Managementul Centrat pe Procese: SALTUL CUANTIC Mihai Pascadi 0788 122881 Managementul Centrat pe Procese: SALTUL CUANTIC

Viziunea noastră: Există multe soluţii pentru o problemă organizaţională.  Dintre acestea, câteva sunt aplicabile.  Una dintre ele răspunde cel mai bine obiectivelor clientului. 

Misiunea noastră: Să punem la dispoziţia beneficiarilor noştri soluţii adecvate pentru dinamizarea şi accelerarea dezvoltării lor sistematice, continue, pe baze solide şi orientarea activităţii lor spre excelenţă, utilizând cele mai moderne instrumente şi tehnici de management, cu un pas înaintea timpului lor. Avant-Era.

Valorile Avantera: Parteneriat Inovaţie Cunoştinţe Calitate Performanţă Viteză  Integritate Perseverenţă Respect  Succes

Ofertă pentru ciclul de viaţă al unei organizaţii Lansare Structurare Reorientare Extindere, Diversificare Succesul continuu criză

Oferta Avantera

Instruire Instruire personalizată Tehnici de comunicare Tehnici de prezentare Tehnici de negociere Tehnici de grup Management de proiect Standardul de calitate ISO 9000 Standarde de excelenţă Proiectarea şi optimizarea proceselor organizaţiei Tehnici de audit de proces

Beneficiari Avantera BIROUL DE CREDIT S.A.

Linii de activitate-Afaceri Piaţă-Mediu Viziune Misiune Linii de activitate-Afaceri “HARTA” Organizaţiei Obiective Metrici Sistem de interese Funcţii Unităţi de muncă Procese, Proiecte Posturi Linii de autoritate Conducere Colaborare Comunicare Cunoştinţe Atitudine Valori Infrastructură Tehnologică Strategie Ce ? Motivaţie De ce ? Operaţional Cum ?

Metodologia SMARTFORMTM Procesul de consultanţă

Planificarea Proiectului

Planificarea Proiectului

Performanţa organizaţiei poate fi determinată în proporţie de Legea 85-15 În cazul unei bune proiectări a organizaţiei: Performanţa organizaţiei poate fi determinată în proporţie de 85% de “sistem” şi doar 15% de capacitatea individuală

Strategie, Valori, Procese, Sistem de Interese Legea 85-15 “SISTEMUL”: Strategie, Valori, Procese, Sistem de Interese Performanţă

Linii de activitate-Afaceri Piaţă-Mediu Viziune Misiune Linii de activitate-Afaceri Obiective Metrici Sistem de interese Linii de autoritate Conducere Colaborare Comunicare Cunoştinţe Atitudine Valori Procese, Proiecte Posturi Unităţi de muncă Funcţii Infrastructură Tehnologică 1 Cei 5 FCS 3 4 2 5 Strategie Ce ? Motivaţie De ce ? Operaţional Cum ?

Calitate şi Excelenţă

Instrument pentru Modelare “Asistată de Calculator” PROIECTARE IMPLEMENTARE ANALIZĂ CONTROL

Analiza proceselor Evaluează procesele actuale din organizaţie Descoperă punctele slabe din evoluţia proceselor Pune în evidenţă potenţiale îmbunătăţiri Procesele create pe baza acestei analize ajută organizaţia în crearea de valoare adăugată

Proiectarea proceselor Determină reprezentarea (grafică a) proceselor existente în organizaţie cu asigurarea consistenţei datorită Bazei de date din spatele reprezentării grafice Răspunde la întrebările: cine ce face şi în ce ordine? ce produse şi/sau servicii se realizează? ce resurse, produse software se folosesc?

Implementarea proceselor Trebuie să fie flexibilă pentru a face faţă ritmului schimbărilor din Mediu. Trebuie să poată răspunde la cerinţe viitoare în proiectarea proceselor. Transpune procesele organizaţionale optimizate în aplicaţia software operaţională.

Controlul proceselor Completează ciclul de management al proceselor organizaţiei. Permite măsurarea eficienţei şi a costurilor proceselor în desfăşurare. Determină îmbunătăţirea continuă a proceselor.

Avantera şi ARIS Grupe de procese. Procese. Liste de activităţi. Cazuri de utilizare. Ecrane de aplicaţie. Evenimente, Activităţi, Departamente, Posturi, Persoane, Fişe ale Postului, Aplicaţii, Module, Funcţionalităţi, Cazuri de utilizare, Ecrane, Hardware, Reţea, Documente, Servicii, Obiective şi relaţiile între ele. 20 de ani de cercetare operaţională incluşi într-un pachet integrat : Servicii de Proiectare Organizaţională Metodologie şi Know-how Instrument software cu aplicabilitate universală Analiză, Proiectare, Implementare, Control

ARIS - IDS Scheer IDS Scheer AG Angajaţi >2000 Clienţi > 4000 IDS Scheer este un furnizor internaţional de soluţii pentru Managementul Proceselor de Afaceri. Fondată în 1985 IDS Scheer AG Saarbrücken, Germany Angajaţi >2000 Clienţi > 4000 Parteneri > 200

Procesele de management al Proceselor

Business Process Excellence prin ARIS Procese în Timp Real

Proiecte ARIS

Procesul de selecţie a unei soluţii TI Furnizori IT şi un 1 utilizator

Ce spun experţii “35-40% din sistemele TI implementate nu îşi ating beneficiul economic scontat. În consecinţă, aceste proiecte trebuie reimplementate din punctul de vedere al optimizării proceselor de afaceri. “ Helmut Gümbel Strategy Partners

Ce aţi schimba data viitoare ... ... dacă managementul ar cere din nou implementarea unui sistem ERP? 80 % Mai multă atenţie la optimizarea Proceselor 65 % Impetuozitate şi sistematicitate în aplicarea obiectivelor companiei 60 % Mai multă atenţie în corelarea conceptelor 55 % Implementarea simultană a unui MIS 50 % Recrutarea project managerilor din departamentele relevante 45 % Intensificarea instruirii 35 % Implicare mai mare a sindicatelor 35 % Aplicarea schimbării cu mai multă energie şi curaj 30 % Punerea în evidenţă a economiilor 20 % Evitarea implementărilor “big-bang” [Computerweek (Germany)]

Cazuri reale (Bazat pe prezentarea „Processworld 2003“ de Dr. Christian Frühwald, SIEMENS AG)

„[...] The to-be business processes were made and documented with the tool ARIS from IDS Scheer, which is used in the whole SIEMENS organization worldwide. [...] In the last year SIEMENS realized savings of 129 mio € at IT budgets. Within this there is a saving of 53 mio € which is derived directly from tool-supported harmonization of business processes at SIEMENS ICN. [...]“

Arhitectura Proceselor la Bundeswehr Land forces Navy Air force Health care Administration Core- Processes C3I-Systems Weapon-Systems Intelligence Peace-keeping process Command and Control Human Resources Infrastructure, Environment Acquisition and Logistics Finance, Budgeting and Acounting Organisation Support- processes ERP-Systems Armed Forces Planning Controlling Control- processes ERP-Systems Information Base

GSK Polonia „Utilizatorii au fost încântaţi de înalta calitate a documentaţiei. Le-a permis să vadă imaginea de ansamblu pentru prima dată. Le-a permis de asemenea să verifice cu încredere şi să aprobe specificaţia sistemului informatic.” Ewa Szambelan, SAP R/3 Manager

PPM pentru Volkswagen Finish Process Reclamation handling Probe 1 Reklamationen _Anzahl Trades 160 200 110 100 10000 20000 30000 50000 Reklamationen (Anzahl) Trades (Anzahl) Probe 1 Finish Process Auftrag des Kunden liegt vor Orderzettel vervollständigen z.B. Ausführungswünsche Grosse Orders können zur weiteren Bearbeitung direkt von Sales an Sales/Trading gegeben werden. Order kann bei 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214 eingehen. Festpreisgeschäft oder AQR Normale Execution Order an Executor weiterleiten 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International (Aktien) Order liegt vor Hier gibt es keine eindeutige Regelung. Die Order kann mündlich weitergeleitet werden oder per Orderzettel. Order erfassen Broker GL-TRADE Bestätigung aus GL-Trade kann gleichtägig abgerufen werden; telefonische Ausführungs- bestätigung erfolgt taggleich vom Broker i.d.R. am nächsten Morgen; 01-36114 Agency Dealing/ Telefon alternativ (s.o.) vervollständigt Anfrage an Trading stellen Zusage aus - Kurs - EB-account - Valuta - Währung Prüfen, ob Kunde Währungssicherungs- geschäft abschliessen will Kunde will Kunde will kein Treasury informieren Kurs und CPD werden auf dem Orderzettel vermerkt Geschäftsbestätigung durch Treasury am nächsten Tag Geschäfts- bestätigung abzeichnen 4-Augen-Prinzip abgezeichnet Orderzettel liegt Desk Support Broker- zuordnen zugeordnet (Treasury) Geschäft erfolgt erst nach Eingang der Brokerbestätigung - Art des Geschäfts - Menge - Gattung - Limit - brutto/netto - Kunde/account (bei FW-Sicherungsgeschäft wird die "Trading Cross Rate" auf Basis des Orderzettels erfasst) erfasst Faxbestätigung an Kunden senden (Vorabbestätigung) Erfolgt i.d.R. erst nach Eingang der gesandt OMNI FAX Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft Geschäfte zu Kunden AKTIAS z.B. bei Investment- gesellschaften Zuteilung eines Geschäfts auf mehrere Fonds Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland 01-36111 Sales Trading Aktien handeln (Kassa) Auslandsbörsen - Eigenhandel an WPS per Fahrrdakurier weitergeleitet liegt i.d.R. erst 2-3 Tage in Panmure vor. (eher internes Problem) Taggleiche Weiterleitung an MidOffice! Daten an Schnittstelle zu BSP-TRADE Daten liegen in Schnittstelle zu BSP-Trade vor Vom Ordereingang bis zur Vorlage in der WPS vergehen teilweise ca. 48 Std. Ca. 80% liegen nach einem Tag vor. Settlement muß in der Regel mit T+3 erfolgen. ergänzen Für Weiterbearbeitung in WPS: Kundennummer Kundenname EB-account (ggfs. Zuordnung zu Fonds) (ggfs. FW-Sicherungsgeschäft) ergänzt Bei europäischen Märkten liegen ca. 50% der Bestätigungen gleichtägig (nach 17:00) und ca. 50% am nächsten Morgen vor. ablegen Unterschriebene an Treasury abgelegt liegt Treasury vor Broker-Faxe werden per Fax Weiche auch direkt an WPS weitergeleitet. liegen i.d.R. am nächsten Tag vor! Gehen per Fax oder über GL ein. Kunden über Ausführung taggleich; insbesondere bei Nettokunden erforderlich Kunde über informiert MA Execution Aktien MA Desk Support Düsseldorf Weiterbearbeitung Trade Control: Marktgerechte Bedingungen überwachen Orderannahme: - Notieren der Order durch Sales auf einem Orderzettel (papiergestützt!) - keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform) - Orderzettel dient als Grundlage zur weiteren Bearbeitung; Daten auf dem Orderzettel sind nicht immer vollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung) - Sales und Handel füllen Orderzettel teilweise nur unzureichend aus. - keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten. Orderverwaltung: - keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status, da keine Systemunterstützung - Orderzettel liegen lose auf den Händlertischen - keine Übersicht über den Status der Orders, d.h. Gefahr der Doppelbearbeitung oder Nichtbearbeitung Orderausführung: - Manuelle Weiterleitung des Orderzettels zum Execution Desk, Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung - Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des Orderzettels erforderlich (z.B. Kurs); es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System Weiterbearbeitung: - Manuelle Weiterleitung des Orderzettels an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler und zeitliche Verzögerungen - Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nächsten Tag - Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor) - aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Daten zurückgegriffen werden; operationelles Risiko! - Daten auf dem Orderzettel weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab - Daten auf dem Orderzettel sindöfter fehlerhaft Weiterbearbeitung (nächster Tag): - Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem Orderzettel und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig. - Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden (manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen) Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte): 1. - Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank (z.B. Kundennummer, Kundenname, EB-account, …) - Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank 2. - Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich) - Ergänzung des Geschäftes (z.B. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!) Eingang der externen Brokerbestätigung im Handel ist nicht MAH-konform! Probe 2 Probe 3 Probe 4 Reclamation handling Start Ende

