des Zentrums Radiologie Eignung der Multimomentaufnahme zur Erfassung der Arbeitsabläufe einer komplexen Funktionseinheit im Krankenhaus am Beispiel des Zentrums Radiologie Reifenrath, H.1, Haack, C.1, Rosenthal, H.², Lanfermann, H.³, Müller-Heine, A.4 , Lierse, M.1 und Tecklenburg, A.1 1 Institut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement, MHH, ² Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie, MHH, ³ Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie, MHH, 4 Zentrum Biometrie, Medizinische Informatik und Medizintechnik, MHH ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement

Klinische Krankenhausprozesse Hochkomplexe Abläufe Verzahnung Abteilungen / Professionen Zeitversetzte Parallelität Geringer Planungshorizont „Paraprozessuale“ Aufgaben der Mitarbeiter Darstellung und Analyse Sinnvoll für ökonomische Bewertung Notwendig für Prozessoptimierung

Untersuchungsmethoden Prozessanalyse „…bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.“ 1 Multimoment-Häufigkeits-Studie (MMH) „… wird als ein Stichprobenverfahren definiert, dass statistisch abgesicherte Aussagen über die zeitliche Struktur beliebiger Vorgänge zulässt.“ 1 1Online Ressource: Wikipedia.de, Stand 5.3.2011

Merkmale der Untersuchungsansätze Prozessanalyse Darstellung Kernprozess Zeiterfassung [min] Erhebung aufwendig Zeitraum je Prozess einige Tage Störgrößen im Prozess erkennbar Geeignet für Einzelprozesse MMH Darstellung Arbeitsabläufe Arbeitsanteilserfassung [%] Beobachtung einfach Zeitraum: Mehrere Wochen Störgrößen des Arbeitsplatzes erkennbar Geeignet für komplexe Arbeitsabläufe

Studienobjekt: Zentrum Radiologie Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie Gerätetechnische / Räumliche Zusammenlegung im SPIC (Strategische Partnerschaft Imaging Center) Aufgabenstellung Teilprojekt „Workflow“ Konzepterstellung SOLL-Prozess IST-Analyse in beiden Abteilungen Viele „paraprozessuale“ Tätigkeiten – Prozessanalyse ungeeignet

Durchführung MMH Σ 25.000 Beobachtungen in 40 Arbeitstagen Arbeitsplatzspezifisch: 17 - 22 Abläufe 15 Arbeitsplätze (80 Personen) 3 CT, 3 MRT, 3 Angiographien, 3 Röntgen, 1 Sonographie, 1 Servicepoint, 1 Archiv ~1000 Beobachtungen (Konfidenzintervall < 7%) 7°° - 19°°Uhr : 20 Rundgänge Σ 25.000 Beobachtungen in 40 Arbeitstagen Abb. REFA Standardprogramm Mulitmomenthäufigkeitsstudie, Grap, R. Produktion und Beschaffung

Ablaufarten z.B. Ärzte: 21 Ablaufarten Indikationsprüfung, Prüfung Vorbefunde, Protokollfestlegung fehlende Informationen sammeln Vorbereitung/ Aufklärung Patient Befundung/ Nachbearbeitung Eigenuntersuchungen Befundung/ Nachbearbeitung Fremduntersuchungen Patientengebunden Tätigkeit /Scanbegleitung Befundfreigabe Befunddemonstration oder Besprechung mit externen Kollegen Konferenz, Vorbereitung/-nachbereitung Studienpatienten (Auftragsstudien) Forschung (Publikation, eigene Studien durchführen) Lehre (Studenten) Qualitätssicherungsdokumentation / Erlössicherung (OPS) Administration (Dienstplan, etc.) Warten auf Patienten Arbeitsunterbrechung Gerätestörung Warten auf internen Kollegen Weiterbildungsveranstaltung (Befund-) Besprechung/ Beratung mit internen Kollegen Wegezeiten Pause / Sonstiges z.B. Ärzte: 21 Ablaufarten 9 Arten als „unerwünscht“ beurteilt Arbeitsplätze: Oberärzte: CT, MRT, Angiographie, Allgemein Ärzte: Modalität, „Vordergrund“, Sonographie MTRA: Modalitäten Funktionspersonal: Servicepoint, Archiv

Rundgangsplanung

Ergebnisse Methodik Erhebung 14 Arbeitsplätze / 80 Personen in 15 Minuten Befragung bei geistiger Tätigkeit notwendig Geringe Störung des Arbeitsablaufes Hohe statistische Aussagekraft Keine Rückschlüsse auf Gründe der Arbeitsanteile Anteilige Arbeitszeit indirekt über Anzahl Personen und Beobachtungszeit MMH gut geeignet um Arbeitsabläufe komplexer Krankenhausabteilungen zu erheben

Ergebnisse Zeiten / Tag (Beispiel CT) Konferenzen Zeitbedarf Radiologie ~ OA 84 min / A 161 min = 245 min (ca. 4h Arbeitszeit) Zeitbedarf Neuro: ~ OA 105 min / A 42 min = 147 min (ca. 2,5 h Arbeitszeit) Notfälle / ungeplante Patienten Zeitbedarf Radiologie :~120min/15 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40min /10 min. Gerätezeiten: 60 – 160 Minuten Fehlende Informationen beschaffen: Zeitbedarf Radiologie :~ 160 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 65 min. Terminplanung Station Zeitbedarf Radiologie :~ 75 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40 min. Warten auf Patienten Zeitbedarf Radiologie :~ 60 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 90 min. Formel: TA [%] x Beobachtungszeit [min/%] x Anzahl Mitarbeiter [n] = Manpower [min]

Ergebnisse MMH Vergleichbare Arbeitsplätze  deutliche Unterschiede Subjektive Anteile <> gemessene Anteile Rückschlüsse auf Arbeitszeiten sehr hilfreich Personaleinsatz, Geräteauslastung Grundlage für qualitative Ursachenanalyse Gezielte Schwachstellenanalyse Ableitung des Soll Prozesses Priorisierter Maßnahmenkatalog MMH mit visualisiertem Workflow zur Schwachstellenanalyse und Prozessgestaltung sehr gut geeignet.

Diskussion MMH geeignet bei dauerhaft besetzten Arbeitsplätzen Befragung bei geistiger Tätigkeit Alternativ: Personenbezogene Erfassung (per PDA) Schwachstellenanalyse und Workflow Optimierung Ökonomische Bewertung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! MMH an der MHH Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !