Projektorganisation Inhalt: Modelle der Projektorganisation Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion Ergebniserwartung: Kenntniserwerb bezüglich gängiger Projektorganisationsformen Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Projektorganisation: Begriffsbestimmung Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Realisierung eines Projektes. (DIN 69901) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Mindestbestandteile der Projektorganisation Auftraggeber Projektauftrag Bestimmung Projektleiter Genehmigung Zielsetzung / Planung Zuweisung Ressourcen Strategische Projektentscheidungen Prioritätsentscheidungen Projektleiter Projektvorbereitung und -planung Überwachung und Steuerung Herbeiführen von Entscheidungen Berichterstattung Dokumentation Führung des Projektteams Projektbearbeitende Stellen Mitwirkung bei Planung und Steuerung Termin-, Kosten- und fachgerechte Durchführung übernommener Projektaufgaben Informations- und Berichtspflicht Einhaltung projektorganisatorischer Regelungen Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Unterschiedliche Projektorganisationsformen Reine Projektorganisation Bei der Anwendung sind die Funktionsbereiche und die Branchen zu berücksichtigen. Projekt- größe Reine Projektorganisation Matrix- Projektorganisation Auftrags- Projektorganisation Einfluß- Projektorganisation Projektmanagement in der Linie Grad des Überschreitens von Bereichen Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Unterschiedliche Projektorganisationsformen Projektleitung in der Matrixorganisation Anzahl der Projekte Projektleitung in der Organisation Projektleitung in der Fachabteilung Steigende Größe und Komplexität Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Unterschiedliche Projektorganisationsformen Koordination Matrix Reine PO Bedeutung für Unternehmen Umfang des Projektes Unsicherheit bzgl. Zielerreichung Technologie Zeitdruck Projektdauer Komplexität Bedürfnis nach zentraler Steuerung Mitarbeitereinsatz Projektleiter-Persönlichkeit gering Standard mittel nebenamtlich (Stab) abhängig von groß kompliziert mittel Teilzeit (variabel) qualifiziert, sozialkompetent sehr groß neu hoch lang hauptamtlich vielseitig, sehr fähig Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einfluß-Projektorganisation Bei der Einfluß-Projektorganisation übt der Projektmanager eine Stabsfunktion ohne Weisungsbefugnis aus. Er verfolgt den Ablauf des Projektes und berät seinen Vorgesetzten über durchzuführende Maßnahmen. Alle Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse und daher auch die Gesamtverantwortung liegen beim Vorgesetzten des Projektmanagers. Bei der Einflußorganisation werden die das Gesamtprojekt betreffenden Koordinationsfunktionen formell nicht durch den Projektmanager wahrgenommen und Entscheidungen vom Projektmanager zu seinen Vorgesetzten bzw. zur Unternehmensleitung delegiert, was häufig zu einer Überlastung der Unternehmensleitung bzw. des Vorgesetzten des Projektmanagers führt. Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einfluß-Projektmanagement in einer funktionalen Stammorganisation Geschäftsführung Projektmanager Controlling Forschung und Entwicklung Einkauf Vertrieb Produktion Finanzen Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Reine Projektorganisation Bei der Reinen Projektorganisation werden die Kompetenzen formell auf den Projektmanager übertragen. Alle an der Durchführung eines Projektes beteiligten internen Organisationsteilnehmer werden dem Projektmanager unterstellt. Stammorganisation Projektorganisation Aus der Abbildung (Patzak, Rattay 1995) wird die Ausgliederung der Projektmitarbeiter aus der Stammorganisation und ihre direkte Unterstellung unter den Projektmanager ersichtlich. Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Reine Projektorganisation: Vorteile volle Konzentration auf das Projekt rasche Entscheidungsfindung aufgrund kurzer Kommunikationswege größere Entscheidungs- und Handlungsspielräume im Projekt starke Identifikation der Organisationsteilnehmer mit den Projektzielen Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Reine Projektorganisation: Nachteile Probleme bei der Mitarbeiterabstellung aus den Abteilungen der Stammorganisation Probleme bei der kontinuierlichen Auslastung der Organisationsteilnehmer Die Mitarbeiter sind von ihren Fachkollegen und damit von der Know-how Entwicklung der Stammorganisation abgeschnitten Rückgliederung der Mitarbeiter in die Abteilungen der Stammorganisation problematisch Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Objektorientierte Aufbauorganisation Unternehmensleitung Produktgruppe A Produktgruppe B Produktgruppe C Produkt A1 Produkt A2 Produkt A3 Produkt B1 Produkt B2 Produkt B3 Produkt C1 Produkt C2 Produkt C3 (aus RKW: PMF) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Funktionsorientierte Aufbauorganisation F & E Produktion Absatz Beschaffung Finanzierung Administration Unternehmensleitung Projekt- gruppe A gruppe B Projekt- gruppe A gruppe B Projekt- gruppe A gruppe B (aus RKW: PMF) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Gemischtorientierte Organisation eines Unternehmens Unternehmens- Gesamtaufgabe Planungs- und Entscheidungsprozeß Ausführungsprozeß Funktion Objekt Funktion: Tätigkeiten, wie z.B. Fertigen, Verkaufen, Finanzieren Objekt: Materieller oder immaterieller Natur, wie z.B. Produkt, Kunde, Gebiet Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Formen der Aufbauorganisation Linienorganisation Stablinienorganisation Matrixorganisation Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Die Ablauforganisation: Begriffsbestimmung Der Ablauforganisation kommt die Aufgabe zu, den Arbeitsprozeß zu strukturieren. Diese Strukturierung erfolgt entweder im Rahmen der gegebenen Aufbauorganisation oder löst eine Änderung der Aufbauorganisation aus. Die Projektorganisation plant, steuert und überwacht das Vorgehen bei der Strukturierung der Ablauforganisation. Ausgangspunkt für die Ablauforganisation die Problemerkennung. Daran schließt sich die Problemanalyse und die Projektplanung an. Der Organisations- bzw. Projektauftrag enthält dabei die Aufgabenstellung für eine ablauforganisatorische Tätigkeit. Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Die Ablauforganisation: Aufgaben Die ablauforganisatorische Systementwicklung gliedert sich in drei Hauptaufgaben: Systemanalyse: Systemgestaltung: Systemeinführung: Um ein neues System entwickeln zu können, ist es erforderlich, das bisherige System einschließlich seiner Schwachstellen zu kennen. Ferner müssen die Anforderungen an das neu zu erstellende System detailliert in Erfahrung gebracht werden. Daher ist die Durchführung einer Systemanalyse erforderlich. Die Erkenntnisse der Systemanalyse bilden dann die Grundlage für die Neu- und Umgestaltung des Systems bis zur Einführungsreife. Ist das System einführungsreif, so ist es in dem Unternehmen, für das es gestaltet wurde, zu implementieren bzw. zu realisieren. Den Abschluß der ablauforganisatorischen Aufgabenstellung bildet die Kontrolle, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden. (nach Patzak) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Vor- und Nachteile der Grundformen der Aufbauorganisation Funktionsorientierte Aufbauorganisation Objektorientierte Aufbauorganisation Vorteile Sie entspricht dem Bearbeitungsfluß im Unternehmen. Sie bietet Spezialisierungsmöglichkeiten in betrieblichen Funktionen. Sie fördert das Ressortdenken, d.h. die Verbindung zum Produkt fehlt. Die wirtschaftlichen Ziele beschränken sich mehr auf Eigenbeeinflußbarkeit, weniger auf den Gesamtnutzen. Es ist ein hoher Koordinationsaufwand zwischen den Funktionsbereichen erforderlich. Entscheidungen werden produktbezogen und dadurch schneller getroffen. Vorgabe von Gewinnzielen auf einzelne Organisationseinheiten ist möglich. Fixkosten lassen sich verursachungsgerecht auf die Produkte verrechnen. Keine Spezialisierungsvorteile, da die betrieblichen Funktionen dezentral ausgeführt werden. Sie eignet sich nicht für Unternehmen mit stark differenzierter Produktpalette. Nachteile Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Linienorganisation Bei der Linienorganisation sind alle Abteilungen in einen einheitlichen Instanzenweg eingegliedert. Von der Unternehmensleitung bis zum Arbeiter existiert eine eindeutige hierarchische Linie der Weisungsbefugnis und Verantwortung. Verrichtungszentralisation Einfachunterstellung Ausschließlich Vollkompetenz Kennzeichnende Merkmale: Die Linienorganisation ist durch eine „reine“ Baumstruktur gekennzeichnet. Jede Stelle hat einen einzigen Vorgesetzten, jeder Vorgesetzte hat mehrere unterstellte Mitarbeiter. Es handelt sich um eine Organisationsform mit autoritärer Stellung des Vorgesetzten. Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Linienorganisation: Struktur Teilefertigung Montage Verkauf Faktura Disposition Einkauf Fertigung Vertrieb Beschaffung Leitung (nach Patzak,Rattay) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Linienorganisation Vorteile: Eindeutige Unter- bzw. Überstellungsverhältnisse Einheitliche Kommunkations- und Berichtswege Klare Aufgaben-, Befugnis- und Verantwortungsabgrenzung Vorgesetztenausgerichteter Entscheidungsprozeß Gute Übersichtlichkeit Einfache Steuer- und Betreubarkeit der Mitarbeiter In größeren Unternehmen Überlastung der Führungskräfte Zusammenarbeit und Teamwork sind erschwert Gefahr der Bürokratisierung Geringe Entscheidungsqualität, da keine Spezialisierung gegeben ist Betonung des hierarchischen Denkens Nachteile: (nach Patzak) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Stablinienorganisation Bei der Stablinienorganisation handelt es sich um eine Variante der Linienorganisation, bei der gewisse Funktionen im Rahmen einer Stabsstelle erfüllt werden. Der Instanzenweg wird beibehalten. Einzelnen Instanzen können jedoch Stabsstellen zugeordnet werden, die eine vorbereitende, planende, überwachende und beratende Funktion wahrnehmen. Die Stabsstellen verfügen jedoch über keinerlei Weisungsbefugnis. Verrichtungszentralisation Einfachunterstellung Voll- und Teilkompetenz Kennzeichnende Merkmale: Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Stablinienorganisation: Struktur Teilefertigung Montage Verkauf Faktura Disposition Einkauf Fertigung Vertrieb Beschaffung Leitung Organisation Wertanalyse (nach Patzak,Rattay) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Stablinienorganisation Vorteile: Entlastung der Führungskräfte von Aufgaben Bessere Entscheidungsqualität durch Einbeziehung von Spezialisten Ausgleich zwischen dem Spezialistendenken und der Gesamtbetrachtung durch die Linie Einheitlicher Instanzen- und Kommunikationsweg Klare Zuständigkeitsabgrenzung Konfliktmöglichkeit zwischen der Linien- und der ihr zugeordneten Stabsstelle Gefahr der Überdimensionierung der Stabsstelle - Wasserkopfbildung Manipulationsmöglichkeit der Stabsstelle durch ihr Spezialwissen Geringere Entscheidungstransparenz Gefahr der Trennung der Führungsmannschaft eines Unternehmens in Manager und Technokraten Nachteile: (nach Patzak) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Matrixorganisation Die Matrixorganisation ist eine Kombination von funktionsorientierter und objektorientierter Organisationsstruktur. Objektstellen können z.B. bestimmte Projekte sein. Typische Funktionsbereiche sind dagegen z.B. Fertigung und Konstruktion. Bei dieser Organisationsform kooperieren die verschiedenen Bereiche miteinander, ohne daß die übergeordnete Leitungsinstanz eingeschaltet wird, wie es bei einer Linienorganisation der Fall wäre. Eine gute Kommunikation ist hier sehr wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Objektzentralisation Mehrfachunterstellung Vollkompetenz oder Teil- und Vollkompetenz Kennzeichnende Merkmale: Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Matrixorganisation Unternehmensleitung Forschung & Entwicklung Beschaffung Produktion Absatz Finanzierung Administration Projekt Neuprodukt A Projekt Sortiment B Projekt Neuverfahren Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Matrixorganisation Vorteile: Sicherung der Unternehmenseinheitlichkeit Nutzung von Spezialisierungsvorteilen Entlastung der Geschäftsleitung Problemlösung durch Spezialisten Flexibilität und Reaktionsfähigkeit Konfliktgefahr durch Mehrfachunterstellung Gefahr des Eingehens unbefriedigender Kompromisse Bedarf an vielen Führungskräften Hohe Kostenintensität Tendenz zur Bürokratisierung Nachteile: (nach Patzak,Rattay) Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement