Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (1/9) Aufgabenstellung: Lesen Sie die nachfolgenden Statements der Projektleiter und der 4 PJM-Arbeits- gruppen. Erarbeiten Sie die Ihrer Meinung nach 3 wichtigsten organisatorischen und die 3 wichtigsten kulturgestaltenden Aktionsfelder. Wie sieht Ihr Konzept zur Verbesserung der Projektorganisation des Unter- nehmens aus?

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (2/9) Statements der Projektleiter: a) vom Lenkungsausschuß eingeforderte Verhaltensweisen:  Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen “sich sichtbar hinter die Projekt- arbeit stellen”. Dazu zählen “Motivation geben”, “Anerkennung für die Projektarbeit vermitteln”, “positive Ausstrahlung entfalten” und “Interesse an Ergebnissen zeigen”;  Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen selbst PJM-Know-how aufbauen. Dazu zählen: “Zeit für Diskussion (insbes. Zielfindung) nehmen, nicht abwürgen”, “Vorleben der PJM-Instrumentarien” und “mehr Teamgeist im Lenkungsausschuß entwickeln”; b) vom Lenkungsausschuß eingeforderte Verfahrensschritte  Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen Monitoring installieren. Vorschläge der Projektleiter: “Regelmäßige Kontrolle der Projektdokumentation”, “Aktive Auseinandersetzung mit laufenden Projekten” und “Sitzungen des Lenkungsausschusses in kurzen, regelmäßigen Abständen durchführen”;  Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollen die Kommunikation über die Projektarbeit sicher stellen. Vorschläge der Projektleiter: “aushängen von laufenden Projekten und Projektleitern”, “kommunizieren von Projekten im Bistro”, “Stellung der Projektleiter im Unternehmen kommunizieren”, “Kommunikation mit den Linienvorgesetzten” und “der Lenkungsausschuß soll auch sich selbst im Unternehmen bekannt machen”;  Ggfs. soll die ISO-Dokumentation von Projektmanagement als Verfahren bei Skoda vor- genommen werden.

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (3/9) Worskshopteilnehmer-Abfrage (5 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 1 1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM bei der Durchführung von Projekten? Allgemeine Rahmenbedingungen Verhandelbare Rahmenbedingungen Zeit einräumen Entlastung von Informationszulieferern Internas nicht zu verbreiten Mithilfe bei abteilungsübergreifenden Projekten (Weisung) Abschlußprämie (Urlaub, Geld) Klare Vergabe von Verantwortung Eindeutige Klärung der Kompetenzen Freistellung von Linienaufgaben Stand der Dinge durchgeben Über Projektmanagementkultur alle Mitarbeiter im Unternehmen informieren Vernünftige Zeitvorgaben Angemessenes Budget ($) Realisierbare Ziele/Aufgaben Klare Ziele und Aufgaben

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (4/9) 2. Wo sehen wir Klärungsbedarf? Wer hat Kompetenz, Gruppenmitglieder festzulegen? Wer legt Projekt und Mitarbeiter fest? Welche Priorität hat PJM im Unternehmen? Wann fällt ein Projektstartschuß? Wer legt die Projektinitiierung fest? Wie rekrutiere ich die Projektgruppe? Kann man ein Projekt verweigern? Wie viele Projekte sollen eigentlich gleichzeitig vorangetrieben werden? Wie sollen Mitarbeiter eingebunden werden, die nicht am Seminar teilgenommen haben? Eventuell Änderung der Stellenbeschreibung. 3. Welche organisatorischen Veränderungen sind notwendig? Raum zur Verfügung stellen. Gründung Projektausschuß. Gremium bilden, das Projekte koordiniert. Kultur der “Linie” muß im Projekt weichen.

