Die wichtigsten Grundlagen und Regeln des Projektmanagements Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Die wichtigsten Grundlagen und Regeln des Projektmanagements Draft 1

Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Strategieberatung von Politik (Berater Nachhaltigkeitsstrategie Baden-Württemberg) Bürgerbeteiligung (Integriertes Projekt- und Beteiligungsmanagement) Führungskräftecoaching Projektmanagement Schulungen Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Agenda des Seminars Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Meta-Ebene von Projektmanagement Grundregeln des PM Aufbauorganisation des PM Ablauforganisation des PM Definitionsphase Planungsphase Berichtswesen Draft 1

Meta-Ebene von Projektmanagement Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Organigramm, Aufbau eines Unternehmens Orga.- Soziologie Best Practices, Lessons learned Regulierung latenter u. offener Konflikte Konflikt- Management Prozess- Management PM Ökonomisches Prinzip Moderation Projektleiter als Moderator, Methodenkompetenz Return on Project ROP Teamwork Teamfähigkeit, Teambuilding Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 1 Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Projektmanagement lebt von Ordnung (Strukturen schaffen), Disziplin (Strukturen einhalten) und Verbindlichkeit Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 1a Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Ordnung wird eingelöst durch die Projektarchitektur: Gremienlandschaft Berichtswesen Templates Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 1b Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Disziplin wird eingelöst durch die konsequente Befolgung der Berichtswege (Prozesse) sowie der Templates Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 1c Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Verbindlichkeit ist die Grundvoraussetzung für nachhaltiges Projektmanagement. Die Planung muss konsequent umgesetzt werden. Das gilt insbesondere für den Projektterminplan. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 2 Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Projekte sind dynamisch – aber keinesfalls flexibel! Gleiches gilt für die Projektleiter als Repräsentanten des Projektes. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 3 Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Aus dem Magischen Dreieck des PM gibt es kein Entrinnen! Goal Achievement Within the Financial Framework On Time Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 3a Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Projektmanager sind dynamisch. Sie zeichnen sich ferner durch folgende Eigenschaften aus: Eigenmotivation Selbstbeauftragung Belastbarkeit Selbständigkeit Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 4 Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 In Teamarbeit gilt: Man muss sich nicht mögen müssen – Professionalität muss gewährleistet sein! Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 4a Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Teamarbeit: Teambuilding ist kein Wunschkonzert. Ressourcen – insbesondere gute Mitarbeiter – sind knapp. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 4b Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Teamarbeit: Teamentwicklung kann keine Wunderdinge vollbringen. Es geht bei der TE darum, Professionalität sicher zu stellen. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 4c Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Teamarbeit: Sicherstellung der Professionalität im Team ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben des Projektleiters. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Regel # 5 Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Führung des Projektteams: Die Verantwortung muss auf mehrere Schultern verteilt werden, beispielsweise durch die Funktionen: Teilprojekt-Leiter Arbeitspaket-Verantwortliche(r) Meilenstein-Verantwortliche(r) Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Aufbauorganisation Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Totale Projektorganisation Stabs-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Draft 1

Totale Projektorganisation Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Die Projektgruppe wird für die Projektdauer vollständig aus der Fachabteilung herausgelöst. Für die Dauer eines Projektes wird eine ‚Abteilung auf Zeit‘ gegründet (mit eigenem Abteilungskürzel und Abbildung im Organigramm). Der Projektleiter hat großen Einfluss. Kompetenzabgrenzungsprobleme sind weniger häufig, weil die Projektgruppen voll dem Projektleiter unterstehen. Projekt verfügt über eigenes Budget / eigene Kostenstelle / eigene Mitarbeiter. In akuten Problemsituationen: Task Forces! Draft 1

Stabs-Projektorganisation Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Die Projektgruppe wird für die Projektdauer nicht aus ihrer Abteilung herausgelöst, d. h. sie untersteht wie bisher der Fachabteilung. Der Projektleiter hat nur die Aufgabe der Koordination und damit weniger Einfluss auf das Projektgeschehen. Die Macht liegt bei der Fachabteilung. Draft 1

Matrix-Projektorganisation Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Die Projektgruppe wird für die Dauer des Projektes aus der Abteilung teilweise herausgelöst. In Spezialfragen untersteht sie der Fachabteilung (z. B. kaufmännisch bezogen) und in Projektfragen dem Projektleiter (z.B. bei Problemen mit technischem Bezug). Draft 1

Matrix-Projektorganisation Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Unternehmensleitung Beschaffung Produktion Absatz Projekt A disziplinarische Weisungsbefugnis Projekt B fachliche Weisungsbefugnis Projekt C Draft 1

Ablauforganisation – P. Phasen Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Phasen-Modell Projekt-Definition Projekt-Organisation Projekt-Planung Projekt-Durchführung Projekt-Abschluss Projekt-Ziel-Erreichung Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Projektphasen Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Voraussetzung für einen guten Projektstart ist die Definitionsphase. Hier klärt der Projektleiter mit seinem Auftraggeber die Ziele ab und prüft das Projekt auf seine Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Ergebnis ist der verabschiedete Projektauftrag. Definition Organi-sation Planung Realisie-rung Abschluss Definitionsphase, umfasst Projektgenese Zielbestimmung Stakeholderanalyse Potentialanalyse Grobplanung Durchführbarkeitsprüfung Wirtschaftlichkeitsnachweis Projektauftrag Lasten-/ Pflichtenheft Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Planungsphase Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Die Projektplanung ist die vorausschauende Festlegung der Projektdurchführung im Rahmen der Projektablauforganisation – durchdacht, gründlich, belastbar Die PP umfasst folgende Bereiche: Aufgabenplanung Terminplanung Personalplanung Sachmittelplanung Kostenplanung Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Planungsphase Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Planung Projektstrukturplan (Aufgabenplanung) Aufbau- organisation Ablauf-, Terminplanung Kapazitätsplanung Kostenplanung Aufg./Kompet. Maschine Material Entw.-budget Projektteam Netzpläne Personal Projektbudget Balkenpläne Controlling Steuerung Draft 1

Planungsphase - Methoden Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Eine systematische, zielorientierte Planung auf der Basis des Projektauftrages ist Grundlage jeder erfolgreichen Realisierung. Die Planung muss sorgfältig Schritt für Schritt und realitätsbezogen durchgeführt werden, um die im Projektauftrag definierten Ziele zu erreichen (vgl. S. 25). Planungsarten, -methoden: - Projektstrukturplan was? (Teilaufgaben) - Projektablaufplan was? in welcher Abfolge? - Terminplan was? wer? wann? - Kapazitätsplan was? wer? wie viel? - Kostenplan wann? wie viel? - Qualitätsplan wie? Draft 1

Planungsphase – Methoden (I) Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Zunächst wird das Projekt in überschaubare und abgrenzbare Aufgaben zerlegt, um eine Übersicht aller Aktivitäten zu erhalten. Anschließend sind die gesamten Aktivitäten zu ordnen. Die geordneten Aktivitäten werden durch eine hierarchische Gliederung zu einem Projektstrukturplan (PSP) zusammengeführt. Der PSP ist die Basis für die Ablauf-, Zeit-, Kapazitäts- und Kostenplanung. Bsp.: Hausbau Hausbau 1 Rohbau 2 Ausbau 3 Außenanlagen 1.1 Erdarbeiten 2.1 Estrich 3.1 Garten 1.2 Fundament, Mauerwerk 2.2 Sanitär, Heizung 3.2 Zaun 1.3 Dach 2.3 Elektro 3.3 Vorplatz 1.4 Fenster, Türen 2.4 Innen-, Außenputz Draft 1

Planungsphase – Methoden (II) Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Nachdem Sie festgestellt haben, was Sie alles machen müssen, ist nun die Reihenfolge der Abarbeitung Ihrer Arbeitspakete zu bestimmen. Dazu wird ein Projektablaufplan erstellt. Projektablaufplan ‚Hausbau‘ 1.3 Dach 3.1 Garten 1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk 1.4 Fenster, Türen 2.4 Innen-, Außenputz 3.2 Zaun 2.2 Sanitär, Heizung 2.1 Estrich 3.3 Vorplatz 2.3 Elektro t Draft 1

Planungsphase – Methoden (III) Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Projektterminplanung: Der Terminplan gibt Auskunft, wann und von wem welche Ergebnisse vorliegen müssen (vgl. ‚Aktionsplan‘). Sie ermitteln dazu für jedes Arbeitspaket den Anfangs- und Endtermin, die Verantwortlichen und Beteiligten. Die Arbeitspakete können als Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) über die Zeitachse dargestellt werden. Excel oder MS Project Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Berichtswesen Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Für alle Berichte werden entsprechende Formulare (Templates) angelegt. Die Templates (s.u., Kap. III. und IV., ebenso Anlage) enthalten nur die wesentlichen Informationen. Für jedes Projekt ist ein Projektordner anzulegen. Darin werden alle Berichte, unterteilt nach den jeweiligen Projektphasen, übersichtlich gesammelt. Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Templates Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Projektauftrag Stakeholderanalyse Risikoanalyse Berichtswesen Formular ‚Aufbau des Projektteams‘ Checkliste ‚Kick-off-Meeting‘ Arbeitspaketbericht Meilensteinbericht Statusbericht Projektabschlussbericht Checkliste ‚Projektabschlusssitzung‘ Draft 1

… geordnet nach P.-Phasen Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Draft 1

Taking Control in Pensions Planning 1999 Literatur Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Baguley, P.: Optimales Projektmanagement, Niedernhausen/Ts. 1999 Boy, J., Dudek, C., Kuschel, S.: Projektmanagement, 6. Aufl., Offenbach 1999 Gassmann, O. (Hrsg.): Praxiswissen Projektmanagement. Bausteine – Instrumente – Checklisten, München 2005 Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen, München 1991 Meier, R.: Projektmanagement; Offenbach 2004 Peipe, S.: Crashkurs Projektmanagement, 2. Aufl., Freiburg i. Br. 2005 Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. [www.gpm-ipma.de] Project Management Institute (PMI) [www.pmi.org] www.projektmagazin.de www.pm-handbuch.com www.ganttproject.biz Draft 1

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Taking Control in Pensions Planning 1999 3 May 1999 Kontakt: Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige 18 70180 Stuttgart E-Mail: post@kommunikationsbuero.com Telefon (Sekretariat): 0711 – 259 717 – 22 Draft 1