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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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Präsentation zum Thema: "Professionelles Projektmanagement in der Praxis"—  Präsentation transkript:

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2007 SS 2009

2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2007
Review Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info Projekteinstellungen vornehmen (Feste Dauer, ...) Projektkalender einrichten Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen In der letzten Vorlesung haben Sie gelernt, wie man ein Projekt planerisch angeht und über Projektstrukturplanung, Projektablaufplanung und Aufwandsschätzung zur Terminplanung kommt. ... und wie dies mit MS Project umgesetzt wird. Verknüpfen von Vorgängen: Vorgänger anklicken und mit Crtl-/Strg-Taste halten Symbol für Verknüpfen mit der Maus anwählen Nachfolger anklicken

3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Balkendiagramm
Review Ansicht a Balkendiagramm (Gantt) Die grüne Linie – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen.

4 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad
Review Ansicht a Weitere Ansichten a Balkendiagramm: Einzelheiten Die grüne Linie – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen.

5 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad mit Puffer
Menüpunkt: Ansicht a Weitere Ansichten ... a Balkendiagramm: Einzelheiten Auswahl freier Puffer Die dünne grüne Linie rechts neben einem Vorgang – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen. freier Puffer

6 Beispiel: Einführung einer PM-Software
Beispiel: Einführung einer PM-Software Pufferzeiten im Projekt anzeigen Menüpunkt: Ansicht a Tabelle: Eingabe a Berechnete Termine Die dünne grüne Linie rechts neben einem Vorgang – soweit existent – zeigt den freien Puffer des Vorgangs an. Um diesen Zeitraum darf sich ein Vorgang verzögern, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden. Für die Analyse der Projektterminplanung ist es wichtig, einen Überblick über die Vorgänge mit freien Puffern zu haben. Z.B. können dann Ressourcen aus Vorgängen mit Pufferzeiten abgezogen werden, um Terminverkürzungen zu erreichen.

7 Beispiel: Einführung einer PM-Software Netzplandiagramm
Menüpunkt: Ansicht a Netzplandiagramm

8 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2007
Ressourcentabelle erstellen Ansicht a Ressource: Tabelle Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt a Projektinfo a Statistik Ansicht a Tabelle: Kosten Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung Diese Folie ausdrucken als Overhead.

9 Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel)
Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs-dauer: Anfang Anteilig Ende Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten-betrag pro Einsatz einer Ressource Personenname, Berufs- oder Maschinenbez.,Materialname, .. Kürzel des Ressourcen- namens Project unterscheidet zwei Ressourcenarten: Art = Arbeit: Personal und Sachmittel, die für die Ausführung des Vorgangs erforderlich sind. Aufgewendet wird Zeit Art = Material: Verbrauchsmaterialien, die für den Vorgang erforderlich sind. Aufgewendet wird Material. Materialbeschriftung Bei Arbeit: kann kein Wert eingegeben werden Bei Material: Mengeneinheit angeben Kürzel MS Project vergibt automatisch den 1. Buchstaben des Ressourcennamens als Kürzel Gruppe : Gruppenname für zusammengehörige Ressourcen Max. Einheiten Gesamtzahl in % der zur Verfügung stehenden Einheiten, Anzahl der Personen, Maschinen oder ähnliches. Standardeinstellung ist 100% Standardsatz Personen: Gehalt/Std. Maschinen: Mietpreis/Nutzungspreis pro Zeiteinheit Kosten/Einsatz Fester Kostenbetrag für den Einsatz einer Ressource, z.B. fixer Mietpreis für ein Gerät, Festpreis für Werkvertrag Fällig am: Fälligkeitsverfahren, am Anfang, Ende oder anteilig. Pulldown-Menü Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs-materialien)

10 Beispiel: Einführung einer PM-Software
Arbeit (= Aufwand) Arbeitspakete Dauer M I S Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 1,5t 0,5t 2. Angebote einholen 1w 1t 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 7. Schulung vorbereiten 8. Schulung der Anwender 5;6;7 9. Abschluss mit Feier 8 Nach der Mittelfreigabe können die Installationen und die Schulungsvorbereitungen parallel anlaufen. Wenn die Software auf Server und Clients installiert ist, kann die Schulung durchgeführt werden Zum Abschluss ist eine kleine Feier vorgesehen.

