Ablauf und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Grundlagen Aufbauend auf der Kenntnis des Projektinhalts, also auf der Menge der zu erledigenden Arbeitspakete, ermittelt die Ablauf- und Terminplanung die technologische und zeitliche Anordnung der Aufgaben. Diese Planung ermittelt terminliche Aussagen über das Projekt (z.B. Zwischen- und Endtermin) und ist Basis für weitere Planungen (z.B. Ressourceneinsatz, Kostenverlauf) Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Grundlagen Unterscheidung: Ablaufplanung: Festlegung der logischen Anordnung von Aufgabenelementen Fristen-/Terminplanung:Parameter Zeit wird in die Ablaufplanung eingefügt Ein Ablauf besteht aus folgenden Teilen: Vorgang: Ein Vorgang ist durch die Ereignisse Anfang und Ende begrenzt. Ereignis(Meilenstein):Ablaufelement, das einen bestimmten Zustand repräsentiert. Besitzen die Dauer=0 Abhängigkeit: Ablaufelement das die Beziehung zwischen den Vorgängen repräsentiert. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Methoden Geschwindigkeitsdiagramm Terminliste Zeitfixierter Balkenplan Vernetzter Balkenplan Netzplan Diese Terminplanungsmethoden sind „abwärtskompatibel“, d.h. die jeweils in der Liste darüber stehenden, einfacheren Terminplanungen sind in der darunter liegenden enthalten. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

a. Geschwindigkeitsdiagramm Grobe Darstellung des Projektablaufs mittels Leistungskenngrößen. Formen der Darstellung: Weg-Zeit-Diagramm Mengen-Zeit-Diagramm Leistungs-Zeit-Diagramm Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten b. Terminlisten Unterscheidung: Endereignisse der Projektphasen (Meilenstein-Terminliste, Phasenplan, Meilensteinplan) Endereignisse der Arbeitspakete bzw. Vorgänge (Vorgangsterminliste, Vorgangsliste) Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Meilensteinplan (Meilenstein-Terminliste, Phasenplan) Liefert eine grobe Terminplanung eines Projekts über ausgewählte Ereignisse Leistungsfortschritt zwischen den Meilensteinen wird nicht überwacht Das Stage-Gate-Modell Stellt einen definierten Projektablauf dar, indem der Schwerpunkt auf wenige standardisierte Meilensteine (Gates) gelegt wird. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Vorteile des Stage-Gate-Modell Planungs- und Steueraufwand wird minimiert Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Gesamtprozess-Sicht wird gefördert Alle Prozessbeteiligten wissen wegen den standardisierten Stages und Gates über den Status und die weiteren Schritte bescheid. Der Informations- und Entscheidungsprozess ist klar definiert und fokussiert Vom Kunden gewünschten Termine werden vermehrt eingehalten Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Vorgangsliste Liefert in Überblicksform die Fertigstellungstermine der Arbeitspakete Arbeitsfortschritt innerhalb des einzelnen Arbeitspakets wird nicht überwacht Besteht aus einer Auflistung der im Projekt zu erledigenden Arbeitspakete mittels Code-Nummer und Arbeitspaketbenennung sowie Eintragung der vorgesehenen Endtermine. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Beispiel Vorgangsliste AP-Nr AP-Beschreibung Termin 1.1 Projektauftag schriftlich erteilt 4/09 1.2 Projektplanung und Projektorganisation beendet 5/09 4.2 Projektmanagement-Workshop für das Topmanagement 6/09 3.3 Projektmanagement-Grundlagen- und Aufbauseminar für alle wichtigen Nutzer abgeschlossen offen Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten c. Balkenplan Grafische Darstellung der Aufgaben und Termine unter Bezug der Dauern als Durchlaufzeit Wesentliches Kommunikationsinstrument mit dem Projektauftraggeber Der einzelne Vorgang wird als zeitproportionaler Balken dargestellt Zeitliche Überlappungen sind unmittelbar ersichtlich Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Balkenplan Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Vernetzter Balkenplan Der vernetzte Balkenplan ist ein Balkenplan, der die erforderlichen Abhängigkeiten enthält ( ablauflogisch, ressourcenbedingt) Sind im vernetzten Balkenplan alle Abhängigkeiten eingetragen, besitzt er den gleichen Informationsgehalt wie der Netzplan Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Vernetzter Balkenplan Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten d. Netzplan Rechnerische Ermittlung der Fristen Sichtbarmachen von kritischen Wegen, Pufferzeiten Grafische (tabellarische) Darstellung eines Projektablaufs Zunächst ein Ablaufplan und wird durch Berechnung ein Fristenplan und durch Übertragung in den Kalender zum Terminplan Hat höchsten Informationsgehalt Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Netzplan Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Netzplan-Arten Vorgangspfeil-Netzplan (VPN) Vorgänge werden durch Pfeile dargestellt Knoten repräsentieren die Abhängigkeiten als Zusammenfall eines Start- und Endereignisses Ereignisknoten-Netzplan (EKN) Pfeil repräsentiert Abhängigkeit zwischen Ereignissen, bewertet mit einem Zeitabstand Knoten stellen Ereignisse dar Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Netzplan-Arten Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) Knoten stellen die Vorgänge im Projekt dar. Es werden Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer und Vorgangsdauer eingetragen Verbindungspfeile repräsentieren die Anordnungsbeziehungen Im Projektmanagement werden heute praktisch ausschließlich Vorgangsknotennetze verwendet Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise in der Ablaufplanung und Terminplanung Abbildung: Vorgehensweise bei der Ablauf- und Terminplanung Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Start Vorgangsliste Vorgangsdauern Balkenplan Optimierter Terminplan Anordnungs-beziehungen Ablaufplan Vorgangsdauern,Zeitabstände Vernetzter Balkenplan, Netzplan Terminliste End Ablauf- und Terminplanung von Projekten

1. Die Vorgehensschritte Ein Vorgang ist, wie bereits definiert, ein Geschehen mit definiertem Anfang und Ende, das Zeit erfordert. Kennzeichen: Erfordert Bereitstellung von Einsatzmitteln Verursacht Kosten Wird ohne Unterbrechung abgewickelt Zusammenstellung von Vorgängen findet man in der Vorgangsliste Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Die Festlegung der Vorgänge hat auf der Grundlage der ermittelten Arbeitspakete zu erfolgen. Dabei sind je nach Erfordernis einzelne Arbeitspakete zu zerlegen, bis sich Vorgänge ergeben, auf die folgende Aussagen zutreffen: Der Vorgang wird ohne Unterbrechung durchgeführt Der Ressourceneinsatz bleibt während der gesamten Vorgangsdauer konstant Es besteht eine proportionale Beziehung zwischen Vorgangsdauer und Arbeitsfortschritt Ablauf- und Terminplanung von Projekten

2. Ermittlung der Anordnungsbeziehungen Umfasst die Festlegung aller unmittelbaren Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen bzw. Ereignissen sowie die Art der jeweiligen Abhängigkeit Es gibt vier prinzipielle Anforderungsbeziehungen: Normalfolge, Ende-Anfang-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang von Vorgang 2. (z.B: Ende von Montage ist Beginn von Inbetriebsetzung) Anfangsfolge, Anfang-Anfang-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang von Vorgang 2. (z.B: Beginn der Programmierung ist Voraussetzung für den Anfang von Dokumentationsarbeiten) Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Endfolge, Ende-Ende-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 2. (z.B: Das Ende der Montage ist Voraussetzung für das Ende der Aufräumarbeiten) Sprungfolge, Anfang-Ende-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 2. (z.B: Anfang der Nutzung der Heizung ist Voraussetzung für das Ende des Heizungsprovisoriums) In der Praxis werden die Normal-, Anfangs- und Endfolgen verwendet wobei diese Folgen auch kombiniert werden können. Als Strategien bei der Entwicklung der Ablauflogik können Nachfolger-Sichtweise und Vorgänger-Sichtweise unterschieden werden. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

