Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 7 – Teil 2 (09.07.2007): Qualitätsmanagement SS 2007 Das magische Dreieck des PM ist Ihnen aus der 1. Veranstaltung sicher noch bekannt: Zeit – Kosten – Qualität der Ergebnisse Nachdem unser bisherigen Schwerpunkte die Themen Zeit und Kosten waren, betrachten wir nun die Projekt-Qualität.

Definition und Ziele Qualität (DIN 55350) Zeit Kosten „Qualität ist die Gesamtheit der Eigenschaften und Merkmalswerte einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen.“ (DIN 55350) Zeit Kosten Während des Projektverlaufes interessiert den Auftraggeber, dass die Termine und der Kostenrahmen eingehalten werden. Wenn ein bestimmtes Produkt das Projektziel ist, wird er der Qualität des Produktes jedoch noch mehr Beachtung schenken. Der Faktor Qualität hat in den letzten Jahrzehnten gegenüber den anderen beiden Faktoren „Zeit“ und „Kosten“ an Bedeutung gewonnen. Qualitätsmanagement beinhaltet alle Managementtätigkeiten zur Qualitätssicherung: von der Qualitätspolitik, über Qualitätsplanung, - lenkung, -sicherung und –verbesserung. Der Begriff ist im Alltag oft mit schlechter Qualität verbunden. Ziele des Qualitäts-Managements (QM) in Projekten Sicherstellung der Qualität des Projektproduktes (Projektergebnisses) Sicherstellung der Qualität des Projektprozesses (Projektdurchführung)

Qualitätsmerkmale Produkt-Qualität Service-Qualität Hoher Nutzen im Verhältnis zur Investition Einfache intuitive Bedienbarkeit Hohe Verfügbarkeit/ Zuverlässigkeit Sicherer Einsatz Gute Dokumentation Wertbeständigkeit Haltbarkeit Service-Qualität Erreichbarkeit Freundlichkeit Zuverlässigkeit Reaktionsgeschwindigkeit Kompetenz Kulanz

TQM (Total Quality Management) QM-Modelle Qualität ist Hauptfaktor der Kundenzufriedenheit _ Kundenerwartungen verstehen und so managen, dass sie vom Projekt erfüllt werden Modelle des allgemeinen Qualitäts-Managements: DIN ISO 9000 Six Sigma CMM (Capability Maturity Model) EFQM (European Foundation for Quality Management) QFD (Quality Function Deployment) Ganz oben steht die Erkenntnis: „Der Kunde bestimmt die Qualität des Produktes/der DL“. Anforderung des Kunden und Anforderung des Produkterstellers müssen möglichst deckungsgleich sein. Zu geringe Qualität (z.B. es fehlen bestimmte Features) ist schlecht. Zusätzliche Qualität aus Herstellersicht, die der Kunde aber gar nicht will oder braucht ist auch nichts. Es gibt bewährte und bekannte Managementinstrumente, Philosophien, Modelle und Techniken, die eine Steigerung der Qualität zum Ziele haben: ISO 9000 (Modell der International Standardisation Organisation) EFQM (European Foundation for QM); Initiative europäischer Unternehmen Paradigmenwechsel: TQM: stelle Qualität in den Mittelpunkt. Durch Kundenorientierung Kundenzufriedenheit und langfristiger Geschäftserfolg. Qualität wird bei Managemententscheidungen gleichberechtigt zu Kosten und Terminen bewertet. Immer häufiger: „Qualität vor Zeit“. Paradigmenwechsel Qualitätskontrolle des Endproduktes TQM (Total Quality Management) Qualität als Unternehmensstrategie Ziel: Zufriedenstellung der Kunden, um langfristigen Geschäftserfolg zu sichern Prinzip: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Deming-Kreis: plan-do-check-act – plan... Qualitätsverbesserung Identifikation von Qualitäts- verbesserungen Input zur Optimierung des Qualitätsplans Qualitätsplanung Festlegung der Qualitätsziele* Erstellung des Qualitätsplans Sicherstellung der erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung des Qualtätsplans act plan Qualitätslenkung Qualitätschecks Reviews Feststellung der Wirksamkeit der QS-Maßnahmen check do Qualitätssicherung Umsetzung des Qualitätsplans (Durchführung QS-Maßnahmen) Innerhalb des Qualitätsmanagementsgibt es mehrere Modelle und Ansätze Im großen und ganzen basieren dies auf den Phasen des Deming-Kreises: Act-Plan-Do-Check - Act-... Q-Planung Relevante Qualitätsmerkmale für das Projekt festlegen: Qualitätsmerkmale müssen zwischen Auftrageber und Auftragnehmer abgestimmt und schriftlich fixiert werden Produkt-Qualität: Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzbarkeit, Zeit- und Ressourcenverbrauchsverhalten Prozess-Qualität (Qualität des Entwicklungsprozesses): Angemessenheit, Vollständigkeit Qualitätssicherungsplan erstellen Dokumentations-Qualität: Inhalt (Vollständigkeit, Angemessenheit, Konsistenz, Fehlerfreiheit) und Gestaltung (Verständlichkeit, Übersichtlichkeit, Anpassbarkeit) Q-Sicherung Q-Kontrolle In der Regel am Ende wichtiger Phasen Ergebnisse werden z.B. von Sachverständigten-Team geprüft.

