E-Mail Archivierung.

Präsentation zum Thema: "E-Mail Archivierung."—  Präsentation transkript:

1 Archivierung

2 Allgemeines Referent: Marcus Stier Veranstaltung:
Workshop Datenmanagement Ort: Oberreichenbach Datum: 12. Dezember 2018 Dauer des Vortrags: 30 Minuten

3 Warum E-Mail-Archivierung
Sie sind mit einer unüberschaubaren Menge gesetzlicher Richtlinien konfrontiert Das Aufkommen aufbewahrungspflichtiger s wächst stetig Wie gewährleisten Sie nachweisbar das Einhalten von Aufbewahrungsfristen Können Sie sicherstellen, dass Geschäftsrelevante s im richtigen Kontext archiviert werden

4 Warum E-Mail-Archivierung
Ihre Exchange Datenbank platzt aus allen Nähten Die Dauer der Datensicherung wird immer länger Wie werden Sie Herr über den kontinuierlich steigenden Administrationsaufwand Wie stellen Sie sicher, geschäftlich relevante s schnell und intuitiv zu finden, auch anhand des Inhaltes der angehängten Dokumente Was kosten Sie verloren gegangene s

5 Darum E-Mail-Archivierung
s werden nach gesetzlichen Richtlinien aufbewahrt Zertifizierte, langfristige, revisionssichere Archivierung aller s Automatische Klassifizierung Ihrer s Inhaltliche Suche auch in den Anhängen Transparente, intuitive Bedienung durch den Benutzer ohne Schulungsaufwand Bereits existierende Unternehmensprozesse müssen nicht geändert werden

6 Allgemeine Vorteile der E-Mail-Archivierung
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben „Abschaffung“ der PST-Dateien Reduzierung von Postfachgrössen Backup Reduzierung Reduzierung der Komplexität Speicherreduzierung

7 Möglichkeiten zur E-Mail Archivierung
On Premise Cloud

8 E-Mail Archivierung On Premise mit dg mail

9 E-Mail-Archivierung mit dg mail
Journal-Archivierung Mail Server Journal-Mailbox Alle ankommenden und ausgehenden s werden inklusive Anlagen sicher im ursprünglichen Format archiviert Mailbox-Archivierung User-Mailbox Lean Mailbox Phase Mailbox Sind die in den Archivierungsregeln formulierten Kriterien (z.B.30 Tage nach Erhalt, größer als 5MB) erfüllt, wird die archiviert Danach wird die im Postfach durch einen Link ausgetauscht Nach Ablauf einer Frist (z.B Tage) wird der Link aus dem Postfach gelöscht Die Mail kann weiterhin über die umfangreichen Suchfunktionen von dg mail gefunden werden

10 Leistungsmerkmale s werden aus den Postfächern archiviert und durch intelligente Links ersetzt Die Größe der Postfächer wird dadurch klein gehalten und ist quasi unlimitiert Archivierte s können mit einen Klick im ursprünglichen Format wieder hergestellt werden. Einfachste und intuitive Bedienung garantiert Benutzerakzeptanz ohne zusätzliches Training s können automatisiert oder manuell archiviert werden Suche, auch in den Anhängen, sichert das schelle Finden dg mail ist voll in die genutzten Mailsysteme (Microsoft® Outlook, IBM® Notes) integriert. Zusätzlich werden die entsprechenden Webclients unterstützt

11 Archivierungsmodi im Überblick
dg mail bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für die -Archivierung. Zusätzlich zur zentralen Journaling-Funktion aus Compliance-Gründen können mit dg mail verschiedene, zentral administrierbare Modi mit benutzerspezifischen Interessen kombiniert werden. Mailbox Mode Compliance Mode Compliance Journaling Mode Manual Mode Folder Mode Condition Mode s bestimmter Mailboxen werden archiviert Alle ein- und ausgehenden s werden vor der Zustellung archiviert s werden regelbasiert archiviert (z.B. nach Alter, Größe, Empfänger etc.) s ausgewählter Ordner können von der Archivierung ausgenommen werden s können auch manuell archiviert werden

12 Ausgewählte Features Single Instancing Drastische Reduktion des Speicherbedarfs durch Vermeidung von Doubletten 2024 Retention Management Einfache Verwaltung von Aufbewahrungsfristen PST-Identifikation & Import Automatischer Import von PST-Dateien

13 Ausgewählte Features Offline Cache Offline-Zugriff auf archivierte Mails OCR Scanning & Indexing Sichere Volltexterkennung auch in gescannten Anhängen Smart Backup & Disaster Recovery Optimierung durch Reduzierung der zu archivierten Datenmange

14 E-Mail Archivierung in der Cloud

15 Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Lösungen.
Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung.