SAP Travel OnDemand Reise- und Spesenabwicklung Business Scenario Explorer Einführung Einführung schließen Der Scenario Explorer liefert Ihnen umfassende Informationen über die verschiedenen Aspekte eines Szenarios. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um mehr zu erfahren über: Szenario und Prozesse (Details zum Szenario, zu Prozessen und Prozessschritten – klicken Sie hier) Fachbereiche (Details darüber, wo im System Sie bestimmte Aufgaben ausführen – klicken Sie hier) Vorteile für Ihr Unternehmen (Details zu den wichtigsten Vorteilen, die die Arbeit mit SAP Travel OnDemand für das Szenario hat – klicken Sie hier) Szenarioablauf (grafische Darstellung des gesamten Szenarioablaufs – klicken Sie hier) Der Scenario Explorer ist äußerst interaktiv. Sie können sich den Themen widmen, die Sie am meisten interessieren, zu den entsprechenden Dokumenten navigieren (zum Beispiel zu den Prozessdemos) oder Quick-Info-Texte für bestimmte Elemente anzeigen. Basisdesign Szenariografik Navigationsbereich Inhaltsbereich Interaktives Design Wählen Sie im Navigationsbereich die Hauptthemen aus. Wählen Sie die Grafikelemente, um die Prozessdetails anzuzeigen. Wählen Sie die Bereichssymbole für Informationen zu bestimmten Bereichen. Verwenden Sie die Infosymbole, um weitere Informationen anzuzeigen. Handling Service Requests i

Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Scenario Explorer Szenariobeschreibung Legende öffnen Großunternehmen müssen in der Lage sein, Reiserichtlinien, Budgets und Spesen zu kontrollieren. Das ist mit SAP Travel OnDemand möglich, denn die globale Reisemanagementlösung umfasst alles von der Genehmigung und Buchung von Reisen, über die automatische Einreichung von Spesen bis hin zur Erstattung der Spesen. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP Financial Accounting eingebunden. Das wahrt die Konsistenz der Daten, senkt den Abstimmungsbedarf und versetzt Sie in die Lage, Spesen zu analysieren und zu prüfen. Die Spesenerfassung in SAP Travel OnDemand gestaltet sich für die Benutzer einfach dank diverser Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorbelegte Eingabefelder und automatische Einreichung von Spesen aus Kreditkartenimporten. Besteht kein Zugriff auf die Anwendung, können die Benutzer ihre Spesen auch per E-Mail einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungssätze für alle Länder und kann an die Spesenrichtlinie Ihrer Firma angepasst werden. Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen An diesem Szenario sind die folgenden Benutzerrollen beteiligt: Kreditoren-buchhalter Reisende Reisesach- bearbeiterin Genehmigender Reiseassistentin

Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Scenario Explorer Szenariobeschreibung Legende Open Legend Legende schließen Großunternehmen müssen in der Lage sein, Reiserichtlinien, Budgets und Spesen zu kontrollieren. Das ist mit SAP Travel OnDemand möglich, denn die globale Reisemanagementlösung umfasst alles von der Genehmigung und Buchung von Reisen, über die automatische Einreichung von Spesen bis hin zur Erstattung der Spesen. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP Financial Accounting eingebunden. Das wahrt die Konsistenz der Daten, senkt den Abstimmungsbedarf und versetzt Sie in die Lage, Spesen zu analysieren und zu prüfen. Die Spesenerfassung in SAP Travel OnDemand gestaltet sich für die Benutzer einfach dank diverser Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorbelegte Eingabefelder und automatische Einreichung von Spesen aus Kreditkartenimporten. Besteht kein Zugriff auf die Anwendung, können die Benutzer ihre Spesen auch per E-Mail einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungssätze für alle Länder und kann an die Spesenrichtlinie Ihrer Firma angepasst werden. Prozess überwiegend vom Benutzer gesteuert Prozess überwiegend vom System gesteuert Manueller Prozess, der nicht vom System unterstützt wird Prozess, bei dem mit Fremdsoftware kommuniziert wird (Details siehe Quick-Info-Text) Prozess mit Relevanz für das Finanz- und Rechnungswesen Verwandtes Szenario Infosymbol mit weiteren Informationen Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen An diesem Szenario sind die folgenden Benutzerrollen beteiligt: Kreditoren-buchhalter Reisende Reisesach- bearbeiterin Genehmigender i Reiseassistentin

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Mit Reiseanträgen arbeiten Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Mit Reiseanträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Reiseantrag erstellen Reiseantrag prüfen Entschei-dung per E-Mail senden i i i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende reicht einen Reiseantrag entweder für sich selbst oder für einen anderen Reisenden in SAP Travel OnDemand ein. Der Genehmigende prüft den Reiseantrag und genehmigt oder lehnt ihn ab. Daraufhin erhält der Reisende eine E-Mail mit Informationen zur Entscheidung des Genehmigenden. Durchgeführt von: Reisende Szenario/Prozesse Reisessistentin Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen Genehmigender In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Reisedienstleistungen online buchen Mit Reise-anträgen arbeiten Reiseplan online erstellen Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni-sieren Reiseplan prüfen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln i i i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende bucht online über eines der integrierten Online-Buchungstools eine Reise. Da SAP Travel OnDemand vollständig in diese Online-Buchungstools integriert ist, werden SAP- Daten automatisch übergeben und in den Feldern im Tool vorgegeben. Hat der Reisende die Buchung der Reise abgeschlossen, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übergeben, wo sie sofort in Form eines Reiseplans verfügbar sind. Diese Buchungsdaten – zum Beispiel der Start- und Endtermin der Reise – werden automatisch in die Spesenabrechnung der Reise eingefügt. Sie konfigurieren das Online-Buchungstool, damit es den Reiserichtlinien Ihrer Firma entspricht. Das Tool weist Sie dann auf mögliche Verstöße gegen Ihre Richtlinie oder die Ihrer bevorzugten Lieferanten hin. Durchgeführt von: Reisende Szenario/Prozesse Fachbereiche Genehmigender Vorteile für Ihr Unternehmen In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise hinzufügen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesenbelege während der Reise hinzufügen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Spesenbeleg per E-Mail hinzufügen i Prozessvarianten anzeigen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende reicht während der Reise Belege für die eigene Spesenabrechnung ein. Das kann per E-Mail oder mit einer App für Mobilgeräte erfolgen. E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Angaben zu Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet sie an eine zentrale E-Mail-Adresse. An die E-Mail kann auch ein Beleg angehängt werden. Mobilgerät: Der Reisende erfasst die Spesendetails und sendet sie an SAP Travel OnDemand. Beim Erfassen besteht die Möglichkeit, den Beleg zu fotografieren und als Anlage anzuhängen. Durchgeführt von: Reisende Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen E-Mail Mobilgeräte

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise hinzufügen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesenbelege während der Reise hinzufügen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Spesenbeleg über Mobil-geräte hinzu-fügen i Prozessvarianten ausblenden Fügen Sie einen Spesenbeleg per E-Mail hinzu i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende reicht während der Reise Belege für die eigene Spesenabrechnung ein. Das kann per E-Mail oder mit einer App für Mobilgeräte – in diesem Fall iPhone, iPad oder BlackBerry – erfolgen. Mobilgerät: Der Reisende erfasst die Spesendetails und sendet sie an SAP Travel OnDemand. Beim Erfassen besteht die Möglichkeit, den Beleg zu fotografieren und als Anlage anzuhängen. E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Angaben zu Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet sie an eine zentrale E-Mail-Adresse. An die E-Mail kann auch ein Beleg angehängt werden. Durchgeführt von: Reisende Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen E-Mail Mobilgeräte

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesen verwalten Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Spesen verwalten Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Spesenab-rechnung erstellen Spesenab-rechnung zur Geneh-migung einreichen Spesenab-rechnung prüfen Spesenab-rechnung in SAP ERP buchen i i i i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende reicht Spesen für sich selbst oder für einen anderen Reisenden ein. Das kann beispielsweise durch Einreichung von Transaktionen erfolgen, die mit einer Firmenkreditkarte getätigt wurden, oder mit Bildern von Belegen. Bei Bedarf können Daten aus dem Reiseantrag oder dem Reiseplan verwendet werden, die automatisch in die Spesenabrechnung übernommen wurden. Die Prozessvariante „Spesen verwalten“ ermöglicht die automatische Erstattung der angefallenen Spesen. Sie können diesen Prozess leicht an die Reiserichtlinie Ihrer Firma anpassen. Durchgeführt von: Reisende/Reise- assistentin Szenario/Prozesse Genehmigender Fachbereiche Reisesachbearbeiterin Vorteile für Ihr Unternehmen Kreditorenbuchhhalter In den Work Centern Reise und Spesen Genehmigungen Buchungen

Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Zahlungsabwicklung (SAP ERP) Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Zahlungsabwicklung (SAP ERP) X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Spesen mit SAP ERP erstatten i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Zahlungslauf erfolgt in SAP ERP Financial Accounting (FI) oder SAP ERP HCM. Anschließend wird dem Reisenden der Betrag per Banküberweisung oder Scheck erstattet. Durchgeführt von: Kreditorenbuchhhalter Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen SAP ERP

Reise- und Spesenabwicklung Fachbereiche Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesenbe-lege während der Reise hinzufügen Spesen verwalten Verbindlich-keiten und Zahlungen abwickeln Scenario Explorer Fachbereiche Fachbereichsbeschreibung Bei nahezu jedem Geschäftsprozess fließen Geldmittel – sowohl innerhalb Ihrer Firma als auch zwischen Ihrer Firma und externen Geschäftspartnern und Kunden. Mit SAP Travel OnDemand haben Sie die Finanzen der einzelnen Geschäftsprozessschritte immer unter Kontrolle. Sie können Ihre eigenen Richtlinien für die Spesenabrechnung definieren, die Spesen Ihrer Mitarbeiter überwachen und alle genehmigten Spesen schnell und einfach erstatten. Cashflow-Management Szenario/Prozesse Fachbereiche Reise- und Spesenabwicklung Vorteile für Ihr Unternehmen Fachbereichsbeschreibung SAP Travel OnDemand ist in die gängigen Online-Buchungstools eingebunden. Sie können diese Tools konfigurieren, um sie an die Reiserichtlinien Ihrer Firma anzupassen. Das gewährleistet, dass die Reiserichtlinien in Bezug auf Kosten und bevorzugte Lieferanten eingehalten werden. So kann Ihre Firma Reisekosten einsparen und den Buchungsprozess beschleunigen.

Reise- und Spesenabwicklung Vorteile für Ihr Unternehmen Einreichen Prüfen Genehmigen Abrechnen Spesenab-rechnung erstellen Spesenab-rechnung prüfen Spesenab-rechnung genehmigen Im Hauptbuch verbuchen Spesen erstatten Steuerdaten an HR weiterleiten Scenario Explorer Übersicht Wichtige Vorteile Ermöglicht dem Geschäftsreisenden, seine Reisen jederzeit und von überall bequem zu verwalten Bindet Reiseplanung, Reisebuchung und Genehmigungen von Geschäftsreisen auf Basis von Reiserichtlinien ein Ermöglicht dem Reisenden, die jeweils bequemsten Reisemöglichkeiten zu finden, die mit den firmenspezifischen und gesetzlichen Vorgaben konform sind Strafft die Einreichung, Genehmigung und Erstattung von Reisekosten durch Anbindung von Internet und Mobilgeräten Sorgt für bessere Einhaltung der Reiserichtlinien und Transparenz in Bezug auf das Reiseverhalten Ermöglicht eine schnelle Nutzung der Reiselösung ohne großen Schulungsaufwand und folglich mit geringen IT- und Schulungskosten Einbindung in SAP ERP FI und SAP ERP HCM zur Nutzung von Finanzprozessen mit dem Ziel einer schnelleren Spesenerstattung Sie profitieren von einer bequemen Reiseabwicklung, da sich die Reisen jederzeit und von überall verwalten lassen. Die anwenderfreundliche Oberfläche ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben statt auf Verwaltungsaktivitäten zu konzentrieren. Sie sparen wertvolle Zeit ein, da Sie Ihre Reisekosten problemlos einreichen können und dank der Einbindung in SAP ERP und schneller Abstimmungsverfahren schnell erstattet bekommen. Erfüllen Sie Ihre Unternehmensziele, indem Sie die Reiserichtlinien einhalten, und verschaffen Sie sich einen Überblick über Reisetrends und Kosten. Szenario/Prozesse Fachbereiche Vorteile für Ihr Unternehmen