und Wiederherstellen von Versionen Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. 5

6 Überprüfen und Wiederherstellen von Versionen
Haben Sie bereits über einen längeren Zeitraum an einem Dokument gearbeitet, z. B. über Wochen, Monate oder sogar Jahre? Es ist erstaunlich, wie stark sich eine Datei ändern kann. Aber was ist, wenn Sie das Original oder eine ältere Version der Datei anzeigen möchten, um sich an eine bestimmte Entscheidung zu erinnern? Oder müssen Sie zum Beheben eines Fehlers die "Zeit umdrehen", indem Sie das Dokument in einer älteren Version wiederherstellen? Dies ist möglich, wenn Versionen für eine SharePoint- Dokumentbibliothek aktiviert sind. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 6

7 So erfahren Sie, ob Versionen gespeichert werden
Woher wissen Sie, ob Ihre Bibliothek Versionen nachverfolgt? Platzieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und suchen Sie nach dem Befehl Versionsverlauf . Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 7

8 Darstellung des Verlaufs
Wenn Sie für eine Datei auf Versionsverlauf klicken, wird eine Liste von Versionen angezeigt, wobei jede mit einer Versionsnummer sowie mit Datum und Uhrzeit der Version versehen ist. Sie können außerdem erkennen, von wem die Datei bei den einzelnen Versionen geändert wurde. Die aktuelle Version wird ganz oben in der Liste angezeigt. In diesem Beispiel ist die aktuelle Version die Version 6.0. Sie wurde zuletzt am 15. Dezember um 13:33 Uhr von Joris Kalz geändert. Die zweitälteste Version ist Versionsnummer 5.0, die zuletzt am 1. Dezember von Arno Bost geändert wurde. Wenn Sie in der Liste weiter nach unten gehen, werden die Versionen immer älter. Es wird sogar die erste Version angezeigt, die von Ali Chami am 10. März erstellt wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 8

9 So zeigen Sie ältere Versionen an
Wie öffnen Sie eigentlich eine ältere Version einer Datei, damit Sie sich darauf beziehen können? [Autor: SWF-Datei wird hier eingefügt. Löschen Sie diesen Platzhalter vor dem Einfügen der SWF-Datei.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt, wie der Versionsverlauf eines Marketingstrategiedokuments überprüft wird. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Macromedia Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Sie klicken auf das Datum und die Uhrzeit der Version. Beachten Sie, dass ältere Versionen schreibgeschützt geöffnet werden und somit nicht bearbeitet werden können. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 9

10 So zeigen Sie ältere Versionen an
Wie öffnen Sie eigentlich eine ältere Version einer Datei, damit Sie sich darauf beziehen können? Sie klicken auf das Datum und die Uhrzeit der Version. Beachten Sie, dass ältere Versionen schreibgeschützt geöffnet werden und somit nicht bearbeitet werden können. Klicken Sie zunächst auf den Befehl Versionsverlauf, wie in der Abbildung gezeigt wird. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, außer dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 10

11 Wann Versionen erstellt werden
Wann werden Versionen erstellt? In einer Reihe von Situationen. Hier sind die wichtigsten Situationen aufgeführt: Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Beim ersten Hinzufügen einer Datei zur Bibliothek. Beim Bearbeiten, Speichern und darauf folgendem Schließen der Datei. Beim Auschecken, Bearbeiten und Einchecken einer Datei. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 11

