GdPDU Die elektronische Steuerprüfung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU Die elektronische Steuerprüfung

Die steuerliche Außenprüfung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Die steuerliche Außenprüfung Rechtliche Grundlagen Franz-Josef Klumpe Vorsteher des Finanzamts für Großbetriebsprüfung Osnabrück Erlass vom 16.7.2001 mit GDPdU in Überschrift prägte Begriff Erlass betrifft nicht nur Datenzugriff, sondern auch elektronische Rechnungen © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Motivation des Gesetzgebers für Datenzugriff Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Motivation des Gesetzgebers für Datenzugriff Anpassung des Steuerrechts an § 257 Abs. 3 HGB Papierlose Buchführung Elektronische Rechnungen müssen prüfbar sein Rationellere Prüfungen entlasten Unternehmen und Finanzverwaltung Anpassung an Nachbarländer Ab 1.1.2002 in Kraft § 257 III HGB ließ auch vorher Speicherung auf Datenträger zu. Die Daten mussten bei Prüfungen aber auf Verlangen des Prüfers ausgedruckt werden. Die Finanzverwaltung hatte vor 2002 kein Recht auf Datenzugriff Bei elektronischen Rechnungen (auch ab 2002 möglich) muss der Vorsteuerabzug prüfbar sein In Frankreich, den Niederlanden und den USA besteht für die Finanzverwaltung schon seit längerer Zeit ein Recht auf Datenzugriff Sollte erst zum 1.1.2001 in Kraft treten, wurde dann aber auf Druck der Wirtschaftsverbände um ein Jahr verschoben © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Kernvorschrift: § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbei-tungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Voraussetzung: Die Daten müssen originär mit EDV entstanden sein. Es besteht kein Zwang zur EDV © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen § 147 Abs. 1 AO Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Kernvorschrift: § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbei- tungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Voraussetzung: Die Daten müssen originär mit EDV entstanden sein. Es besteht kein Zwang zur EDV Hinweis: Klick auf Absatz 1 führt zum © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Arten des Datenzugriffs Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Arten des Datenzugriffs Die Finanzverwaltung hat ein Wahlrecht ob sie: unmittelbar und/oder mittelbar und/oder per Datenträger Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten nimmt Daneben können Unterlagen – wie bisher - in Papierform angefordert werden. Datenzugriffsrechte bestehen nur im Rahmen von Außenprüfungen, also Betriebsprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen und Umsatzsteuersonderprüfungen. Die Steuerfahndung sichert Beweismittel in der Regel durch Beschlagnahme. Hat aber auch auf diesem Weg Datenzugriff Unmittelbarer / Direkter Zugriff nach § 147 VI Satz 1 AO Mittelbarer Zugriff nach Abs. 6 Satz 2 1. Alternative Datenträgerüberlassung nach Abs. 6 Satz 2 1. Alternative Alle Möglichkeiten wird nach Mausklick langsam unterstrichen Alle Möglichkeiten stehen gleichberechtigt nebeneinander ! © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Wahlrecht der Finanzverwaltung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Wahlrecht der Finanzverwaltung Datenzugriff ist eine Ermessensentscheidung der Finanzverwaltung Dabei muss die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben Bei der Wahl des Datenzugriffs besteht Auswahlermessen. Dabei hat der Prüfer auch die Kosten bzw. den Aufwand im Auge zu behalten. Es muss auch berücksichtigt werden, welche Alternative bei gleichem Erfolg die geringsten Kosten verursacht. © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Der Steuerpflichtige trägt die Kosten ( § 147 Abs. 6 Satz 3 AO) Hardwarekosten Lizenzkosten Kosten für Datenträger ... Hardwarekosten betreffen Abfrageterminal und Drucker für direkten Zugriff Lizenzkosten dürften i.d.R. nicht entstehen. SAP z.B. lässt Audit-User (Wirtschaftsprüfer / Steuerprüfer) bei der Kontrolle der verwendeten Nutzer meist außer Ansatz. Daneben können noch Kosten für Papier anfallen. © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Maschinelle Auswertbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Bilanzen und Buchungsbelege 10 Jahre. Während dieser Zeit muss die Rückspeicherung der Daten möglich sein. © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen Weitere Vorschriften zum Datenzugriff Die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung müssen vom Steuerpflichtigen unterstützt werden. (§ 200 Abs. 1 AO) Durch Einweisung in das DV-System, mittelbaren Zugriff © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

GDPdU Grundsätze (zum) Datenzugriff (und zur) Prüfbarkeit Digitaler Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Rechtliche Grundlagen GDPdU Grundsätze (zum) Datenzugriff (und zur) Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen Erlass vom 16.7.2001 mit GDPdU in Überschrift prägte Begriff Erlass betrifft nicht nur Datenzugriff, sondern auch elektronische Rechnungen © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Die steuerliche Außenprüfung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Die steuerliche Außenprüfung mit Datenzugriff Ein Überblick Hans-Ulrich Feierabend © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Erste telefonische Kontaktaufnahme Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Erste telefonische Kontaktaufnahme Sind EDV-Daten vorhanden ? Welches Buchführungssystem wird verwendet ? Welcher Zugriff ist im Betrieb technisch möglich ? Wer ist Ansprechpartner in EDV-Fragen ? © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

 Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO gilt uneingeschränkt ! Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Zugriff auf „Alt-Daten“ Daten wurden vor dem 01.01.2002 digital erzeugt Daten wurden digital archiviert  Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO gilt uneingeschränkt ! Keine Reaktivierungen von archivierten Alt-Daten, wenn unverhältnismäßiger Aufwand Fehlende Speicherkapazität im Unternehmen Systemwechsel © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Was soll das Unternehmen jetzt veranlassen ? Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Was soll das Unternehmen jetzt veranlassen ? Je nach Zugriffsmöglichkeit: Ggf. Abfrageterminal bereit stellen Ggf. Zugangsprofil für den Prüfer erstellen (Nur-Lese-Zugriff) Ggf. EDV-Ansprechpartner einweisen Ggf. Archiv-Datenträger beschaffen Ggf. Inhaltsverzeichnis zum Datenträger erstellen Ggf. Lizenzfragen klären Zugangsprofil für den Prüfer: Risiko für Datenverluste Abgrenzung steuerlich relevanter Daten Zufallsfunde Trägt das Unteernehmen Inhaltsverzeichnisse: Beschreiben den Inhalt der einzelnen Tabellen Und den Inhalt der Datensätze Lizenzfragen Regelmäßig wird der Nur-Lese-Zugriff für den prüfer von den Softwarefirmen kostenlos unterstützt © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Anforderungen an die Archivierung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Anforderungen an die Archivierung Beachtung der GOBS Originalzustand der Daten muss erkennbar sein Zwingende Protokollierung von Änderungen Konvertierungen in andere Dateiformate müssen: gekennzeichnet und über Indizes mit den Originaldaten verknüpfbar sein © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Seit dem 01.01.2002 erzeugte, digitale, steuerlich relevante Daten sind 10 Jahre / 6 Jahre Jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar (auch nach Systemwechsel) d.h.: keine Bilddateien, kein Mikrofilm, kein PDF-Format vorzuhalten Systemwechsel: Entweder: altes System ist noch verfügbar Oder: Konvertierung für neues System © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Steuerlich relevante Daten: Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Steuerlich relevante Daten: Buchführung einschl. Listenwesen Ggf. Kostenstellenrechnung Ggf. Angebots- und Auftragswesen Ggf. Warenwirtschaftssysteme Ggf. Fakturierungssysteme Sonstige steuerlich relevante Daten nach den Besonderheiten des einzelnen Sachverhalts © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Die Finanzverwaltung erstellt eine Prüfungsanordnung Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Die Finanzverwaltung erstellt eine Prüfungsanordnung In den Mitwirkungspflichten wird auf die Möglichkeiten des Datenzugriffs hingewiesen © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Prüfungsbeginn: Prüfer muss kurz in das EDV-System des Unternehmens eingewiesen werden (unmittelbarer Zugriff) EDV-Ansprechpartner benennen (mittelbarer Zugriff) Datenträger aushändigen (Datenträgerüberlassung) Papierunterlagen bereitstellen © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Ermessen des Prüfers: Kosten des Betriebes beachten Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Ermessen des Prüfers: Kosten des Betriebes beachten Beschränkung auf die notwendigen Daten Kapazitäten des Betriebes beachten © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Der Prüfer wird in keinem Fall Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Der Prüfer wird in keinem Fall Eigene Programme im System des Unternehmens installieren Auswerte- oder Leseprogramme des unternehmens oder Steuerberaters auf dem eigenen Rechner installieren © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Das Programmpaket IDEA Datenübernahme Datenanalyse Export Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Das Programmpaket Datenübernahme Datenanalyse Export IDEA Import-Assistent Analyse- funktionen Daten- export Standard Formate Sonderformate Drucklisten AuditTrail = Dokumentation aller Prüfungsschritte VBA-Programmiersprache zur Automatisierung von Analysen © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Problematik der Kontrollmitteilungen Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Problematik der Kontrollmitteilungen Keine „Rasterfahndung“ durch die Finanzverwaltung Normale Stichproben - wie bisher – Umfassend bei „begründetem Verdacht“ § 30a AO schützt Bankkonten mit Legitimationsprüfung © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Ende der Außenprüfung Unmittelbarer Datenzugriff – keine besonderen Aktionen Mittelbarer Datenzugriff - keine besonderen Aktionen Datenträgerüberlassung Rückgabe des Datenträgers an das Unternehmen Spätestens bei Rechtskraft der Änderungsbescheide Löschen der Daten auf dem Rechner des Prüfers Ausnahme: Großbetriebe mit Anschlussprüfung © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Der Datenzugriff tritt neben die bisherigen Prüfmethoden, insbesondere die Belegprüfung vor Ort im Original Der Umfang der Außenprüfung wird nicht erweitert und bezieht sich nur auf die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend

Fazit: Die Finanzverwaltung prüft nichts Anderes als bisher Finanzamt für Großbetriebsprüfung Osnabrück GdPDU – Die elektronische Steuerprüfung Prüfungsablauf Fazit: Die Finanzverwaltung prüft nichts Anderes als bisher Prüfung der gleichen Sachverhalte wie bisher auf eine andere Art Rationellere Prüfung sowohl für den Betrieb Als auch für die Finanzverwaltung © Ralf Albers / Hans-Ulrich Feierabend