Qualitätsmaßnahmen in Projekten Tests (Module, System, Integration, Akzeptanz) Funktionale Tests Belastungstests Anwenderzufriedenheit Ergänzende Externe Prüfungen Konzepte Systeme Entwicklung von Checklisten, Templates usw. Reviews Zwischenmessungen und -auswertungen Kommunikationsmaßnahmen Interne Kommunikation Externe Kommunikation Spezialmeetings Mitarbeiterausbildung Qualifizierungsmaßnahmen Workshops

Praxis-Beispiel: Korfu (1) Auszug aus dem Qualitätsmanagement-Maßnahmenkatalog: QS der Konzepte: Grobkonzept, Feinkonzepte, Migrationskonzept Tests: Einzeltests der Teilprojekte, Integrationstest; Doppelter Migrationstest mit Praxisdaten Externer Check von zentralen Systemkomponenten Piloteinsätze mit unterschiedlichen Schwerpunkten Direktion Freising Direktion Bad Reichenhall DLZ Regensburg Checklistensystem “Generalstabsplan“ ca. 1.000 Checkpoints – für jeden Standort QS-Liste zur Prüfung der Ergebnisse der Umstellungsarbeiten am Umstellungswochenende (Normierte technische und fachliche Client-Tests) Feedback der Anwender zur Messung der Qualität jeder Umstellung („Best practice“ für Folge-Umstellungen) „Lessons learned“: Detaillierte Analyse von 6. im Projektteam Qualitätssicherung der Projektleitung durch Befragung der Projektmitarbeiter

Best-Practices-Analyse mit Praxis-Beispiel: Korfu (2) Hohe Qualität durch Anwenderfeedback und Best-Practices-Wettbewerb Messung der Qualität jeder Umstellung beim Anwender Best-Practices-Analyse mit Best-in-class-Betrachtung Qualitätsmanagement Methodik: Schritt: Anwenderfeedback mit zeitgleicher Ergebnis-Auswertung Schritt: Analyse der Ergebnisse nach best-in-class-Methodik – Was waren die Faktoren für besonders gute oder weniger gute Bewertungen in den einzelnen Teildisziplinen? Mit den Teams vereinbartes Benchmarking. Schritt: Gesunder Wettbewerb der Teams, um möglichst in allen Gebieten Bestnoten zu erreichen. Ergebnis: Traumnote 1,4 – darin ist sogar die Notengebung der Piloten enthalten. Erstklassige Bewertung: Traumnote 1,4 (bayernweite Durchschnittsnote für „Umstellung insgesamt“) Wettbewerb der 6 Rollout- Teams um „Bestnoten“

Praxis-Beispiel: Korfu (3) Qualitätssicherung der Projektleitung

Qualitätsmanagement: Tipps Gegenüber dem Kunden etwas weniger versprechen und mehr liefern „Vorbeugen ist besser als heilen“: Bereits in der Anfangsphase gleich mit hoher Gewichtung auf Qualität achten! Einbeziehung des gesamten Teams in die Erstellung des Qualitätsplanes sowie in dessen Umsetzung und Fortschreibung Erforderliche Umfeldbedingungen für gute Qualität sicherstellen Anwender / Auftraggeber an Qualitätstests frühzeitig beteiligen QS ist wichtig, um Die Zufriedenheit des Kunden sicherzustellen Die Motivation der Mitarbeiter zu fördern Projektrisiken zu vermeiden Im Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben. Zur Sicherung der Qualität gibt es keine allgemein gültige Methode, aber hier einige Praxisempfehlungen. Hinweis: Qualitätsmanagement verursacht Aufwände und Kosten _ in Projektplanung (z.B. Budget) berücksichtigen

Projektleiter-Berichte: Teams 2 und 6 Aufgabe 6: Projektorganisation, Soziale Kompetenz, Projektstart und -ende (2) Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation PA-Team_x.ppt Projektorganisation mit Funktionsbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen) Aktueller Umsetzungsstand (Stand: ca. 5.7.2007) Meilensteintrendanalyse (MTA) Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) Aktueller Projektstatus (Beschreibung) Projekterfahrungen Projektarbeit Projektdurchführung mit MS Project Erstellung der Jour fixe-Protokolle 5 und 6: P5-Team_x.doc, P6-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: PA-Team_x.mpp Ausarbeitung der Kapitel 4, 9, 10.6 und 10.8 des Projektberichtes Abgabetermin für die Dateien: 05.07.2007 Projektleiter-Berichte: Teams 2 und 6