Einführung in das Projektmanagement (Kurzversion)

Präsentation zum Thema: "Einführung in das Projektmanagement (Kurzversion)"—  Präsentation transkript:

1 Einführung in das Projektmanagement (Kurzversion)
Anlage 1: Begriffsdefinitionen der Projektphasen Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Die vier Pfeile stehen für die Projektphasen Initialisierung, Planung, Durchführung und Abschluss.

2 Projektplanung Projektzielsetzung
Die Zieldefinition eines Projektes ist ein klar vorgegebener Punkt, an dem das Projekt zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein sauberer Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die Festlegung der Projektziele erfolgt im Projektauftrag und im Projektplan. ► Dokument: Projektziel Projektstrukturplan Wichtigstes Ziel des Projektstrukturplans ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten, Risiken und Unklarheiten, die während der Pro-jektstrukturierung auftauchen. Sie sollten markiert und festgehalten und während des Projektverlaufs besonders beachtet werden. Der Projektstrukturplan wird soweit detailliert, bis allen Aktivitäten der untersten Ebene (Arbeitspaket) genau ein Verantwortlicher zugeordnet wird. ► Dokument: Projektstrukturplan Terminplanung Im Rahmen der Projektablaufplanung werden die im Projektstrukturplan ermittelten Arbeitspakete in eine logische zeitliche Abfol-ge der Arbeitsausführung gebracht. Als einfaches Hilfsmittel bietet sich die Darstellung in Form eines Flussdiagramms an. Die Terminplanung wird meist in Einheit mit der Ressourcenplanung durchgeführt. ► Dokument: Zeitplan Projektorganigramm Projekte erfordern aufgrund ihrer Komplexität das Zusammenwirken verschiedener Bereiche. Für die effiziente Projektab-wicklung wird eine eigene Projektorganisation aufgebaut, die nur für die Dauer eines Projekts existiert. Sie besteht im Kern aus dem Auftraggeber, Projektleiter und dem Projektteam. Wenn der Projektstrukturplan und die Zuordnung der darin enthaltenen Arbeitspakete zu den Verantwortlichen eindeutig ge-troffen ist, lässt sich das Projektorganigramm aufbauen. ► Dokument: Projektorganigramm Oft wird einem greifbaren "Kümmerer" in der Praxis ein Auftrag mit den Worten „kümmern Sie sich mal!" erteilt. Die Projektinitialisierung hat zum Ziel, sich vorher ausreichend Zeit zur Klärung Ihrer Projektvorstellung (oder der Ihres Auftraggebers) zu nehmen, um zu verhindern, dass…

3 Projektplanung Projektressourcenplanung
Im Rahmen der Ressourcenplanung erstellt der Projektleiter das zur Realisierung des Projektergebnisses erforderliche Mengengerüst. Die Ressourcenplanung beantwortet damit die Frage, mit welchen Mitarbeitern, in welchem Umfang das Projekt besetzt wird und welches Equipment und Material in welcher Quantität benötigt wird, um die notwendigen Projektaktivitäten durchzuführen. Das größte praktische Problem der Ressourcenplanung ist die korrekte Abschätzung des Aufwands. Daher wird die Aufwandsabschätzung in Arbeitspakete aufgeteilt. Diese bilden dann die Grundlage für die Kalkulation der Projektkosten. Die Ermittlung der im Arbeitspaket notwendigen Ressourcen erfolgt durch den Arbeitspaket-Verantwortlichen. Kostenplanung Durch die Aufwandsschätzung für die Arbeitspakete ist der Bedarf an Einsatz- und Finanzmitteln bekannt. In der Kostenplanung werden den einzelnen Arbeitspaketen die voraussichtlichen Kosten zugeordnet. Die Summe der einzelnen Arbeitspakete ergibt die geplanten Projektkosten. ► Dokument: Vorkalkulation Risikoanalyse Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Eine sinnvolle Basis für die Risikofindung ist der Projektstrukturplan, den man auf jeder Ebene nach Projektrisiken durchsuchen kann. Risikopotenziale sind meist schon vor Projektbeginn erkennbar. Projektrisiken sollten dokumentiert werden. Die Risikobewertung ist in etwaige Vertragsverhandlungen mit einzubeziehen. In der Praxis wird Risikomanagement häufig nur als Krisenmanagement betrieben, also wenn es zu spät ist. Um das zu ver-hindern ist es wichtig, dass Risikoanalyse und Risikomanagement frühzeitig beginnen und regelmäßig wiederholt werden. ► Dokument: Risikoanalyse Kick-Off-Meeting Das Projekt-Kick-Off ist die erste offizielle Sitzung des Projektteams, nachdem der Projektauftrag erteilt wurde. Es soll in erster Linie den Teammitgliedern Gelegenheit geben, sich über das Projekt zu informieren, sich gegenseitig kennenzulernen und ge-meinsame Spielregeln für die Teamarbeit festzulegen. ► Dokument: Kick-Off-Meeting Oft wird einem greifbaren "Kümmerer" in der Praxis ein Auftrag mit den Worten „kümmern Sie sich mal!" erteilt. Die Projektinitialisierung hat zum Ziel, sich vorher ausreichend Zeit zur Klärung Ihrer Projektvorstellung (oder der Ihres Auftraggebers) zu nehmen, um zu verhindern, dass…

4 Projektdurchführung Projektstatusberichte / Kostenberichte
Der Projektstatusbericht ist ein Dokument, das der Projektleiter erstellt, dabei greift er auf andere Dokumente, Grafiken und Daten zurück. Er dient vor allem dazu, die Entscheider über den Status des Projekts zu informieren. Ziel ist es den Entscheider über den Projektverlauf in der Form zu unterrichten, dass er schnell erkennen kann, ob es Probleme im Projekt gibt. Der Kostenbericht ist ein Dokument, dass seine Quelle in anderen betriebswirtschaftlichen Systemen hat. Im Fall des PM-Portals des DLR können tagesaktuelle SAP-Berichte aufgerufen werden. ► Dokument: Statusbericht, SAP-Bericht Projektlogbuch Im Projektlogbuch werden die Projektdaten in einem Titelblatt zusammengefasst. Es werden alle wichtigen Ereignisse während der Durchführung des Projekts dokumentiert. Somit kann man jederzeit den vollständigen Überblick über das Projekt erhalten. Insbesondere Projektmitglieder, die erst im Laufe des Projekts hinzustoßen, können sich so schnell und umfassend mit der Historie des Projekts vertraut machen. ► Dokument: Projektlogbuch Meilensteintrendanalyse Ein bewährtes Instrument für das Termincontrolling eines Projekts bietet die Meilensteintrendanalyse. An regelmäßigen Berichtszeitpunkten wird die Terminplanung des Projekts durch die Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst. Aus dem Kurvenverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projekts ableiten. Die Meilensteintrendanalyse zeigt deutlich Trends an und ist damit ein zukunftsbezogenes Instrument. Durch die einfache Interpretation eignet sie sich für Präsentationen des Projektstatus‘ in Projektteam-Besprechungen. ► Dokument: Meilensteintrendanalyse Risikomanagement Risikomanagement beschäftigt sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die gesamte Projektab-wicklung. Es bezieht sich in der Regel auf die Projektzielgrößen Leistung, Termine und Kosten. Oft wird einem greifbaren "Kümmerer" in der Praxis ein Auftrag mit den Worten „kümmern Sie sich mal!" erteilt. Die Projektinitialisierung hat zum Ziel, sich vorher ausreichend Zeit zur Klärung Ihrer Projektvorstellung (oder der Ihres Auftraggebers) zu nehmen, um zu verhindern, dass…

5 Projektabschluss Projektabschlussbericht
Der Projektabschlussbericht dokumentiert die wesentlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Er ist die letzte direkte Projektaktivität des Projektleiters. Wesentlicher Bestandteil ist die Analyse der Sachergebnisse bezogen auf die Zielsetzung bzw. Aufgaben-stellung. Der Projektabschlussbericht wird in der Regel vom Projektleiter und vom Auftraggeber unterschrieben. Der Bericht hat Vertragscharakter und dokumentiert eine erfolgte Projektabnahme. ► Dokument: Projektabschlussbericht Lessons Learned Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projekts gelernt wird. Durch das Zusammentragen der Lessons Learned kann ein positiver Projektabschluss erzielt werden, denn das Sammeln positiver und negativer Erfahrungen schafft eine positive Grundlage für weitere Projekte. Die Lessons Learned können gemeinsam mit dem Projektteam in dem Projekt-Abschluss-Meeting zusammengetragen werden. Die gesammelten Erfahrungen bieten eine Möglichkeit, die Richtlinien für die Projektabwicklung zu optimieren. ► Dokument: Lessons Learned Oft wird einem greifbaren "Kümmerer" in der Praxis ein Auftrag mit den Worten „kümmern Sie sich mal!" erteilt. Die Projektinitialisierung hat zum Ziel, sich vorher ausreichend Zeit zur Klärung Ihrer Projektvorstellung (oder der Ihres Auftraggebers) zu nehmen, um zu verhindern, dass…