„GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil 2 Jän. 2009 Vortragender: Ing. Rainer VOLK BSc

Inhalte Erster Tag (Okt. 2008) Zweiter Tag (Jän. 2009) Der Projektbegriff Das magische Projektmanagement Dreieck Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten Projektzieldefinition Der Projektauftrag Projektumwelten / Projektstakeholder Basiselemente der Projektplanung inkl. Projektstrukturplanung Zweiter Tag (Jän. 2009) Grundlagen der Anforderungsanalyse Grundlagen des Risikomanagements Grundlagen von Aufwandschätzungen Ressourcenplanung, Kostenplanung und Terminplanung Projektdurchführung, Projektcontrolling und Projektsteuerung Projektdokumentation Change Management Der Projektabschluss Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Was kennzeichnet ein Projekt? Merkmale eines Projektes Zeitliche Ziele (Start- und Endtermin) Inhaltliche Ziele (relative) Neuartigkeit bzw. Einmaligkeit Ressourcenverbrauch Komplexität Daraus entstehende Konsequenzen (Projekt)Risiken (Projekt)Managementmethoden Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiele für historische Projekte Große historische Projekte Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) – z.B. Bau der Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) Apollo-Programm (1968 – 1972) Schrittweise Realisierung des Ziels 2.000 Institutionen und Firmen 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $ Umzug des Flughafens München (1992) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiele für Projekte - heute Projekte in Unternehmen Entwicklung eines neuen Produktes Entwicklung einer neuen Serviceleistung Abwicklung eines Kundenauftrags Neuorganisation der Firma / einer Abteilung Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit Fusion mit einer anderen Firma Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems Schulprojekte Neuausrichtung der Pausenplatzgestaltung Optimieren von Klassenräumen Realisierung eines Kindergartenplatzes Errichtung eines Pausenkiosk Erstellung eines Suchtpräventionskonzeptes Private Projekte Bau eines Hauses Organisation einer Familienfeier Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Merkmale von Projekten Komplexität Projekt klare Zielsetzung Inter- disziplinär begrenzte Ressourcen Risiken Einmalig- keit Innovation, Neuartigkeit Termin Jedes Projekt ist ein Investitionsvorhaben  Nutzen höher als Kosten ! Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Welche Tätigkeiten sind kein Projekt? Einfache bzw. wiederkehrende Tätigkeiten Fahrscheine kaufen Kopieren von Unterlagen Erstellen einer Einkaufsliste für den täglichen Bedarf an Lebensmitteln Einreichen der Arbeitnehmerveranlagung (ehemals Jahresausgleich) ............ Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung: Abgrenzung Projekt / Nicht-Projekt Entwicklung eines Prototypen in der Automobilindustrie Anmeldeverfahren einer PKW-Zulassung Blinddarmoperation Trennung von siamesischen Zwillingen Auswahl eines neuen Betriebsstandortes für ein mittelständisches Unternehmen Unbemannte ESA Marsmission Umstellen der Serverlandschaft von Windows auf Linux Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Das magische PM-Dreieck Sachziel Qualität und Funktion „Softfacts“ Terminziel Projektendtermin Kostenziel Projektbudget Kräftedreieck: Die Ziele zielen in unterschiedliche Richtungen sind jedoch nicht „gegensätzlich“ obwohl sie einander beeinflussen. Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Ist-Werte (Aufwände, Kosten, Inhalte u. Termine) Der PMI Standard Planungs- prozesse Basisplan (= SOLL für Termine, Kosten und Inhalte) Projektstrukturplan Terminplan Kostenplan etc. Initiierungs- prozesse Projektauftrag PMI Wissensgebiete Integrationsmanagement Umfangsmgmt. (Scope) Zeitmanagement Kostenmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmgmt. Risikomanagement Beschaffungsmanagement Kleinere Anpassungen im Rahmen des Basisplanes Anpassungen des Basis- planes notwendig Ausführungs- prozesse Ist-Werte (Aufwände, Kosten, Inhalte u. Termine) Steuerungs- prozesse Soll/Ist Vergleich (Vergleich des Basisplans mit den Ist-Werten) Abschließende Prozesse Projektergebnis Quelle: PMBOK Guide, Ausgabe 2000 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Wann ist ein Projekt erfolgreich? Klassische Erfolgsfaktoren Definierte Funktionalität & Qualität lt. Spezifikation Im definierten Zeitrahmen Im definierten Kostenrahmen Erweiterte Erfolgsfaktoren Ziele erreicht Laufende Kosten im definierten Rahmen Akzeptanz der Anwender Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projekterfolgs- und Misserfolgsfaktoren Die Hauptursache für Erfolge bzw. Misserfolge sind managementbedingt Projektmanagement Risikomanagement Anforderungsmanagement Qualitätsmanagement Mangelnder Support des Managements Stakeholderkonflikte Projekterfolgs- bzw. Misserfolgsraten Quelle: CHAOS Report der Standish Group Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren Projekte sind erfolgreich, wenn soziale und management-bedingte Probleme beachtet und minimiert werden Konsequente Anwendung von Methoden und Tools Konsequentes Anforderungs- und Change Management Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Die wichtigsten Misserfolgsfaktoren Projekte scheitern primär an sozialen und management-bedingten Problemen Mangelnde Anwendung von Methoden und Tools ist bei größeren Projekten sehr problematisch Mangelndes Anforderungs- und Change Management ist sehr problematisch Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Gruppenarbeit Erfahrungen der Teilnehmer Gründe für besonders erfolgreiche bzw. besonders problematische Projekte Persönliche Erfahrungen von Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektziele

Projektziele Für jedes Projekt müssen klare Ziele (angestrebtes Projektergebnis) definiert sein Die Ziele müssen so definiert sein, dass zu Projektende Erfolg/Misserfolg bewertet werden können (nach den „SMART“-Kriterien) Ziele geben dem Projekt eine Richtung Die Formulierung von Zielen ist eine zentrale Aufgabe im Zuge der Projektdefinition bzw. Projektplanung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Priorisierung der Projektziele Muss-Ziele sind Ziele, welche unbedingt erreicht werden müssen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann Soll-Ziele sind Ziele, welche wichtig sind und zumindest größtenteils erreicht werden sollten Kann-Ziele sind Ziele, welche eventuell später realisiert werden, wenn noch genug Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen Nicht-Ziele sind Ziele, welche nicht angestrebt werden bzw. nicht mit diesem Projekt verwirklicht werden Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Zieldefinition nach der SMART Methode S pecific (spezifisch) M easurable (messbar) A greed (abgesprochen) R ealistic (realistisch) T ime constraint (zeitlich beschränkt) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiel Ziele-Definitionstabelle   Beispiel Ziele-Definitionstabelle Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per .... Hauptziele   Zusatzziele Nicht-Ziele   Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Stakeholderanalyse (1/3) ProjektmanagerIn mit dem Kernteam Identifizieren von direkt betroffene Personen bzw. Abteilungen seitens des Auftragnehmers und des Auftraggebers Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Stakeholderanalyse (2/3) Weitere (indirekte) Stakeholder z.B. Betriebsrat, Behörden etc. Erkennen von „Seilschaften“ und „Unverträglichkeiten“, Anwendung von „Empathie“ Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Stakeholderanalyse (3/3) Aspekte im Zuge der Stakeholderanalyse Einnehmen der Vogelperspektive Ermitteln der Stakeholder von der „Longlist“ zur „Shortlist“ Eigenschaften und Beziehungen der Stakeholder Anforderungen der Stakeholder an das Projekt Können die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden? Gibt es unerwünschte Konsequenzen für die Stakeholder? Welche Maßnahmen sind für die Zufriedenheit der Stakeholder erforderlich? Kunde zufrieden  gutes Projekt Kunde und Stakeholder zufrieden  sehr gutes Projekt Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Fallbeispiel Stakeholderdiagramm Interne Umwelten (Projektdurch-führendes Unernehmen) Projekt PMO Projekt-leitung Restl. interne Organisation Projekt-Koordinator Abteilung Applik.Operat. Management-Board GSM NW-Lieferant Telco-Bereichs-leitung Konkurrenz- Operatoren Support-Organisation Legende Starke / schwache Beziehung Externe Umwelten (Kunde) Intensive / weniger intensive Beziehung Konfliktreiche Beziehung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Fallbeispiel Stakeholder Bewertungsmatrix     Fallbeispiel Stakeholder Bewertungsmatrix Umfeldgruppe Bedeutung Macht 1-5   Erwartungen(+), Befürchtungen(-) Klima, Stimmung +/=/- Strategien, Maßnahmen Geschäftsführung Interner Projektauftrageber Projektleiter Projektteam Betroffene Abteilungen Formale Entscheidungsträger Informelle Entscheider Kundenbereiche Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK    

