Intelligentes E-Mail Management *** Startfolie *** Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft Susanne.Podschadly@EASY.de

Agenda EASY Software AG E-Mail Archivierung – gesetzlicher Hintergrund EASY xBASE – löst drei Probleme reduziert Exchange Volumen findet E-Mails gesetzliche Vorgaben EASY xBASE – die Theorie EASY xBASE – die Praxis Ihre Fragen

Das Unternehmen EASY SOFTWARE AG Firmensitz: Mülheim a.d. Ruhr Gründung: 1990 Börsengang: 1999 Mitarbeiter: 150 Vertrieb: Direkt- und Partnervertrieb Kunden: mehr als 8700 weltweit alle Branchen und Unternehmensgrößen Strategische Partnerschaften mit Microsoft, IBM und SAP EASY wurde 1990 gegründet und ist seit 1999 an der Frankfurter Wertpapierbörse notiert. Beteiligungsgesellschaften in den USA, Großbritannien und Österreich sowie ausgesuchte Vertriebskooperationen stehen für eine strategische Erschließung des nationalen und internationalen Marktes. Seit 1992 vertreibt EASY selbst entwickelte elektronische Archivierungssysteme und Anwendungen zur Verarbeitung von Dokumenten. Die Einbindung in die Unternehmensabläufe und das Zusammenspiel mit den wichtigsten dazu bereits genutzten Anwen-dungsprogrammen erlauben den Einsatz in allen unternehmensrelevanten Umgebungen. Viele tausend Kunden arbeiten erfolgreich mit EASY-Produkten und Lösungen. Die Flut von Papieren und elektronischen Dokumenten wird sinnvoll abgelegt und verwaltet. Das gedankenschnelle Wiederfinden aus dem Archiv spart Unternehmen und Anwendern Zeit und Geld.

Marktführer für Archivierung und Dokumentenmanagement > 8700 Kunden weltweit Vertrieb über qualifizierte Partner Lösungen für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen Vier Alleinstellungsmerkmale als Antwort auf die Frage nach der Marktpositionierung der EASY SOFTWARE AG Die EASY Software AG ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Mülheim an der Ruhr. Das Unternehmen wurde 1990 gegründet und hat inzwischen Tochterunternehmen in GB, Österreich, Singapur und USA, so dass sich EASY inzwischen mit über 8700 Installationen weltweit zum Marktführer im Bereich Archivierung entwickelt hat. Diese 8700 Installationen wurden hauptsächlich durch EASY Partner durchgeführt, welche sehr gründlich ausgewählt und ausgebildet wurden, so dass EASY sicher ist, dass der Kunde bei den Partnern in guten Händen ist.

EASY Kunden-Referenzen Wenn Sie sich mit einem der Referenzkunden über deren Erfahrung mit dem EASY Archiv austauschen möchten, stellen wir natürlich gerne einen Kontakt für Sie her. Der Einsatz eines EASY Archivs macht nicht nur in großen Konzernen wie Sie sie hier sehen Sinn, sondern auch ein Unternehmen ab 10 Postfächern für die E-Mail-Archivierung, denn es ist keine übermäßig teure Lösung. Referenz:WAZ, Die Westdeutsche Allgemeine Zeitung (Tageszeitung Ruhrgebiet) wurde Anfang der 90er Jahre von einem Statiker darauf hingewiesen, dass Ihr Gebäude aufgrund der hohen Papiermengen einzustürzen droht. Die WAZ hatte schon damals einen sehr technikafinen Ressortchef Dokumentation, und so hat man sich für eine digitale Archivierung mit EASY entschieden, als andere Zeitungen auf Microfilm umgestellt haben. Heute sind über 1.000.000 Artikel nunmehr für die Öffentlichkeit recherchierbar. Damit wird Internet-Nutzern erstmals der Zugriff auf das elektronische Archiv der größten Regionalzeitung Deutschlands ermöglicht. Probieren Sie es aus: www.waz.de -Zeitungsarchiv

ECM-Rundgang ECM=Enterprise Content Management, DMS=Datenbank Management System Hier sehen Sie nun, dass Archivierung für EASY nicht nur E-Mail-Archivierung ist. Belegerfassung, Scannen von z.B. Rechnungseingangsbelegen Computer Output, Abfangen von Belegen bevor sie gedruckt werden, um sie zu archivieren E-Mailarchivierung, auf die wir heute im Detail eingehen Office Integration= Suchen im Archiv, aus der Office Anwendung heraus, ohne Installation einer Suchmaschine ERP-Anbindung, an die großen ERP Systeme wie SAP, IBM oder Microsoft, aber auch an mehr als 200 kleinere ERP Systeme, unter anderem die SelectLine Warenwirtschaft. Workflow=das digitale Abbilden ganzer Arbeitsprozesse Ablage=Transfer&Online um Archive auszulagern, Export-Tools Retrieval=Suche im Volltext ohne zusätzliche Installation an den Arbeitsplätzen Portalintegration=Sharepoint Archivierung mit EASY xSHARE, Archivierung ganzer Dokumentenbibliotheken und kompletter Websites Alles in Hinblick auf gesetzliche Vorgaben. KPMG Zertifkate liegen vor.

GDPdU E-Mail gehört zur Geschäftskorrespondenz E-Mail ist heute ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel Versand von Handelsbriefen und steuerrelevanten Dokumenten Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Solche E-Mails sind nach § 147 Abgabenordnung aufzubewahren eine elektronisch übersandte E-Mail stellt ein „originär digitales Dokument“ dar, das im Originalformat für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher gespeichert und maschinell auswertbar vorgehalten werden muss (z.B. interne Reisekostenabrechnung als Excel-Dokument). Dass es gesetzliche Vorgaben zum Umgang mit digitalen Dokumenten in Unternehmen gibt, haben Sie wahrscheinlich alle schon mindestens einmal gehört. Darüber möchte ich heute nicht viele Worte verlieren. Was Sie sicherlich viel mehr interessiert, ist die Frage: „Was passiert, wenn ich als Unternehmer diesen Pflichten nicht nachkomme?“ Das Bundeszentralamt, weist in Vorträgen zu diesem Thema darauf hin, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung passieren kann, dass Ihre Buchhaltung schlimmsten Falls verworfen wird, was zur Konsequenz hätte, dass innerhalb von 24 Stunden Ihre Bank informiert würde. Die weiteren Konsequenzen können Sie sich nach Basel II vorstellen. Doch es gibt ja Lösungen, wie eine E-Mailarchivierung mit diesem Thema umzugehen.

Kommt Ihnen das bekannt vor ? § Gesetz Wer von Ihnen hat diesen Hinweis „Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten“ noch nie gesehen? Und wer hat schon mindestens 1x verzweifelt nach einer E-Mail gesucht? E-Mail – verzweifelt gesucht…

Keine Lösung Bisherige Massnahmen A D M I N I S T R A T O R zusätzliche Kosten, Wartung und Administration Festplatten vergrössern Server Farm erweitern Postfächer limitierten A N W E N D E R hohes Risiko - geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit Bisher wurde mit dem Problem der begrenzten Exchange-Kapazitäten folgendermaßen umgegangen. Der Administrator hatte die Möglichkeit die Server-Festplatten aufzustocken, oder die ServerFarm zu erweitern, da beides relativ kostspielig sein kann, hat er sich in den meisten Fällen jedoch entschlossen, die Postfachgrößen zu beschränken. Was macht der Anwender, wenn er vor der berühmten Warnung steht? Vielleicht lagert er die E-Mails in pst-Dateien auf seinen Arbeitsplatz aus. Das birgt natürlich die Gefahr, dass Sie bei einer Betriebsprüfung auf den Anwender angewiesen sind. Sortieren und löschen können natürlich auch keine Lösung sein, ebensowenig wie ausdrucken und abheften, denn laut GDPdU sind Sie verpflichtet, Ihre Unterlagen im Original zu archivieren. auslagern in pst-Dateien sortieren und löschen ausdrucken und abheften

Was macht EASY xBASE ? reduziert das Exchange Datenvolumen unterstützt bei der Exchange Server Migration konsolidiert Server Farmen und löst pst-Dateien auf integriert sich als Suchmaschine optimal im Outlook indexiert Inhalte, Dokumente und Anhänge im Volltext speichert die Daten revisionssicher und GDPdU konform Reduziert, indem die original E-Mails auf en xBase Server ausgelagert werden und im Exchange eine deutlich kleinere Referenz verbleibt Unterstützt, durch deutlich reduziertes Datenvolumen, was dazu führt, dass ServerFarmen konsolidiert und pst aufgelöst werden können PST Strukturen können übernommen werden Outlook Integration, so dass keine zusätzliche Installation erforderlich ist Revisionssicher=unveränderbar

Reduzierung des Datenbankvolumens regelbasierte Auslagerung aus allen Postfächern und öffentlichen Ordnern nach unterschiedlichen Kriterien (z.B. Alter, Grösse) Unterstützung unterschiedlicher Methoden interaktiv durch den Anwender als Prozess zeitgesteuert und automatisch drastische Reduzierung des gesamten Datenvolumens Datenspeicherung im EASY xBASE Storage mit einer Kompressionsrate von bis zu 60% Einsparungspotential für jedes ausgelagerte Objekte von bis zu 98% im Exchange Server

E-Mails finden mit EASY xBASE Volltextindexierung rekursive Indexierung beliebiger Verschachtelungstiefen für Betreff, Nachrichtentext und typische Attribute (Von, An, Cc, Datum) für alle üblichen Anlagen und Office-Dokumente (z.B. doc, xls, pdf, zip, html) komfortable Recherche innerhalb eines bestimmen Zeitraumes nach Begriffen und Textfragmenten (* ?) mit boolschen Operatoren (UND ODER NICHT) gleichzeitiger Zugriff ohne Wartezeiten in ausgewählten Postfachordnern in bestimmten öffentlichen Ordnern in aktiven EASY Unternehmensarchiven

Aktuelle Situation E-Mail Flut steigt jährlich um mehr als 30% Unternehmenskommunikation erfolgt bis zu 70% per E-Mail viele Produkte nutzen E-Mail als Trägermedium für ihre Daten E-Mail Management wird immer anspruchsvoller aufwendige Ordnerstrukturen in Postfächern langwierige Recherchen nach Inhalten und Dokumenten problematische Aufbewahrung großer Datenmengen über Jahre immer mehr steuerrelevante E-Mails im Umlauf Reisekostenabrechnungen, Zahlungsvereinbarungen (Preise, Rabatte) Handelsbriefe, Kalkulationsgrundlagen, vertragliche Vereinbarungen (Termine) Aktuell ist E-Mail das Medium Nr. 1 für Unternehmenskommunikation. Durch die steigende E-Mail Flut steigen auch die steuerlich relevanten Informationen und der Frust beim Anwender, weil er durch unnötige Suche wertvolle Zeit verliert.

EASY xBASE – so funktioniert es… Exchange Server regelbasierte Auslagerung der Daten und drastische Reduzierung des Exchange Datenvolumens Nutzung externer Speichermedien ermöglicht ein unbegrenztes, virtuelles Postfach Backup Offlineverfügbarkeit aller ausgelagerten Daten inkl. Volltextrecherche vor der Einführung von EASY xBASE Im Hintergrund funktioniert EASY xBASE folgendermaßen: Vor der Einführung von EASY xBASE, ist Ihr Exchange Server aller Wahrscheinlichkeit nach sehr gut gefüllt. Dementsprechend umfangreich wird auch Ihr Backup sein. Mit EASY xBASE können Sie nun E-Mails regelbasiert auslagern und erreichen damit eine enorme Reduzierung des Exchangevolumens. Demnach wird auch Ihr Exchange Backup deutlich schneller. Sie sehen hier schon, dass im Exchange Referenz Emails verbleiben, welche sich durch das blaue X kennzeichnen, ansonsten aber den gesamten Emailtext beinhalten können, wenn Sie das möchten. Die referenzierten Emails sind natürlich auch offline Verfügbar, so dass Sie auch unterwegs darauf zugreifen können. Durch eine Auslagerung auf externe Speichermedien, haben Sie dann die Möglichkeit auf ein unbegrenzt großes virtuelles Postfach zuzugreifen. EASY xBASE Storage Externe Medien

xBASE Ordnerstruktur Hier sehen Sie, dass sich EASY xBASE optimal in Outlook integriert. Die einzige Veränderung sind zwei zusätzliche Ordner. Hinter dem Ordner EASY xBASE Client verbirgt sich der EASY Suchclient, der Ordner xBASE Archiv ist die sichtbare Schnittstelle ins EASY Archiv.

Archivierung im Detail Bevor dieses E-Mail archiviert wurde, hatte es eine Größe von 110 KB. Das archivierte E-Mail ist nur durch ein blaues X erkennbar und ist nur noch 4KB groß.

Das spricht für EASY xBASE… optimale Integration und intuitive Bedienung im Outlook keine Software-Installation am Arbeitsplatz einmalige und wartungsfreie Systemkonfiguration Exchange Verschlankung gesetzeskonforme Revisionssicherheit nach GDPdU

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft Susanne.Podschadly@EASY.de