11 Beispiel: Ressourcenplanung
1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein Gültiges (z.B und sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender

12 Beispiel: Ressourcenzuordnung
3. Ressourcen zuordnen Ansicht a Balkendiagramm (Gantt) Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Standardansicht: Ansicht – Balkendiagramm (Gantt) Extras – Ressourcen zuordnen... Dialogfenster „Ressourcen zuordnen“ erscheint.

13 Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet

14 Unterschied: Aufwand / Dauer
Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordert Einheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t) Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen) Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT) Aufwand Dauer = Diese beiden Kenngrößen werden leider häufig verwechselt. Am besten mit beiden Kenngrößen arbeiten. Mitarbeiter stehen häufig dem Projekt nur anteilig zur Verfügung Beispiel: 20%-Anteil für Projektarbeit (= 0,2 PJ) Aufwand: 1 PT -> Dauer: 1 Woche Einsatz von Teilzeitkräften im Projekt (= 0,5 PJ) Beispiel: Halbtagskraft Aufwand: 6 PT -> Dauer: 12 Tage Es gibt Dauer-orientierte Aufgaben, d.h. unabhängig vom Aufwand Beispiel: Bestell- und Lieferprozess mit fester Dauer: 6 Wochen (kann auch durch zusätzliche Mitarbeiter nicht verkürzt werden) Dauer des APs Aufwand des APs

15 Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag
Vorgangsarten Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Voreinstellung Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang „Informationen zum Vorgang – Register Spezial“ Bevor wir mit der Ressourcenplanung mit MS Project starten können, sind noch einige Begrifflichkeiten zu erläutern. Grundformel Project 2007 verwendet bei der Berechnung von Ressourcen nur eine Formel Arbeit in h = Dauer in Tagen * Einheiten * Stunden pro Tag Die Methode, mit der in Microsoft Project Arbeit, Dauer und Einheiten zum Berechnen von Vorgängen verwendet werden, wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. MS Project berechnet nach der Zuordnung der ersten Ressource zu einem Vorgang den Umfang der Arbeit für diesen Vorgang. Dieser Umfang ändert sich nicht, wenn zum Vorgang neue Ressourcen hinzugefügt oder Ressourcen vom Vorgang entfernt werden. MS Project verlängert oder verkürzt die Dauer des Vorgangs. Grundformel für die Berechnung: Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen a 12 h Arbeit 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen a 6 h Arbeit

16 Leistungsgesteuerte Terminplanung
Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit (= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen: Standardvorgehensart: Feste Dauer Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen Bevor wir mit der Ressourcenplanung mit MS Project starten können, sind noch einige Begrifflichkeiten zu erläutern. Grundformel Project verwendet bei der Berechnung von Ressourcen nur eine Formel Arbeit in h = Dauer in Tagen * Einheiten * Stunden pro Tag Die Methode, mit der in Microsoft Project Arbeit, Dauer und Einheiten zum Berechnen von Vorgängen verwendet werden, wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. MS Project berechnet nach der Zuordnung der ersten Ressource zu einem Vorgang den Umfang der Arbeit für diesen Vorgang. Dieser Umfang ändert sich nicht, wenn zum Vorgang neue Ressourcen hinzugefügt oder Ressourcen vom Vorgang entfernt werden. MS Project verlängert oder verkürzt die Dauer des Vorgangs.

17 Beispiel: Ressourcenüberlastung
4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Ansicht a Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

18 Beispiel: Ressourcenplanung
5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Extras a Kapazitätsabgleich... Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar Der Kapazitätsabgleich ist ein sehr leistungsfähiges Tool.

19 Beispiel: 6. Kostenplanung
6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht _ Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _ Vorgang: Einsatz Ansicht a Tabelle: Einsatz a Kosten 6.2 ggf. noch Tabelle: Kosten

20 Kostenplanung mit MS Project
6.3 Projektgesamtkosten Projekt _ Projekt-Info Statistik...

21 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1)
Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 € / h für jedes Teammitglied) Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“ Präsentation des Projektleiters von Teams 5 Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem „jour fixe“-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

22 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)
Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs Ressourcenplan Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen) Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: (Donnerstag) (Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)

23 Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt
Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes – ohne dass sich die Dauer ändert Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von 3 Tagen für Methodix und 0,5 Tagen für Schulix Vorgangsart dieses Vorgangs auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen Bei der Zuweisung der Ressourcen zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen (t) oder Stunden (h) angeben Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt

24 zu Aufgabe 4: Projektbericht
7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel- und Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv


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