Projektberichtswesen Modul Projektberichtswesen

Projektberichte Projektberichte werden zur Informationsverteilung in entsprechenden Präsentationen, Sitzungen, also zur Berichterstattung verfasst. Unterschieden werden Sie von Protokollen, die bei konkreten Meetings geführt werden, um Ergebnisse der Besprechung zu dokumentieren. In jedem Projekt sind verschiedene Berichte zu erstellen. In einem Berichtsplan werden Berichtsarten Inhalt und Form der Berichte Berichtersteller Verteiler Zyklus der Berichterstattung dargestellt. Für die unterschiedlichen Berichte in einem Projekt sind einheitliche Vorlagen (Checklisten, Formulare) zu entwickeln bzw. die im Unternehmen vorhandenen Vorlagen zu verwenden. Grundsätzlich sollen Berichte auf den jeweiligen Empfängerkreis (Verteiler) abgestellt sein, d. h. einen unterschiedlichen Grad der Detaillierung von Informationen aufweisen und generell vom Groben ins Feine gehen. Ein Abstract mit den zentralen Inhalten am Anfang des Berichts ist immer zu empfehlen. Neben den Projektberichten mit Außenwirkung werden noch innerhalb des Projekts Berichte erstellt, z. B. Mitarbeiterberichte, Controlling-Bericht. Näheres dazu unter Projektcontrolling.

Berichtsplan Bericht Zentrale Inhalte Ersteller Verteiler Zyklus Form Situations- bericht….. Stand des Projekts Projektleiter Projektbüro, ggf. Geschäftslei-tung regelmäßig Formular Statusbericht Status, Leistung, Termine, Kosten Projektleiter, Teil-Projektleiter Lenkungsaus-schuss Formular, Präsentation …..

Zeitorientierte Projektberichte Inhalte Zyklus Situationsbericht (Projektstandsbericht) Globale Aussagen über Stand der Leistung, Termine, Kosten, besondere Vorkommnisse bzw. Probleme und Maßnahmen regelmäßig Statusbericht (Zwischenbericht, Fortschrittsbericht, Tätigkeitsbericht) Detaillierter als der Situationsbericht, Projektablauf, Projektstand (Leistung, Termine, kosten, Projektumfeld, Projektteam …) Abweichungen, Begründungen, Maßnahmenplanung regelmäßig (alle 2-3 Monate) Arbeitspaketbericht (nur bei größeren Projekten bzw. Arbeitspaketen) Aussagen über den Stand der Arbeiten – Fertigstellungsgrad – in einem Arbeitspaket, Abweichungen und Maßnahmen (vom Arbeitspaketverantwortlichen an den Projektleiter bzw. an den Lenkungsausschuss)

Ergebnisorientierte Projektberichte Inhalte Zyklus Sofortbericht (Ausnahmebericht, Blitzbericht) „größere“ Abweichungen (z. B. solche, die über vereinbarte „Korridor“werte hinausgehen) von den Projektzielen und entsprechende Maßnahmen Nur in Ausnahme-fällen Phasenabschluss- bericht Phasenabnahme- bericht) Darstellung der Phasenziele und –inhalte: Plan- und Ist-Stand, Begründung der Abweichungen, Abnahmebestätigung der Phase Phasenende Projektabschluss- Darstellung des Gesamtprojekts (s. Prpjektabschluss-prozess) und „“lessons learned“ für zukünftige Projekte Einmalig bei Projektende Abnahmeprotokoll (Abnahmebescheinigung) Bestätigung über Abnahme der Leistung u. U. mit vorbehalten durch den Qualitätsbeauftragten (an den QS-Meilensteinen) bzw. durch den Auftraggeber (Projektergebnisse) Bei Abnahme von Teil- oder Endergebnissen

Projekt-Statusbericht Der Projekt-Statusbericht enthält die verschiedenen Aspekte des Projekt-Fortschritts Termine, Aufwand, Kosten, Fertigstellungsgrad, Risiken Dazu wird jeweils das Soll, der aktuelle Stand und eine Vorschau dargestellt Der Projekt-Statusbericht berichtet auch über den Status der Offenen Punkte und der Change-Requests Das Reporting findet zu regelmäßigen, vereinbarten Terminen gegenüber dem Lenkungsausschuss statt (z.B. monatlich oder in größeren vereinbarten Abständen). Es kann schriftlich oder/und in Review-Meetings stattfinden. Eine Zusammenfassung des Statusberichts, der Situationsbericht, wird ggf. monatlich für das unternehmensweite Projektcontrolling (Projektbüro) erstellt, der die Soll- und Istwerte für das Projekt enthält. Dazu gehören der Aufwand, die Termine und Kosten (Multiprojektmanagement)

