Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 – Teil 2 (18.06.2007): Projektkommunikationsmanagement SS 2007

Projektkommunikation Workshopteil Mit wem muss kommuniziert werden? Stakeholder innerhalb des Projektteams Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart) Anforderungen an Projektkommunikation klar effizient gegenseitige Verständigung schnell schriftliche Fixierung Kultur zur Weitergabe von Informationen Welche Kommunikationstechniken sind besonders zweckmäßig? Mail Gespräche Modrierte Teammeetings Telefonkonferenzen Wiki/ Knowledge Base

Projektkommunikationsmanagement Kommunikationsplanung Kommunikationsanforderungen WER benötigt WANN WELCHE Informationen? Kommunikationstechnologie WIE erhalten die Beteiligten die Informationen? Informationsverteilung Rechtzeitige Bereitstellung der Informationen für die Projektbeteiligten Fortschrittsberichte Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen: Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw. Administrativer Abschluß Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor

Kommunikationsplanung Planungsziele Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informiert werden Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation Kommunikations- anforderungen Kommunikations- plan Kommunikations- technik Beispiele: Projektportal Projektinformationssystem Projektordner mit Unterordnern Jour fixe-Meetings Verantwortlichkeiten regeln

Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“ Wen Zielgruppen Was Inhalte Wie Form/Maßnahmen Wer Verantwortlich Wann Termine

Kommunikations-Baukasten Wen? Was? Wie? Vorstand / Steuerkreis Startinformationen Intranet Telefon Flyer Marktplatz Personalvers. PM-Portal Bericht Pate Intranet-Gruppe MA-Zeitung E-Mail Brief Gem. Laufwerk Poster Forum Präsentation Gespräche Regelkomm. Web-Konferenz Messen Presseartikel Pressekonf. Anzeigen Event Veranstaltung Logo, Name Projektmotto Schw. Brett Statusberichte Lenkungsausschuss Entscheidungen Selbstverwaltung Feedback Ressortdirektoren Erfolgsmeldungen Leiter der UE Kommunikations-Baukasten gibt Hilfestellung für die drei von fünf „W‘s“ Ergebnisse Gesamtpersonalrat Roll-Out Führungskräfte Projektabschluss Mitarbeiter Externe

Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt. Kommunikationsplan Wann? Was? Wer? Wie? Wen? Projektbeginn Projektinhalte Zentrales Projektbüro Intranet Alle Mitarbeiter Während Projekt Zwischen-ergebnisse Projektleitung Persönlich Intranet Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.

Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation) 08.12.2006 Art der Kommunikation Jan. Febr. März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Persönliche Kommunikation Steuerkreis/Vorstand Lenkungsausschuss Tagung Direktoren/DLZ-Leiter Tagungen Personalrat Information VZB-Leiter Administratoren Fachberater Elektronische Medien Intranet PIN Webadmin/Newsletter Direktoren-RS Printmedien Mitarbeiterzeitung

Informationsverteilung Dimensionen der Kommunikation extern (zum Kunden, den Medien) formell (Berichte, Schreiben) vertikal (Innerh. der Org.Hierarchie) schriftlich mündlich intern (innerhalb des Projektes) informell (Notizen) horizontal (zwischen Gleichgestellten) Methoden der Informationsverteilung Projektportal Gemeinsamer Dokumentenordner Web- Konferenzen Video- Konferenzen Teamsitzungen Fax Intranet Forum E-mail Telefon Ergebnisse der Informationsverteilung Projektaufzeichnungen (z.B. Mails, Korrespondenz) Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte) Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel)

Beispiel: Projektordner Beispiel: Projektordner Korfu

Beispiel: Projektportal NIMBUS

Projektbesprechungen Zum direkten Informationsaustausch Grundlage einer gezielten Projektsteuerung – insbesondere bei Schwierigkeiten – Formen Fest vereinbarte Termine (jour fixe) für Statusbesprechungen Zusammenkommen eines Entscheidungs- gremiums über den Start/Abschluß von Phasen/Meilensteinen Projekt-/Kernteam/LA kommt wegen eines unerwarteten Ereignisses (z.B. einer Krise) zusammen GO-/NOGO-Entscheidungen

Regelmäßige Projektbesprechungen Ziel: Ermittlung des Projektstatus Projektstatus-Sitzungen (PSS) Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam Zeitpunkt: Regelmäßig, z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgaben Projektstatus feststellen Informationen austauschen Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen Diskussion von Problemen (problem of the day) Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten Teamgeist fördern und Motivation steigern Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen Von den Vorlesungsteilnehmer hinreichend praktiziert.

Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel: Treffen von Entscheidungen Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. soll- ten gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen Beispiele: Abnahme von Meilensteinen Freigabe der Folgephase Unterbrechung des Projektes Abnahme (Beendigung) des Projektes Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO) Ergebnisgesteuerte Projektbesprechungen sind in der Regel Sitzungen, auf den wichtige Entscheidungen von Meilensteinen oder Projektphasen zu treffen sind

Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam, ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichen ggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss Zeitpunkt: im Bedarfsfall Beispiele Projektkrisen Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis) Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs) Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis) erkennbar Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme

Besprechungskultur: 10 Gebote Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel Jede Besprechung hat eine Tagesordnung Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung Jede Besprechung erfordert einen Moderator Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln Jede Besprechung hat klare Ergebnisse Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen

Meetingmanagement Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess Sorgfältige Vorbereitungen Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip (Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung) Wirkungsvolle Nachbetrachtung Checkliste: Vorbereitung Zieldefinition Teilnehmer Unterlagen ... Abgestimmte Ergebnis- Niederschrift am Meetingende Checkliste: Durchführung Einstieg Spielregeln TO ... Checkliste:Nachbetrachtung Ergebnisqualität Richtige Teilnehmer Nacharbeiten