12 Erfassen Ihrer Arbeit als Version
Wenn Sie Kommentare zum Beschreiben der von Ihnen für eine Version vorgenommenen Arbeit verwenden möchten, sollten Sie die Datei auschecken, bearbeiten, speichern und dann wieder einchecken. Wenn Sie die Datei einchecken, können Sie Kommentare hinzufügen, die die von Ihnen ausgeführte Arbeit beschreiben. Auf diese Weise ist Franz Kohl mit dieser Datei drei Mal vorgegangen. Jedes Mal hat er die Datei ausgecheckt, bearbeitet und gespeichert, anschließend wieder eingecheckt und jeweils einen Kommentar hinzugefügt. Franz' Kommentare werden auf der rechten Seite des Bilds angezeigt. Er hätte die Datei auch einfach bearbeiten, speichern und schließen können. Die Versionen wären weiterhin für ihn erstellt worden, doch hätte er in diesem Fall keine Kommentare hinzufügen können. Kommentare können nämlich nur hinzugefügt werden, nachdem eine Datei ausgecheckt und wieder eingecheckt wurde. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 12

13 Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Versionen?
Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Versionen, die in einer Bibliothek gespeichert werden können? In den meisten Fällen gibt es keine Beschränkung. Beachten Sie aber, dass die für Ihren Standort zuständige Person Beschränkungen festlegen kann, wenn für den Standort Speicherplatz gespart werden soll. Wenn Sie eine derartige Beschränkung erreichen, werden die ältesten Entwürfe zuerst gelöscht. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 13

14 Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Versionen?
Dies ist häufig kein Problem. Normalerweise nimmt die Qualität von Dokumenten im Laufe der Zeit zu und deshalb die Bedeutung älterer Versionen entsprechend ab. Wenn Sie sich jedoch Gedanken darüber machen, ob jede einzelne ältere Version gespeichert wird, wenden Sie sich an die Person, die Ihre Bibliothek eingerichtet hat, damit diese Ihnen die Anzahl der zu speichernden Versionen mitteilt. Bei Bedarf können Sie auch das Auschecken mithilfe des Features Auschecken verwerfen verwerfen, wenn Sie der Meinung sind, dass eine bestimmte Version, an der Sie gerade arbeiten, nicht gespeichert werden muss. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 14

15 Haupt- und Nebenversionen
Einige Bibliotheken sind zum Nachverfolgen von zwei Arten von Versionen eingerichtet: Nebenversionen und Hauptversionen. Sie erkennen dies, wenn Sie eine Datei einchecken und dann aufgefordert werden, zwischen diesen beiden Versionen zu wählen. Nachfolgend wird die Bedeutung der beiden Versionen beschrieben: Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Eine Nebenversion ist eine in Bearbeitung befindliche Version, z. B. eine Version, die unvollständige Umsatzzahlen enthält. Eine Hauptversion ist eine abgeschlossenere Version, die einer größeren Gruppe präsentiert werden kann, z. B., nachdem Sie die abschließenden Umsatzzahlen eingegeben haben. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 15

16 Haupt- und Nebenversionen
Wenn Sie aufgefordert werden, zwischen diesen beiden Versionen zu wählen, kann die Bibliothek in Abhängigkeit von der gewählten Version unterschiedlich reagieren. Wenn Sie z. B. eine Nebenversion angeben, kann die Bibliothek die Datei für die Bibliotheksansicht möglicherweise automatisch ausblenden. Hierbei kann es sich um Personen handeln, die nicht über die Berechtigung zur Anzeige von in Bearbeitung befindlichen Dateien verfügen. Wenn Sie eine Hauptversion angeben, wird die Datei möglicherweise für einen größeren Personenkreis veröffentlicht, damit diese die Datei anzeigen können. Ein anderes mögliches Szenario im Zusammenhang mit einer Hauptversion: Andere Personen können automatisch benachrichtigt werden, damit Ihre Änderungen vor der Veröffentlichung für einen größeren Personenkreis bestätigt werden können. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Bibliothek auf diese Weise verfährt, fragen Sie die Person, die die Bibliothek eingerichtet hat. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 16

17 So stellen Sie eine ältere Version einer Datei wieder her
Was geschieht, wenn Ihnen die aktuelle Version der Datei nicht gefällt und Sie eine ältere Version als aktuelle Version wiederherstellen möchten? Auch das ist möglich. [Autor: SWF-Datei wird hier eingefügt. Löschen Sie diesen Platzhalter vor dem Einfügen der SWF-Datei.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt, wie Sie dieses Problem lösen können. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Macromedia Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie in der aktuellen Version einen schwerwiegenden Fehler gemacht haben, z. B. aus Versehen sämtliche Folien in einer PowerPoint-Präsentation gelöscht und die Präsentation anschließend wieder eingecheckt haben. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 17

18 So stellen Sie eine ältere Version einer Datei wieder her
Was geschieht, wenn Ihnen die aktuelle Version der Datei nicht gefällt und Sie eine ältere Version als aktuelle Version wiederherstellen möchten? Auch das ist möglich. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie in der aktuellen Version einen schwerwiegenden Fehler gemacht haben, z. B. aus Versehen sämtliche Folien in einer PowerPoint-Präsentation gelöscht und die Präsentation anschließend wieder eingecheckt haben. [Hinweis für den Kursleiter: Diese und die folgende Folie vermitteln die gleichen Informationen wie die vorherige Folie, außer dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthalten. Verwenden Sie diese Folien, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle und die darauf folgende Folie, oder löschen Sie die vorherige Folie.] Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 18

19 So stellen Sie eine ältere Version einer Datei wieder her
Was geschieht, wenn Ihnen die aktuelle Version der Datei nicht gefällt und Sie eine ältere Version als aktuelle Version wiederherstellen möchten? Auch das ist möglich. Klicken Sie zum Wiederherstellen einer älteren Version auf Versionsverlauf , wie in der Abbildung gezeigt wird. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. Suchen Sie anschließend eine Version der Datei, die alle Folien enthält, klicken Sie auf den Pfeil neben der Folie und dann auf Wiederherstellen. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 19

20 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 1 Wie können Sie herausfinden, ob in Ihrer Bibliothek Versionen gespeichert werden? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Neben- und Hauptversionen verfügbar ist. Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Versionsverlauf verfügbar ist. Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Verlauf von Versionen verfügbar ist. Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Versionen verwalten verfügbar ist. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 20

21 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 1: Antwort Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Versionsverlauf verfügbar ist. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 21

22 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 2 Wenn Sie eine vorherige Version einer Datei anzeigen möchten, platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei und klicken auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten. Anschließend führen Sie welche der folgenden Aktionen aus? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Klicken Sie auf In Microsoft Word bearbeiten. Wenn die Datei geöffnet wird, führen Sie einen Bildlauf durch das Dokument durch, um die einzelnen Versionsdaten anzuzeigen. Klicken Sie auf ein Datum, damit das Programm einen Bildlauf zu einer separaten Seite durchführt, die diese Version enthält. Klicken Sie auf Versionsverlauf. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf das oberste Versionsdatum. Sie werden gefragt, welche Version geöffnet werden soll. Klicken Sie auf ein Datum. Klicken Sie auf Versionsverlauf. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf ein zurückliegendes Versionsdatum. Klicken Sie auf Historische Entitäten. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf Kopien verwalten und dann auf ein zurückliegendes Datum. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 22

23 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 2: Antwort Klicken Sie auf Versionsverlauf. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf ein zurückliegendes Versionsdatum. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 23

24 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 3 Welche der folgenden Vorgehensweisen führt NICHT zum Erstellen einer Version? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Auswählen von Auschecken verwerfen. Klicken auf eine Datei, Auswählen von Bearbeiten und Auschecken, Speichern und Schließen der Datei. Klicken auf eine Datei, Auswählen von Bearbeiten, Speichern und Schließen der Datei. Speichern einer Datei in einer Bibliothek. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 24

25 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Testfrage 3: Antwort Auswählen von Auschecken verwerfen. Bei dieser Vorgehensweise wird die momentan bearbeitete Version entfernt. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 25

26 SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf
Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Die Verknüpfung führt Sie zur Kurzübersichtskarte, die für den Kurs veröffentlicht wurde. SharePoint-Dokumentbibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf 26