Inhalte eines Statusberichts: Beispiel Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abstract - Projektstatus im Überblick Status Status Termine Status Aufwand Status Kosten Status Leistung (Fertigstellungsgrad) Status Sonstiges Status Projektrisiken Empfohlene Maßnahmen Managementrelevante Fragen

Beispiel / Ampelverfahren: Projektstatus im Überblick Im Überblick über den Projektstatus kann man eine Ampeltabelle einbauen, die auf einen Blick zeigt, wo Probleme aufgetreten sind und wo alles glatt verläuft. Termin Aufwand Kosten Fertigstellungsgrad Risiko

Projektstatus im Überblick: Inhalte und Beispiel In diesem Abschnitt wird eine grafische Übersicht des Projektstatus nach den in den Spaltenköpfen angegebenen Kriterien zum jeweiligen Berichtsdatum aufgezeigt. Der Ampeldarstellung wird noch eine kurze Interpretation des Projektmanagers zum aktuellen Projektstatus hinzugefügt. Beispiel: Alle in diesem Zeitraum liegenden Arbeitspakete des Abrechnungssystem- Projektes wurden weitgehend fertiggestellt. Um dies zu erreichen, musste ein Mehraufwand von 15 MT (siehe Abschnitt Aufwand) erbracht werden. Der Mehraufwand wurde von einem externen Mitarbeiter geleistet, was höhere Kosten als geplant zur Folge hatte. Falls der Trend der Abarbeitung der Arbeitspakete weiterhin so positiv bleibt, werden alle zukünftigen Meilensteine gehalten werden können. Dies hat natürlich auch positive Auswirkungen auf den Endtermin des Projektes, der aufgrund dieser Entwicklung voraussichtlich eingehalten werden kann. Bezüglich des Risikos sind zur Zeit keine projektgefährdende Einflüsse erkennbar.

Status Termine: Inhalte und Beispiel Hier werden Erläuterungen zu den aktuellen Terminen der Meilensteine für Arbeitspakete und/oder Phasen aufgeführt. Beispiel: Der Meilenstein ”Datenmodell fertiggestellt” kann aufgrund des hohen Fertigstellungsgrades dieses Arbeitspaketes gehalten werden. Der Termininierungs-Trend sieht daher für diesen Zeitraum positiv aus.

Status Aufwand: Inhalte und Beispiel Hier werden Statusaussagen zum bisher geleisteten Aufwand im Projekt gemacht. Diese beruhen auf den Differenzsummen der erfassten Ist-Zeiten (aus dem Projekt-Controlling-Bericht) mit den geplanten Werten im Projektplan für den Berichtszeitraum. Der Projekt-Controlling-Bericht ist dem Anhang anzufügen. Beispiel: Geplanter Aufwand für das 20 MT Arbeitspaket ”Datenmodell erstellen” Erbrachter Aufwand 35 MT Zukünftig voraussichtlich zu erbringen 2 MT Der geplante Aufwand von 20 MT wurde um 15 MT überschritten. Bis zur Fertigstellung werden im nächsten Berichtszeitraum ca. 2 MT anfallen. Der Mehraufwand entstand durch die Einbindung einer weiteren Ressource in dieses Projekt für dieses Arbeitspaket aufgrund der Dringlichkeit der Terminhaltung.

Status Kosten: Inhalte und Beispiel In diesem Abschnitt werden Aussagen zu den bis zum Berichtszeitpunkt angefallenen Kosten und eine Gegenüberstellung mit den geplanten Kosten gemacht. Beispiel: Durch den Einkauf einer externen Ressource und den dadurch geleisteten Mehraufwand von 15 MT wurde der ursprüngliche Kostenrahmen um ca. 10.000 TDM überschritten.

Status Fertigstellungsgrad: Inhalte und Beispiel Hier wird die Begründung für die Einschätzung des Fertigstellungsgrades in der Ampeldarstellung erbracht. Der Fertigstellungsgrad spiegelt den geschätzten Abarbeitungsgrad von Arbeitspaketen / Phasen wieder. Der Abarbeitungsgrad ist ein Indikator für den Projektverlauf. Dies ist eine subjektive Einschätzung, die durch die Auswertung der Projektzeitberichte gekoppelt mit einem Walk-Through des Projektleiters zu ermitteln und im Projekt-Controlling Bericht zusammenzufassen ist. Weiterhin sind hier auch Einflussfaktoren zu nennen, die Auswirkungen auf den aktuellen Abarbeitungsgrad hatten wie z.B. Ausfall von Mitarbeitern, Schwerfälligkeit von Entscheidungen, usw. Beispiel: In diesem Zeitraum wurde das Arbeitspaket ”Datenmodell erstellen” bearbeitet. Folgender Abarbeitungsgrad wurde für die in diesem Arbeitspaket enthaltenen Aktivitäten ermittelt: Aktivität / Arbeitspaket Abarbeitungsgrad Attribute, Datentyp und Länge definieren 85 % Attribute beschreiben 70 % Geplant waren für beide Aktivität eine Abarbeitung von insgesamt 70% bis zu diesem Zeitpunkt. Positiver Einflussfaktor auf dieses Ergebnis war die Benutzung des Datenmodellierungstools, das die Erfassung der Attribute und der Beschreibungen erheblich vereinfachte.

Status Risiken: Inhalte und Beispiel In diesem Abschnitt sind Aussagen zu möglichen Risikofaktoren zu machen, die die Einschätzung in der Ampeldarstellung begründen. Beispiel: Die erwartete Erhöhung des Risikos durch die Einarbeitung und Einführung des Datenmodellierungstools hat sich nicht bestätigt. Es konnte sogar eine Erhöhung der Produktivität mit Hilfe dieses Werkzeuges erreicht werden (siehe Abschnitt Abarbeitungsgrad). Weitere Risikofaktoren sind zur Zeit nicht erkennbar.

Empfohlene Maßnahmen: Inhalte und Beispiel Nachdem der aktuelle Projektstatus in den obigen Kapiteln präsentiert und erläutert wurde, können hier Empfehlungen zur Verbesserung des Projektstatus vom Projektleiter ausgesprochen werden. Konkret entspricht dies der Frage: Was kann getan werden, um Statuskriterien die im gelben oder roten Bereich sind in den grünen Bereich zu bewegen und was hat dies dann für Auswirkungen ? Beispiel: Da Mitarbeiter Müller für ca. 3 Wochen ausfällt und er der einzige C++ Spezialist ist, kann die Implementierung des Abrechnungsmoduls vorerst nicht abgeschlossen werden. Andererseits erhöht diese Verzögerung noch mehr den Termindruck. Ich empfehle den Einsatz externer Expertise für diesen Zeitraum, um die Lücke zu schließen. Dies würde aber die Kosten um ca. 12.000 DM erhöhen.

Managementrelevante Fragen: Inhalte und Beispiel Hier sind im Laufe des Berichtszeitraumes aufgekommene Fragen aufzuführen, die nur vom Management ( Lenkungsauschuss oder Sponsor ) entschieden werden können. Dazu gehört auch der managementrelevante Auszug aus der Offenen Punkte Liste den Change Requests Beispiel: Wenn der Change Request Nr. 4711 zum jetzigen Zeitpunkt umgesetzt werden soll, bedeutet dies die Überschreitung des Projekt-Budgets um 20.000 DM. Ist der Lenkungsausschuss, insbesondere der Sponsor damit einverstanden ? Alternative wäre eine Verschiebung auf das nächste Release.

Beispiel eines Formulars: Statusbericht Quelle: W. Gruber, Arbeitsbuch Projektmanagement, WEKA Verlag 2003

Verteilen der Reports Die Projektreports sind an alle Empfänger entsprechend den Projektmanagement-Festlegungen frühzeitig vorher zu verteilen. Je nach Umfang der Dokumente und der Tragweite der zu treffenden Entscheidungen empfiehlt sich ein Zeitraum von ein bis zwei Wochen vorher. Dazu gehört ein kurzes Anschreiben (Einladung), in dem die Teilnehmer auf die Ziele und Besprechungspunkte des anstehenden Statusmeetings vorbereitet werden. Eine zu kurzfristige Verteilung kann dazu führen, dass die Teilnehmer unvorbereitet in die Sitzung kommen keine Entscheidungen treffen können