ALSCO Reklamationsprogramm 28. November Büroleitermeeting

Präsentation zum Thema: "ALSCO Reklamationsprogramm 28. November Büroleitermeeting"—  Präsentation transkript:

1 ALSCO Reklamationsprogramm 28. November 2007- Büroleitermeeting
ALSCO Berufskleidungs-Service GmbH Radiumstrasse 26 51069 Köln Telefon: (0221) Telefax: (0221) QM Fatma Sirin

2 Prozessablauf

3 Ablauf einer Reklamation
Der Mitarbeiter der Abt. A nimmt die Reklamation des Kunden auf. 2) Der Kunde erhält die Bestätigungs über den Eingang der Reklamation. (Wenn adresse des Kunden angegeben ist) Die erfasste Reklamation geht beim Administrator ein. Die Reklamation wird vom Administrator an die entsprechende Abteilung B weitergeleitet. 4) Der Abteilungsleiter der Abteilung B bekommt eine Info Achtung: Hat der Mitarbeiter der Abteilung A bei Aufnahme der Reklamation die Option „Ich möchte per über den Status der Reklamation informiert werden“ gewählt, bekommt er jetzt die erste Status mit der Information, dass die Reklamation an die Abteilung B weitergeleitet wurde. 5) Der Abteilungsleiter der Abteilung B bearbeitet die Reklamation bzw. delegiert diese an seine Mitarbeiter weiter. 6) Der Administrator bekommt eine Infomail, dass die Reklamation bearbeitet wurde. Achtung: Wenn die o. g. Option gewählt wurde, bekommt der Mitarbeiter der Abteilung A eine zweite Status , dass die Reklamation bearbeitet wurde Der Administrator schließt nach Prüfung der Reklamation diese ab bzw. leitet Sie erneut an andere Abteilungen. Achtung: Wenn der Mitarbeiter der Abteilung A die o. g. Option gewählt hat, bekommt er eine dritte Statusmail, die mitteilt dass die Reklamation abgeschlossen wurde bzw. an eine andere Abteilung zur Weiterbearbeitung gesendet wurde.

4 Die drei Statusmails dienen dem schnelleren Informationsfluss
Die drei Statusmails dienen dem schnelleren Informationsfluss. Durch die direkte Information an den Mitarbeiter ist dieser ständig auf dem Laufenden und kann, wenn nötig diese Information an den Kunden weitergeben. Ansonsten ist der Status einer Reklamation auch für jeden immer über das Programm zu ersehen.

5 1. Statusemail: (automatisch) „… wurde weitergeleitet“
Kunde 1. Status (automatisch) „… wurde weitergeleitet“ Ein MA nimmt eine Reklamation auf Automatische System An eigene Abteilung weiterleiten Nur speichern Admin Direkte Bearbeitung Manuelle Weiterleitung 2. Status (automatisch) „… wurde bearbeitet“ Ein MA bearbeitet die Reklamation Abteilung (Info an Abl) Delegation an MA über eine automatische System Automatische System Admin überprüft die Reklamation 3. Status (automatisch) „… wurde abgeschlossen“ Manuelle Weiterleitung durch den Admin Eine weitere Bearbeitung ist nötig Reklamation kann abgeschlossen werden Wenn von Kunden gewünscht Info per möglich © Sarah Schäfer

6 Formblatt F.1.S.19

7 Aufnehmen der Reklamation über die Eingabemaske
1. Kundendaten 2. Reklamationsgrund

8 Aufnehmen der Reklamation über die Eingabemaske
3. Bemerkungsfeld (4. Status Benachrichtigung) 5. Weiterleitung an die entsprechende Abteilung 6. Speichern

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17 Der Kunde erhält die Bestätigungsemail über den Eingang der Reklamation

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19 Die Reklamation wird vom Administrator an die entsprechende Abteilung weitergeleitet

20 Erste Statusmail an den Mitarbeiter A

21 Ein Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung bearbeitet die Reklamation

22 Zweite Statusmail an den Mitarbeiter A

23 Der Administrator schließt nach Prüfung der Reklamation diese ab bzw
Der Administrator schließt nach Prüfung der Reklamation diese ab bzw. leitet sie erneut an andere Abteilungen

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.