3.Erstellung des Ablaufplans Die grafische Darstellung in Netzplantechnik wird heute meist nur noch in tabellarischer Darstellung ausgeführt In der Balkenplantechnik braucht man immer Ablauf- und Terminpläne zugleich, da die Darstellung zeitmaßstäblich erfolgt. Ablauf- und Terminplanung von Projekten

4.Ermittlung der Vorgangsdauern bzw. Arbeitspaketdauern Die Durchführungsdauer ist die Zeitspanne von Anfang bis Ende des Vorgangs. Die Erfassung der Vorgangsdauern kann wie folgt ablaufen: -ist vorgegeben (z.B:organisatorisch) -wird aus Erfahrungen direkt geschätzt -wird über das Mengengerüst ermittelt (Montage eines Stuhles 2 Stunden Montage von 20 Stühlen 40 Stunden) -Dauer wird indirekt über die Schätzung des Aufwand ermittelt Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Methoden der Aufwandschätzung Vergleichsmethode (Schätzung) -basiert auf Erfahrungen und Vorstellungsvermögen -gut strukturierte Dokumentation wichtig -Gruppenurteile besitzen höhere Aussagesicherheit Parametermethode (algorithmische Verfahren) -basiert auf quantitiver aufwandsrelevanter Größe (Parameter) -Möglichkeit eines formelmäßigen Zusammenhangs zwischen Parameter und dem gesuchten Aufwand ist die Statistik (mit Regressionsrechnung bzw. als mathematische Formel) Kennzahlenmethode (Berechnung mittels Richtwerten) -basiert auf Verwendung von Kennzahlen in Form von Leistungseinheiten (z.B: LKW Fuhren pro Arbeitstag,...) Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Zeitreserven möglichst in der Schätzung vernachlässigen (ansonsten sichtbar dokumentieren) Schätzungen auf „wirtschaftlichen Mitteleinsatz“ aufbauen Diagramm zwischen Ressourceneinsatz bzw. Kosten und der Durchführungszeit Störungen schon in der Planung terminlich berücksichtigen Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Zeitanalyse Fristenplanung (Relativzeitwerte): - Ermittlung der Projektdauer Terminplanung (Kalenderdaten): - Analyse der terminlichen Durchführbarkeit des Projekts aufgrund vorgegebener Fixtermine Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Extremwerte Vorwärtsrechnung: Hier wird die frühestmögliche Lage berechnet Rückwärtsrechnung: Hier wird die spätesterlaubte Lage berechnet Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Puffer 1.) Gesamtpuffer (GP): Ist jene Zeitspanne, um die ein Vorgang später beginnen kann oder gestreckt werden kann, ohne das Projekt zu gefährden. 2.) Freie Puffer (FP): Wird immer für einen bestimmten Vorgang berechnet unter der Annahme, dass er selbst zu seinem frühesten Anfangszeitpunkt beginnen kann Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von Projekten Fixtermine Absolute Fixtermine Nicht-früher-als-Fixtermine Nicht-später-als-Fixtermine Intervall-Fixtermine (ein Ereignis muss im Intervall oder darf nicht im Intervall liegen, z.B. Winterpause) Ablauf- und Terminplanung von Projekten

Zeit-Kosten-Optimierung Kapazitätsmaßnahmen - Überstunden, Wochenendarbeiten - zusätzliche Kapazitäten - Auswärtsvergaben Technologische Maßnahmen - Überlappung von Vorgängen - leistungsfähige Ressourcen zuteilen Organisatorische Maßnahmen - Team umbesetzen - Änderung der Projektorganisation Ablauf- und Terminplanung von Projekten