Der Projektauftrag Offizielle Bevollmächtigung durch den Projektauftraggeber Beinhaltet die wichtigsten Eckpunkte Ziele Kosten / Budget / Aufwand Termine (Start- & Endtermin, event. Meilensteine) Inhalte Projektmanager Kernteammitglieder Risiken Wird vom Projektauftraggeber unterschrieben Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Reihenfolge der Projektstartaktivitäten Bedürfnisse Projektidee Stakeholder- analyse Projektziele Anforderungs- definition Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung Projektauftrag Definieren Sie die den Projektauftrag für das Projekt „Schulverpflegung“ lt. Fallbeispiel mit zumindest folgenden Inhalten Ziele Termine Wichtigste Inhalte Wichtigste Stakeholder Kernteammitglieder Risiken Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektplanung

Typische Situation zu Projektstart Klarer Plan Unerkannte Risiken Klare Ziele Quelle: Procon Austria Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes Projektrisiken Mitarbeiter-fluktuation Planänderungen Zieländerungen Quelle: Procon Austria Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren Projektstrukturplan 2. Arbeitspakete (APs) definieren 3. Aufwandsschätzung Projektablaufplan Terminplan 4. Abhängigkeitsermittlung AP1 AP2 Meilensteinplan 5. Ressourcenplanung Ressourcenplan 6. Kostenplanung Kostenplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement, ... 7. Planoptimierung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektplanung: Vom Groben ins Detail 1. Projektbeschreibung 2. Projektstrukturierung 3. Meilensteinplanung Das Projekt ist klar beschrieben und zwischen Auftraggeber und Projekt- leiter geklärt. Die Teilprojekte und Arbeits- pakete sind klar beschrieben. Der Ablauf des Projektes ist klar vorausgeplant. 4. Terminplanung 5. Kapazitätsplanung 6. Kostenplanung Die Termine sind realistisch berechnet. Die Kapazitäten sind in allen betroffenen Bereichen abge- deckt. Die Kosten des Projektver- laufs sind vorausgeplant. Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Zweck von Projektstrukturplänen (1/2) Hierarchische Gliederung der Aufgaben in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete Erhöhung der Projekttransparenz Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt Ausgangsbasis für die Ablauf- und Terminplanung Voraussetzung für Kostenplanung und Kostenkontrolle Grundlage für Risikoanalysen Mittel zur Strukturierung von Projektsteuerungssitzungen Gliederungsschema für Projektberichte und deren Ablage Zentrales Kommunikationsinstrument Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Zweck von Projektstrukturplänen (2/2) Der Projektstrukturplan … hilft durch die Unterteilung in kleine, leicht überschaubare Aktivitäten, die Komplexität des Projekts zu reduzieren kann durch die hierarchische Darstellung einfach auf Vollständigkeit überprüft werden - auch von projektfremden Fachleuten ist einfach zu verstehen und eignet sich gut für Präsentationen ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, mit dem jeder Beteiligte sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt fördert den Teamentwicklungsprozess, da er im Rahmen eines neuen Projekts eines der ersten gemeinsam erarbeiteten Dokumente darstellt Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiel eines PSP Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Ablauf bei der Erstellung eines PSPs 1. Strukturierungsvorbereitung Sichtung vorhandener Unterlagen zum Projekt Standard-Projektstrukturpläne als Orientierungsgrundlage 2. Entwurf eines vorläufigen Strukturplans Zunächst Phasen, dann Aktivitäten Erste Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen 3. Überprüfung des Planentwurfes Vollständigkeit, Spezifikationserfüllung Überschneidungsfreiheit Eindeutige Verantwortlichkeit Aufwands-/Kostenerfassung 4. Identifikations-Nummerierung (PSP-Nummer) 5. Erstellung von Arbeitspaket/Meilenstein-Beschreibungen 6. Verabschiedung der Strukturpläne und Änderungsdienst  Basisplan Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Arbeitspakete – Grundlagen Die hierarchisch niedrigsten Positionen ds PSP Ein Arbeitspaket ist ein Leistungselement mit klaren einfachen Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden Jedes Arbeitspaket soll genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden können Aufwand eines Arbeitspaketes: Ca. 80 Std. Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Arbeitspakete - Beispiel Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung Projektplanung Entwickeln Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan für das Projekt „Schulverpflegung“ Spezifizieren Sie zumindest ein Arbeitspaket Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Grundlagen der Anforderungsanalyse Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

…. Wie es nicht sein sollte…. Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Grundlagen Eine Anforderung ist eine Aussage über eine zu erfüllende Eigenschaft Anforderungsdefinition ist ein systematischer Ansatz zum festlegen, analysieren und dokumentieren von Anforderungen eines Projektes Die Anforderungsspezifikation fasst alle Anforderungen in einem Dokument zusammen Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Aufgaben einer Anforderung Kommunikationsgrundlage Grundlage für Ausschreibung und Vertragsgestaltung Optimierung des Kundenutzens Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Ablauf bei der Erstellung von Anforderungen Erkennen und sammeln der Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden Vertrags- überprüfung Umsetzen der Wünsche in Einzelanforderungen in der Sprache des Kunden  Lastenheft Vergleich mit Konkurrenz (Benchmarking) Vertragsgestaltung, Definition der Abnahmebedingungen Abstimmen der Anforderungen nach Realisier-barkeit und Priorität  Anforderungskatalog Festlegen der Qualitätskriterien Quelle: Patzak / Ratty Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Anforderungsdefinition nach der SMART Methode S pecific (spezifisch) M easurable (messbar) A greed (abgesprochen) R ealistic (realistisch) T ime constraint (zeitlich beschränkt) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Grundlagen des Risikomanagements Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Risikomanagementprozesse im Überblick Beschreibung Identifizieren Suche und orte Risiken, bevor Sie zum Problem werden Analysieren Übersetze Risiko-Daten in entscheidungsrelevante Informationen. Bewerte Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Zeigrahmen, klassifiziere und priorisiere Risiken Planen Transformiere Risiko-Informationen in Entscheidungen und Vermeidungs- bzw. Vorsorge-Maßnahmen und führe diese Aktionen durch Verfolgen Überwache Risiko-Indikatoren und Vorsorge- bzw. Vermeidungsstrategien Kontrollieren Korrigiere Abweichungen vom Risiko-Maßnahmenplan Kommunizieren Informiere die Stakeholder über Risikoaktivitäten, über akute sowie sich neu anbahnende Risiken. Kommunikation zieht sich quer durch alle Risiko Management-Funktionen. Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Risikomanagement - Gesamtübersicht Interne Risiken Externe Risiken Projektrisiko vor Risikomanagement Nicht zu Identifi- zierende Risiken Risiko-Identifikation Identifiziertes Projektrisiko Risiko-Analyse Bewertetes Projektrisiko Vermeiden der Risiken Vermindern der Risiken Überwälzen der Risiken Akzeptieren der Risiken Risiko-Steuerung Projektrisiko nach Risikomanagement (Restrisiko) Risiko-Überwachung Quelle: Patzak / Rattay Überwachung des Risiko-managementsystems Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Risikoanalyse D C B A bei Risikoeintritt Auswirkungen 5=hoch D 4= relativ hoch C bei Risikoeintritt Auswirkungen A = unbedeutende und mittlere Risiken B = Bedeutende Risiken C = Schwerwiegende Risiken D = Projektgefährdende Risiken 3= mittel B 2= niedrig 1= sehr niedrig A 1= sehr niedrig 2= niedrig 3= mittel 4= relativ hoch 5= hoch