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (5/9) Teilnehmer-Abfrage (5 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 2 1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM bei der Durchführung von Projekten? Personalplanung Prioritäten + Ziele Kontinuität Zeitmanagement Festlegung der “RICHTIGEN” Gruppen-mitglieder Erlaubnis, während der Arbeitszeit an dem Projekt zu arbeiten Moralische Unterstützung, Akzeptanz Vorgabe Zeitplan und Freistellung der Gruppenmitglieder Freistellung der Projekt-mitarbeiter Übersicht, wer alles an Projekten arbeitet Einbindung aller Mitarbeiter sowohl Innendienst als auch Aussendienst Objektive Bewertung des Stellenwertes des Projekts Vernünftige, übersichtliche Projekte schaffen Keine erheblichen Zusatz-arbeiten (od. zusätzl. Klein-projekte) während der Dauer des eigentlichen Projektes Klare Aufgabenstellung Keine Überschwemmung mit Projekten Regelmäßiges Treffen mit Koordinationsausschuß Machbare Delegation nach oben. Im Sinne des Projekt-leiters und des Projektes Klare Zeitrahmen (Termine)

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (6/9) 2. Wo sehen wir Klärungsbedarf? Klärung der Frage nach der Generalität, wenn Projektmanagement gelebt wird! Was ist Projekt und was nicht? (V. d. Arbeit, die schon gemacht wird) Wie weit darf das Alltagsgeschäft unter dem Projekt leiden? Was bis wann? Grundsätzliche Organisation. 3. Welche organisatorischen Veränderungen sind notwendig? “Hierarchien” verändern. Transparenz und Bewußtsein schaffen. Projektmitglieder müssen (personell) vertretbar sein. Schaffung der notwendigen Ressourcen in allen Bereichen. Übertragung von Kompetenzen. “Gewichtigkeit” des Projektleiters definieren. Zeitplanung intern überdenken. Regelmäßiges Projektleitertreffen.

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (7/9) Teilnehmer-Abfrage (6 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 3 1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM? Prioritäten + Ziele Kontinuität Zeitmanagement Entscheidungsfreiheit für Projektleiter Auswahl zum Projektteam Wer ist in der Projektgruppe? Klare Anweisung OK zur Projektarbeit Zeit Welche Zeitrahmen? Evtl. wichtige Infos bzw. Unterlagen Finanzielle Mittel Wie ist der Finanzrahmen? Räumlichkeiten Dafür Sorge tragen, daß andere Abteilungen koopera- tiv mitarbeiten Freistellung von Tagesarbeit

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (8/9) 2. Wo sehen wir Klärungsbedarf? Welchen Stellenwert bekommen zukünftige Projekte? Gewichtung der Projekte. Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit des Projektes. Unterstützung im Unternehmen. Befugnisse des Projektleiters. Welche Projekte laufen zur Zeit schon? 3. Welche organisatorischen Veränderungen sind notwendig? Aufbauorganisation Ablauforganisation keine konsequent umsetzen Kontrolle innerhalb der Projektgruppe Einigkeit im Hause Einführung eines Vorschlagswesens Akzeptanz schaffen intern/extern Informationsaustausch verstärken

Fallstudie: Projektorganisation im Automobilvertrieb (9/9) Teilnehmer-Abfrage (4 Personen), Statements der Arbeitsgruppe 4 1. Welche Unterstützung erwarten wir von dem Koordinationsausschuß PJM? Raum und Zeit bereitstellen. Personal abstellen. Entscheidung für Einführung von einer PJM-Struktur. Rückendeckung Budget für Projekte Vorbereitende Maßnahmen für Einführung PJM (->PJM-Handbuch). Kompetenzen festelegen. Gehaltsstruktur an Projektfunktion festmachen. 2. Welche Orga-Veränderungen sind notwendig? Workflow-System einführen. Räumliche Voraussetzungen. Moderatoren Ausstattung. Sprechzeiten für Gremien festlegen. Info-System über alle laufenden Projekte. 3. Welchen Klärungsbedarf sehen wir? Wurde nicht abgefragt!