Omniprezenţă Orice REZULTAT (“IEŞIRE”) al unei organizaţii este de fapt rezultatul unui proces Intenţionat sau ca efect secundar Proiectat sau întâmplător Optimizat sau ineficient Măsurat sau neobservat Controlat sau scăpat de sub control

Procesul

Relaţia între Departamente şi Procese

Funcţie nouă = Proces nou Mentalitate Funcţie nouă = Departament nou Funcţie nouă = Angajat nou Funcţie nouă = Proces nou

Cei doi factori de Putere “Administrativă” Ş Ierarhie Comenzi Rezultate F B Procese $ Livrare Putere Economică Relaţia “tradiţională”

Principiile Managementului Centrat pe Procese Conştienţă şi Cunoştinţe Organizaţia ştie cum se obţine un “livrabil” – produs sau serviciu – de la început până la sfârşit, de la intrare la ieşire, activitate cu activitate, de-a lungul procesului Responsabilitate Rolurile pentru fiecare activitate sunt clar definite Alocare Resursele (materiale, financiare, instrumentale, informaţionale) sunt clar definite pentru fiecare activitate în parte Necesitate Fiecare livrabil este descris prin caracteristici care răspund unor cerinţe ale clienţilor Măsurabilitate Îndeplinirea cerinţelor este măsurabilă Predictibilitate Acelaşi livrabil se obţine în mod sistematic urmând aceleaşi activităţi Monitorizare, Corecţie, Perfecţionare Fiecare “livrabil” este “măsurat” sistematic iar informaţiile obţinute se folosesc pentru Identificarea “neconformităţilor” Corectarea punctuală, imediată a “neconformităţilor” Prevenirea potenţialelor “neconformităţi” viitoare prin re-proiectarea sistemului

Management Integrat Managementul Afacerii Managementul Calităţii: ISO 9000 Managementul Mediului: ISO 14000 Managementul Sănătăţii şi Siguranţei Ocupaţionale: ISO 18000 Managementul Securităţii: ISO 17799

Arhitectura Proceselor Organizaţiei este baza pentru: O aceeaşi înţelegere a Proceselor pe tot cuprinsul Companiei Re-proiectarea proceselor pe baza unui Standard “to-be” definit în echipă Configurare şi Proiectare de procese specifice cap-coadă Depăşirea modelelor-referinţă (benchmarking) şi partajarea “celor mai bune practici” Atingerea obiectivelor de Eficienţă prin: Implementarea mai rapidă a Proceselor Standard Consolidarea Aplicaţiilor Valorificarea Sinergiilor

Modelarea unui proces organizaţional Resursele organizaţiei: simboluri grafice. Relaţii între resurse: conectori. Nu e un desen: e o bază de date reprezentată grafic.

Exemplu de Proces descris în ARIS Eveniment Stocul de material Interogare sub prag Stoc Suport informaţional Activitate Lansare Unitate organizaţională Contacte Achiziţii furnizori comandă Preţuri Responsabil livrare Post Modalitate de plată Obiecte- Date Urmărire livrare Termene Persoană livrare George GEORGESCU Confirmare livrare Caracteristici Aplicaţie informatică Recepţie Obiecte- Cunoştinţe tehnice ERP Regulă Contracte client Interfeţe către alte Procese Gestiunea stocurilor Contabili-tate Obiecte -OLE

? şi !