Eintrittswahrscheinlichkeit Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Mögliche Reaktionen auf Risikoarten Versichern Genau planen und ständig im Auge behalten bei Risikoeintritt Auswirkungen Erstellen von Notfallplänen In Kauf nehmen Präventiv-maßnahmen Eintrittswahrscheinlichkeit Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Inhalte eines Risikovorsorgeplans Risikobasisinformationen Nr. und Kurzbeschreibung Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen Verantwortlicher und ggf. Mitarbeiter Kategorie und Frühwarnindikatoren Ausführliche Risikobeschreibung Beschreibung der Risikomaßnahmen bzw. der Strategien zur Vermeidung / Reduktion Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung Anforderungsanalyse und Risikomanagement Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen für das Projekt „Schulverpflegung“ Kategorisieren und priorisieren Sie diese Anforderungen Risikomanagement Analysieren Sie die wichtigsten Risiken lt. Projektauftrag und erstellen Sie für das größte Risiko einen Vorsorgeplan Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Grundlagen von Aufwandschätzungen Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Qualitäts-anforderungen Ziel-konkurrenz erfordert Prioritäten-setzung! Einflussfaktoren Projektgröße Qualitäts-anforderungen Ziel-konkurrenz erfordert Prioritäten-setzung! Aufwand und Kosten Termine Produktivität Alle Einflussfaktoren für die Aufwandsschätzung sind gleichzeitig wichtige Projektziele! Quelle: Dr. Seibert 2002 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Notwendigkeit für Schätzungen Bereits in frühen Phasen eines Projekts (noch vor der Genehmigung) muss eine Aussage über die Machbarkeit und die Kosten (Geld und Zeit) getroffen werden Schätzungen sind Basis für Entscheidungen (Business Case) Genauigkeit der Schätzung muss über die Projektlaufzeit zunehmen Schätzungen sind Basis für die gesamte Projektplanung (Ressourcen, Mitarbeiter) und auch für Folgeaktionen (Einführung, Werbekampagnen etc.) Aufwandsschätzungen gehören zu den Kernaufgaben des Projektmanagements! Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Probleme bei Aufwandschätzungen Unvollständiges Wissen über Tatsächlichen Projektumfang Voraussichtliche Projektmitarbeiter Technischen und organisatorisches Umfeld Vergleichbarkeit der Projekte bei neuen Technologien, Mitarbeitern und ggf. Vorgehensweisen Zeitproblem Ungenauigkeit der Schätzverfahren Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Komponenten von Aufwandschätzungen Kosten Personal (in Personentagen bzw. in Kosten bewertet) Materialkosten (Rechner, Rechenzeit, Tools etc.) Projektnebenkosten (Reisekosten, Mieten, etc.) Zeit Gesamte Zeitdauer Zeitliche Abhängigkeiten Mitarbeiter (Anzahl, Qualifikation, zeitliche Verfügbarkeit) Infrastrukturvoraussetzungen (Räume, techn. Infrastruktur etc.) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Terminplanung - Darstellungsarten Terminliste Liste der Arbeitspakete sowie Endtermin je Arbeitspaket Balkenplan Liste der Arbeitspakete , Starttermin und Endtermin je Arbeitspaket bzw. Dauer, Fixtermine Vernetzer Balkenplan Liste der Arbeitspakete, Dauer je Arbeitspaket, Fixtermine und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Netzplan Grafische Darstellung der Abhängigkeiten mit kritischem Pfad sowie Pufferzeiten je Arbeitspaket aufwärtskompatibel Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Terminberechnung Benötigte Informationen Weitere Schritte Aufwand pro Arbeitspaket Zugeteilte Ressourcen Dauer pro Arbeitspaket Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge Weitere Schritte Erster Planentwurf Überarbeitung lt. Stakeholderwünschen Endgültiger Plan  Basisplan Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Ressourcenplanung Bestimmung der Ressourcen, welche die Projektaktivitäten durchführen zu können Optimierung des Einsatzes von Menschen und Maschinen Basisinformationen Projektstrukturplan Historische Daten Ressourcenpool Organisatorische Vorgaben Ergebnis Ressourcenbedarf Ressourcenauslastung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Kostenplanung - Grundsätzliches Der Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt-Budget) eingehalten wird Ziel der Kostenplanung: Transparente Darstellung der Projektkosten Die Kostenplanung ist Basis für die Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Kostenarten – Übersicht Personalkosten Materialkosten / Gerätekosten / Betriebsmittel Kapital- und Finanzierungskosten Kosten für Fremdleistungen Gemeinkosten Sonstige Kosten Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiel: Kostenartentabelle   Kostenart Plan-kosten Adaptierte Plan-kosten per ..... Istkosten Kostenab-weichung PSP-Code, AP-Bezeich-nung Objekt-code ·      Personal ·      Material ·      Fremd-leistungen ·      Sonstige Gesamt Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Gruppenarbeit Projektplanung Ermitteln Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Schulverpflegung“ Erstellen Sie einen groben Terminplan für das Projekt Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektdurchführung und Controlling Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Aufgaben des Projektcontrollings die Sicherstellung der Durchführung und Dokumentation der Zielplanung bzgl. Zeit-, Aufwands-, Kosten- und Qualitätszielen die Sicherstellung der Erarbeitung von Zielen und Zieleinhaltung (im Team und in den Gruppen) die Sicherstellung der Integration von Teilzielen und Teilplänen die Sicherstellung der Koordination der Prozesse die Sicherstellung der Durchführung von Reviews zur Zielüberprüfung Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beitrag des Controlling zum Projekterfolg Einhaltung von Kosten Zeit Qualität Ressourcenvorgaben Vermeidung bzw. Reduzierung von Überschreitungen Abweichungen Ermittlung des Fortschrittsgrades Bereitstellung von Informationen Steuerung des Projekts Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übersicht – Ausführung und Controlling Planung freigegeben Ausführung lt. aktuellem Basisplan Aktueller Basisplan Neue Version Basisplan erstellen und freigeben Controlling mittels Vergleich Basisplan zu Ist-Werten Ist-Werte (Aufwand, % fertig etc.) Alle Tasks erledigt? J Genehmigung der Stakeholder einholen Projektabschluss N Abweichungen innerhalb der erlaubten Grenzen? Umplanung (Inhalte / Termine / Kosten) Gegebenenfalls steuernde Maßnahmen N J Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übersicht der Steuerungsmaßnahmen Leistung Reduzieren Variantenbildung Zukauf Ziel: Termin einhalten Produktivität Ausbilden Information Kommunikation Motivation Aufwand Alternativen Kapazität Vergrößern Umverteilen Zukaufen Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung Projektsteuerung Aktuelle Projektsituation Sie haben das Projekt zu ca. 50% fertig gestellt und haben soeben festgestellt, dass Sie ca. 15% der Kosten überschritten haben und ca. 2 Wochen Verzug bei wichtigen Arbeitspaketen haben Der Projektauftraggeber akzeptiert zwar die höheren Kosten, eine mögliche Terminverschiebung wird jedoch nicht akzeptiert Aufgabenstellung Entwickeln Sie geeignete steuernde Maßnahmen und erstellen Sie einen entsprechenden Vorschlag für den Auftraggeber Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektdokumentation Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übersicht der wichtigsten Dokumente Projektantrag event. mit Vorstudien, Machbarkeitsstudien, Nutzwertanalyse, Umfeldanalyse, Interessenanalyse, Wirtschaftlichkeitsunter-suchung etc.) Projektauftrag Projekthandbuch Projektordner Berichte, Protokolle Fortschrittsberichte, Statusberichte, Controllingberichte, Sonderberichte, Abschluss-berichte, Sitzungsprotokolle, Änderungsprotokolle, Abnahmeprotokolle etc. Projekttagebuch / Logbuch Emails / Fax / sonst. Schriftverkehr Wer schreibt, der bleibt ! Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Das Projekthandbuch - Generelles Das Projekthandbuch ist die „Bibel“ für alle Projektbeteiligten Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projekt-relevanten Aspekte Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Die wichtigsten Inhalte des Projekthandbuchs Projektdefinition Umfeldmanagement Gestaltung der Projektorganisation Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten) Qualitätsmanagement Risikomanagement Änderungs- und Entwicklungsmanagement Projektinformationswesen und Projektkommunikation Projektadministration und Projektdokumentation Projektcontrolling Glossar, Event. Anhänge Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Berichtswesen – Fragestellungen Wozu? Wie? Wann? An wen? Wer? Was? Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Was wird berichtet (Berichtsarten) Standardberichte Ergebnisse, Erlöse, Kosten, Deckungsbeiträge für Projekte, Kunden, Regionen, Vertriebszwecke für Monat / Jahr (Abweichungen, Forecasts etc.) Abweichungsberichte Kosten / Termine Event. mit Ampelfunktion Sonderberichte Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Beispiel Projektstatusbericht Projektleiter: Projekt-Nr. Datum: Berichtszeitraum: 1. Erledigte Aktivitäten: 2. Erzielte Ergebnisse: 3. Nächste Schritte (mit Terminangabe) 4. Offene Entscheidung-/Klärungsbedarfe: 5. Persönliches Fazit / weitere Einschätzung 6. Status: (Ampelfarben eingeben!) Inhaltlicher Stand des Projektes: Termin: Budget: Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Praxisbeispiele Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Änderungsmanagement (Change Management) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Ziele des Change Managements Projektänderungen beherrschbar machen Geordneten Prozess zur Abarbeitung von Change Requests (Änderungsanträgen) sicherstellen Rasches Erkennen, Erfassen und unterscheiden von Durch den Auftraggeber verursachten Änderungen Durch den Auftraggeber gemeldeten Claims (Forderungen) Durch den Auftragnehmer verursachten Änderungen Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Vorgehensschritte beim Change Mgmt. Änderungswunsch wird geäußert (meist von Auftraggeber initiiert) Erfassung und Dokumentation des Änderungsantrages Analyse und Bewertung der Auswirkungen auf Termine, Inhalte und Kosten Entscheidung über die Durchführung der gewünschten Änderung inkl. Kommunikation an alle Beteiligten und kommerzielle Klärung Definition von steuernden Maßnahmen Umsetzung der Maßnahmen verfolgen und sichern Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Der Change Request Formular für die Erfassung und Organisation von Änderungen Mindestanforderung Allgemeine Informationen (Projekt, Auftraggeber, Datum, Änderungs-nummer, Antragsteller, Projektleitung etc.) Beschreibung und Begründung der Änderung Beschreibung der Auswirkungen auf Inhalte, Termine und Kosten Entscheidung (event. mit Begründung) & Genehmigungen (Unterschriften) Optionale Informationen Zu ändernde Dokumente Priorität der Änderung Kommerzielle Details (Preise für Durchführen der Änderung und event. für die Evaluierung der Änderung) Diverse Anhänge Wichtig: Standardisiertes Change Request Formular Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Übung Change Management Aktuelle Projektsituation Der Projektauftraggeber hat neue Erkenntnisse zum Thema „kalorienbewusste Ernährung“ gewonnen und möchte diese in das Projekt einfließen lassen Aufgabenstellung Wie reagieren Sie auf diesen Änderungswunsch? Wie könnte ein Change Request für diesen Änderungswunsch definiert werden? Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Der Projektabschluss Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektabschlussaktivitäten Dokumentation des Projektverlaufs Bug-Fixing Integration der Module zu einem Gesamtsystem Abnahme / Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber Tests Probelauf Marketing Ist-Soll-Vergleich Ressourcen zurückführen Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektabschluss-Dokumentation Produkt-Dokumentation Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projekt-Abschlussbericht Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes Adressat: Lenkungsausschuss / Auftraggeber Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich Nach Wichtigkeit zusammenstellen „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen Abschluss- bericht Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Abschlusspräsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Darstellung: Ziele – Ergebnisse Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick) Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK

Projektabnahme Abnahmeverfahren Festlegung zu Beginn des Projektes (!) Durchführung am Ende des Projektes Alternative: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK